- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại.
Một số nguyên nhân dẫn đến những sai lầm trong quá trình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của Công ty là:
o Trình độ của các nhân viên và cán bộ tham gia giám sát và điều hành:
Hoạt động nhập khẩu của Công ty không nhiều nhưng trưởng phòng kinh doanh là người nắm vững nghiệp vụ xuất nhập khẩu nhất do có kinh nghiệm trong nhiều năm làm việc, do vậy họ có khả năng đưa ra những cách giải quyết nhanh nhất có lợi nhất trong các tình huống. Cán bộ điều hành có trình độ, hiểu biết sẽ tạo được sự tin tưởng của nhân viên, như vậy các quyết định của trưởng phòng sẽ được nhân viên thực hiện chính xác không có tư tưởng phản đối và thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Đối với các nhân viên nhập khẩu, họ có trình độ về xuất nhập khẩu khác nhau nhờ hiểu biết hay kinh nghiệm, trưởng phòng kinh doanh phải là người biết rõ nhất để có thể phân công công việc. Khi gặp phải những vướng mắc nhỏ về nghiệp vụ, nhân viên thực hiện phải biết cách tự giải quyết, nhưng khi có tình huống xảy ra ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng phải lập tức báo cáo cho cán bộ điều hành để xin ý kiến.
o Khoảng cách giữa nhân viên thực hiện và cán bộ điều hành: Trưởng
phòng kinh doanh là người quản lý toàn bộ công việc của phòng kinh doanh. Khối lượng công việc nhiều nên không thể một mình kiểm soát nên dựa vào sự tin tưởng đối với nhân viên, nên giao nhiệm vụ cho nhân viên sau đó chỉ kiểm tra, giám sát thông qua các chứng từ hay những câu hỏi miệng. Khi có những vướng mắc trong quá trình thực hiện nhân viên chỉ được hướng dẫn cách giải quyết, thương lượng
với bạn hàng, chỉ một số trường hợp trưởng phòng trực tiếp thực hiện. Khoảng cách giữa nhân viên và cán bộ điều hành không chỉ về không gian, thời gian mà còn cả nhận thức, các phương án trưởng phòng đưa ra để giải quyết các tình huống phát sinh chỉ được chấp nhận khi đã thông qua Giám đốc, khi nhân viên thực hiện cho rằng phương án ấy là không khả thi, gây mâu thuẫn trong nội bộ, gây ảnh hưởng không tốt đến việc chấp hành mệnh lệnh của nhân viên cấp dưới.
o Về phía Nhà nước: là do sự thiếu đồng bộ trong hệ thống chính sách pháp
luật, các quy định, quy chế về quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu nhiều khi không thống nhất với nhau. Bên cạnh đó, hệ thống pháp luật của Việt Nam còn nhiều điểm chưa phù hợp với các nguồn luật điều chỉnh các hoạt đồng kinh doanh quốc tế. Điều này cũng gây khó khăn rất lớn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và công ty TNHH Hà Hải nói riêng. Các điều kiện về cơ sở hạ tầng phục vụ cho kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta còn yếu kém là một bất lợi đối với các doanh nghiệp và phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng.