II. Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kênh Phân Phối ở Công ty TNHH Xuất Nhập
2. Đề xuất tổ chức hoạt động kênh
2.2.1 Hoàn thiện các dòng chảy trong kênh phân phối
* Tăng cường dòng thông tin.
Xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh, đảm bảo thông tin thông suốt từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng.
Ngày nay sự phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin đã tạo nên cuộc cách mạng trong tổ chức và phối hợp các hoạt động phân phối cũng như làm giảm chi phí của các dòng chảy trong kênh. Khoa học hiện đại và công nghệ thông tin tạo ra các công cụ cạnh tranh mới cho các đơn vị tham gia trên thị trường và cho công ty. Tham gia vào thương mại điện tử, các công ty có thể có cơ hội quảng cáo về sản phẩm của mình kinh doanh, về công ty mình trên các trang Website mà công ty xây dựng; Tạo liên kết mua bán bằng các đường liên kết tới các Site khác; Quảng bá các thông tin về các sản phẩm, dịch vụ có triển vọng trong tương lai; Cải thiện tốc độ và chất lượng dịch vụ khách hàng; Cải thiện quan hệ với các khách hàng theo một cung cách mới vừa nhanh chóng, vừa tiện lợi; Giảm chi phí về kho bãi và phân phối sản phẩm…
Hoàn thiện dòng thông tin trong kênh có tác động lớn đến sự phối hợp trong kênh, chi phí điều hành kênh và là cơ sở để hoàn thiện các dòng chảy khác. Công ty cần định rõ những thông tin trao đổi giữa các thành viên trong kênh, sử dụng các phương tiện hiện đại trong dòng thông tin.
* Hoàn thiện dòng thanh toán.
Công ty cần có đầy đủ thông tin về tình hình tài chính của các trung gian phân phối, thiết lập các phương thức thanh toán hợp lý nhằm đảm bảo tiến hành thanh toán trong kênh được nhanh chóng, giảm số lượng nợ nần trong kênh. Với sự phát triển của thương mại điện tử hiện nay có thể cho phép công ty tiến hành thanh toán một cách an toàn và tiện lợi qua các công cụ thanh toán điện tử. Đối với mua bán hàng qua hợp đồng, việc thanh toán đúng thời hạn đã thoả thuận như trong hợp đồng có ảnh hưởng lớn đến tiến trình sản xuất kinh doanh. Công ty nên chú trọng đến thời hạn thanh toán và phương tiện thanh toán. Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, việc thanh toán công ty phải đòi hỏi nhanh chóng và chính xác đảm bảo lợi ích cho các bên. Công ty có thể sử dụng linh hoạt các hình thức thanh toán tuỳ thuộc vào khách hàng và khối lượng hàng hoá.
- Thanh toán trả ngay bằng tiền mặt.
- Thanh toán vào cuối tháng giao hàng.
- 30% lúc đặt hàng, số còn lại thanh toán sau 1 – 2 tháng.
Mặt khác công ty cũng cần phải hoàn thiện chế độ hạch toán phù hợp, nhanh chóng chính xác, phản ánh đầy đủ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc hạch toán phải đảm bảo theo dõi đầy đủ các chi phí phát sinh, mục đích của chi phí phải được theo dõi và kiểm soát thường xuyên để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán
triệt để. Cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong thực hiện các khâu về chứng từ.
* Tăng cường dòng xúc tiến.
Hiện nay, dòng xúc tiến của công ty trong kênh còn rất hạn chế, việc xúc tiến được thực hiện chủ yếu diễn ra giữa hai cấp độ trong kênh. Cần phải xác định xúc tiến là trách nhiệm chung của mọi thành viên trong kênh và hiệu quả nó mang lại có lợi cho toàn kênh. Tiến hành một chương trình xúc tiến bán hàng với sự kết hợp của mọi thành viên trong kênh. Chia sẻ trách nhiệm và chi phí hoạt động xúc tiến cho mọi thành viên sẽ góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho kênh phân phối của công ty. Trong đó, công ty cần phải giữ được vai trò chủ chốt trong các chương trình xúc tiến, công ty phải là người khởi xướng và đóng góp tỷ trọng lớn về nguồn tài lực trong chương trình.
