2.1.3.1- Nội dung
Để tiến hành thi công các công trình xây dựng trong các doanh nghiệp xây lắp không thể thiếu được các máy thi công, các công trình thi công luôn có kết cầu phức tạp và có nhiều hạng mục khác nhau đòi hỏi cần rất nhiều loại máy thi công khác nhau. Ở công ty cổ phần Hà Châu OSC do thường xuyên nhận được nhiều hợp đồng xây dựng lớn nên công ty đã đầu tư nhiều loại máy móc hiện đại cho các chi nhánh xí nghiệp của mình để phục vụ thi công nhiều loại hình công trình, điển hình như ở chi nhánh công ty cổ phần Hà Châu - xí nghiệp Hà Châu 1 có 1 máy xúc lật, 1 vận thăng, 1 máy lu sắt và nhiều loại máy xây dựng cơ bản khác. Các máy thi công đều có giá trị lớn vì vậy chi phí khấu hao máy thi công lớn, bên cạnh đó là nhiều loại chi phí thành phần khác để phục vụ hoạt động của máy thi công, đó là: Chi phí nhân công máy thi công (lương nhân viên điều khiển máy thi công, thi phí vật liệu máy thi công (chủ yếu là nhiên liệu phục vụ máy thi công), chi phí dụng cụ sản xuất phục vụ thi công công trình, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Như vậy ở công ty cổ phần Hà Châu OSC có tổ chức bộ máy về máy thi công riêng nhưng bộ phận này không tổ chức thanh toán riêng.
Trong một số trường hợp, do điều kiện thi công khó khăn, cần huy động thêm máy thi công, công ty có thể tiến hành thuê máy thi công. Trong trường hợp này ch phí máy thi công chỉ là chi phí dịch vụ mua ngoài.
Kế toán hạch toán chi phí MTC của công ty phải tập hợp tất cả các chi phí MTC kể trên. Cũng giống như chi phí sản xuất chung, ngoài các tiêu thức để tính toán các chi phí, kế toán công ty còn phải xây dựng tiêu thức phân bổ từng loại sản phẩm: chính là các công trình mà xí nghiệp công ty được giao thi công trong kỳ. Tiêu thức mà công ty quy định chính là căn cứ vào tỷ trọng NVLTT trên tổng NVLTT mà xí nghiệp chi ra trong quý. Với xí nghiệp Hà
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Châu 1, trong quý 3 xí nghiệp tiến hành thi công 2 công trình là CT5A-B và CT6. Cuối quý 3 kế toán công ty đã hạch toán và tính ra hệ số phân bổ chi phí đối với máy thi công công trình CT5A-B của xí nghiệp trong quý 3 là 2/3 ( theo biểu mẫu 20 )
Trong các máy thi công thì phức tạp nhất là chi phí vật liệu MTC, chi phí nhân công MTC và chi phí khấu hao MTC. Để hạch toán các chi phí này cần tập hợp nhiều chứng từ ban đầu, cụ thể như sau:
Đối với chi phí vật liệu máy thi công, kế toán chi phí cần lập “Bảng kê nguyên vật liệu phục vụ máy thi công” ( biểu mẫu 14). Trên bảng kê, kế toán ghi lại tất cả các nghiệp vụ xuất dùng hoặc mua nguyên vật liệu dùng ngay cho máy. Ở công ty có kho chứa vật liệu máy thi công nhưng trong nhiều trường hợp công trường thi công ở xa kho, cán bộ vật tư công trình phải trực tiếp mua NVL, hóa đơn mua vật liệu MTC ( biểu mẫu 13) sẽ được chuyển về cho kế toán chi phí. Căn cứ vào các hóa đơn này kế toán chi phí sẽ cập nhật vào bảng kê mua vật liệu dùng cho MTC, trên bảng kê sẽ ghi đầy đủ các nội dung về số lượng, đơn giá, VAT, tổng giá thanh toán. Cuối tháng kế toán cộng tổng giá trị các nghiệp vụ để ghi vào bảng tổng hợp chi phí MTC của tháng (biểu mẫu 17).
