KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI DNTN PHƢƠNG NAM
4.2.1. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vốn bằng tiền tại DNTN Phƣơng Nam tiền tại DNTN Phƣơng Nam
Cũng nhƣ mọi Doanh nghiệp thƣơng mại khác, bên cạnh những ƣu điểm của mình Doanh nghiệp không tránh khỏi những hạn chế. Với thực tế tại DNTN Phƣơng Nam, em xin đƣa ra một vài giải pháp dƣới đây nhằm góp phần nâng cao hơn công tác kế toán và quản lý vốn bằng tiền để đáp ứng sự mở rộng ngày càng cao của Doanh nghiệp.
4.2.1.1.Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác quản lý và thu hồi công nợ
- Cơ sở đƣa ra biện pháp: Hiện nay nhu cầu vốn của Doanh nghiệp ngày một lớn, nhƣng một số khách hàng lại mua chịu, có những trƣờng hợp đã đến hạn thanh toán nhƣng khách hàng vẫn còn xin gia hạn nợ.
- Nội dung của biện pháp:
+ Để khắc phục tình hình trên theo em Doanh nghiệp nên tăng cƣờng công tác quản lý và thu hồi công nợ, giảm lãi vay và nợ khó đòi. Lãnh đạo Doanh nghiệp nên giao trách nhiệm thu hồi nợ cho từng cá nhân, phòng ban.
+ Đối với một số trƣờng hợp Doanh nghiệp nên xem xét kỹ khả năng tài chính để đƣa ra quyết định đúng đắn về việc cho nợ và thanh toán. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán sớm hoặc ứng trƣớc thì Doanh nghiệp nên có những chính sách chiết khấu phù hợp.
+ Về các khoản nợ quá hạn Doanh nghiệp nên cho nhân viên đến tận nơi để đôn đốc khách hàng trả nợ.
- Mục đích của biện pháp: Doanh nghiệp thực hiện đƣợc những biện pháp trên sẽ làm cho vòng quay vốn nhanh, có thể mở rộng hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận.
4.2.1.2. Giải pháp 2: Tăng cƣờng khả năng thanh toán vốn bằng tiền của Doanh nghiệp
- Cơ sở đƣa ra biện pháp: Qua bảng so sánh hệ số khả năng thanh toán năm 2012 và năm 2013 (Bảng 3.3), hệ số khả năng thanh toán nhanh và hệ số khả năng thanh toán
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 126
vốn bằng tiền của Doanh nghiệp thấp chính vì vậy chƣa đáp ứng đƣợc khả năng thanh toán của mình.
- Nội dung của biện pháp: Để tăng khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán vốn bằng tiền Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp hợp lý.
+ Để tăng khả năng thanh toán nhanh Doanh nghiệp nên cắt giảm bớt lƣợng hàng tồn kho, những sản phẩm nào khách hàng có nhu cầu sử dụng nhiều thì nên dự trữ, nhƣng cần tìm hiểu và nghiên cứu thị trƣờng để biết đƣơc lƣợng hàng dự trữ bao nhiêu là hợp lý.
+ Để tăng khả năng thanh toán vốn bằng tiền Doanh nghiệp cần tính đƣợc mức dự trữ lƣợng tiền trong một kỳ kinh doanh bao nhiêu là tối ƣu để có thể có khả năng đáp ứng đƣợc nhu cầu thanh toán nhanh, không nên để lƣợng tiền dự trữ quá ít, để khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán mà Doanh nghiệp không đáp ứng kịp thời thì phải đi vay, phát sinh thêm chi phí lãi vay.
- Mục đích của biện pháp: Tính đƣợc mức dự trữ hàng tồn kho cũng nhƣ mức dự trữ tiền tối ƣu một cách tƣơng đối chính xác và hợp lý sẽ giúp cho Doanh nghiệp tăng đƣợc khả năng thanh toán vốn bằng tiền của mình.
4.2.1.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự phòng kế toán
- Cơ sở đƣa ra biện pháp: Hiện tại Doanh nghiệp ngày càng mở rộng phạm vi kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên Doanh nghiệp chỉ có 3 nhân viên kế toán nên khối lƣợng công việc mà một nhân viên kế toán phải giải quyết là rất lớn mặc dù đã có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Việc một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán có thể dẫn đến công việc bị chồng chéo và điều quan trọng là không kịp thời báo cáo khi cấp trên yêu cầu đột ngột.
- Nội dung của biện pháp: Doanh nghiệp nên tuyển thêm nhân việc kế toán để có thể phụ trách đƣợc nhiều phần hành kế toán, tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và lập bảng kiểm kê quỹ để việc theo dõi đối chiếu số tiền thực tế có tại quỹ với sổ quỹ gặp không còn gặp nhiều khó khăn.
