Thƣ viện các trƣờng đại học có một đặc thù riêng biệt đó là khối lƣợng độc giả hàng ngày đến thƣ viện rất là lớn, việc tra tìm tài liệu cũng rất đa dạng và phức tạp. Đại học Sƣ phạm Hà Nội là một trung tâm đào tạo đa ngành đa lĩnh vực nên đặc trƣng này càng thể hiện rõ nét. Theo thống kê sơ bộ hàng tháng trung bình có tới 13 052 lƣợt bạn đọc tới phòng đọc và 8.500 lƣợt bạn đọc tới phòng mƣợn. Có ngày phòng đọc Tổng hợp, phòng Luận văn – tạp chí lƣu đã phục vụ tới hàng trăm lƣợt bạn đọc. Hơn nữa, Thƣ viện bên nhà 10 vẫn phục vụ theo hình thức truyền thống vì trụ sở tạm thời nên chƣa đƣợc kết nối mạng LAN và chƣa sử dụng phần mềm Libol trong công tác phục vụ nên tình trạng quá tải vẫn luôn xảy ra. Cũng chính vì nguyên nhân này mà Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 phải duy trì song song nhiều hệ thống tra cứu, trong đó hệ thống tra cứu truyền thống vẫn đƣợc quan tâm vì đây là biện pháp giải quyết tôt nhất sự ùn tắc trong nhu cầu tra cứu. Ƣu điểm của hệ thống tra cứu truyền thống (tra cứu ở tủ mục lục) là ở cùng một thời điểm có rất nhiều đối tƣợng có thể tra cứu. Có 04 tủ mục lục phân loại có cho các kho tài liệu riêng biệt (Kho đọc tại chỗ, Kho tra cứu, Kho tham khảo, Kho Giáo trình) trong đó mỗi hộp phiếu là tấm gƣơng phản chiếu kho sách phần nội dung khoa học mà nó chứa đựng thông qua khung phân loại, mỗi tên tài liệu đƣợc mô tả đầy đủ các thông tin ngắn gọn và cần thiết đƣợc đặt vào vị trí phù hợp với nội dung của nó trong từng lĩnh vực khoa học. Hiện nay, mặc dù thƣ viện đã đƣợc hiện đại hóa, ngƣời dùng tin chủ yếu tra cứu trên cơ sở dữ liệu bởi nó tiết kiệm đƣợc
thời gian và tốc độ tra cứu nhanh, chính xác tới tài liệu. Tuy nhiên, mục lục phân loại truyền thống vẫn đƣợc đối tƣợng ngƣời dùng tin sử dụng.
Trong mục lục phân loại, hệ thống phiếu tiêu đề đƣợc xây dựng trên cơ sở của khung phân loại là các phiếu đƣợc làm bằng giấy bìa màu, có gờ nhô cao, nội dung ghi trong phiếu là nội dung của các đề mục trong khung phân loại. Hệ thống phiếu tiêu đề đƣợc chia làm nhiều cấp tƣơng đƣơng với các lớp trong khung phân loại, từ cấp 1 đến cấp 2, 3, 4, 5, … tùy thuộc khối lƣợng phiếu mô tả có trong mục lục, cứ khoảng 25 – 50 phiếu có thể chia nhỏ một cấp.
Phiếu tiêu đề cấp 1 tại thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đƣợc quy định làm bằng giấy bìa màu xanh, cắt chéo hai mép ở phía trên, kiểu chữ hoa Times New Roman 18. Trong các phiếu tiêu đề cấp 1 có ghi đầy đủ các ngành khoa học chứa trong chúng (hình 2.3).
300 KHOA HỌC XÃ HỘI 310 Sƣu thống kê tổng quát 320 Khoa học chính trị 330 Kinh tế học
340 Luật pháp
350 Hành chính công & khoa học quân sự 360 Các vấn đề xã hội & dịch vụ xã hội 370 Giáo dục
380 Thƣơng mại, phƣơng tiện truyền thông
Phiếu tiêu đề cấp 2 đƣợc quy định làm bằng giấy bìa màu đỏ cắt phần mào nhô bên trái với font Time New Roman 16 và nội dung của cấp trình bày (hình 2.4).