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 13: Hoá đơn GTGT mua NVL phục vụ MTC
Mẫu số : 01 GTKT-3LL HÓA ĐƠN (GTGT) Ký hiệu: AA/2010B
Liên 2 : Giao cho khách hàng Số: 01502 Ngày 14 tháng 8 Năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình Địa chỉ: 151, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
Số tài khoản: 9819570612594704 tại chi nhánh NH VP Bank Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại: 04.3868.9892
Họ tên người mua hàng : Ông Đặng Văn Huy
Tên đơn vị: Chi nhánh Công ty cổ phần Hà Châu OSC – Xí nghiệp Hà Châu 1 Địa chỉ: LK9/19 KĐT mới Văn Khê, Hà Đông, Hà Nội
Số Tài khoản: 9819570612517361 tại chi nhánh NH VP Bank Hà Đông, Hà Nội Hình thức thanh toán : tiền mặt
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Dầu diezen lit 54 20.000 1.080.000
… … … … … …
Cộng tiền hàng 1.080.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 108.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.188.000
Số tiền viết bằng chữ : Một triệu một trăm tám mươi tám ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 14 : Bảng kê nguyên vật liệu phục vụ máy thi công Bảng kê nguyên vật liệu phục vụ máy thi công
Công trình CT5A-B Tháng 8 năm 2011 Chứng từ Số hiệu Ngày HĐGT GT0150 2 14/08/11 dầu diezen lit 54 20.000 1.080.000 108.000 1.188.000 HĐGT GT0179 1 17/08/11 Dầu nhớt lit 12 35.000 420.000 42.000 462.000 … … … … … … … … … Cộng 6.490.000 649.000 7.139.000 Ngày…tháng…năm… Người lập biểu Kế toán trưởng
Đối với chi phí nhân công MTC kế toán chi phí lập bảng thanh toán lương ( biểu mẫu 15) giống như bảng thanh toán lương công nhân trong CPNCTT. Nhân công MTC của công ty chính là những công nhân điều khiển MTC. Lương các công nhân này không tính theo ngày công mà cố định theo tháng. Máy thi công phục vụ cho công trình nào thì công nhân điều khiển máy sẽ được điều động cho công trình đó. Trong các khoản trích theo lương thì các công nhân này cũng chỉ được trích KPCĐ. Cuối tháng kế toán chi phí cũng nộp tổng lương nhân công điều khiển MTC để ghi vào bảng tổng hợp chi phí MTC của tháng.
Đối với chi phí khấu hao MTC, kế toán chi phí lập bảng tính khấu hao MTC ( biểu mẫu 16). Đây cũng là một bộ phận chi phí quan trọng vì các MTC của công ty đều có giá trị lớn. Tiêu thức để phân bổ khấu hao MTC cho từng công trình mà kế toán công ty áp dụng, đó là:
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Chi phí cơ bản phân bổ
cho công trình
=
Tổng chi phí khấu hao cho toàn quỹ
Tổng số ca hoạt động của máy
phục vụ
Do đó, trên bảng tính khấu hao MTC kế toán phải ghi rõ các nội dung về nguyên giá, thời gian sử dụng ước tính, số ca bình quân máy hoạt động trong 1 tháng, số ca máy phục vụ công trình đó để tính ra được mức trích khấu hao của từng máy cho công trình. Cuối tháng, kế toán cũng cộng tổng mức khấu hao MTC để ghi vào bảng tổng hợp chi phí MTC của tháng ( biểu mẫu 17).
