tại thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2
Trong công cuộc xây dựng đất nƣớc, thƣ viện và cơ quan thông tin đã đóng góp phần không nhỏ vào sự phát triển mọi mặt đời sống xã hội. Nhất là trong giai đoạn hiện nay Việt Nam đang gia tăng giao lƣu văn hóa với các nƣớc trên thế giới. Thƣ viện trở thành yếu tố không thể thiếu trong hoạt động truyền bá thông tin đó. Ngôn ngữ tìm tin theo phân loại là một trong những phƣơng thức tra cứu thông tin, giúp phổ biến tài nguyên tri thức một cách có tổ chức, có chất lƣợng cao đƣợc sử dụng rộng rãi trong cộng đồng thƣ viện trên toàn thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam.
Phân loại tài liệu đƣợc hiểu là sự phân chia các tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên cơ sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một ký hiệu phân loại nhất định và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định.
Nhƣ vậy phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thê. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập. Phân loại tài liệu theo nghĩa rộng hơn, nó không chỉ phục vụ cho thƣ viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan nhƣ các công việc lƣu trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm sách báo…
Nhiệm vụ của thƣ viện là phục vụ ngƣời đọc bằng nguồn tài liệu của mình, phải luôn đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của ngƣời đọc về hình thức lẫn nội dung tài liệu. Do đó thƣ viện cần tiến hành xử lý tài liệu theo nhiều cách khác nhau: Xử lý hình thức tài liệu gọi là biên mục, mô tả bao gồm kê khai các yếu tố nhƣ tên sách, tên tác giả, chi tiết xuất bản, tùng thƣ, khổ giấy… Xử lý nội dung tài liệu bao gồm nhiều công đoạn nhƣ phân loại tài liệu, định chủ đề (Biên mục chủ đề), định từ khóa…
Công tác phân loại luôn đƣợc các thƣ viện và cơ quan thông tin trên thế giới hết sức quan tâm, giúp cho việc kiểm soát thƣ mục, góp phần thúc
đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế. Trên thế giới và một số thƣ viện lớn ở Việt Nam, phân loại đƣợc áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho mở và tra cứu thông tin.
Đối với chức năng sắp xếp tài liệu trên giá, phân loại tài liệu nhằm mục đích tập trung tất cả các tài liệu của cùng một môn loại tri thức vào với nhau và đặt vào những vị trí gần nhau để giúp ngƣời dùng tin nhận biết và xác định vị trí tài liệu một cách nhanh chóng thông qua ký hiệu phân loại. Phân loại còn đƣợc dùng để tổ chức tạo lập, sắp xếp các đề mục trong bảng thƣ mục, tổ chức mục lục phân loại, xây dựng vốn tài liệu, tuyên truyền giới thiệu tài liệu, tìm tin trong các cơ sở dữ liệu.
Mục lục phân loại là công cụ tra cứu tin truyền thống trong thƣ viện và cơ quan thông tin. Đó là hoạt động thu thập, xử lý, lƣu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin đƣợc ghi lại trong tài liệu, phục vụ cho mọi mục đích sử dụng tài liệu khác nhau của xã hội. Với mục lục phân loại, ngƣời đọc chỉ cần xác định vấn đề mình cần nghiên cứu thuộc ngành khoa học nào, qua đó học có thể tìm thấy những tài liệu mình cần. Ngoài ra, mục lục phân loại còn giúp cho cán bộ thƣ viện nhanh chóng nắm bắt đƣợc nội dung kho tài liệu giúp họ trả lời nhu cầu tin, biên soạn thƣ mục chuyên đề, lựa chọn tài liệu phục vụ triển lãm…
Sự thống nhất về mặt phƣơng pháp trong quá trình phân loại có ý nghĩa to lớn trong công tác tổ chức kho và một số công tác khác nhƣ lƣu trữ, tìm kiếm thông tin và công tác biên mục tập trung trong hoạt động thƣ viện. Trong thế kỷ trƣớc, vai trò của các khung phân loại thƣ viện đƣợc nâng cao nhƣ là công cụ để định vị tài liệu trên giá, tìm lƣớt tài liệu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC), và hiện nay để tổ chức và tiếp cận thông tin số hóa trong môi trƣờng kết nối mạng.
