Khỏi niệm về tuyển dụng và đào tạo lao động

4. CẤU TRÚC LUẬN VĂN:

2.1.2.Khỏi niệm về tuyển dụng và đào tạo lao động

Tuyển dụng và đào tạo lao động là những hoạt động cú tổ chức nhằm đảm bảo sự ổn định và nõng cao chṍt lượng của đội ngũ nhõn sự trong sản xuất kinh

doanh. Cỏc doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng và đào tạo lao động vỡ cỏc lớ do sau: Để chuẩn bị bự đắp vào những chỗ bị thiếu, bị bỏ trống. Sự bự đắp và bổ sung này diễn ra thường xuyờn nhằm duy trỡ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để chuẩn bị cho người lao động thực hiện được trỏch nhiệm và nhiệm vụ mới do sự thay đổi trong tổ chức về cơ cấu, luật phỏp, kỹ thuật cụng nghệ.

Để hoàn thiện khả năng của người lao động, để cú khả năng thực hiện những nhiệm vụ hiện tại cũng như trong tương lai một cỏch cú hiệu quả hơn.

2.2. Những nội dung chủ yếu của tuyển dụng và đào tạo lao động2.2.1. Cụng tỏc tuyển dụng lao động2.2.1. Cụng tỏc tuyển dụng lao động 2.2.1. Cụng tỏc tuyển dụng lao động

a. Xõy dựng kế hoạch tuyển dụng

 Cơ sở để xõy dựng kế hoạch tuyển dụng

 Phõn tớch cụng việc

Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh thu thập cỏc tư liệu và đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống cỏc thụng tin quan trọng cú liờn quan đến cỏc cụng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rừ bản chất của từng cụng việc. Đú là việc nghiờn cứu cỏc cụng việc để làm rừ: ở từng cụng việc cụ thể, người lao động cú những nhiệm vụ, trỏch nhiệm gỡ; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những mỏy múc, thiết bị, cụng cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; cỏc điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yờu cầu về kiến thức, kỹ năng và cỏc khả năng mà người lao động cần phải cú để thực hiện cụng việc. Phõn tớch cụng cú ý nghĩa quan trọng bởi vỡ nhờ cú phõn tớch cụng việc mà người quản lý xỏc định được cỏc kỳ vọng của mỡnh đối người lao động và làm cho họ hiểu được cỏc kỳ vọng đú, và nhờ đú người lao động cũng hiểu được cỏc nhiệm vụ, nghĩa vụ và trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng việc. Đồng thời, phõn tớch cụng việc là điều kiện để cú thể giỳp cho người quản lý đưa ra được cỏc quyết định tuyển dụng dựa trờn cỏc tiờu thức cú liờn quan đến cụng việc chứ khụng phải dựa trờn những tiờu chuẩn mơ hồ và mang tớnh chủ quan. Phõn tớch cụng việc được thể hiện

dưới hỡnh thức cỏc bản mụ tả cụng việc và bản yờu cầu của cụng việc với người thực hiện. Cỏc bản phõn tớch cụng việc này được sử dụng để mụ tả cỏc cụng việc đang cần tuyển người và quảng cỏo về cỏc vị trớ việc làm mới. Đồng thời được sử dụng để xỏc định cỏc kỹ năng và cỏc hoạt động, lấy đú làm tiờu thức để ra quyết định lựa chọn ứng viờn.

Khi lập kế hoạch tuyển dụng phải xỏc định rừ: những loại cụng việc gỡ sẽ được thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần được thay thế và bổ sung do cỏc nguyờn nhõn: thuyờn chuyển lao động, đề bạt, về hưu và những cụng việc mới phỏt sinh. Hơn nữa, nguồn nhõn lực cần được thay thế và bổ sung cú đặc điểm như thế nào, sẽ được thu hỳt từ đõu? Khả năng tỡm kiếm dễ hay khú, thời gian dài hay ngắn?...Tất cả những điều này đều phụ thuộc rất lớn vào phõn tớch cụng việc. Nếu hoạt động phõn tớch cụng việc của tổ chức được thực hiện tốt thỡ việc lập kế hoạch tuyển dụng của tổ chức sẽ dễ dàng hơn và ngược lại.

 Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc

“ Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc thường được hiểu là sự đỏnh giỏ cú hệ thống và chớnh thức tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của người lao động trong quan hệ so sỏnh với cỏc tiờu chuẩn đó được xõy dựng và thảo luận về sự đỏnh giỏ đú với người lao động”

Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc là một hoạt động quản lý nguồn nhõn lực quan trọng và luụn luụn tồn tại trong tổ chức. Mặc dự ở cỏc cụng ty nhỏ, đỏnh giỏ thực hiện cụng việc cú thể được thực hiện một cỏch khụng chớnh thức thụng qua sự đỏnh giỏ hàng ngày của người giỏm sỏt với cỏc nhõn viờn và sự đỏnh giỏ, gúp ý lẫn nhau giữa cỏc nhõn viờn nhưng hầu hết cỏc tổ chức đều xõy dựng cho mỡnh một hệ thống đỏnh giỏ chớnh thức. Trong một hệ thống chớnh thức, tỡnh hinh hoàn thành nhiệm vụ lao động của từng người lao động được đỏnh giỏ theo những khoảng thời gian được quy định với sự sử dụng những phương phỏp đỏnh giỏ đó được thiết kế một cỏch cú lựa chọn, tựy thuộc vào mục đớch của đỏnh giỏ. Tựy vào điều kiện cụ thể, cỏc kết quả đỏnh giỏ cần được phản hồi lại với người lao động để họ biết được mức độ thực hiện cụng việc của mỡnh và hiểu được cỏch thức thực hiện cụng việc tốt hơn.

Như vọ̃y, khi lọ̃p kờ́ hoạch tuyờ̉n dụng hay xác định nhu cõ̀u tuyờ̉n dụng. Những căn cứ mà tổ chức khụng thể xem xột đến đú là phõn tớch cụng việc và đỏnh giỏ thực hiện cụng việc. Hai căn cứ này nếu được thực hiện tốt và được xột đỳng đắn, sẽ là nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch tuyển dụng núi riờng và hoạt động tuyển dụng núi chung.

Cỏc chỉ tiờu chủ yếu của kế hoạch

Trước hết, cỏc chỉ tiờu kế hoạch tuyển dụng của tổ chức cú quan hờ chặt chẽ với kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức. Quy mụ và cơ cấu lực lượng lao động tuyển dụng của tổ chức phải được xỏc định dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của chớnh tổ chức đú: những loại lao động nào cần thiết tuyển dụng để đạt được mục tiờu của tổ chức? Số lượng lao động được tuyển để hoàn thành mỗi loại cụng việc, mỗi nghể là bao nhiờu?Do đú,kế hoạch sản xuất kinh doanh được xõy dựng ở 3 mức: dài hạn, ngắn hạn và tương ứng với nú cũng cần phải cú kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về tuyển dụng nhõn lực. Chỉ tiờu kế hoạch tuyển dụng phải xuất phỏt từ kế hoạch sản xuất kinh doanh,gắn với kế hoạch sản xuất kinh doanh và phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Cỏc phương phỏp cú thể được sử dụng bao gồm: - Phương phỏp tớnh theo năng suất lao động

Nội dung cơ bản của phương phỏp này là lấy tổng sản lượng năm kế hoạch (hiện vật hoặc giỏ trị) chia cho năng suất lao động của một người lao động năm kế hoạch sẽ được cầu nhõn lực năm kế hoạch của tổ chức. Sau đú lấy cầu nhõn lực năm kế hoạch trừ đi toonge nhõn lực hiện tại sẽ được nhu cầu nhõn lực năm kế hoạch.

Cụng thức: D= Q

W

Trong đú:

D: Cầu nhõn lực năm kế hoạch Q: Tổng sản lượng năm kế hoạch

Theo phương phỏp này cần chỳ ý tổng sản lượng năm kế hoạch và năng suất lao động của một lao động năm kế hoạch phải thống nhất đơn vị tớnh. Phương phỏp này cú ưu điểm là đơn giản va dễ tớnh nhưng sẽ dễ dẫn đến khụng chỳ ý tăng năng suất lao động vỡ năng suất lao động được sử dụng để tớnh thường là quy ước từ trước, khụng gắn với thực tế.

- Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn định biờn

Tiờu chuẩn định biờn là khối lượng cụng việc/nhiệm vụ mà mỗi người phải đảm nhận. Dự đoỏn cầu nhõn lực năm kế hoạch theo phương phỏp này sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành năm kế hoạch. Sau đú lấy cầu nhõn lực năm kế hoạch trừ đi lượng nhõn lực hiện cú năm bỏo cỏo sẽ thớnh được nhu cầu tuyển dụng năm kế hoạch.Phương phỏp này thớch hợp để dự bỏo cầu nhõn lực hay nhu cầu tuyển dụng năm kế hoạch của cỏc tổ chức thuộc ngành giỏo dục. y tế, phục vụ….

- Phương phỏp dự đoỏn nhu cầu nhõn lực của tổ chức dựa vào nhu cầu nhõn lực của từng đơn vị

Theo phương phỏp này, người quản lý ở từng đơn vị (phõn xưởng, phũng, ban) dựa vào mục tiờu của đơn vị, xỏc định khối lượng cụng việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch, dự đoỏn cần bao nhiờu nhõn lực để hoàn thành khối lượng cụng việc đú. Nhu cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ được tổng hợp từ nhu cầu nhõn lực của từng đơn vị.

Ưu điểm cơ bản của phương phỏp này là người quản lý ở từng đơn vị trong tổ chức thường cú những thụng tin chĩnh xỏc về nhiệm vụ, khối lượng cụng việc,..mà đơn vị mỡnh sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đú sẽ dự đoỏn chớnh xỏc hơn nhu cầu tuyển dụng.

Nhược điểm của phương phỏp này là để số liệu cần thiết cho dự đoỏn đũi hỏi phải cú sự hợp tỏc của nhiều người trong đơn vị. Hơn nữa mỗi người quản lý ở từng bộ phận, đơn vị cú thể sử dụng những giả định khỏc nhau cho sự phỏt triển đơn vị mỡnh trong tương lai. Đẻ khắc phục nhược điểm này người đứng đầu tổ chức phải thụng bỏo rừ mục tiờu dài hạn của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch, đưa ra những

ràng buộc về tài chớnh, vốn, lao động,… dưa vào đú người quản lý từng đơn vị cú những dự đoỏn hợp lý hơn.

- Phương phỏp tớnh theo tiờu chuẩn hao phớ lao động của một đơn vị sản lượng

Nội dung cơ bản của phương phỏp này là lấy tiờu chuẩn hao phớ lao động để sản xuất ra một đơn vị sản lượng (VD: 1 đơn vị sản phẩm) tớnh theo giờ - mức nhõn với tỏng sản lượng năm kế hoạch. Sau đú chia cho quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch ta được cầu lao động năm kế hoạch.

Cụng thức:

D=Q t*

T

Trong đú:

D: Cầu nhõn lực năm kế hoạch

Q: Tổng sản lượng cần phải sản xuất năm kế hoạch

t: Tiờu chuẩn hao phớ lao động cho 1 đơn vị sản lượng năm kế hoạch T: Tổng số giờ làm việc bỡnh quõn của một lao động năm kế hoạch - Phương phỏp chuyờn gia:

Dự đoỏn cầu nhõn lực dài hạn dựa vào ý kiến của cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực, cú thể là ý kiến của một nhúm chuyờn gia hoặc là ý kiến của cỏ nhõn như giỏm đốc nguồn nhõn lực hoặc chuyờn gia kế hoạch húa dài hạn. Cỏc chuyờn gia dựa vào đỏnh giỏ của họ về tỡnh hỡnh tổ chức trong tương lai, điốu kiện kinh tế, xó hội của tổ chức, với kinh nghiệm mà họ đó từng tớnh lũy được sẽ đua ra phương ỏn dự đoỏn cầu nhõn lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.

Ngoài ra chỉ tiờu chi phớ tuyển dụng cũng là một chỉ tiờu cần phải quan tõm Chi phớ cho tuyển dụng bao gồm:

- Chi phớ thời gian thụng qua cỏc cấp bậc trong doanh nghiệp cũng như cỏc chuyờn viờn quản trị nhõn lực trong việc xỏc định và xõy dựng nhu cầu tuyển dụng;

- Thự lao trả cho cỏc văn phũng tuyển dụng;

- Chi phớ thời gian trong cụng việc duyệt cỏc thư và hồ sơ xin việc cũng như văn phũng vấn ứng viờn;

- Chi phớ liờn quan tới việc sắp xếp cho nhõn viờn mới, mất mỏt gõy ra do năng xuất của nhõn viờn mới dưới mức bỡnh thường trong khoảng thời gian làm quen với cụng việc cũng như thớch nghi với mụi trường làm việc .

Tựy vào từng đợt tuyển dụng khỏc nhau mà việc phõn bố chi phớ tuyển dụng là khỏc nhau. Tuy nhiờn, việc phõn bố chi phớ tuyển dụng cũng chỉ tập trung vào một số loại chi phớ cơ bản trờn.

Trong kế hoạch tuyển dụng, tổ chức cần dự tớnh tổng chi phớ tuyển dụng cho cả thời ký kế hoạch dựa vào kế hoạch chi phớ chung dựa vào nhu cầu tuyển dụng và mức chi phớ bỡnh quõn trờn đầu người mới tuyển (nếu tổ chức quy định hoặc dự tớnh mức này).

b. Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng Xõy dựng tiờu chuẩn tuyển dụng

Tổ chức đó hoàn tất quỏ trỡnh thu hỳt ứng viờn của quỏ trỡnh tuyển dụng và tổ chức đang rất cú nhiều hồ sơ ứng viờn. Vậy tổ chức phải làm gỡ tiếp theo để xỏc định được ứng viờn phự hợp nhất?

