ĐHSP Hà Nội 2 là một trƣờng đào tạo với nhiều chuyên ngành khác nhau chính vì vậy hàng ngày có rất nhiều bạn đọc đến thƣ viện với nhiều mục đích khác nhau nhƣ: tìm tài liệu học tập, nghiên cứu, giải trí…và việc tra tìm tài liệu cũng rất đa dạng và phức tạp. Theo thống kê, hàng tháng có tới 14 800 lƣợt bạn đọc đến thƣ viện.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin, thƣ viện ngày càng tăng với tốc độ nhanh chóng, việc lựa chọn khung phân loại cho xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu là một vẫn đề đang đƣợc Thƣ viên Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 quan tâm. Trong điều kiện hiện nay tất cả các khung phân loại dù có kí hiệu dạng chữ, dạng số hay dạng hỗn hợp đều có thể đƣa vào máy tính và đều có thể tra cứu đƣợc với các ngôn ngữ tìm tin, tìm kiếm nâng cao với các thuật toán, các toán tử tìm tin nhƣng việc sử dụng một khung phân loại với một dạng kí hiệu thuần nhất, đơn giản sẽ rất thuận lợi cho việc xây dựng bộ máy tra cứu tự động hóa hoặc trợ giúp cho quá trình sắp xếp phích trong hệ thống tra cứu truyền thống.
Đặc trƣng của phƣơng pháp xây dựng bộ máy tra cứu truyền thống là sau khi tạo lập đƣợc các phiếu mô tả thƣ mục, ngƣời cán bộ làm công tác xây dựng bộ máy tra cứu phải sắp xếp từng phiếu một theo các chỉ số phân loại. Khi lƣợng phiếu mô tả càng lớn thì sự phân chia càng nhiều lần đối với mỗi phiếu. Phƣơng pháp làm thủ công là một phƣơng pháp mà khi tiến hành phải mất rất nhiều thời gian và công sức nhƣng độ chính xác lại không cao. Từ khi có máy tính điện tử với các kỹ thuật sắp xếp các phiếu mô tả thƣ mục sau khi in ra đã có thể hoàn chỉnh khâu sắp xếp với độ chính xác cao. Từ thực tế làm
hồi cố tại Thƣ viện trƣờng ĐHSP Hà Nội 2 cho thấy việc tự động hóa nhanh gấp nhiều lần so với phƣơng pháp thủ công mà độ tin cậy lại cao, đồng thời tránh đƣợc sự lẫn lộn do mệt mỏi trong quá trình làm việc gây ra. Tính đến tháng 8/2012, Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã hồi cố xong toàn bộ kho giáo trình, tài liệu của thƣ viện hiện tại đã xử lý, phân loại theo khung phân loại DDC 14, quản lý trên phần mềm libol.
Không giống với mục lục truyền thống, cơ sở dữ liệu có rất nhiều truy cập. Ký hiệu phân loại cũng là một điểm truy cập, muốn truy cập vào hệ thống tra cứu cơ sở dữ liệu điện tử, ngƣời thiết kế phải tạo trƣờng kí hiệu phân loại và đƣa vào trƣờng chỉ số phân loại, sau đó xử lý thông tin trên máy, các phiếu nhập tin sau khi đƣợc nhập vào cơ sở dữ liệu trên máy, tạo thành các biểu ghi thƣ mục trong đó có kí hiệu phân loại.
Tại Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, với đặc trƣng là xử lý tài liệu tập trung nên tất cả các ký hiệu của các kho tài liệu đƣợc tập trung vào một biểu ghi. Ví dụ nhƣ với ký hiệu 570.71 Giáo trình sinh học phát triển, tài liệu ở kho giáo trình có ký hiệu KM, tham khảo có ký hiệu TK, tổng hợp có ký hiệu KD. Nhƣ vậy tùy theo từng loại kho tài liệu mà tài liệu sẽ đƣợc tổ chức theo ký hiệu riêng giúp xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu điện tử.
Hiện nay, ĐHSP Hà Nội 2 đang sử dụng phần mềm libol 5.5. Phần mềm này là một công cụ trợ giúp hữu ích cho công việc xử lý tài liệu, tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin, phục vụ bạn đọc cũng nhƣ công tác quản lý. Một trong những ƣu điểm của phần mềm này là có thể thao tác với một số lƣợng cơ sở dữ liệu không hạn chế qua phân hệ tìm kiếm OPAC. Phân hệ tra cứu của Libol là một cổng nối giúp bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin tiện lợi và hiệu quả. Phân hệ này có thể đƣợc tích hợp trên mạng Intranet/ Internet để tạo ra một môi trƣờng phục vụ bạn đọc và tra cứu sử dụng thông tin do thƣ viện cung cấp mọi lúc, mọi nơi. Tính năng tra cứu liên thƣ viện theo giao thức Z39.50 giúp bạn đọc có thể kết nối khai thác và chia sẻ tài nguyên với các thƣ
viện khác. Khả năng tìm kiếm mạnh hỗ trợ đa ngôn ngữ theo bảng mac và font chữ Unicode và các ký tự đại diện. Ngƣời dùng có thể tra cứu trên tổ hợp nhiều thuộc tính của ấn phẩm theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tử logic kết hợp. Bạn đọc có thể truy cập vào địa chỉ
http://192.168.0.1/libol (Hình.2.1) để tra tìm tài liệu.
Hình 2.1. Địa chỉ tra cứu tìm tin
Để phục vụ dịch vụ tìm tin trên Off-line, Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 đã tổ chức phòng đọc đa phƣơng tiện với 25 máy phục vụ tra cứu thông tin . Tại đây ngƣời dùng tin có thể truy cập Offline các cơ sở dữ liệu toàn văn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, các file tài liệu toán, phần mềm học tiếng anh,… trực tiếp trên máy tính. Ngoài ra, Thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 còn tổ chức cung cấp cách thức tìm tin theo chế độ Off-line thông qua hệ thống máy
tính đƣợc nối mạng LAN tại thƣ viện. Hệ thống này liên kết đƣợc các cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận và biến chúng thành cơ sở dữ liệu chung. Vì vậy ngƣời dùng tin có thể truy cập thông tin từ máy chủ hoặc bất cứ một bộ phận phục vụ nào trong thƣ viện. Để phục vụ cho việc tra cứu ngoài thƣ viện, thƣ viện ĐHSP Hà Nội 2 cũng nối mạng Internet cho 30 máy tính để bạn đọc có thể khai thác và tìm kiếm thông tin trên mạng và các thƣ viện khác trong và ngoài nƣớc.