Một trong những yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của mạng lƣới các cơ quan thông tin thƣ viện là đảm bảo sự thống nhất các mặt hoạt động
trên cơ sở tiêu chuẩn hóa. Chuẩn hóa xử lý nghiệp vụ Thông tin – Thƣ viện ở Việt Nam sẽ góp phần vào sự phát triển chính sách về thông tin và tạo lập cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia. Vì vậy việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào trong công tác thƣ viện là vừa là nhu cầu tự thân vận động nhƣng đồng thời là đòi hỏi của quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO.
Với sự ra đời của bản dịch phần mềm biên mục đọc máy MARC21 (2004); Khung phân loại thập phân (bản rút gọn) DDC14 (2006); Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 (2009); Và DDC22 (Khung phân loại thập phân bản đầy đủ) sắp tới thì công tác biên mục của các thƣ viện Việt Nam đã có bƣớc tiến mới trên con đƣờng chuẩn hóa và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực thông tin thƣ viện.
Trƣớc năm 2007, các hệ thống thƣ viện trong toàn quốc đã sử dụng nhiều khung phân loại khác nhau nhƣ BBK, bảng phân loại 19 lớp, UDC… do đó gây khó khăn cho việc trao đổi nghiệp vụ và chia sẻ thông tin. Mong muốn của nhiều thế hệ cán bộ thƣ viện Việt Nam về việc sử dụng thống nhất các chuẩn nghiệp vụ trong đó có việc sử dụng chung một khung phân loại và khung phân loại DDC đã đƣợc lựa chọn dựa trên những ƣu điểm phù hợp với các hệ thống thƣ viện ở Việt Nam từ năm 2007 theo văn bản 1598/BVHTT- TV của Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thƣ viện Việt Nam với chủ trƣơng: Chuẩn hóa - Hội nhập - Phát triển. Tuy nhiên kể từ đó đến nay việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các cơ quan thông tin - thƣ viện trong cả nƣớc chƣa đƣợc triển khai đồng đều.
Trong các khung phân loại (KPL) đƣợc sử dụng tại Việt Nam trƣớc năm 2007, KPL 19 lớp của thƣ viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là khung phân loại đƣợc sử dụng nhiều nhất. Đây là khung phân loại cho các thƣ viện công công do TVQGVN biên soạn. Tuy nhiên tên gọi ban đầu của nó là KPL
17 lớp, đƣợc xuất bản lần đầu tiên vào năm 1961 dựa trên cơ sở KPL dùng cho đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc DDC.
BBK là khung phân loại của Liên Xô cũ ra đời vào năm 1960 do Thƣ viện Khoa học Kỹ thuật trung ƣơng biên soạn, đƣợc xây dựng trên cơ sở phân loại khoa học của Ăng-ghen chia toàn bộ chi thức của nhân loại thành 28 dãy cơ bản tƣơng ứng với 28 chữ cái của Nga. Đến năm 1983 Bảng phân loại BBk chính thức đƣợc sử dụng để phân loại ở TVQGVN và đồng thời sử dụng song song Bảng phân loại 19 lớp cho biên mục tập trung. TVQGVN sử dụng BBK đến giữa năm 2007.
KPL Thập tiến quốc tế UDC là một KPL do hai nhà thƣ mục học ngƣời Bỉ là Paul Otlet và Henri la Fontaine xây dựng từ cuối thê kỷ XIX. Nó dựa trên KPL DDC, nhƣng mạnh hơn. UDC sử dụng một số dấu bổ trợ để mở rộng thêm những khía cạnh đặc biệt của một chủ đề cụ thể cũng nhƣ chỉ ra mối liên hệ giữa các chủ đề. UDC sử dụng các chữ số Ả-rập và dựa trên hệ đếm thập phân. Một tƣ liệu có thê đƣợc phân loại bằng sự kết hợp của chỉ số ứng với nhiều lĩnh vực khác nhau thông qua các dấu hiệu đặc biệt.
Ngoài ra cũng phải kể đến một số bảng phân loại khác nhƣ Bảng phân loại Thập phân bách khoa, khung đề mục quốc gia, Bảng phân loại dùng cho các thƣ viện các trƣờng phổ thông… và một số bảng phân loại dùng cho các loại hình tài liệu đặc biệt. Sự hiện diện của các bảng phân loại rất phong phú, đa dạng nhƣng nhìn chung các bảng phân loại này đều có nhƣợc điểm chung là không đƣợc cập nhật.