Hoạt động xúc tiến chính là sự nỗ lực của các thành viên kênh từ nhà sản xuất đến trung gian phân phối nhằm mục tiêu tăng cường khả năng tiêu thụ hàng. Để làm công việc trợ giúp xúc tiến công ty nên tiến hành lập Cataloge, bảng giá, bảng quy cách chủng loại sản phẩm để cho khách hàng có nhiều thông tin về sản phẩm. Để đảm bảo cho dòng xúc tiến có hiệu quả thì các thành viên kênh cần có sự hỗ trợ lẫn nhau đảm bảo uy tín cho toàn công ty và riêng văn phòng của công ty đóng vai trò quản lý phải có sự hỗ trợ cho các thành viên thông qua uy tín của công ty, quy mô và khả năng hỗ trợ tài chính.
* Đổi mới dòng phân phối vật chất dựa trên dòng thông tin tiên tiến và các phương tiện vận tải, lưu kho hiện đại.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay của công ty, việc tiến hành dự trữ hàng hoá tại các trung gian phân phối là thành viên trong kênh sẽ phù hợp với công ty hơn. Tuy nhiên cần phải tính toán chi tiết sao cho lượng hàng dự trữ tại các đơn vị này không quá nhiều, đủ để kinh doanh trong một kỳ kinh doanh và khi có những đơn hàng đột xuất, công ty vẫn có khả năng đảm bảo được nguồn hàng. Như vậy công ty phải có dự đoán về khả năng đột xuất này là cao hay thấp, số lượng hàng nhiều hay ít trong mỗi kỳ kinh doanh của công ty. Hơn nữa, công ty cũng cần xác định những đợt nhập hàng trong một năm sẽ là bao nhiêu hay nhập trọn vẹn một lần, hoạt động nào sẽ mang lại cho công ty tổng chi phí ít hơn.
Dòng dự trữ Dòng thông tin
BH 3.2 : Đề xuất dòng phân phối vật chất.
Những ứng dụng của ngành thép cho phép công ty có được mối liên hệ với các trung gian và từ công ty tới các nhà xuất khẩu diễn ra liên tục, ngay tức thời trong hoàn cảnh liên lạc. Nhờ vậy mà công ty sẽ có được những dòng thông tin đặt hàng hay nhập hàng nhanh chóng và thường xuyên hơn. Sử dụng các phương tiện vận tải trong nhập hay xuất hàng cũng cần phải tính đến tổng mức chi phí có phù hợp với hiệu qủa kinh tế mà nó mang lại không. Thông thường nếu lựa chọn tốc độ trong phân phối và dự trữ, công ty sẽ giảm được chi phí cho dự trữ và lưu kho hàng hoá nhưng chi phí cho phương tiện vận chuyển sẽ cao và đây là điều kiện cần phải cân nhắc.
* Đổi Mới Dòng Đàm Phán.
Việc này cần có sự hỗ trợ của những công nghệ thông tin tiên tiến để tiến hành giao dịch một cách thuận tiện, giảm chi phí cho các công việc giấy tờ, ứng dụng những công nghệ tiên tiến đó công ty sẽ có nhiều cơ hội tiếp xúc với bạn hàng, cải thiện quan hệ đàm phán diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
*Dòng Đặt Hàng.
Cùng với việc hoàn thiện các dòng trên, dòng đặt hàng của công ty sẽ được thực hiện tốt hơn khi công ty ứng dụng các phần mềm quản trị phân phối hàng hoá, xây dựng nên các chương trình thu thập, tập hợp, giải quyết đơn đặt hàng.
Hiện nay trên thế giới đã xuất hiện các chương trình phần mềm phục vụ cho phân phối hàng hoá. Để hoàn thiện các dòng lưu chuyển trên trong kênh phân phối, công ty có
Sinh viên: Nguyễn thị Hiếu Lớp QTKDTHA.K39
Nhà sản xuất Tiêu dùng Mua hàng Trợ giúp cho SP Phân phối SP 50
thể ứng dụng các chương trình này hoặc tham khảo để thiết kế ra một chương trình quản lý khác phù hợp với điều kiện kinh doanh của Việt Nam và cho bản thân công ty.