310 Sƣu tập thống kê tổng quát 311 [Không phân định]
312 [Không phân định] 313 [Không phân định]
314 Thống kê tổng quát về châu Âu 315 Thống kê tổng quát về châu Á 316 Thống kê tổng quát về châu Phi 317 Thống kê tổng quát về Bắc Mỹ
Hình 2.4. Phiếu tiêu đề cấp 2
Phiếu tiêu đề cấp 3 đƣợc quy định làm bằng giấy bìa màu vàng, phần nội dung bên trong ghi kí hiệu của các mục chia phụ thuộc (hình 2.5).
320 Khoa học chính trị 320.1 Nhà nƣớc
320.3 Chính quyền so sánh
320.4 Cơ cấu và chức năng của chính quyền 320.5 Hệ tƣ tƣởng chính trị
320.6 Hoạch định chính sách
Hình 2.5. Phiếu tiêu đề cấp 3
Từ cấp 4 trở đi các phiếu tiêu đề đƣợc làm bằng giấy bìa màu trắng, mào cắt nhỏ nhô ở giữa, cấp 5 cắt lệch trái, cấp 6 cắt lệch phải. Nhƣ vậy với hệ thống phiếu tiêu đề, ngƣời dùng tin có thể tím kiếm một cách nhanh chóng các tài liệu mà họ cần. Đồng thời qua đó họ có thể hình dung đƣợc các cấp phân chia của hệ thống tri thức khoa học.
Hệ thống tra cứu đƣợc xây dựng theo khung phân loại DDC và phân chia theo từng kho tài liệu riêng biệt nên ngƣời dùng tin có thể dễ dàng tìm đƣợc tài liệu mà họ cần. Với hệ thống kho mở, tài liệu đƣợc xếp theo nội dung trên cơ sở ký hiệu phân loại, nên việc tổ chức hệ thống tra cứu cũng đơn giản hơn vì thực sự ngƣời dùng tin ít sử dụng đến hệ thống tra cứu mà họ thƣờng vào ngay kho tài liệu. Hiện nay do lƣợng tài liệu có ít nên cách này có vẻ thuận lợi và mất ít thời gian hơn, song nếu sau này khi lƣợng tài liệu ngày một nhiều, mỗi môn loại lên đến hàng trăm hoặc vài nghìn cuốn thì việc nghiên cứu theo hệ thống mục lục sẽ vẫn là cần thiết. Chính vì vậy mà phòng Phân loại - Biên mục của Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 vẫn tiến hành tổ chức hệ thống tra cứu trên cả hai phƣơng diện truyền thống và hiện đại.
Một trong những vấn đề đƣợc đặt ra trong công tác tổ chức hệ thống tra cứu là một tài liệu có thể đề cập tới nhiều nội dung khoa học khác biệt nhau. Để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng của ngƣời sử dụng thông tin, công tác phân loại tài liệu phải có cấu trúc chỉ số phân loại bao gồm các chỉ số thể hiện cho từng nội dung khoa học đã đƣợc biểu hiện trong tài liệu và nhƣ vậy mỗi tên tài liệu có thể có một, hai hoặc nhiều phiếu mô tả đặc trƣng cho các môn loại mà tài liệu đó biểu hiện. Nhƣ vậy nếu một tài liệu có nội dung phán ánh nhiều vấn đề, nhiều khía cạnh sẽ đƣợc phân loại trong nhiều đề mục của khung phân loại với nhiều kí hiệu phân loại khác nhau và đƣợc thể hiện ở nhiều ô mục lục khác nhau.
Trong hệ thống mục lục của Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2, các phiếu mô tả thƣ mục có cùng kí hiệu phân loại đƣợc xếp vào một nhóm, sau đó mới phân chia theo ngôn ngữ. Trong cùng một nhóm ngôn ngữ các tài liệu đƣợc phân chia theo trật tự sau: Ngôn ngữ tiếng Việt (ƣu tiên ngôn ngữ mẹ đẻ), nhóm ngôn ngữ tiếng Nga (nhóm ngôn ngữ có chữ cái kirin), nhóm ngôn ngữ tiếng trung Quốc (Tiếng Hoa), ngôn ngữ tiếng Anh, ngôn ngữ tiếng Pháp, còn lại các ngôn ngữ khác đuợc xếp vào nhóm ngôn ngữ La Tinh (nếu thuộc hệ chữ cái La Tinh). Trong các nhóm ngôn ngữ này các phiếu mô tả thƣ mục lại đuợc sắp xếp theo thứ tự chữ cái của ngôn ngữ mà nó thể hiện. Nếu tài liệu đƣợc tái bản nhiều lần thì lần xuất bản mới nhất đƣợc đƣa lên trƣớc (ƣu tiên giới thiệu tài liệu mới), sau đó là các lần xuất bản theo thứ tự thời gian ngƣợc với năm xuất bản.