- Mục đích của biện pháp: Tuyển thêm nhân viên kế toán sẽ giúp giảm bớt đƣợc công việc, hiệu quả công việc đƣợc nâng cao, mọi chứng từ phát sinh đều đƣợc nhập vào máy ngay trong ngày tránh bị ùn tắc cuối tháng, giúp cho việc lên báo cáo kịp thời và chính xác.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 127
4.2.1.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ
- Cơ sở đƣa ra biện pháp: Việc kiểm kê quỹ của Doanh nghiệp chƣa đƣợc tiến hànhđịnh kỳ vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm. Vì thế khi muốn kiểm tra đột xuất thì Doanh nghiệp không có số liệu để đối chiếu, kiểm tra kịp thời.
- Nội dung của biện pháp:
+ Kế toán nên tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm và có thể kiểm kê đột xuất khi có nhu cầu hoặc khi bàn giao quỹ để xác định đƣợc số chênh lệch (nếu có) giữa tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ quỹ để từ đó tăng cƣờng quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch.
+ Khi tiến hành kiểm kê quỹ, phải lập ban kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán tiền mặt là các thành viên. Trƣớc khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Mọi khoản chênh lệch đều phải báo cáo cho Ban Giám đốc xem xét.
+ Khi tiến hành kiểm kê quỹ, ban kiểm kê quỹ phải lập Bảng kiểm kê quỹ thành 2 bản:Một bản lƣu ở thủ quỹ còn một bản lƣu ở kế toán thanh toán.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 128
Đơn vị: ... Bộ phận: ...
Mẫu số:08a-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ)
Hôm nay, vào … giờ … ngày … tháng … năm …
Chúng tôi gồm: Số: - Ông/Bà: ... đại diện kế toán - Ông/Bà: ... đại diện thủ quỹ - Ông/Bà: ... đại diện ... Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng (tờ) Số tiền
A B 1 2 I II 1 2 3 4 5 III Số sƣ theo sổ quỹ: Số kiểm kê thực tế: Trong đó: - Loại - Loại - Loại - Loại - … Chênh lệch (III=I-II): x x x …. …. - Lý do: + Thừa:... + Thiếu: ... Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ...
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngƣời chịu trách nhiệm kiểm kê
(Ký, họ tên)
- Mục đích của biện pháp:
+ Ngăn ngừa tham ô, lãng phí, đồng thời nâng cao trách nhiệm của ngƣời quản lý quỹ. + Giúp việc ghi chép, theo dõi sổ sách đúng với thực tế.
+ Giúp cho lãnh đạo Doanh nghiệp biết chính xác số lƣợng tài sản hiện có.
4.2.1.5. Giải pháp 5: Xác định mức tồn quỹ tối ƣu theo mô hình Miller – Orr
- Do Doanh nghiệp chƣa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể nên dẫn tới tình trạng số tiền mặt tại quỹ của Doanh nghiệp không ổn định có lúc nhiều lúc ít. Chính vì thế mà đôi khi có thể gây ra không ít khó khăn cho Doanh nghiệp trong việc
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 129
chi tiêu tiền mặt phục vụ cho nhu cầu kinh doanh hoặc có thể gây ứ đọng nhiều tiền mặt làm cho vòng quay của đồng vốn bị chậm lại.Trên thực tế do chƣa tính toán kỹ đƣợc kế hoạch chi tiêu nên có khi thủ quỹ vừa mới xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng thì, một vài hôm sau đã phải đến ngân hàng rút tiền về vì có khoản phát sinh cần đến tiền mặt.
- Vì vậy mà Doanh nghiệp cần phải thƣờng xuyên nghiên cứu thị trƣờng, phát hiện ra nhu cầu thị trƣờng và tìm ra khả năng, thế mạnh của Doanh nghiệp mình để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, chiến lƣợc phát triển trong tƣơng lai cũng nhƣ đề ra các mục tiêu, phƣơng hƣớng phát triển. Có nhiều cách để xác định mức dự trữ tối ƣu nhƣng có hai cách hay đƣợc dùng nhất trong thực tế là xác định mức ngân quỹ tối ƣu khi Doanh nghiệp dự đoán đƣợc tƣơng đối chính xác các khoản thực thu và thực chi của mình và xác định mức ngân quỹ tối ƣu khi doanh nghiệp không dự đoán đƣợc chính xác.
- Để xác định đƣợc mức tồn quỹ bao nhiêu là hợp lý Doanh nghiệp cần xây dựng định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể, phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình trong từng thời kì. Định mức này có thể đƣợc xác định một cách linh hoạt, thích ứng với sự biến động của kinh doanh và dịch vụ. Tình hình thực tế tại Doanh nghiệp em nhận thấy nên xác định mức tồn quỹ tối ƣu trong trƣờng hợp Doanh nghiệp không dự đoán đƣợc chính xác các khoản thực thu và thực chi ngân quỹ. Đây chính là việc xác định mức tồn quỹ tối ƣu theo mô hình Miller – Orr.
- Nhƣ vậy, mô hình này cho phép quản lý ngân quỹ ở mức độ hoàn toàn tự do. Khi mức tồn quỹ thực tế lớn hơn mức tồn quỹ tối ƣu nhƣng khi nó chƣa đạt đƣợc giới hạn trên thì Doanh nghiệp chƣa cần mua chứng khoán. Ngƣợc lại, khi mức tồn quỹ thực tế nhỏ hơn so với mức tồn quỹtối ƣu nhƣng chƣa đạt đến giới hạn dƣới của Doanh nghiệp cũng chƣa cần phải bán chứng khoán để bổ xung ngân quỹ.
- Áp dụng mô hình Miller – Orr, ta có thể xác định mức tồn quỹ tối ƣu hàng tháng của Doanh nghiệp theo công thức sau:
Trong đó: Z là mức tồn quỹ tốiƣumột tháng; F là chi phí giao dịchmột lần giao dịch;
là lƣợng tiền thu của một tháng trừ đi lƣợng tiền chi của một tháng; K là lãi suất của một tháng;
L là số dƣ tối thiểu; 2 3 3* * 4* F Z K + L
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 130
- Trên thực tế, việc sử dụng mô hình Miller–Orr rất dễ dàng, gồm các bƣớc sau:
+Bƣớc 1: Doanh nghiệp phải xác định cho mình mức tồn quỹ tối thiểu (giới hạn dƣới).
+Bƣớc 2: Doanh nghiệp phải ƣớc tính đƣợc phƣơng sai của thu chi ngân quỹ.
+Bƣớc 3: Xác định lãi suất và chi phí giao dịch của một lần mua bán chứng khoán.
+Bƣớc4: Tính giới hạn trên và mức tồn quỹ theo thiết kế. Và đƣa ra các quyết định quản lý. Sau khi đã dự toán đƣợc nhu cầu tiền và xác định đƣợc mức tồn quỹ tối ƣu hay với khoảng biến động mức tồn quỹ (theo mô hình Miller– Orr). Từ đó, lập ra kế hoạch quản lý ngân quỹ cho tháng tới.
- Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ: Khi mức tồn quỹ của Doanh nghiệp vƣợt quá mức tồn quỹ tối ƣu hoặc đạt giới hạn trên (theo mô hình Miller – Orr), trong ngân quỹ của Doanh nghiệp sẽ có một khoản tồn quỹ nhàn rỗi.Khi đó, nhà quản lý tài chính sẽ tìm cách gia tăng khoản tồn quỹ nhàn rỗi. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số cách thức sau:
+ Đầu tƣ chứng khoán dễ bán trên thị trƣờng chứng khoán và các giấy tờ có giá khác (tín phiếu kho bạc, chứng chỉ tiền gửi, hợp đồng mua lại,… ) nhƣng việc đầu tƣ phải luôn tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc an toàn. Doanh nghiệp tồn tại trên thƣơng trƣờng với danh nghĩa là khách hàng và nhà cung cấp chứ không phải là nhà đầu cơ trên thị trƣờng chứng khoán. Hoạt động đầu tƣ vào lĩnh vực này tạo nên tính lỏng cho ngân quỹ thể hiện ở việc có thể trở thành một trong những nguồn tài trợ cho nhu cầu tiền mặt dƣơng ở kỳ nào đó trong tƣơng lai. Doanh nghiệp cần phải quản lý một danh mục đầu tƣ hợp lý sao cho lợi nhuận thu đƣợc phải bù đắp đƣợc các rủi ro và mức lợi tức mong muốn của Doanh nghiệp .
+ Góp vốn liên doanh với các đơn vị khác: Số tiền dùng để góp vốn này phải là số tiền dƣ thừa với thời kỳ tƣơng đối dài nhƣng Doanh nghiệp chƣa có kế hoạch đầu tƣ thích hợp. Khi thực hiện hoạt động này, Doanh nghiệp cần phải lựa chọn đơn vị an toàn,có uy tín .
