Có thể nói phục vụ bạn đọc là một chức năng chính của thƣ viện, do đó hiệu quả phục vụ chính là thƣớc đo đánh giá khả năng hoạt động và sự phát triển của một thƣ viện. Cán bộ thƣ viện, nhất là những ngƣời có tâm huyết với nghề luôn trăn trở, tìm tòi học hỏi với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ. Trong những thập niên qua, ngành Thông tin – thƣ viện trên thế giới đã có những bƣớc phát triển vƣợt bậc và thay đổi gần nhƣ hoàn toàn cách thức phục vụ, tất cả đều chung quan điểm “Mở”, thể hiện cụ thể của nó chính là Kho mở. Thật thoải mái khi bạn đọc đƣợc trực tiếp tiếp xúc với một rừng kiến thức và tự thỏa mãn nhu cầu của mình. Hầu hết các thƣ viện trên thế giới đều phục vụ bằng hình thức kho mở, tuy nhiên ở mức độ nào thì còn tùy thuộc vào từng hoàn cảnh và điều kiện của từng thƣ viện ở mỗi quốc gia khác nhau.
Hiệu quả của kho mở phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kho. Trong kho mở, tài liệu thƣờng đƣợc xếp theo sự phân chia các ngành khoa học của một khung phân loại nhất định. Nếu ngành nào có nhiều tài liệu thì có thể chia nhỏ thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ giúp ngƣời đọc dễ tìm tài liệu. Lựa chọn khung phân loại, thống nhất cách định ký hiệu tác giả, sắp xếp tài liệu chính xác, thƣờng xuyên kiểm tra và chấn chỉnh kho là những việc làm mang lại hiệu quả cho kho mở.
Thƣ viện mở là yêu cầu cần thiết của một thƣ viện hiện đại, trong đó thông tin đƣợc truy cập mở (Open access), tài liệu đƣợc tổ chức dƣới dạng
kho mở, thƣ viện có sự liên kết mở với nhiều thƣ viện và cơ quan thông tin khác để tạo nên sức mạnh của hệ thống quốc gia. Tuy nhiên, hiện nay ở Việt Nam vẫn chƣa có một tài liệu hƣớng dẫn cụ thể, thống nhất cho việc tổ chức các kho mở. Bởi vậy, việc định ký hiệu kho mở, nhất là mã tác giả rất tuỳ tiện, gây tốn kém cho nhiều thƣ viện. Cùng với các chuẩn nhƣ MARC21, AACR2,… trong xử lý thông tin, đã đến lúc chúng ta cần đặt vấn đề chuẩn hoá việc định ký hiệu kho mở. Có nhƣ vậy việc biên mục tập trung hay biên mục sao chép (tải biểu ghi trên mạng về) mới đạt hiệu quả cao
Kho mở ngày nay không còn xa lạ với bạn đọc, khi bạn vào bất cứ một hiệu sách hay một siêu thị bạn sẽ cảm nhận đƣợc sự tự do lựa chọn cái mà mình thích, thƣ viện cũng cho bạn cảm giác đó.
Bất kì một thƣ viện nào cũng đều có hai chức năng quan trọng đó là bảo quản lƣu trữ tài liệu và khai thác thông tin kho tài liệu đó. Cần nhấn mạnh rằng thƣ viện không phải là nơi chỉ lƣu giữ, các tài liệu bị “chôn chặt” mà các tài liệu này phải đƣợc phân phối lƣu thông tới tay ngƣời sử dụng, nhằm khai thác các thông tin mà nó đang lƣu trữ. Tuy nhiên tùy theo giá trị của từng loại tài liệu mà quy định mức độ sử dụng chúng. Việc phục vụ tra cứu và cho mƣợn về nhà của các thƣ viện là rất khác nhau, với mục đích truyền bá các nội dung và tƣ tƣởng của tài liệu thì việc tổ chức cho ngƣời sử dụng thông tin tiếp cận tài liệu là một vấn đề quan trọng, việc tổ chức tiếp cận tài liệu tạo điều kiện tối đa cho ngƣời sử dụng thông tin đến trực tiếp với tài liệu và hoàn toàn cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi đến thƣ viện. Trong công tác tổ chức tiếp cận tài liệu có hai hình thức đó là: tiếp cận gián tiếp và tiếp cận trực tiếp.
