3. Tổ chức bộ máy và cơ chế hoạt động môi giới tại Cty dịch vụ BĐS An Cư
3.2.1. Thu thập tìm kiếm thông tin cung, cầu BĐS
-Tìm kiếm bất động sản: cần bán, chuyển nhượng,cho thuê, cho thuê lại,các dự án đầu tư, các cơ quan đấu giá đất và bất động sản,ngân hàng và các nơi nhận thế chấp…
-Nguồn cung cấp thông tin: +Hệ thống mạng sàn.
+Thu thập thực tế, cư dân địa phương +Khách đăng tin trên sàn.
+Cộng tác viên.
+Hệ thống các cộng tác viên. +BĐS thế chấp từ các ngân hàng. +Khách cũ.
+Các dự án đăng ký qua sàn.
+Nguồn khác như qua các trang web, báo chí, qua các mối quan hệ… Phương pháp thu thập thông tin:
+Tự điều tra, thăm dò trực tiếp
+Mua thông tin từ các nhà cung cấp: CBRE, Savills,… +Báo chí, phương tiện thông tin đại chúng
+Liên hệ điện thoại hoặc gặp gỡ
Xem xét BĐS một cách tỷ mỷ và đầy đủ về: Kinh tế kỹ thuật:
+Vị trí: môi trường xung quanh.
+Loại, kích thước, hình thể, không gian, hướng. +Trang thiết bị: cơ sở vật chất kỹ thuật
+Tình trạng kỹ thuật: xem tổng thể nhue thế nào, chi tiết, chất liệu, thời gian sử dụng, kiến trúc, bảo dưỡng…
+Hạ tầng kỹ thuật: đường, điện, nước,
+Giá cả toàn bộ và từng phần của bất động sản. Pháp lý:
+Giấy tờ xác nhận quyền năng đối với bất động sản: sổ đỏ, sổ hồng. quyết định giao đất, giấy phép xây dựng, phân chia tài sản,,,
+Quy hoạch: sử dụng đất, không gian, các công trình liên quan khác. +Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp: uỷ ban nhân dân.
Xã hội, lịch sử:
+Thời gian sử dụng, người sử dụng, xây dựng và quá trình phát triển cảu bất động sản.
+Môi trường xã hội, dân cư: có bị ô nhiễm không…
+Phong thuỷ và các yếu tố đặc biệt khác: ví dụ trước đây có tai biến gì không….
Nguồn thông tin và phương pháp thu thập:
+Tìm hiểu từ chủ sở hữu: giấy tờ pháp lý liên quan đến bất động sản, các loại hoá đơn.
+Cơ quan quản lý nhà nước: phòng quản lý nhà đất, sở quy hoạch, nhà đất. Ví dụ: Sở quy hoạch: xem quy hoạch hiện tại và xu hướng trong tương lai. +Tổ dân phố và hàng xóm.
+Tự điều tra và thăm dò.
+Cơ sở dữ liệu cá nhân và kinh nghiệm kiến thức.
+Bản đồ: ví dụ bản đồ quy hoạch đất đai, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội, bản đồ điện tử.
+Các đề tài nghiên cứu, hội thảo…. ví dụ: ảnh hưởng của chất thải đối với môi trường đời sống dân cư.
+Trao đổi kinh nghiệm: giữa các nhà môi giới -> rất quan trọng. -Cung cấp các thông tin cần thiết về thương vụ cho chủ sở hữu -Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về thuê mua BĐS
Nguồn cung cấp thông tin
+Khách hợp tác với sàn qua hệ thống mạng sàn,đăng tin trên mạng intrenet,các phương tiện đại chúng (đài, báo,tivi….)
+Khách hàng cũ và mới +Văn phòng môi giới +Thu thập tực tế +Danh bạ
+Các trường ĐH, trung học,khu công nghiệp, nhà máy….(cho thuê BĐS) +Khách vãng lai.
+Tín dụng, thế chấp:Đối tác của các ngân hàng,quỹ đầu tư tài chính,công ty bảo hiểm.
