NVL:
1. Công tác chuẩn bị trước khi mua:
Như đã phân tích ở trên trong khâu chuẩn bị trước khi mua ở quy trình xác định nhu cầu NVL và theo thực tế đã diễn ra thì sự mua sắm NVL của doanh nghiệp thường tăng lên đáng kể của quý sau so với quý trước mặc dù số lượng công trình thi công, sản xuất không thay đổi từ 2008 đến 2009. Nhận thấy được chi phí dành cho việc mua thêm NVL đấy tăng lên một khoản không nhỏ khiến cho tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cũng tăng lên cho nên công ty đã tìm ra nguyên nhân và có biện pháp cải thiện.
Để tạo thuận lợi cho việc xây dựng, đánh giá, áp dụng và sửa đổi hệ thống định mức tiêu dùng NVL, xí nghiệp đã cử ra 2 cán bộ trong phòng kỹ thuật- kế hoạch chuyên trách theo dõi công tác xây dựng định mức. Hệ thống định mức tiêu dùng của xí nghiệp hiện nay đã hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế hơn. Định mức tiêu dùng một số loại NVL giảm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Vấn đề này đã tiết kiệm được một lượng NVL, làm giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh. Chính vì vậy, việc điều chỉnh , nâng cấp định mức tiêu dùng NVL để nó ngày càng trở nên tiên tiến, hiện thực phù hợp với sự thay đổi của nhu cầu thị trường.
Để hiểu rõ hơn về tình hình thực hiện định mức của doanh nghiệp và hiệu qủa của nó ta theo dõi qua lượng mua NVL cho công trình văn phòng điều hành dự án Khu đô thị mới Ngã Năm sân bay Cát Bi - Hải Phòng sau:
Bảng 2.2.1: Bảng một số NVL cho công trình văn phòng điều hành dự án Khu đô thị mới Ngã Năm sân bay Cát Bi - Hải Phòng ( năm 2010)
(Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật)
Stt Tên vật tư Đvt Đm Số lượng phát sinh Chênh
lệch Đơn giá Chênh lệch
ĐK Xuất kho Sử dụng CK Tăng Giảm 1 Xi măng PC đen Tấn 1,15 1,26 1,26 0.35 1.056.000 116.160 2 Cát vàng m3 2,022 2,022 2,022 0 158.400 0 3 Đá dăm 1x2 m3 2,8 1,2 1,2 -1,6 224.400 359.040 4 Đá dăm 4x6 m3 2 1,5 1,5 -0.5 200.000 100.000 5 Sơn Kg 12,1 9,2 9,2 -2,9 20.000 58.000 6 Thép kg 49900 49908 49908 8 20.700 165.600 7 Gỗ cốp pha m3 1,360 1,142 1,142 0,218 2.722.000 593.396 8 Tổng 281.760 1.110.436
Từ đó ta thấy được chênh lệch giảm mà doanh nghiệp thực hiện được khi mua NVL là : 828.676.
Mặt khác, năm 2010 doanh nghiệp cũng đã chú trọng đến xác định định mức hao phí NVL nhằm kiểm soát dễ dàng hơn lượng NVL trong kho để kịp thời có kế hoạch mua sắm.
Bảng 2.2.2: Định mức hao phí NVL ( năm 2010)
Loại hao phí Tỷ lệ ( %)
Hao phí trong khâu dự trữ 2
Hao phí trong khâu sơ chế 4
Hao phí trong khâu lắp ráp 1
Hao phí trong khâu bảo quản 1
Tổng 10
(Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật)
Nhận thấy định mức hao phí NVL ở mức 10% này vẫn còn chưa được tốt, doanh nghiệp tiếp tục nghiên cứu và tìm cách cải thiện bảng định mức này ở 2011- 2012 như sau:
Bảng 2.2.3: Định mức hao phí NVL ( năm 2011-2012)
Loại hao phí Tỷ lệ ( %)
Hao phí trong khâu dự trữ 1,1
Hao phí trong khâu sơ chế 3,2
Hao phí trong khâu lắp ráp 0,9
Hao phí trong khâu bảo quản 0,8
Tổng 6
(Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật)
Bảng định mức này kết hợp với việc xác định định mức tiêu dùng NVL ở trên đã giúp doanh nghiệp có một nền tảng để điều chỉnh và mua sắm NVL hợp lí hơn, giảm thiểu hao phí NVL và tiết kiệm được chi phí một cách đáng kể khiến cho lợi nhuận cũng như khả năng cạnh tranh của công ty tăng lên.