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 15: Trích bảng thanh toán lương nhân viên điều khiển máy
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
(Bộ phận công nhân điều khiển máy, phụ máy)
Công trình: CT5A-B tháng 8/2011
Đơn vị tính: VND S
T Họ và tên
Lương cơ
bản Các khoản trích theo lương BHXH (16%) KPCĐ (2%) BHYT (3%) BHTN (1%)
1 Đinh Văn Huấn 4.500.000 - 90.000 - - 4.590.000
2 Lê Văn Tôn 4.500.000 90.000 - - 4.590.000
3 Trần Văn Hà 6.000.000 - 120.000 - - 6.120.000
... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng 30.000.000 600.000 30.600.000
Ngày… tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Công ty cổ phần Hà Châu OSC Xí nghiệp Hà Châu 1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 16: Trích bảng tính khấu hao máy thi công
BẢNG TÍNH KHẤU HAO MÁY THI CÔNG
Công trình : CT5A-B Tháng 8 năm 2011
STT Máy
thi công Nguyên giá
Thời gian SDƯT (năm) Mức khấu hao năm Số ca/ tháng Số ca phục vụ CT5 A-B Mức trích khấu hao CT5A-B 1 Máy xúc lật 670.899.996 6 111.816.666 51 32 5.846.623 2 Vận thăng 225.450.000 5 45.090.000 46 25 2.042.120 3 Máy lu sắt 349.562.900 5 69.912.580 32 19 3.459.216 ... ... ... ... .... ... Tổng 15.720.918 Ngày…. Tháng….năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng
Đối với các chi phí dụng cụ sản xuất MTC, chi phí khấu hao MTC, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác do nghiệp vụ phát sinh ít nên cuối tháng kế toán chi phí chỉ cần tập hợp hóa đơn, chứng từ để ghi luôn vào bảng tổng hợp chi tiết MTC của tháng.
Trường hợp MTC thuê ngoài kế toán chỉ phái ghi luôn vào bảng tổng
Công ty cổ phần Hà Châu OSC Xí nghiệp Hà Châu 1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
hợp chi tiết MTC khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài.
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 17: Trích bảng tổng hợp máy thi công
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CÔNG THÁNG 8/2011 Công trình: CT5A-B
NT Chứng từ Diễn giải Chi phí máy thi công
SH NT TK6231 TK6232 TK6233 TK6234 TK6237 Tổng 31/8 MTC019 31/8 Máy xúc lật 5.490.000 952.000 5.846.623 250.000 12.538.623 31/8 MTC029 31/8 Vận thăng 4.880.000 525.600 2.042.120 115.000 7.562.720 31/8 MTC039 31/8 Máy lu sắt 7.320.000 564.500 3.459.216 105.000 11.448.716
31/8 MTN05 31/8 Cần cẩu thuê ngoài 12.500.000 12.500.000
31/8 PB011 31/8 Phân bổ máy hàn 250.000 250.000
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng 30.600.000 7.139.000 570.000 19.720.918 15.894.000 73.353.918 Ngày… tháng…năm….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Công ty cổ phần Hà Châu OSC
Xí nghiệp Hà Châu 1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
2.1.3.2- Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí MTC, kế toán công ty sử dụng TK 623 “Chi phí sử dụng MTC” theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Cũng giống như các tài khoản chi phí khác của công ty, TK 623 cũng được chi tiết theo công trình, hạng mục công trình. Các TK chi phí thành phần của TK này cũng được chi tiết như vậy. Minh họa với công trình CT5A-B:
- TK 62301: Chi phí sử dụng máy thi công công trình CT5A-B.
- TK 623101: Chi phí nhân công MTC, công trình CT5A-B: phản ánh chi phí lương, phụ cấp phải trả công nhân điều khiển MTC công trình CT5A-B.
- TK 623201: Chi phí vật liệu MTC công trình CT5 A-B: phản ánh chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ MTC như xăng, dầu, nhớt… cho công trình CT5 A-B.
- TK 623301: Chi phí dụng cụ sản xuất MTC - công trình CT5 A-B: Phản ánh giá trị phân bổ công cụ, dụng cụ kèm theo máy thi công phục vụ công trình CT5 A-B.
Tài khoản 623401: Chi phí khấu hao MTC công trình CT5 A-B: Phản ánh khấu hao máy thi công phục vụ công trình CT5 A-B.
- Tài khoản 623 701: Chi phí dịch vụ mua ngoài MTC công trình CT5 A- B: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài liên quan đến máy thi công phục vụ công trình CT5 A-B như chi phí sửa chữa, điện nước cho công nhân điều khiển máy…
- Tài khoản 623801: Chi phí bằng tiền khác MTC - Công trình CT5 A-B: phản ánh chi phí bằng tiền khác liên quan đến MTC phục vụ công trình CT5 A-B.
2.1.3.3- Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Trên cơ sở bản kê NVL, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao của MTC hàng tháng phục vụ cho công trình, vào cuối mỗi quý kế toán sẽ tập hợp vào sổ chi tiết TK 623 chi tiết theo công trình, hạng mục ( biểu mẫu 18).