Một điều quan trọng trong công tác quản trị, bảo dƣỡng, chăm sóc hệ thống tra cứu mà Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đang làm là hệ thống tra cứu của từng kho tài liệu đƣợc giao trực tiếp cho cán bộ của kho tài liệu đó quản lý, hiệu đính và mở rộng khi lƣợng tài liệu đủ để mở mục chia tiếp theo. Việc giao cho từng cán bộ chịu trách nhiệm từng hệ thống của từng kho phục vụ đã góp phần nâng cao chất lƣợng tổ chức hệ thống, làm cho hệ thống đƣợc chăm
sóc thƣờng xuyên, chu đáo, phiếu mô tả tài liệu mới đƣợc cập nhật hàng tháng, nội dung đƣợc chăm sóc cẩn thận các hiện tƣợng phiếu sai sót đã đƣợc hiệu đính kịp thời, các phiếu mất, phiếu lạc chỗ đã đƣợc chỉnh lý liên tục, làm cho hệ thống ngày càng đạt kết quả cao.
Mục lục phân loại đã đáp ứng đƣợc một phần yêu cầu chọn tài liệu theo các ngành khoa học nhƣng trong thực tế yêu cầu của ngƣời dùng tin thuộc nhiều lĩnh vực khoa học và nội dung của các nghiên cứu nhiều khi vƣợt ra khỏi phạm vi của một ngành mà trong mối quan hệ của nhiều ngành. Những chủ đề đƣợc nghiên cứu thƣờng là đối tƣợng của nhiều ngành có thể nằm trong một lĩnh vực khoa học, song cũng có thể ở nhiều lĩnh vực khoa học. Trong hệ thống tra cứu truyền thống theo phân loại thông thƣờng phải có kèm theo hộp phiếu tra chủ đề - chữ cái vì hộp phiếu này là “chìa khóa” để “mở cửa” cho mục lục phân loại, nếu không có chiếc “chìa khóa” này hiệu quả sử dụng của mục lục phân loại bị hạn chế đi rất nhiều, bởi vì mục lục phân loại đƣợc xếp theo chỉ số phân loại nên các tài liệu có cùng chủ đề lại nằm tản mạn ở nhiều nơi trong mục lục phân loại. Do sự hệ thống tìm tin hiện đại phát triển, ngƣời dùng tin có thể tra cứu qua hệ thống OPAC nên thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 chỉ tổ chức hệ thống mục lục phân loại, không tổ chức hộp phiếu tra chủ đề- chữ cái để hỗ trợ thêm cho việc tra tìm tài liệu của ngƣời dùng tin những khi máy tính có sự cố, mất mạng, mất điện,…
Hiện nay hoạt động thông tin - thƣ viện đã đƣợc hiện đại hóa, tra cứu tìm tin đƣợc thực hiện trên máy tính điện tử, các ngôn ngữ tìm tin đa dạng, đặc biệt là ngôn ngữ từ khóa, từ chuẩn, nhƣng các ngôn ngữ này chỉ phù hợp khi chủ đề tìm kiếm là những vấn đề thuộc các ngành chuyên môn hẹp, thêm vào đó nếu cơ sở dữ liệu đƣợc xây dựng với việc sử dụng từ khóa có kiểm soát hoặc từ chuẩn thì kết quả phép tìm mới đạt hiệu quả cao. Hiện nay với việc sử dụng từ khóa tự do thì sự thống nhất trong cùng một cơ sở dữ liệu đã là khó, chứ chƣa nói đến các cơ sở dữ liệu khác nhau do các thƣ viện khác
nhau tạo lập và thƣờng mang tính chủ quan của cán bộ xử lý , điều này đã làm cho mức độ chính xác và đầy đủ sẽ bị hạn chế. Trong khi tra cứu trên bộ máy tra cứu hiện đại việc tìm tin theo phân loại vẫn đạt hiệu quả tốt, vì các khung phân loại đã đƣợc chuẩn hóa các nội dung tài liệu.
CHƢƠNG 3. NHỮNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG