NHÂN PHƢƠNG NAM
3.2.1. Đặc điểm lƣu chuyển tiền tệ tại Doanh nghiệp
DNTN Phƣơng Nam là một Doanh nghiệp có quy mô hoạt động tƣơng đối nhỏ chỉ hoạt động trên một số lĩnh vực nhƣ: mua bán nguyên vật liệu xây dựng, cung cấp dịch vụ vận chuyển và một số dịch vụ cho thuê. Bởi vậy nên lƣợng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng hạn chế. Việc lƣu chuyển tiền tệ chỉ diễn ra trên hai hoạt động đó là hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính. Cụ thể nhƣ sau:
3.2.1.1. Hoạt động kinh doanh
- Dòng thu:
+ Thu từ kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng.
+ Thu từ kinh doanh dịch vụ vận chuyển vật liệu.
+ Thu từ dịch vụ cho thuê đồ dùng đám tiệc.
+ Thu từ lãi tiền gửi ngân hàng.
- Dòng chi
+ Các khoản phải trả cho ngƣời bán.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 117
+ Các khoản phải trả cho Nhà nƣớc.
+ Các khoản phải trả khác.
3.2.1.2. Hoạt động tài chính
Dòng chi:Tiền chi trả nợ gốc vay ngắn hạn.
3.2.2. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc lập thành các chứng từ. Các chứng từ này sau khi đƣợc hợp thức hóa (đủ dấu, chữ kí của những ngƣời có liên quan,... ) sẽ trở thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm:
+ Thông tƣ kèm hợp đồng, biên bản thanh toán.
+ Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng.
+ Các văn bản đã đƣợc ký duyệt về việc chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ, hóa đơn liên quan.
- Trình tự luân chuyển của phiếu chi
Theo nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ thì khi kế toán viên lập phiếu thu, chi đƣợc kế toán trƣởng và cấp trên kí duyệt tức là chứng từ đã đƣợc hoàn tất, kế toán viên có đầy đủ căn cứ để cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao, tránh những sai sót có thể xảy ra, kế toán tiền mặt chỉ hạch toán vào sổ khi thủ quỹ đã thực hiện xong việc xuất, nhập tiền theo nội dung của phiếu. Thƣờng sau mỗi tháng có phát sinh tiền mặt tại quỹ thì kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ thực hiện đối chiếu chứng từ xem có trùng khớp nhau không. Làm nhƣ vậy cuối kì kiểm kê kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc tính toán và xử lý các chênh lệch đó.
Đó là công việc của hạch toán tiền mặt tại quỹ. Còn đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng thì căn cứ ghi sổ là phần số liệu phản ánh trên sổ số dƣ khách hàng, còn gọi là sổ phụ ngân hàng. Có thể thấy đƣợc mối quan hệ thông tin chính giữa kế toán Doanh nghiệp và kế toán ngân hàng là sổ phụ ngân hàng. Mọi phát sinh tăng giảm nội tệ trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của Doanh nghiệp đều đƣợc phản ánh chi tiết ở phần nợ, có ở sổ phụ ngân hàng. Kế toán tiển gửi sẽ chỉ căn cứ vào số liệu trên sổ và
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 118
các chứng từ hợp lệ đi kèm để hạch toán và cập nhật vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán trƣởng lập chứng từ theo đối tƣợng quản lý (thu tiền mặt, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và sử dụng nó làm căn cứ sổ chi tiết.
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc sử dụng để lập sổ nhật ký chung và vào sổ kế toán chi tiết sẽ đƣợc tập hợp và đƣa vào lƣu trữ nhƣ sau: một bản sẽ đƣợc lƣu trữ trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản đƣợc đóng lại thành tập và lƣu trữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ đƣợc lƣu trữ, bảo quản, hết thời hạn lƣu trữ đƣợc bộ phận lƣu trữ đƣa ra hủy.
Thực tế cho thấy, chứng từ luân chuyển trong DNTN Phƣơng Nam tƣơng đối chặt chẽ và hợp lý, tuân thủ đúng nguyên tắc. Bằng những xác nhận và chữ ký của Ban giám đốc, trƣởng bộ phận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và bộ phận kế toán đã kiểm soát đƣợc một cách chặt chẽ những khoản thu, chi bằng tiền của Doanh nghiệp tránh tình trạng làm việc quan liêu, thu chi bừa bãi, làm ảnh hƣởng đến vốn kinh doanh. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý tài chính của cấp trên tốt hơn khi đã nắm rõ đƣợc tình hình tài chính hoạt động và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong Doanh nghiệp.
3.2.3. Thực trạng quản lý vốn bằng tiền trong DNTN Phƣơng Nam 3.2.3.1. Quản lý tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt bản thân nó không sinh lãi vì vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hóa tiền mặt là một vấn đề hết sức quan trọng. Doanh nghiệp đảm bảo dự trữ một lƣợng tiền mặt phù hợp để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Số tiền này thƣờng chiếm một lƣợng không đáng kể bởi các hoạt động phát sinh tiền của Doanh nghiệp hầu hết đều thông qua các hợp đồng đã đƣợc kí kết với đối tác, vì vậy Doanh nghiệp có thể chủ động trong việc dự trữ tiền mặt. Với những hợp đồng lớn hơn 20 triệu bắt buộc phải giao dịch thông qua chuyển khoản chính vì vậy mà lƣợng tiền mặt dự trữ trong Doanh nghiệp thƣờng rất nhỏ từ đó Doanh nghiệp có thể tránh đƣợc các rủi ro khi dự trữ thừa tiền mặt tại quỹ nhƣ rủi ro lãi suất do tiền mặt bản thân nó không sinh lời, hay rủi ro chuyển đổi (nhất là khi đồng ngoại tệ mất giá so với đồng bản tệ), mất giá do lạm phát,...
Tiền mặt tại quỹ của Doanh nghiệp dùng để trả lƣơng, thƣởng cho các cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp và dùng để mua sắm,... tùy thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu. Nếu có nhu cầu phát sinh lớn, kế toán tiền mặt sẽ viết séc để thủ quỹ đi rút tiền ở ngân hàng.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 119
Trong hoạt động hàng ngày của Doanh nghiệp, phát sinh những dòng tiền thu, chi. Nếu tiền mặt tại quỹ quá lớn thì thủ quỹ sẽ xin ý kiến của kế toán trƣởng, tùy thuộc vào kế hoạch chi tiêu sắp tới để gửi bớt tiền vào tài khoản ngân hàng của Doanh nghiệp.
Hàng ngày, căn cứ vào các kế hoạch thu, chi, các hợp đồng,... kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu, chi tƣơng ứng theo mẫu của Doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng tiền mặt chủ yếu từ các hoạt động nhƣ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, thu từ nợ phả thu,... khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu trình kế toán trƣởng kí duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó tiến hành định khoản vào sổ nhật ký chung. Khi nhận đƣợc các văn bản đề nghị chi trả, các lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán,... đã hợp lệ, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi, chuyển cho kế toán trƣởng kí duyệt rồi sau đó chuyển cho thủ quỹ. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký Giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát đƣợc các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ. Sau khi thủ quỹ chi tiền và ngƣời nhận tiền đã ký nhận, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành vào sổ nhật ký chung.
3.2.3.2. Quản lý tiền gửi ngân hàng
Các hoạt động thanh toán của DNTN Phƣơng Nam thƣờng đƣợc thông qua hình thức chuyển khoản để đảm bảo tính nhanh gọn, hiệu quả và an toàn.
Hiện nay Doanh nghiệp đang giao dịch cùng lúc với 2 ngân hàng khác nhau để đảm bảo tính nhanh gọn trong viêc thực hiện các giao dịch. Đó là các ngân hàng: ngân hàng Thƣơng Mại Cổ Phần Công thƣơng Việt Nam (VietinBank) và ngân hàng Thƣơng Mại Cổ Phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh (HDBank) giúp Doanh nghiệp thực hiện tốt việc quản lý tiền mặt, đồng thời tránh bị lệ thuộc vào một ngân hàng duy nhất nào đó. Lợi ích của quan hệ làm ăn với hai ngân hàng, Doanh nghiệp có thể đánh giá dịch vụ của các ngân hàng khác nhau và với mỗi nghiệp vụ phát sinh Doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một ngân hàng với dịch vụ phù hợp nhất. Ngoài ra, trong trƣờng hợp một ngân hàng gặp khó khăn dịch vụ vẫn có thể đƣợc tiếp tục bởi các ngân hàng khác.
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ chuyển tiền qua tài khoản của Doanh nghiệp tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi trang “sổ kế toán chi tiết” cho Doanh nghiệp. Kế toán sẽ tiến hành phân loại, kiểm tra đối chiếu số phát sinh trên các chứng từ gốc trƣớc đây với các số liệu trên trang sổ kế toán chi tiết của ngân hàng để kịp thời phát hiện các sai sót có thể có, từ đó nhanh chóng phản ánh với ngân hàng để tìm ra biện pháp giải quyết. Sau khi kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào số liệu kế toán chi tiết của ngân hàng và chứng từ gốc đi kèm, kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 120
Doanh nghiệp đã xây dựng các nội quy, quy chế về quản lý các khoản thu, chi đặc biệt là các khoản thu, chi bằng tiền mặt để tránh sự mất mát, lạm dụng tiền của Doanh nghiệp để mƣu lợi cá nhân. Hàng ngày kế toán ngân hàng phải theo dõi và cập nhật những biến động ở số dƣ tài khoản tiền gửi. Tất cả các khoản thu, chi bằng tiền mặt đều phải đƣợc thông qua quỹ, không đƣợc chi tiêu ngoài quỹ. Doanh nghiệp đã tuân thủ chặt chẽ điều này. Tất cả các phát sinh thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi có đầy đủ các chữ ký, Doanh nghiệp quản lý khoản thu chi bằng tiền thông qua quỹ tiền mặt và quỹ tiền gửi, thủ quỹ sẽ là ngƣời duy nhất đƣợc giao nhiệm vụ bảo quản, thu, chi quỹ và phải có trình độ, có phẩm chất. Quỹ tiền mặt của Doanh nghiệp đã đƣợc kiểm kê mỗi tháng một lần, mỗi lần kiểm kê đều đã lập biên bản và khi phát sinh nghiệp vụ thu chi đều có chứng từ. Doanh nghiệp đã thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt nhằm giúp tìm ra những phƣơng thức, biện pháp cải thiện hệ thống, đồng thời đƣa ra đƣợc sự đảm bảo về tính tin cậy của dữ liệu tài chính Doanh nghiệp. Hiện nay, Doanh nghiệp đã đƣa vào sử dụng hệ thống phần mềm trong việc quản lý vốn bằng tiền. Phần mềm này dựa trên các công thức hạch toán kế toán và đƣợc xây dựng sao cho quá trình cập nhật chứng từ phù hợp với Doanh nghiệp. Với phần mềm này, việc quản lý nguồn vốn bằng tiền của Doanh nghiệp sẽ đƣợc đảm bảo tính tin cậy, nhanh chóng và thuận tiện.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 121
CHƢƠNG 4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN
PHƢƠNG NAM