Hệ thống phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification System – DDC) do ông Melvil Dewey sáng lập năm 1873 và đƣợc xuất bản lần đầu năm 1876. KPL Dewey đã đƣợc nhà xuất bản Forest Press xuất bản, và vào năm 1988 nhà xuất bản này trở thành một đơn vị của hệ thống OCLC (Online Computer Library Center).
DDC là KPL đƣợc sử dụng, nghiên cứu và thảo luận nhiều nhất trên thế giới cũng nhƣ hệ thống thƣ viện thuộc khu vực Châu Á – Thái Bình Dƣơng và khu vực Đông Nam Á nhƣ Philippine, Indonesia, Singapore, Thái Lan, Lào, đặc biệt là đã đƣợc sử dụng cho mục lục trực tuyến OCLC và WorldCat… Với các ƣu thế về cấu trúc, về tính cập nhật và toàn cầu hóa, tính đến nay DDC đã đƣợc xuất bản 23 lần, cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại đƣợc sử dụng tại Việt Nam.
Điểm mạnh và hạn chế của phân loại trong hoạt động thƣ viện hiện nay.
Điểm mạnh:
- Một phƣơng pháp phân loại hiện đại sẽ dễ dàng đáp ứng tốt nhu cầu tìm kiếm thông tin trong hệ thống mục lục truyền thống cũng nhƣ hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC).
- Mục đích của việc phân loại là nhằm đáp ứng yêu cầu tổ chức kiến thức thông tin ngày càng đƣợc chú trọng nhiều hơn. Trong môi trƣờng điện tử vai trò của phân loại đƣợc đặc biệt nhấn mạnh trong tìm tin, quản lý thông tin và trong nghiên cứu. Hệ thống các ký hiệu phân loại đƣợc sử dụng nâng cao hiệu quả tìm tin trực tuyến. Ngƣời dùng tin sử dụng ký hiệu phân loại để sàng lọc diện tìm kiếm bằng ngữ cảnh hay xác định các trọng tâm của vấn đề cần tìm. Đặc biệt hiện nay trong môi trƣờng thƣ viện điện tử, ngôn ngữ tìm tin phân loại – kết quả của quá trình phân loại tài liệu – càng khẳng định vị trí và tầm quan trọng của mình trong quá trình tìm tin, trong đó các ký hiệu phân loại đã trở thành các điểm truy cập tìm tin hữu hiệu theo nội dung các lĩnh vực tri thức khác nhau của nhân loại.
- Hiện nay, trên cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến của Thƣ viện ĐHSP hà Nội 2, phân loại cũng đóng vai trò là một điểm truy cập trực tiếp để tìm tin. Ngoài ra Thƣ viện ĐHSP hà Nội 2 cũng tổ chức các phòng đọc kho mở đƣợc sắp xếp theo các ký hiệu phân loại DDC14 và ký hiệu xếp giá theo tên sách và
chia kho theo chủ đề: Đa ngôn ngữ; Khoa học xã hội và nhân văn; Khoa học tự nhiên và ứng dụng; Nghiên cứu. Tổ chức kho mở theo phân loại sẽ giúp bạn đọc tiếp cận tới tài liệu nhanh hơn, bớt thời gian viết phiếu và chờ đợi, có thê tiếp cận với nhiều tài liệu trong cùng một lĩnh vực. Ngƣời đọc và ngƣời dùng tin có thể nhanh chóng nhận biết đƣợc vị trí của tài liệu thông qua việc tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định trên giá.
Hạn chế:
Ngoài những ƣu điểm của phân loại đã đƣợc kể trên, những nhƣợc điểm của phân loại cần phải khắc phục đó là:
Việc chƣa thống nhất sử dụng một KPL trong hệ thống thƣ viện đã gây khó khăn trong việc chia sẻ CSDL giữa các thƣ viện và trung tâm thông tin trong cả nƣớc và trên thế giới. Hiện nay đa số các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện công cộng và trƣờng đại học ở Việt Nam đã ứng dụng khung phân loại DDC nhƣng còn nhiều khó khăn do chƣa thống nhất việc sử dụng một bảng phân loại cụ thể (Hiện nay vẫn cồn đang tồn tại việc sử dụng nhiều bản DDC xuất bản khác nhau nhƣ 14, 19, 20, 21, 22).
