- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
3.3. Kết quả tổng hợp điều tra về vấn đề nghiên cứu và phỏng vấn các chuyên gia.
chuyên gia.
Để đánh giá được tình hình giám sát và điều hành hợp đồng tại Công ty trong thời gian vừa qua, em đã tiến hành điều tra phỏng vấn hai nhóm đối tượng đó là các nhà quản lý các cấp và các nhân viên trực tiếp tham gia vào các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. Thông qua hai hình thức phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn trực tiếp với mục đích là phát hiện ra những điểm còn hạn chế trong giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của công ty để từ đó có những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này, em đã tổng hợp được các kết quả như sau (mẫu phỏng vấn được trình bày trong phần Phụ lục).
Bảng 3.1. Mức độ quan trọng của Công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK.
Nội dung Độ quan trọng
Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng Số phiếu 1/10 7/10 2/10
Nhìn vào bảng số liệu cho thấy: có 10% cho rằng công tác giám sát và điều hành quy trình thực hiện HĐNK là rất quan trọng, 70% cho rằng là quan trọng và 20% còn lại cho rằng giám sát và điều hành là không quan trọng lắm vì theo họ công việc của họ là đơn giản, lặp đi lặp lại, chỉ cần cấp trên giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới thực hiện, nếu có lỗi thì nhân viên đó phải chịu toàn bộ trách nhiệm. Như vậy, cán bộ cũng như nhân viên của Công ty chưa thấy hết được tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành hợp đồng. Đây chính là một nhược điểm rất lớn cần được khắc phục ngay.
Trong phần phỏng vấn về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu, các lỗi mà công ty thường mắc phải đó là lỗi trong khâu mở L/C, kiểm tra và nhận hàng từ phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan. Các cán bộ, nhân viên được phỏng vấn cho biết một số hợp đồng thì mở L/C quá sớm, một số khác L/C không được chấp nhận do ghi sai các thông tin, không đúng với hợp đồng dẫn đến việc L/C không được chấp nhận, phải chỉnh sửa lại và công ty bị chậm trễ trong việc đi nhận hàng do chưa nhận được các chứng từ cần thiết. Họ cũng thừa nhận rằng khi giao nhận hàng họ chỉ kiểm tra rất qua loa do không có sự am hiểu nhiều về chất lượng và các thông số kỹ thuật của các loại máy điều hòa. Ngoài ra, việc giám sát về việc chuẩn bị hàng hóa của bên đối tác cũng chưa được quan tâm sát xao dẫn đến tình trạng hàng giao không đúng số lượng, chất lượng, thời hạn… như yêu cầu đã ký kết trong hợp đồng. Khâu làm thủ tục hải quan là khâu được các nhân viên đánh giá là rất phức tạp. Các lỗi thường mắc phải trong khâu này như: không chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết, khai báo hải quan không chính xác, áp mã thuế cho các mặt hàng chưa đúng khiến cho hàng hóa không được thông quan ngay, có một số lô hàng bị lưu kho bãi trong thời gian dài làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi được hỏi về các giải pháp để hạn chế những sai sót trên, đa số đều cho rằng bên cạnh yếu tố kinh nghiệm của nhân viên, công ty cần có chương trình đào tạo các nghiệp vụ cho nhân viên một các bài bản, chuyên sâu hơn, các cán bộ quản lý cần sát xao hơn nữa trong việc giám sát công việc của nhân viên cấp dưới để có những điều chỉnh kịp thời, đặc biệt là phải xây dựng một hệ thống giám sát và điều hành quy trình HĐNK có hiệu quả.