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Giống như sổ chi tiết các chi phí khác, sổ chi tiết TK 623 chỉ cập nhật các nghiệp vụ về chi phí máy thi công trong quý của công trình. Các nghiệp vụ được máy tính cập nhật theo trình tự thời gian kèm theo thu số hiệu chứng từ, ngày tháng ghi sổ, diễn giải và phân loại theo đúng chi phí. Minh họa biểu mẫu. Trên biểu mẫu ta thấy kế toán chi phí sản xuất đã cập nhật đầy đủ các nghiệp vụ về phân bổ CCDC, hạch toán lương, bảng kê NVL hàng tháng vào sổ chi tiết TK 623. Chẳng hạn nghiệp vụ hạch toán khấu hao MTC tháng 9 trên bảng thanh toán lương có giá trị là 30.600.000 VNĐ, giá trị này đã được ghi chính xác vào sổ chi tiết TK 623- Công trình CT5A-B
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Biểu mẫu 18 : Trích sổ chi tiết tài khoản 623
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ ...
Ngày.... tháng .... năm ....
Công ty cổ phần Hà Châu OSC Xí nghiệp Hà Châu 1
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TK 62301-Công trình CT5A-B Quý 3 năm 2011 Ngày tháng ghi sổ chứng từ diễn giải Tk đối ứng Ghi nợ TK 623 số hiệu Ngày tháng Tổng số tiền Chia ra CF vật liệu CF nhân Công CF CCDC CF khấu hao CF dich vụ CF bằng tiền 30/09/11 BKVL012 31/08/11 bảng kê vật liệu máy T8 141 7.139.000 7.139.000 30/09/11 PBCC012 31/08/11 phân bổCCDCT8 141 750.000 750.000 … … … … … … …. … … … …. 30/09/11 BTTL012 31/08/11 hạch toán tiền lương T8 334 18.300.000 30.600.000 30/09/11 BTKH012 31/08/11 Hạch toán KHT8 214 15.720.918 15.720.918 30/09/01 HĐGTGT0 1160 18/09/11 mua điện phục vụ máy t9 300.000 … … … … … … …. … …. …. …. …. 30/09/01 PKT0106 30/09/01 Tổng phát sinh 162.866.754 20.745.000 91.800.000 2.250.000 47.162.754 900.000 0 Ghi Có TK 623 154 162.866.754 43
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
Người ghi sổ Kế toán trưởng
SVTH: Bùi Văn Hiệu Lớp : kế toán tổng hợp (4+1)
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thuỷ
2.1.3.4- Quy trình ghi sổ tổng hợp
Theo đúng quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung, quy trìmh ghi sổ tổng hợp về chi phí MTC cũng bắt đầu từ các chứng từ ban đầu đến sổ Nhật ký chung TK623 đến sổ Cái TK623 và ghi vào BCTC cộng phát sinh cuối quý của TK623.
Sổ nhật ký chung: ghi chung cho các TK nên biểu mẫu cũng chính là biểu mẫu. Liên quan đến chi phí MTC, hàng ngày kế toán chi phí có trách nhiệm cập nhật các nghiệp vụ về chi phí MTC cùng với các nghiệp vụ chi phí khác. Các nghiệp vụ được cập nhật cũng phải tuân theo trình tự về thời gian của chứng từ ban đầu của tất cả các nghiệp vụ cập nhật vào sổ.
Từ sổ nhật ký chung, vào cuối mỗi quý, máy tính sẽ tự động lên các số cái trong đó có sổ cái TK 623 chỉ gồm các nghiệp vụ cùng loại TK. Chính vì vậy, sổ cái TK 623 chỉ gồm các nghiệp vụ liên quan đến TK 623. Các khoản mục trên sổ cái TK 623 cũng giống như các khoản mục trên các sổ cái khác.
Theo dõi sổ nhật ký chung (biểu mẫu 4) và sổ cái TK 623 ( biểu mẫu 19) ta thấy kế toán chi phí công ty đã ghi đầy đủ và đúng quy tắc các khoản mục trên sổ. Chẳng hạn nghiệp vụ hạch toán tiền lương tháng 9 cho công