- Chất lƣợng phân loại đôi khi còn tùy thuộc vào trình độ của cán bộ phân loại chƣa khách quan.
- Đối với những thƣ viện hay trung tâm thông tin có quy định đánh nhiều chỉ số phân loại sẽ gây loạn chủ đề, khó khăn tron việc sắp xếp sách trên giá theo kho mở và truy tìm trên CSDL trực tuyến.
Trƣớc kia trong các bảng phân loại đã đƣợc sử dụng ở Việt Nam chƣa có bảng nào thực sự chú trọng đến việc đặt ra các nguyên tắc và biên soạn bảng hƣớng dẫn và sử dụng bảng phân loại. Khác với các nƣớc ngoài, ứng dụng chủ yếu của phân loại tài liệu ở Việt Nam là để xây dựng ngôn ngữ tìm tin. Vì thế các thƣ viện có xu hƣớng chung là phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu bằng ký hiệu (nếu tài liệu nói về 3 vấn đề trở xuống). Tuy nhiên việc áp dụng phân loại cũng không hoàn toàn thống nhất trong các thƣ viện. Có thƣ
viện (chẳng hạn thƣ viện Thông tin khoa học xã hội) đã định tới 4 ký hiệu phân loại cho một tài liệu trong khi nhiều thƣ viện chỉ lấy tối đa là 2 ký hiệu. Hầu hết các bảng phân loại đều bị đánh giá là chƣa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa cho các chuyên ngành phục vụ cơ quan.
Nhiều ý kiến nhận xét các bảng phân loại của Việt Nam hiện nay chƣa cập nhật đƣợc các chủ đề mới. Bên cạnh những bảng phân loại hiện hành, các cơ quan thông tin thƣ viện cũng hƣớng tới việc sử dụng thêm một khung phân loại mới có khả năng hỗ trợ, trao đổi thông tin và hội nhập quốc tế. Theo kinh nghiệm của các thƣ viện trên thế giới, để đảm bảo chất lƣợng cho công tác phân loại tài liệu, ngƣời ta rất quan tâm đến việc chỉnh lý, bổ sung cho các bảng phân loại. Chính sự cập nhật này đã mang lại ƣu thế cho các bảng phân loại đó. Bên cạnh đó một số bảng phân loại lớn của nƣớc ngoài còn xây dựng hƣớng dẫn rất cụ thể trong việc sử dụng bảng phân loại đó.
DDC là một trong số các KPL hiện đang đƣợc sử dụng ở các thƣ viện khác nhau trên thê giới, là KPL có nhiều ƣu điểm và rất nổi tiếng trên thế giới. DDC cũng có nhiều ƣu thế, nó đƣợc sử dụng trên 135 nƣớc trên thế giới và đã đƣợc dịch sang 30 thứ tiếng, đƣợc cập nhật kịp thời và nhất là hiện nay đƣợc quy định dùng cho hệ thống OCLC . Bên cạnh những hạn chế, DDC có nhiều ƣu điểm nổi bật so với các khung phân loại khác. Vì vậy, lựa chọn DDC làm công cụ phân loại thống nhất trong bối cảnh chuẩn hóa yếu tố tìm tin ở các thƣ viện là điều cần thiết. Nhiều thƣ viện và cơ quan thông tin đã đặt kỳ vọng vào bảng DDC 22 , 23 với phần mở rộng về Việt Nam của DDC14 phù hợp với hoàn cảnh xã hội hiện tại và khả năng ứng dụng nó trong hệ thống thƣ viện ở Việt Nam khả quan, sẽ giúp cho thƣ viện Việt Nam giao lƣu chia sẻ văn hóa sách Việt Nam tới thế giới.
Về lâu dài, cộng đồng thông tin-thƣ viện Việt Nam cần nghiên cứu phân loại tự động theo DDC.
Phân loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác tổ chức tài liệu trong thƣ viện. Xã hội thông tin càng phát triển càng đặt ra nhiều thách thức không nhỏ cho ngành thông tin thƣ viện. Sứ mệnh của ngành quả thật lớn lao khi xã hội xem các thƣ viện là nơi quản lý tri thức. Hơn bao giờ hết, các thƣ viện, các trung tâm thông tin cẩn tự đổi mới chính mình, nâng cao chất lƣợng dịch vụ thông tin thƣ viện để bắt kịp thời đại.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI