2.1. Công tác phân loại tài liệu trong hoạt động xử lý tài liệu tại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 ĐHSP Hà Nội 2
Công tác phân loại tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn cơ bản của bất cứ cơ quan thông tin – thƣ viện. Phân loại tài liệu có vai trò quan trọng trong việc tổ chức kho, kiểm soát thƣ mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin. Để có thể xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về các loại hình tài liệu, thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 tiến hành xử lý tập trung tại phòng Nghiệp vụ với tất cả các loại sách, báo, tạp chí một cách thống nhất sau đó mới phân về các phòng Đọc tổng hợp, phòng Mƣợn giáo trình và sách tham khảo để tiến hành phục vụ bạn đọc.
Phòng Nghiệp vụ với vai trò xử lý phân loại – biên mục tài liệu có vai trò quan trọng trong thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2. Tại đây, tất cả tài liệu đƣợc tiến hành xử lý chuẩn hóa theo khung phân loại, khổ mẫu mô tả tài liệu, dạng tài liệu, in phiếu mô tả, xây dựng CSDL, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin. Đối với công tác phân loại từ khi thành lập đến cuối năm 2005, thƣ viện sử dụng KPL 19 lớp. Hiện nay, sử dụng khung phân loại DDC việt hóa 14, có tham khảo thêm DDC 22 (nguyên bản tiếng Anh) để phân loại tài liệu, tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin và qua đó có thể đánh giá một cách khoa học và chính xác hệ thống tra cứu tìm tin tại thƣ viện.
Công tác phân loại tài liệu tại Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đƣợc tiến hành bởi 05 cán bộ độc lập. Số cán bộ này đƣợc chia nhóm để xử lý các loại hình tài liệu khác nhau: sách Ngoại văn, Việt văn, luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, bài trích báo, tạp chí. Khi tiến hành phân loại tài liệu, các cán bộ của Thƣ viện thƣờng tiến hành khảo sát sự tồn tại của biểu ghi trong cơ sở dữ liệu
của các thƣ viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại không. Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu có sẵn đó hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình. Các cơ sở dữ liệu mà cán bộ Thƣ viện trƣờng thƣờng tham khảo: Thƣ viện Quốc hội Mỹ website http://catalog.loc.gov (sử dụng cho sách Ngoại văn), Thƣ viện Quốc gia Việt Nam website
http://118.70.243.232/opac/ (sử dụng cho sách Việt văn). Với phƣơng thức này các chỉ số phân loại của các tài liệu tìm đƣợc sẽ đƣợc đảm bảo về độ chính xác và sự thống nhất bởi các chỉ số đó đƣợc xây dựng bởi các chuyên gia có kinh nghiệm về phân loại trong các thƣ viện lớn.
Đối với tài liệu Việt văn, căn cứ vào tên tài liệu cán bộ thƣ viện tiến hành tìm tại cơ sở dữ liệu của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Kết quả tìm kiếm đƣợc hiển thị ra là các tài liệu tƣơng ứng với tên sách cần tìm. Tuy nhiên, để có kết quả chính xác, ngƣời cán bộ phải kiểm tra lại các yếu tố thƣ mục khác của biểu ghi tìm đƣợc với tài liệu. Nếu tìm đƣợc tài liệu tƣơng ứng thì tiến hành kiểm tra chỉ số phân loại. tài liệu của Thƣ viện Quốc gia thƣơng đƣợc phân loại dựa trên khung phân loại 19 lớp, BBK và DDC. Nếu tìm đƣợc chỉ số DDC tƣơng ứng với tài liệu cần xử lý, chỉ số đó sẽ đƣợc ấn định vao trong cơ sở dữ liệu của Thƣ viện. Nếu không tìm đƣợc chỉ số tƣơng ứng thì cán bộ thƣ viện sẽ tiến hanh theo quy trình thông thƣờng. Theo cán bộ xử lý tài liệu của thƣ viện chỉ có khoảng 30% tài liệu có thể tìm thấy trong cơ sở dữ liệu của Thƣ viện Quốc gia bởi vì sách của thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 bao gồm các sách mới bổ sung về và cả các sách đƣợc xử lý hồi cố và những sách mới nay chƣa kịp cập nhật tại cơ sở dữ liệu của Thƣ viện Quốc gia.
Đối với tài liệu Ngoại văn, căn cứ vào chỉ số ISBN (tìm theo chỉ số ISBN sẽ tìm đƣợc kết quả chính xác các tài liệu tƣơng ứng), các cán bộ tiến hành tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu của Thƣ viện Quốc hội Mỹ. Nếu tìm đƣợc tài liệu tƣơng ứng thì tiến hành kiểm tra biểu ghi MACR. Trong biểu ghi MACR của thƣ viện Quốc hội Mỹ, tài liệu đƣợc phân loại theo khung phân
loại LCC hoặc DDC. Chỉ số phân loại dựa trên khung phân loại LCC đƣợc trình bày ở trƣờng 050, chỉ số phân loại theo Khung DDC đƣợc trình bày ở trƣờng 082 trong biểu ghi. Căn cứ vào đó cán bộ thƣ viện tìm ra chỉ số phân loại tƣơng ứng với tài liệu và ấn định vào trong biểu ghi của Thƣ viện. Nếu không tìm đƣợc tài liệu sẽ tiến hành phân loại theo quy trình thông thƣờng. Theo cán bộ làm công tác phân loại tài liệu thì có tới 70% tài liệu ngoại Văn của Thƣ viện có thể tìm thấy trong CSDL của Thƣ viện Quốc hội Mỹ.
Nhƣ vậy, với việc tham khảo CSDL của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam và Thƣ viện Quốc hội Mỹ, các chỉ số phân loại của tài liệu trong Thƣ viện