Để dự án triển khai hiệu quả, Ban giám đốc thành lập Ban quản lý dự án gồm 21 thành viên, bao gồm bộ phận tin học và quản lý, người am hiểu công nghệ thông tin và quy trình hoạt động doanh nghiệp để trực tiếp tham gia thực hiện và theo dõi dự án. Công ty phối hợp chặt chẽ với đối tác, đã tổ chức nhiều cuộc họp phân tích xem xét những công việc, nội dung, quy trình nào cần sửa đổi phù hợp với thực tế Công ty. Những quy trình nào cần phải tổ chức thay đổi lại cách thực hiện, kể cả cơ cấu tổ chức hoạt động để phù hợp với quy trình chuẩn. Từ đó, ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, phòng ban, các đơn vị, nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Dự án xây dựng và thống nhất các quy trình, giải pháp thực hiện trong suốt thời gian triển khai các phân hệ của hệ thống ERP.
- Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án.có 4 cách triển khai ERP được sử dụng phổ biến, đó là:
Chiến lược – Big Bang
Triển khai từng bộ phận – Franchising
Tập trung vào các qui trình chủ đạo - Slam dunk Theo yêu cầu - On-Demand
phương pháp này chiếm ưu thế trong quá trình triển khai ERP ban đầu nhưng một vài công ty vẫn dám thử nghiệm phần mềm này bởi vì phần mềm này yêu cầu toàn bộ công ty phải linh động và thay đổi để thích ứng. Hầu hết những câu chuyện kinh khủng về việc triển khai ERP từ cuối thập niên 90 đã đưa ra lời cảnh báo chúng ta về các công ty đang sử dụng chiến dịch này. Để mọi thành viên trong cùng công ty hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm cùng lúc là một nỗ lực vô cùng lớn lao. Không thành viên nào trong công ty có bất cứ kinh nghiệm nào trong việc sử dụng phần mềm, do vậy không thành viên nào có thể chắc chắn rằng liệu phần mềm này có hoạt động có hiệu quả hay không. Nhiều phòng ban có các hệ thống máy tính đã được tùy chỉnh để phù hợp với những cách thức làm việc của họ. Trong hầu hết các trường hợp, ERP không đưa ra hàng loạt các chức năng cũng chẳng đưa ra bất cứ sự an ủi nào về việc quen thuộc với một hệ thống vốn có. Trong nhiều trường hợp tốc độ triển khai với hệ thống phần mềm mới này sẽ gặp rào cản bởi vì nó chủ yếu phục vụ cho toàn hệ thống công ty hơn là một phòng ban cá biệt nào đó.
Triển khai từng bộ phận - Franchising - Cách tiếp cận này phù hợp với các công ty lớn và đa dạng về lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà không chia sẻ các quy trình chung xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Các hệ thống ERP độc lập được cài đặt ở từng đơn vị thành viên của doanh nghiệp đó trong quá trình kết nối các quy trình chung chẳng hạn như Kế toán tài chính trong toàn bộ doanh nghiệp. Cách tiếp cận này được coi là cách triển khai ERP phổ biến nhất . Trong nhiều trường hợp, mỗi đơn vị thành viên của doanh nghiệp đều có nhu cầu sử dụng ERP riêng biệt, đó là một hệ thống và cơ sở dữ liệu tách biệt. Các hệ thống kết nối với nhau chỉ để chia sẻ thông tin cần thiết đối với công ty để tạo ra được một bức tranh toàn cảnh xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của từng đơn vị thành viên (như doanh thu của đơn vị thành viên) hoặc cho các quy trình mà không khác nhau quá nhiều giữa đơn vị thành viên này với đơn vị thành viên khác (có lẽ là lợi ích của bộ phận nhân sự). Thông thường, việc triển khai này thường bắt đầu bằng việc cài đặt thí điểm ở một đơn vị thành viên với những nhân viên có suy nghĩ thoáng rộng và kiên nhẫn nơi mà bất luận dù có sự cố gì nảy sinh thì giá trị kinh doanh cốt lõi của công ty cũng không bị phá vỡ. Khi đội dự án triển khai và chạy chương trình và khắc phục sai sót phát sinh thì bắt đầu bán sản phẩm ERP cho các đơn vị thành viên khác, tiên phòng triển khai thí điểm là một kiểu tham khảo đánh giá của khách hàng ngay nội tại công ty. Kế hoạch cho loại hinhg triển khai này này mất rất nhiều thời gian.
Tập trung vào các qui trình chủ đạo - Slam dunk -Theo phương pháp này ERP thiết kế các quy trình mà chủ yếu chỉ tập trung vào một số quy trình chủ đạo như các quy trình tích hợp trong phân hệ Tài chính của hệ thống ERP. Slam dunk thường áp dụng đối với các công ty nhỏ mong muốn phát triển vào hệ thống ERP. Ở đây mục tiêu của họ là triển khai và chạy hệ thống ERP một cách nhanh chóng và tạo ra sự tái kỹ nghệ thú vị ủng hộ cho các quy trình “bị đóng hộp” của hệ thống ERP. Một vài công ty đã tiếp cận hệ thống ERP theo cách này có thể yêu cầu rất nhiều sự đền đáp lại của hệ thống mới này. Hầu hết sử dụng nó 52
như một cơ sở hạ tầng để hỗ trợ cho những nỗ lực cài đặt thông minh hơn trong chặng đường triển khai nó. Tuy nhiên rất nhiều công ty phát hiện ra rằng một hệ thống ERP bị ép buộc này hiệu quả hơn so với một hệ thống vốn có chút ít bởi vì nó không buộc nhân viên của công ty đó thay đổi bất cứ thói quen nào của họ. Thực tế, làm công việc tái kỹ nghệ quy trình khó khăn này có thể gặp nhiều thách thức hơn nếu như không có bất cứ hệ thống nào bởi vì theo quan điểm đó thì vài cá nhân nào đó trong công ty sẽ cảm thấy thu được nhiều lợi ích hơn.
Theo yêu cầu - On-Demand Nibble - Có vẻ thực sự thích hợp khi bạn xem cách tiếp cận này trong các doanh nghiệp qui mô nhỏ và tầm trung mà vốn dĩ họ đã mất hết kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, còn ở trong các công ty lớn thì cũng quá tải với hàng núi các thao tác và thực tế sẽ không bao giờ có thể tiêu chuẩn hóa vào trong một hệ thống hoặc nếu không sẽ bị thiêu cháy bởi những triển lãm ERP đắt đỏ, thiếu thiện cảm trong quá khứ. Trong trường hợp này, các công ty hướng vào các nhà cung cấp ERP phần mềm dịch vụ hoặc phần mềm theo yêu cầu đang trong giai đoạn phát triển có thể đề xuất như sau:
- Số lần triển khai nhanh hơn (không có phần mềm cài đặt tại chỗ, thực vậy, với cách này thời gian cài đặt giảm đi đáng kể)
- Nâng cấp thường xuyên hơn, dễ dàng hơn (những điều này có thể xảy ra một cách tự động bởi vì nhà cung cấp giải pháp phần mềm này quản lý các ứng dụng và có thể khắc phục và sửa lỗi thường xuyên hơn) và chi phí trả trước rẻ hơn (thẻ giá của phần mềm đó có thể là rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng cài đặt tại chỗ truyền thống bởi vì giá đăng ký dựa trên nền tảng áp dụng mỗi người dùng/tháng đồng thời chi phí tư vấn và tích hợp giảm một cách đáng kể.
• Quy trình triển khai ERP
Mô tả chi tiết các giai đoạn của quy trình
TT
Các bước triển khai Nôi dung chi tiết