+ Cung cấp các khoản tín dụng thƣơng mại cho ngƣời mua: là việc bán hàng cho khách hàng nhƣng không đòi hỏi thu tiền ngay. Doanh nghiệp cần phải chú ý một số vấn đề sau:
Khuyến khích cho các khách hàng trả sớm bằng cách cho họ hƣởng một mức chiết khấu hợp lý và định giá cao hơn cho những khách hàng muốn kéo dài thời gian trả tiền.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 131
Thời kỳ tín dụng thƣơng mại: là khoảng thời gian mà Doanh nghiệp cho phép khách hàng đƣợc chịu tiền, thƣờng khoảng 30 đến 90 ngày.
Giấy tờ xác định khoản tín dụng thƣơng mại: có thể là hoá đơn mua hàng đã đƣợc ngƣời mua ký vào hoặc là thƣơng phiếu đƣợc dùng làm những cam kết tín dụng của ngƣời mua đối với ngƣời bán trƣớc khi hàng hoá đƣợc chuyển đến. Những giấy tờ này là những giấy tờ có giá thuộc các khoản tƣơng đƣơng tiền của Doanh nghiệp, có thể dùng làm nguồn tài trợ cho nhu cầu tiền mặt phát sinh dƣơng bằng cách đem chiết khấu ở ngân hàng.
Nói chung, mục tiêu của việc đầu tƣ các khoản tiền dƣ thừa là phải đạt đƣợc khả năng sinh lời tối đa trên cơ sở mức rủi ro đã đƣợc xác định trƣớc .
- Các nguồn tài trợ cho nhu cầu tiền mặt dƣơng của Doanh nghiệp: Khi ngân quỹ của Doanh nghiệp phát sinh nhu cầu tiền mặt dƣơng, cán bộ quản lý quỹ cần phải tìm kiếm những nguồn tài trợ tạm thời cho nhu cầu đó, đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp. Những nguồn tài trợ này có thể đƣợc huy động theo những cách sau:
+ Tín dụng thƣơng mại: là tín dụng phát sinh một cách tự nhiên trong quá trình mua bán hàng hoá, dịch vụ.Việc Doanh nghiệp nhận chính sách tín dụng thƣơng mại của nhà cung cấp bằng cách ký vào hoá đơn mua hàng hay ký hối phiếu, phát hành lệnh phiếu,…sẽ làm cho cân đối tiền mặt của ngân quỹ bớt căng thẳng do Doanh nghiệp không cần phải chi ngay các khoản tiền mua hàng. Tuy nhiên tài trợ cho ngân quỹ bằng cách này, Doanh nghiệp phải rất thận trọng vì khoản tiền doanh nghiệp trì hoãn chi trả trong quý này rất có thể trở thành gánh nặng cho ngân quỹ ở các quý sau.
+ Tín dụng ngân hàng: là khoản tín dụng mà Doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng cung cấp để đáp ứng cho nhu cầu tiền mặt phát sinh trong kỳ tới. Những khoản tài trợ từ phía ngân hàng có thể theo hai phƣơng thức sau: vay theo món và vay luân chuyển với nhiều quy mô, thời hạn và các điều kiện đi kèm nhƣ bảo đảm, số dƣ tối thiểu, cách hoàn trả nợ vay,… và các mức lãi suất tƣơng ứng. Nhƣ vậy chi phí của việc vay ngân hàng không chỉ là lãi suất mà còn là chi phí cơ hội phát sinh do phải có các hình thức bảo đảm, phải có số dƣ tối thiểu trên tài khoản thanh toán hay tài khoản nợ vay.
+ Bán các chứng khoán dễ bán, giấy tờ có giá: các chứng khoán sẽ đƣợc bán trên thị trƣờng chứng khoán để trƣớc hết là đáp ứng nhu cầu tiền mặt, thứ đến là để thực hiện lợi nhuận cho những khoản đầu tƣ. Các giấy tờ có giá có thể đƣợc bán trên thị trƣờng tiền tệ nhƣ tín phiếu kho bạc hoặc đem đến ngân hàng để chiết khấu đối với trƣờng hợp thƣơng phiếu.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 132
- Nếu hoạt động này vẫn chƣa đáp ứng đủ cho nhu cầu tiền mặt, Doanh nghiệp sẽ phải chuyển sang huy động của các đối tƣợng khác. Có thể vay của cán bộ công nhân viên hoặc bán các khoản nợ.
- Áp dụng mô hình Miller – Orr tại Doanh nghiệp, một số thông tin trong tháng 12 năm 2013 nhƣ sau:
- Số dƣ tiền mặt vào ngày 31/12/2013 là: 45.632.913 đồng.
- Tiền chi ra vƣợt mức thu về trong tháng 12 năm 2013 là: 310.204.531 đồng.