2. Công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu:
Như đã chỉ ra ở trên trong quy trình này ở bước 1: Lập danh sách nhà cung ứng và bước 2: Tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm nhất định qua các năm 2008-2009, chính vì thế công ty đã chủ động và linh hoạt hơn tìm biện pháp khắc phục. Để thấy rõ được sự khắc phục đó, ta sẽ đi xem xét từng sự khắc phục ở bước 1 và bước 2 trong quy trình này của doanh nghiệp.
Đối với việc lập danh sách nhà cung ứng công ty nhận thấy tầm quan trọng của việc đa dạng và mở rộng các nhà cung ứng nên đã cử hai nhân viên của phòng Vật tư – Thiết bị chuyên nghiên cứu thị trường nhà cung ứng NVL để từ đó lập ra và tạo mối quan hệ đối với những nhà cung ứng đó. Cụ thể hơn, đến 2011-2012 danh sách các nhà cung ứng của công ty đã tăng lên và đa dạng hơn rất nhiều so với trước đây
Khắc phục được điều này khiến cho hiệu quả mua NVL của doanh nghiệp được cải thiện đáng kể, với lượng danh sách nhà cung ứng doanh nghiệp luôn có nhiều lựa chọn để tìm cho mình được nhà cung ứng đạt yêu cầu và phù hợp nhất với tiêu chí của công ty đưa ra.
Bên cạnh đó, công ty cũng đã chủ động tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng bằng cách cử nhân viên đi khảo sát thị trường và tìm kiếm thêm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhằm phục vụ cho những bước đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng được phù hợp hơn.
Như vậy qua bức tranh tổng quan trên ta cũng đã có thể thấy được những nỗ lực hoàn thiện các khâu, các quy trình mua sắm NVL để mang lại hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự chủ động, linh hoạt hơn trong các quy trình chuẩn bị cũng như mua sắm càng ngày càng được công ty chú trọng và các giải pháp đổi mới thường xuyên được đưa ra để khắc phục nhằm giúp công ty kinh doanh được hiệu quả tối đa nhất.
Bảng 2.2.4. : Danh sách các nhà cung ứng NVL 2011-2012
TT Sản phẩm Nhà cung cấp
1 Thép xây dựng Công ty TNHH Sơn Trường Công ty TNHH Vận tải Vật tư
Chi nhánh HTX Vận tải ô tô Tân Phú Cty CP Thép và VTCN Simco
Cty TNHH Kim khí Hoàng Phong Cửa hàng Phương Nam
Cty TNHH ống thép 190 Cty ống thép Vinapipe
2 Xi măng Công ty TNHH Anh Thư
Công ty TM Anh Minh
Cty TNHH TM và VT An Thành Cty CP VT Quang Anh
Đại lý Xi măng Nghi Sơn 3 Cát, đá, gạch Công ty CP Xây dựng Tiến Lộc
Công ty CP Thương mại Tiến Phát
Công ty CP Đầu tư quốc tế Đại Tây Dương Cty Đồng Tâm Hạ Long
Cty CP VLXD Hà Nội
Cty TNHH TM và DL Minh Lan Cty CP phát triển Khoáng sản
Cty CP Đầu tư XD và SX VLXD Nam Thắng 4 Các loại cọc bê tông Công ty TNHH Song Hoàng
Công ty Cổ phần Bạch Đằng 5 Công ty LICOGI 20
Cty Cầu 9 Thăng Long Cty TNHH Ánh Hồng
5 Bê tông thương phẩm Công ty CP lien doanh bê tông Thành Hưng 6 Gỗ dán và gỗ các loại DNTN Trường Cát
DNTN Thông Phượng
7 Các loại NVL khác Công ty TNHH Tân Trường Thành Công ty TNHH TM Bích Vân Công ty TNHH Thắng Thanh Công ty TNHH cơ điện Trần Phú