Tiếp cận gián tiếp là các tài liệu đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho “đóng”, hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và thích hợp với loại hình tài liệu “quý, hiếm”, tào liệu cho đọc hạn chế và loại hình phục vụ cho mƣợn có thời hạn nhƣ giáo trình, sách tham khảo, chuyên ngành. Loại hình tài liệu này khi sử dụng ngƣời dùng tin phải qua một hệ thống tra
cứu và các cán bộ phục vụ. Phƣơng pháp này cho phép ngƣời sử dụng thông tin có thể mang tài liệu về nhà trong một thời hạn nhất định. nhƣng ngƣời sử dụng thông tin phải mất công tìm kiếm thông tin qua các mục lục mà không thể trực tiếp rà soát trên nội dung tài liệu để khẳng định nội dung mà họ cần. Hơn nữa việc sử dụng phiếu yêu cầu để chờ cán bộ thƣ viện đi lấy tài liệu làm cho ngƣời dùng tin mất công chờ đợi, thậm chí tài liệu lấy đƣợc lại không phù hợp với đề tài mà họ cần hoặc tài liệu đã bị mƣợn hết. Một mặt khác thông tin trên phiếu mục lục là thông tin bậc 2, một loại hình thông tin có thể gây nhiễu nếu chỉ thông qua kênh tài liệu. Phƣơng pháp tiếp cận này tại Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 chỉ còn dùng chủ yếu khi cho mƣợn sách giáo trình, sách tham khảo với một dung lƣợng thời gian nhất định và ngƣời sử dụng thông tin có thể mang tài liệu về nhà.
Tiếp cận trực tiếp là cách tổ chức kho tài liệu theo kho “mở”, loại hình kho này tạo điều kiện cho ngƣời dùng thông tin trực tiếp tiếp cận với tài liệu có thể xem kĩ nội dung, chủ đề. Việc tổ chức loại hình kho này phải thông qua một hệ thống phân loại (khung phân loại) để tổ chức sắp xếp tất cả các tài liệu trong kho theo môn loại tri thức đúng trật tự của khung phân loại. Việc sắp xếp này giúp ngƣời dùng tin đƣợc đối diện trực tiếp với toàn bộ tài liệu thuộc về chủ đề mà họ quan tâm, vì vậy khi xem lƣớt nội dung họ có thể tìm đƣợc nhiều tài liệu một lúc trong cùng một lĩnh vực. Trong kho tài liệu tổ chức theo kiểu kho “mở” này ngoài việc sắp xếp tài liệu theo ký hiệu phân loại các tài liệu còn đƣợc kết hợp sắp xếp với ngôn ngữ, ký hiệu tên tác giả và năm xuất bản. Ví dụ nhƣ tài liệu “Hồ Chí Minh toàn tập” có ký hiệu tác giả là H450M. Nhƣ vậy các chỉ số đƣợc ghi trên nhãn của tài liệu sẽ là 335.434/H450M/1995 theo cột dọc (Hình 2.2).
ĐH SƢ PHẠM HN2 THƢ VIỆN 335.434 H450M 1995 Hình 2.2. Nhãn tài liệu
Cách sắp xếp ở đây căn cứ đầu tiên là chỉ số phân loại, sau đó là kí hiệu tên tác giả và năm xuất bản, sau đó đến ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng trung Quốc, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Latinh). Theo cách sắp xếp này các tài liệu của một tác giả về cùng một môn loại sẽ đƣợc nằm cạnh nhau trên giá.
Tuy nhiên cách sắp xếp kho theo hƣớng tự chọn cũng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Trƣớc hết là diện tích kho phải rộng, tài liệu thƣờng xuyên đƣợc bổ sung nên phải có chỗ trống để dành, các loại tài liệu có nhiều khổ cỡ khác nhau nên cách sắp xếp trên giá thƣờng không đẹp. Một nguy cơ quan trọng nhất là rất dễ bị mất tài liệu và tài liệu chóng hỏng (rách, nát, mất trang) vì cán bộ khó quản lý. Vì vậy, hệ thống đảm bảo an toàn phải đƣợc thiết kế phù hợp và hiện đại nhƣ hệ thống Camera, hệ thống báo động tự động, dán băng từ, chỉ từ, dán tem an ninh bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, đối với loại tài liệu có nhiều nội dung khoa học việc sắp xếp kho mở không thể có đủ điều kiện để đáp ứng nhƣ với hệ thống mục lục. Tại Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 loại tài liệu này chỉ đƣợc sắp xếp vào vị trí của nội dung khoa học đầu tiên mà tài liệu đề cập.
Trong loại hình kho “mở” tất cả các tài liệu đƣợc tập trung theo từng ngành với ký hiệu đúng nhƣ trong khung phân loại, mỗi lớp lớn lại chia ra
nhiều lớp con chi tiết hơn, tuy nhiên phải tùy theo lƣợng tài liệu có thực trong kho để quyết định việc phân chia.
Ví dụ trong Phòng Tra cứu, các tài liệu thuộc về đề mục 500 khoa học tự nhiên và toán học là rất nhiều nên khi chi tiết hóa phải phân chia ra các đề mục nhỏ hơn nhƣ 510 toán học, 530 vật lý, 540 hóa học, 570 khoa học về sự sống. Sinh học. Nhƣng các tài liệu về tôn giáo lại rất ít nên toàn bộ tài liệu chỉ tập trung ở đề mục 200 tôn giáo.