Lựa chọn ứng viờn là quỏ trỡnh so sỏnh nhiều ứng viờn khỏc nhau với cỏc tiờu chuẩn tuyển dụng để xỏc định ứng viờn đỏp ứng tốt nhất . So sỏnh cỏc ứng viờn là một việc khú, nhất là khi tổ chức cú rất nhiếu cỏc ứng viờn. Vỡ vậy, trước khi tiến hành đỏnh giỏ ứng viờn tổ chức cần cỏc định được quy trỡnh và cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ cựng một phương phỏp thống nhất để so sỏnh nhằm tỡm ra ứng viờn phự hợp nhất.

Tổ chức nờn dựa trờn “bản mụ tả cụng việc” và “bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện” hoặc dựa trờn “bản yờu cầu ứng viờn” (nếu cú) để lập ra một bảng liệt kờ những tiờu chuẩn đỏnh giỏ và tiến hành đỏnh giỏ mỗi ứng viờn theo cỏc tiờu chuẩn đú.

Vớ dụ: Danh sỏch cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ cho vị trớ đại diện bỏn hàng. -Hiểu biết về quảng cỏo

-Kỹ năng thuyết trỡnh -Kỹ năng giao tiếp

-Kỹ năng làm việc với người khỏc -Khả năng diễn đạt

-Kỹ năng huấn luyện -Kỹ năng làm việc nhúm -Trỡnh độ học vấn

-Kinh nghiệm làm việc -Coi trọng khỏch hàng

Khi xõy dựng cỏc tiờu chớ hay tiờu chuẩn đỏnh giỏ, hóy chỳ ý độ tin cậy và mức độ phự hợp của cỏc tiờu chuẩn ma tổ chức đó chọn. Chỉ chọn những tiờu chuẩn mà nhiều người cú thể đỏnh giỏ hoặc nhận biết một cỏnh thống nhất và cú liờn quan tới hiệu quả cụng việc của vị trớ đú.

Chưa cú nghiờn cứu cụ thờ về mức độ phự hợp của cỏc tiờu chuẩn tuyển dụng mà doanh nghiệm hiện đang sử dụng để xỏc định những tiờu chuẩn nào cú độ phự hợp cao hơn. Tuy nhiờn, trờn phạm vi chung, nghiờn cứu đó chỉ ra rằng kinh nghiệm làm việc, kỹ năng giao tiếp cỏ nhõn và trỡnh độ học vấn cú thể bỏo trước hiệu quả làm việc một cỏnh tương đối chớnh xỏc.

Cú 2 phương phỏp thường dựng để so sỏnh cỏc ứng viờn là xếp hạng và chấm điểm. Sau đõy chỳng ta sẽ lần lượt tỡm hiểu từng phương phỏp:

 Phương phỏp chấm điểm: Để so sỏnh cỏc ứng viờn cần chấm điểm từng ứng viờn theo cỏc tiờu chuẩn xột tuyển. Điểm cho mỗi tiờu chuẩn cần được quy định cụ thể.

Vớ dụ, người ta cú thể sử dụng một thang điểm đơn giản từ 1 đến 6 cho tất cả cỏc tiờu chuẩn tuyển dụng như sau:

1 2 3 4 5 6

Yờ́u Trung bình Trung bình khá Khá Tụ́t Xuṍt sắc 1(Yếu): Khụng đạt yờu cầu

2(Trung bỡnh): Chưa đạt yờu cầu ở một số mặt, cần cố gắng 3(Trung bỡnh khỏ): Đạt yờu cầu

4(Khỏ): Vượt yờu cầu ở một số mặt, cú những thể hiện và thành tớch đỏng khớch lệ ở cụng ty cũ và cú thể phỏt huy tại tổ chức mới

5(Tốt): Vượt yờu cầu về mọi mặt, cú những thể hiện và thành tớch tốt tại cụng ty cũ và cú thể phỏt huy tại tổ chức mới

6(Xuất sắc): Vượt yờu cầu và mong đợi về mọi mặt, cú những thể hiện và thành tớch xuất sắc tại cụng ty cũ và cú khả năng đúng gúp vượt trội tại tổ chức mới

 Phương phỏp xếp hạng: Ứng viờn được xếp hạng theo cỏc tiờu chuẩn tuyển dụng.

Nhược điểm: Phải xỏc định được mức độ quan trọng của mỗi tiờu chuẩn trong đỏnh giỏ tổng thể. Việc xếp hạng khụng thể tiến hành được cho đến khi đó đỏnh giỏ xong tất cả cỏc ứng viờn. Nếu cú nhiều ứng viờn thỡ thật khú cú thể nhớ chớnh xỏc thụng tin của mỗi ứng viờn.

Khụng cú phương phỏp nào là hoàn hảo và tất cả chỳng ta đều cú thể cho điểm những ứng viờn mà chỳng ta thớch cao hơn so với những ứng viờn mà chỳng ta