IV. Một số điểm lư uý khi áp dụng ERP
2.Chi tiết giải pháp
Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý một cách chặt chẽ trong mọi DN. Chính vì vậy mà rất nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, từ trưởng phòng cho đến giám đốc, tổng giám đốc … tùy vào giá trị của đơn hàng. Hệ thống ERP sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng… và cho phép ủy quyền phê duyệt nếu người phê duyệt không trực tiếp tiến hành.
Đánh giá chất lượng cung ứng
Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể biết được dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được yêu cầu mua hàng và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng. Một vấn đề cần lưu tâm là việc kiểm tra chất lượng hàng mua. Với chức năng này của hệ thống, DN có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.
Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm
Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả cũng nhận được thông tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ, đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa (số lượng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.
Quản lý tiến độ đơn hàng
Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa nhờ số liệu của kế toán phải trả. Thế nên, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.
Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai
Lãnh đạo DN có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý thông thường mà các hệ thống ERP còn đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống sẽ không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu khoản mục đó vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.
Song song với yêu cầu trên thì yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của DN cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm hóa dịch vụ, DN có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết (thông qua điều
đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Đồng thời hệ thống còn hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.