Cách tiếp cận
+Gửi thư trực tiếp, phát tờ rơi: tập trung vào khách hàng tiềm năng +Gọi điện thoại trực tiếp đến khách hàng
+Liên kết lấy thông tin từ các văn phòng môi giới khác +Giới thiệu qua những khách hàng cũ của mình
Thụ động: Khách hàng tìm đến văn phòng mình
3.2.2. Xác định đối tượng và các bên tham gia thương vụ
Nhân viên môi giới cần khai thác các thông tin cơ bản để từ đó đặt mình vào vị trí của khách hàng, dùng kinh nghiệm và kiến thức của mình trên thị trường để tư vấn định hướng cho khách BĐS mục tiêu cho phù hợp. Các thông tin cần khai thác:
-Đối với nhu cầu của khách mua hoặc thuê cần khai thác thông tin sau: +Đối tượng sử dụng BĐS.
+Khả năng tài chính có thể, khung giá cho phép +Mục đích mua/ thuê BĐS.
+Thời hạn tối đa mà khách có thể chờ sàn thực hiện. +Các ràng buộc khác: thú nuôi, thời gian đi về…
Cần sự linh hoạt, thái độ làm việc chuyên nghiệp của nhân viên môi giới nhằm tạo niềm tin cho khách hàng, đồng thời xúc tiến nhanh quá trình làm việc của họ.
Đối với nhu cầu của khách bán hoặc cho thuê cần khai thác thông tin sau: +Lý do và nguyện vọng
+Thông tin về BĐS +Các điều kiện kèm theo +Khung giá phù hợp +Năng lực bán
Với những BĐS là đất hoặc nhà ở thông thường thì việc lấy thông tin từ chủ sở hữu là việc đơn giản thông qua các số liệu đã có trong sổ đỏ hoặc các giấy tờ bên chủ sở hữu cung cấp. Riêng đối với loại hình BĐS dự án, cần phải có các loại thông tin cần thiết sau:
Tên dự án; tên chủ đầu tư.
Tính pháp lý của dự án; vị trí, quy mô của dự án. Tên các đối tác cùng hợp tác.
Thời điểm bắt đầu thực hiện, hoàn thành dự án.
Thông tin về quy hoạch chi tiết vùng có BĐS giao dịch. Tiến độ thanh toán và giá bán sản phẩm.
Cần xem xét đến tính hấp dẫn của dự án vì điều đó sẽ thể hiện mức độ dễ thành của các giao dịch liên quan. Xem xét 3 yếu tố cơ bản: thứ nhất là vị trí dự án có nằm trong xu thế phát triển trong tương lai không, có gần các trung tâm, quy mô ra sao? Thứ hai là tiến độ thanh toán, chủ đầu tư có cho trả dần không, theo mấy giai đoạn và có sự hỗ trợ của chủ đầu tư, sự tham gia của các ngân hàng hay không? Thứ ba là giá so sánh với các dự án liền kề cùng điều kiện pháp lý, tiến độ thi Công, các phương thức bán hàng…
Tiếp đến là tiến hành xử lý thông tin: sau khi đã có nguồn cơ sở dữ liệu chung về BĐS, về nguồn cung – cầu cần qua xử lý để đảm bảo thông tin là chính xác và có sự nhìn nhận bằng kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên môi giới:
Xác định giá BĐS được bán (cho thuê)
Các môi giới viên xem xét lại các thông tin về BĐS như diện tích, tình trạng pháp lý, môi trường xung quanh, các đặc điểm đặc biệt của BĐS, ngoài ra sàn con có ảnh của BĐS hoặc video để quảng cáo sản phẩm cho khách hàng tiềm năng, có các mẫu sẵn dành cho khách đăng tin và sau khi môi giới viên kiểm tra và bổ sung các thông tin về BĐS sẽ đưa lên một loại phiếu, gọi là “Phiếu đăng tin”.
Thiết lập cơ sở dữ liệu riêng vè những BĐS muốn bán cho thuê Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về khách hàng mua (thuê)
Tìm hiểu,phân tích cụ thể, chính xác về nhu cầu của những khách hàng mua (thuê) và các điều kiện liên quan tới thương vụ.
Tận dụng thông tin phản hồi từ những người không mua (thuê) các BĐS đã giới thiệu
Chia sẻ,cung cấp cho các bên tham gia những thông tin cần thiết về khía cạnh pháp lý, thuế và phí liên quan đến thương vụ.
Với những khách hàng đến sàn bán/cho thuê BĐS sẽ có hợp đồng môi giới bán/cho thuê BĐS; với những khách hàng đến sàn mua/thuê BĐS sẽ có hợp đồng môi giới mua/thuê BĐS, gọi chung là “Hợp đồng cung cấp dịch vụ” nhưng nội dung của mỗi loại sẽ khác nhau.