EDDIE là một phần mềm ứng dụng cho hoạt động phân phối hàng hoá có hiệu quả. Phần mềm này cho phép kết nối từ trung tâm với các chi nhánh khác để có thể tiến hành truy cập thông tin. Tại mỗi chi nhánh, hệ thống phân phối này thực hiện hầu như tất cả các chức năng, bao gồm cả kiểm kê hàng hoá, lấy hàng, giao hàng, thực hiện mua bán, tiếp thị, quyết định giá cả, kế toán cùng nhiều chức năng khác. Từ trụ sở của mình, người điều hành có thể biết bất cứ lúc nào thông tin về một kho hàng ở các chi nhánh xem họ còn bao nhiêu hàng, lượng hàng bán ra, doanh số, giá cả… Từ đó có thể tổng hợp thông tin, thậm chí có thể nhận thấy các cơ hội kinh doanh mà nếu thiếu các tin tức như vậy họ không thể có được. Hệ thống này cũng cho phép các chi nhánh trao đổi, học tập những thành công của nhau.
2.2.2. Lựa chọn số lượng trung gian dựa trên các phương thức Phân Phối.
Trên cơ sở phân tích dòng chảy từ điểm xuất phát hướng hàng hoá cho phép các công ty lựa chọn đúng đắn các thành viên tham gia kênh, thiết lập được hệ kênh chính và hệ thống kênh phân nhánh trên từng mức phân phối của mình. Để có thể lựa chọn số lượng trung gian công ty có thể dựa trên các phương thức phân phối sau:
- Phân phối rộng rãi: Sử dụng nhiều kênh với mức độ phân phối rộng, hàng được bán cho tất cả các đối tác trung gian phân phối và trực tiếp cho người tiêu dùng mà không hạn chế số lượng.
- Phân phối độc quyền: Chỉ bán thông qua đại lý độc quyền hoặc các nhà phân phối trong ngành của công ty từ nhà sản xuất mà không bán cho tư nhân hoặc tiêu dùng công nghiệp mua trực tiếp.
- Phân phối có chọn lọc: Chính sách này đòi hỏi công ty có sự cân nhắc khi sử dụng nhà phân phối, cơ sở tiêu thụ. Công ty có thể xem xét đặt đại lý ở khu vực thành thị mà ở đó tập trung dân cư đông đúc, đảm bảo cho người tiêu dùng công nghiệp hạn chế được thời gian và khoảng không, hạn chế được chi phí vận chuyển nhận hàng.
3. Đề xuất quản lý kênh.
3.1. Đề xuất hoàn thiện quy trình tuyển chọn các thành viên kênh.
Công ty cần tìm hiểu kỹ về các thành viên trong tương lai để lựa chọn vào cấu trúc kênh phân phối của mình. Việc xem xét mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn lựa chọn có thể tuỳ thuộc vào những mục tiêu phân phối hay những điều kiện cụ thể của công ty. Dưới đây là một số tiêu chuẩn mà công ty có thể áp dụng trong việc lựa chọn thành viên.
- Điều kiện tài chính và tín dụng: Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất để đảm bảo quan hệ kinh doanh chắc chắn, an toàn. Trong tình trạng kinh doanh của nước ta hiện nay, hiện tượng thanh toán chậm là khá phổ biến trên thị trường, sự dây dưa nợ khó đòi sẽ càng đẩy công ty vào tình thế khó khăn trong hiện trạng quay vòng vốn kinh doanh.
- Dòng sản phẩm và phương thức kinh doanh của các trung gian cũng cần phải được chú ý. Công ty nên tránh bán hàng qua các trung gian đang bán các sản phẩm cạnh tranh mà nên sử dụng các trung gian đang bán các sản phẩm tương hợp với sản phẩm của công ty.
- Uy tín và sự tín nhiệm của trung gian: Danh tiếng của người trung gian phân phối luôn là điều kiện thuận lợi để thu hút khách hàng, đồng thời các sản phẩm phân phối qua các trung gian này cũng được đánh giá cao tạo nên danh tiếng cho bản thân công ty uỷ nhiệm phân phối.
- Khả năng kinh doanh và phạm vi chiếm lĩnh thị trường: Công ty cần chú ý tới các yếu tố này khi lựa chọn thành viên kênh. Một trung gian có khả năng kinh doanh cao, phạm vi chiếm lĩnh thị trường lớn sẽ có khả năng phân phối lớn các sản phẩm của công ty. Nhưng ngược lại, những trung gian này thường có các yêu sách do họ nhận thấy vị thế của mình với công ty. Ngoài ra công ty cũng cần xem xét đến sự tác động của các trung gian này tới lực lượng bán của công ty và tới các thành viên khác trong kênh.
