- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.3.5. Tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ điều hành và nhân viên thực hiện.
thực hiện.
Cán bộ giám sát và điều hành thường là trưởng phòng kinh doanh, là người nắm rõ nhất kiến thức nghiệp vụ và có nhiều kinh nghiệm nhất, nhưng thị trường luôn biến động, không ai có thể lường trước được tất cả mọi rủi ro, do vậy mà cả cán bộ điều hành và nhân viên nhập khẩu phải luôn tìm hiểu học hỏi để nâng cao trình độ, tiếp thu các kiến thức mới để hoàn thành tốt công việc một cách hiệu quả nhất.
Nâng cao trình độ hiểu biết về pháp lý: Cán bộ và nhân viên nhập khẩu cần phải hiểu biết về pháp lý, đặc biệt là luật quốc gia về thương mại quốc tế, các tập quán thương mại quốc tế, các điều ước quốc tế có liên quan. Trong hoạt động xuất nhập khẩu thì hiểu biết về các luật lệ sẽ chủ động cho doanh nghiệp trong đàm phán ký kết hợp đồng, vì trước hết muốn thực hiện hợp đồng tốt cần xây dựng hợp đồng tốt, hiểu biết về pháp lý tạo điều kiện cho điều hành hợp đồng đúng, không vi phạm những điều đã cam kết. Trong hợp đồng thương mại quốc tế, tùy trường hợp thị trường thuộc về ai, hợp đồng sẽ được xây dựng có lợi cho mình nhất. Trong điều khoản trọng tài, nếu thị trường thuộc về người nhập khẩu, người nhập khẩu có quyền chọn lựa Ủy ban trọng tài, và phân xử ở đâu, theo cách thức nào tiện cho để tối thiểu hóa chi phí khi có tranh chấp xảy ra, tương tự người nhập khẩu chọn điều kiện cơ sở giao hàng tùy khả năng, điều kiện thanh toán thuận lợi và đảm bảo quyền lợi nhất… Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, sau khi người xuất khẩu bả đã chuẩn bị hàng xong yêu cầu người nhập khẩu mở L/C mà người nhập khẩu cố tình chậm trễ chắc chắn sẽ xảy ra tranh chấp, hay trường hợp có sai khác về chất lượng, số lượng hàng hóa… mà chính cán bộ điều hành không lập biên bản giám định gửi người xuất khẩu mà đã đưa vào lưu thông mấy bằng chứng buộc tội người xuất khẩu, hì đây là một lỗi do không hiểu về pháp lý phải chịu hậu quả… Hiểu biết về pháp lý giúp cán bộ điều hành giám sát việc thực hiện hợp đồng của hai bên, điều hành hoạt động công việc một cách hiệu quả nhất có lợi cho cả hai bên.
Nâng cao trình độ kỹ thuật thương mại quốc tế: Kỹ thuật thương mại quốc tế là tổng hợp các kỹ năng, phương pháp và cách thức để tiến hành các nghiệp vụ trong hoạt động thương mại quốc tế. Hoạt động thương mại quốc tế như một tất yếu mở đường phát triển cho mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay, do vậy mà kỹ thuật thương mại quốc tế cần thiết cho mỗi cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu. Các thành viên trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thì ai cũng phải có kiến thức nhất định về nghiệp vụ thương mại quốc tế dù không đồng đều. Thị trường luôn biến động, các luật lệ, quy định về thương mại quốc tế cũng luôn thay đổi do vậy mà cán bộ và nhân viên xuất nhập khẩu luôn phải học hỏi những kiến thức mới, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tự biết cách giải quyết những tình huống phát sinh, hạn chế những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, gây ra những hậu quả không đáng có. Trưởng phòng cần nắm rõ trình độ của nhân viên để phân công công việc một cách hợp lý phù hợp với năng lực của mỗi người nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Công ty nên mời các giáo sư, tiên sĩ giảng dạy, cung cấp những thông tin mới nhất liên quan đến nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.
Bồi dưỡng cho cán bộ và nhân viên kiến thức về thương phẩm học: Trước khi quyết định nhập khẩu bất kỳ hàng hóa nào, Công ty phải trải qua bước tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước cũng như thị trường nhập khẩu, sau đó là tìm hiểu hàng hóa. Phải biết rõ về hàng hóa mới biết được nó có phù hợp với nhu cầu trong nước hay không, về cả chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã, tiêu chuẩn kỹ thuật… Quyết định nhập khẩu loại hàng hóa nào là của Giám đốc Công ty và trưởng phòng kinh doanh sau khi đã phân tích và tìm hiểu kỹ, chính vì vậy mà cần có những buổi đào tạo, cung cấp những tài liệu về hàng hóa mà Công ty đang và sẽ kinh doanh cho nhân viên trực tiếp cũng như gián tiếp liên quan đến nhập khẩu và kinh doanh hàng hóa đó. Đối với lãnh đạo kiến thức về hàng hóa giúp cho họ quyết định kinh doanh mặt hàng nào, và điều hành xuất nhập khẩu không ảnh hưởng đến tính năng tác dụng, chất lượng… của hàng hóa như chọn phương tiện vận tải, phương thức vận chuyển… Kiến thức về hàng hóa phục vụ cho nhân viên trong việc kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu, giới thiệu khi xúc tiến bán hàng trong nước. Mục tiêu của Công
ty là nhập khẩu hàng hóa để thiết lập một hệ thống phân phối trong nước thì việc thông hiểu về hàng hóa nhập khẩu càng cần thiết hơn. Trưởng phòng kinh doanh phải là người khởi sướng trước, tìm các tài liệu có thể về hàng hóa kinh doanh cung cấp cho nhân viên nghiên cứu, sau đó lập những bài trắc nghiệm kiểm tra kiến thức nhân viên. Hoặc mời giảng viên có chuyên môn mở những lớp đào tạo ngắn hạn về hàng hóa mà Công ty kinh doanh.
Nâng cao trình độ về quản lý: Cán bộ quản lý giỏi đồng nghĩa với hiệu quả công việc cao. Trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng, trưởng phòng kinh doanh dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, trực tiếp điều phối các công việc để nhập khẩu hàng hóa. Để quản lý, ngoài kiến thức sâu rộng về chuyên môn nghiệp vụ nhất, cán bộ điều hành cần có kỹ năng quản lý, phối hợp các hoạt động một cách có hệ thống, hợp lý, tránh trùng lặp mất thời gian và chi phí. Người quản lý phải nắm rõ trình độ, sở trường của từng nhân viên để phân công đúng người đúng việc, tạo được sự đoàn kết nội bộ phòng, giảm khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Làm được như vậy, chính cán bộ điều hành sẽ phát huy được quyền lực quản lý của mình, tạo không khí làm việc thoải mái phát huy hết khả năng của nhân viên dưới quyền. Cán bộ giám sát và điều hành cần được tham gia các khóa học chuyên môn nhằm tiếp thu các kiến thức về kỹ năng quản lý, quản trị nhân sự… mặt khác phải luôn cập nhật thông tin về chuyên môn cũng như những nghiệp vụ để ngày càng nâng cao hiệu quả chung của công việc.