- Lực lượng bán hàng, khả năng và trình độ của họ có phù hợp với các đặc tính của sản phẩm hay không.
- Khả năng quản lý của thành viên tham gia kênh.
- Thành công về quản trị của những trung gian trong quá khứ.
- Đồng thời phải xem xét đến hoạt động bán của các trung gian để có thể tiên liệu về khả năng phát triển thị trường của các trung gian có phù hợp với mong đợi của công ty hay không.
3.2. Đề xuất hoàn thiện các biện pháp kích thích các thành viên kênh.
Mỗi thành viên kênh đều có những vai trò nhất định trong hệ thống kênh phân phối của công ty. Chính vì vậy mà công ty cần phải tiến hành các biện pháp nhằm khích lệ được sự hợp tác thực sự của các thành viên kênh. Công ty nên tiến hành phân chia các công việc phân phối sao cho các thành viên cảm thấy hài lòng và chuyên tâm vào công việc của mình.
Bằng các hợp đồng hày lời hứa với các thành viên kênh, công ty cần thiết lập được cam kết hoạt động giữa các cấp trong kênh. Đồng thời cũng phải tạo ra môI trường kinh doanh lành mạnh để nâng cao mức độ tin tưởng lẫn nhau của các thành viên. Sự tin
tưởng lẫn nhau giữa các thành viên kênh có thể làm tăng hiệu quả hoạt động, hiệu quả truyền tin của kênh. Cam kết duy trì các quan hệ hợp tác giữa thành viên vì mục tiêu chung của hệ thống. Sự tin tưởng lẫn nhau lại thúc đẩy những cam kết tích cực.
Ngoài ra công ty cũng nên kích thích các thành viên trong hệ thống kênh phân phối qua:
- Chính sách giá cả: Công ty nên đưa ra một bảng giá và trình tự chiết khấu và tỷ lệ hoa hồng với đại lý một cách hợp lý đảm bảo lợi ích của cả hai bên.
- Điều kiện bán hàng: Công ty phải đảm bảo chi trả khoản lợi ích đem lại cho trung gian phân phối. Nói chung nhà sản xuất nên cho chiết khấu tiền mặt ngay cho các nhà phân phối nếu họ muốn trả tiền sớm, đảm bảo cung cấp đúng số lượng mặt hàng và thời gian giao hàng. Có những đảm bảo về giá cả để khuyến khích nhà phân phối mua lượng hàng lớn hơn.
- Đảm bảo quyền hạn theo lãnh thổ cho nhà phân phối.
- Trách nhiệm và dịch vụ tương hỗ: Công ty có thể cho các thành viên kênh biết họ sẽ được công ty ủng hộ và trợ giúp những gì, càng cụ thể bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Công ty có thể đưa ra những hỗ trợ cho những thành viên kênh qua 4 lĩnh vực sau:
+Dòng sản phẩm mang lại lợi nhuận tốt. + Sự ủng hộ cho quảng cáo xúc tiến.
+ Sự giúp đỡ về quản lý như chương trình đào tạo, phân tích và hoạch định tài chính, phân tích thị trường, thủ tục kiểm kê hàng hoá, phương pháp xúc tiến.
+ Quan hệ buôn bán công bằng và hữu nghị.
3.3. Đề xuất hoàn thiện đánh giá các thành viên kênh.
Thành công của hệ thống kênh phụ thuộc vào kết quả hoạt động của các thành viên trong kênh phân phối. Một hệ kênh được thiết lập hoàn chỉnh nhưng việc xem xét kết quả hoạt động của những thành viên bị lơ là hay những thành viên đó hoạt động không hiệu quả đều có thể dẫn đến thất bại của kênh.
Việc thực hiện đánh giá có thể tiến hành theo quy trình đã đề ra trong phần lý luận của bài viết:
- Phát triển các tiêu chuẩn đo lường hoạt động của thành viên kênh.
- Đánh giá hoạt động của thành viên ứng với các tiêu chuẩn.
Ngoài ra công ty có thể tiến hàng đánh giá hoạt động của thành viên kênh theo các hướng sau: