- Tiền đƣợc coi là mạch máu lƣu thông của doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền để tránh thất thoát gian lận.
- Doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi các tài khoản tiền tạm thời chƣa dùng đến vào ngân hàng.
- Triệt để sử dụng phƣơng thức thanh toán chuyển khoản giữa hai bên mua bán.
- Thƣờng xuyên kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn đúng kế hoạch và nắm vững số dƣ tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày.
- Mọi trƣờng hợp thừa thiếu đều phải truy cứu trách nhiệm.
- Hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng.
- Đối với doanh nghiệp Nhà nƣớc, cổ phần, liên doanh không đƣợc bố trí kiêm nhiệm các chức danh nhƣ giám đốc, kế toán trƣởng, thủ quỹ hoặc những ngƣời giữ chức danh này có quan hệ tộc trong một gia đình nhằm đảm bảo tính khách quan trong quản lý vốn.
- Tất cả các khoản tiền trong doanh nghiệp khi phát sinh nghiệp vụ thu chi nhất thiết phải có chứng từ, chữ kí của ngƣời nhận, ngƣời giao và các bên có trách nhiệm liên quan.
- Quản lý chặt chẽ các khoản thu chi bằng tiền, doanh nghiệp cần xâydựng các nội quy, quy chế về quản lý các khoản thu, chi nhằm tránh sự mất mát, lạm dụng tiền của doanh nghiệp.
- Tất cả các khoản thu chi bằng tiền mặt phải đƣợc thông qua quỹ không đƣợc chi tỉêu ngoài quỹ.
- Xác định rõ trách nhiệm trong quản lý tiền mặt giữa thủ quỹ và nhân viên kế toán tiền mặt.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 55
2.2.2.1. Xác định mức dự trữ vốn tiền mặt một cách hợp lý
Tiền mặt luôn cần thiết trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dự trữ thừa, thiếu hay không dự trữ tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các chi phí rủi ro lớn.
- Nếu dự trữ nhiều doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro:
+ Rủi ro lãi suất: tiền mặt để trong két hay trong tài khoản giao dịch tại ngân hàng đều không sinh lời.
+ Chi phí chuyển đổi: nếu giữ tiền mặt bằng ngoại tệ doanh nghiệp sẽ phải đối phó thêm với các rủi ro liên quan đến chuyển đổi, nhất là ngoại tệ mất giá so với đồng bản tệ.
+ Mất giá do lạm phát: Dự trữ lƣợng tiền mặt lớn trong thời kì lạm phát sẽ khiến cho đồng tiền mất giá nhanh chóng và giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp. - Rủi ro do không dự trữ hoặc dự trữ ít:
+ Mất uy tín với nhà cung cấp: chậm trễ thanh toán các khoản đến hạn do thiếu tiền mặt sẽ tổn hại đến sự tín nhiệm với đối tác và ảnh hƣởng đến mối quan hệ đôi bên trong tƣơng lai .
+ Mất các khoản ƣu đãi khi không có tiền để thanh toán: khi thanh toán ngay bằng tiền mặt, doanh nghiệp luôn đƣợc ngƣời bán cho hƣởng ƣu đãi về giá. Trong một số giao dịch, mức chiết khấu rất hấp dẫn. Đó là cơ hội cho các doanh nghiệp có sẵn tiền mặt và cũng là thiệt thòi cho các doanh nghiệp khi thiếu hụt vốn tiền mặt
+ Tăng chi phí lãi vay: thiếu hụt tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp có nguy cơ phải vay ngắn hạn một lƣợng tiền cần thiết để thanh toán các khoản phát sinh ngoài dự kiến. Do đó tăng áp lực lên chi phí tài chính và ảnh hƣởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
+ Sử dụng các khoản thấu chi: thấu chi là dịch vụ mà các ngân hàng thƣơng mại cung cấp cho khách hàng để có đƣợc khoản tiền mặt nhiều hơn số dƣ khả dụng trong các tài khoản giao dịch, khiến cho số dƣ trên tài khoản trở thành số âm. Trên thực tế thấu chi là khoản vay ngắn hạn, lãi suất dành cho các khoản thấu chi thƣờng đƣợc ƣu đãi hơn so với các khoản vay ngắn hạn định kì. Các khoản thấu chi giúp doanh nghiêp giải quyết linh hoạt các vấn đề liên quan đến sử dụng tiền mặt khi thị trƣờng có nhu cầu đột biến, mà không phải duy trì một lƣợng tiền mặt quá lớn không có khả năng sinh lời. Tuy nhiên một việc bất lợi của việc sử dụng thấu chi so với các khoản vay định kì là yêu cầu hoàn trả trong một thời hạn ngắn đƣợc thông báo trƣớc từ ngân hàng
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 56
hoặc bị trừ ngay lập tức khi có khoản tiền nào đƣợc chuyển đến tài khoản, chứ không chờ đến lúc đáo hạn nhƣ các khoản vay định kì khác. Nếu doanh nghiệp sử dụng các khoản thấu chi nhƣ một nguồn cung cấp tiền mặt thƣờng xuyên lại thiếu cân đối với các nguồn thu để trả cho ngân hàng thì đây sẽ là rủi ro lớn cho tài chính doanh nghiệp.
Từ những rủi ro trên doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ vốn tiền mặt một cách hợp lý, điều này giúp doanh nghiệp có thể tránh đƣợc rủi ro không có khả năng thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán và rủi ro không có khả năng tận dụng các cơ hội kinh doanh tốt. Có thể thấy, việc xác định mức tồn dự trữ tiền mặt hợp lý có ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng thanh toán bằng tiền mặt cần thiểt trong kì, tránh đƣợc rủi ro không có khả năng thanh toán, giữ đƣợc uy tín với các nhà cung cấp và tạo điều kiện cho doanh nghiệp chớp đƣợc thời cơ kinh doanh tốt, tạo khả năng thu đƣợc lợi nhuận cao.
2.2.2.2. Tăng tốc thu hồi tiền, giảm tốc độ chi tiêu
- Biện pháp tăng tốc thu hồi tiền mặt nhanh (tăng tốc độ luân chuyển các khoản phải thu): có chính sách bán hàng hợp lý nhƣ áp dụng chiết khấu tặng hàng khuyến mại khi khách hàng trả tiền sớm.
- Biện pháp giảm tốc độ chi tiêu (tăng thời hạn chiếm dụng vốn): cùng với việc tăng tốc thu hồi tiền mặt doanh nghiệp còn có thể thu lợi bằng cách giảm tốc độ chi tiêu để có thêm tiền đầu tƣ sinh lời. Thay vì dùng tiền thanh toán sớm các hóa đơn mua hàng, ngƣời quản lý tài chính nên trì hoãn việc thanh toán trong phạm vi thời gian cho phép. Tuy nhiên để thực hiện đƣợc chiếm dụng vốn, doanh nghiệp phải là một doanh nghiệp lớn có uy tín. Vì vậy để có thể tăng thời gian chiếm dụng vốn doanh nghiệp cần phải xây dựng thƣơng hiệu và uy tín của mình.
2.2.2.3. Chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền (kế hoạch luân chuyển vốn bằng tiền)
Doanh nghiệp cần xác định dòng tiền vào và dòng tiền ra cho từng thời kì (kế hoạch thƣờng đƣợc lập theo mùa, theo năm, theo quý, theo tháng, theo tuần, theo ngày). Có ba loại dự báo: dự báo ngắn hạn (từ một ngày đến hai tuần), dự báo trung hạn (từ một vài tuần trở lên đến một hoặc hai năm), dự báo dài hạn (một vài năm). Khi lập kế hoạch cần chú ý thời điểm phát sinh và số lƣợng các khoản tiền, trên cơ sở đó xem xét sự cân đối giữa thu và chi bằng tiền. Có 2 trƣờng hợp:
- Trƣờng hợp 1: Dƣ thừa tạm thời vốn bằng tiền:
+ Cần có kế hoạch sử dụng lƣợng vốn nhàn rỗi đó để nâng cao hiệu quả sinh lời của vốn tránh để tình trạng vốn nhàn rỗi trong tài khoản mà không đem lại đồng lãi nào. Trong giai đoạn phát triển, ít doanh nghiệp nào thƣờng xuyên có lƣợng tiền mặt
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 57
dồi dào để phải xem xét đến vấn đề này. Tuy nhiên, trong một số giai đoạn có tính chất mùa vụ, lƣợng tiền mặt có thể trở nên dƣ thừa và đƣợc xử lý bằng một trong hai cách sau:
+ Cho vay có lãi suất: đơn giản nhất là gửi tiết kiệm có kì hạn để thu về một khoản lãi nào đó, còn hơn để trong tài khoản giao dịch với mức lãi suất không kì hạn. Doanh nghiệp cũng có thể cho vay một khoản thích hợp để có thêm thu nhập, đồng thời có thể thu hồi trong thời gian phù hợp với nhu cầu sử dụng lại.
+ Đầu tƣ vào các sản phẩm có tính thanh khoản cao: trừ các khoản dành riêng cho đầu tƣ chứng khoán, doanh nghiệp không nên dùng số tiền mặt tạm thời dƣ thừa để mua các loại cổ phiếu vì chúng có rủi ro về giá cả và có tính thanh khoản thấp. Các loại giấy nợ hoặc trái phiếu của doanh nghiệp và của chính phủ đƣợc giao dịch trên thị trƣờng chính thức sẽ thích hợp để đầu tƣ hơn vì chúng ít rủi ro và dễ dàng để thu hồi ngay ngoại trừ một số ít liên quan đến thay đổi lãi suất. Cho dù đầu tƣ vào loại sản phẩm tài chính nào yếu tố an toàn và tính thanh khoản cũng là ƣu tiên số một cho việc giải quyết lƣợng tiền mặt dƣ thừa.
- Trƣờng hợp 2: Thiếu hụt vốn bằng tiền:Cần tìm nguồn để bù đắp sự thiếu hụt bằng cách vay thêm vốn, mua chịu các nhà cung cấp vật tƣ, phát hành giấy tờ có giá. Trƣờng hợp thiếu hụt trầm trọng thì cần phải xem xét thắt chặt chi tiêu (những khoản nào chƣa cần thiết phải chi thì có thể chuyển sang kì sau).
- Trƣờng hợp 3. Đầu tƣ vào các dự án nhằm kiếm lời.
2.2.2.4. Quản trị thu chi tiền mặt
- Quản lý chặt chẽ các khoản thu chi bằng tiền: doanh nghiệp cần xây dựng các nội quy, quy chế về quản lý các khoản thu chi đặc biệt là các khoản thu chi bằng tiền mặt để tránh mất mát, lạm dụng tiền của dianh nghiệp để mƣu lợi cá nhân. Hàng ngày kế toán ngân hàng phải theo dõi và cập nhật những biến động số dƣ tài khoản tiền gửi.
- Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt: xác định rõ đối tƣợng, các trƣờng hợp và mức độ đƣợc tạm ứng tiền mặt, thời hạn đƣợc tạm ứng đồng thời quyết toán các khoản tạm ứng đúng hạn.
- Tất cả các khoản thu chi bằng tiền mặt phải đƣợc thông qua quỹ, không đƣợc chi tiêu ngoài quỹ: tất cả các phát sinh thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi có đầy đủ các chữ kí, quản lý khoản thu chi bằng tiền thông qua quỹ tiền mặt và tiền gửi. Thủ quỹ sẽ là ngƣời duy nhất đƣợc giao nhiệm vụ bảo quản, thu, chi quỹ, ngƣời đó phải có trình độ và phẩm chất. Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp nên kiểm kê ít nhất mỗi tháng một lần, mỗi lần kiểm kê phải lập biên bản, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi phải có chứng từ.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 58
- Phải có phân định rõ ràng trong quản lý tiền giữa nhân viên kế toán tiền mặt và thủ quỹ: Việc xuất nhập quỹ tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu chi tiền mặt hợp lệ. Cuối ngày thủ quỹ phải kiểm quỹ, đối chiếu tồn quỹ với số liệu của sổ quỹ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra lại để xác đinh nguyên nhân và xử lý kịp thời.
2.2.2.5. Chọn lựa đối tác ngân hàng
Chọn lựa đối tác ngân hàng có khả năng giúp doanh nghiệp quản lý tốt tiền mặt. Các ngân hàng ngày nay có thể cung cấp các dịch vụ tự động nhƣ chi trả lƣơng và các khoản chi thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, đảm bảo an toàn cho tài khoản của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán các giao dịch. Các Doanh nghiệp lớn thƣờng quan hệ cùng một lúc với nhiều ngân hàng có năng lực để có thể thực hiện tốt việc quản lý tiền mặt, đồng thời tránh bị lệ thuộc vào một ngân hàng duy nhất nào đó. Lợi ích của quan hệ làm ăn với một số ngân hàng, Doanh nghiệp có thể đánh giá dịch vụ của các ngân hàng khác nhau và so sánh giá cả dịch vụ của các ngân hàng cũng nhƣ trao đổi thông tin giữa các ngân hàng với nhau. Bằng cách này Doanh nghiệp sẽ có thêm động lực kiểm soát phí ngân hàng và thu lợi từ các dịch vụ. Thêm vào đó, trong trƣờng hợp một ngân hàng gặp khó khăn dịch vụ vẫn có thể đƣợc tiếp tục bởi các ngân hàng khác.
2.2.2.6. Thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt
- Việc kiểm tra thƣờng xuyên hệ thống quản lý tiền mặt cho phép Doanh nghiệp tìm ra những phƣơng thức, biện pháp cải thiện hệ thống, đồng thời đƣa ra đƣợc sự đảm bảo về tính tin cậy của dữ liệu tài chính Doanh nghiệp .
- Cách kiểm tra: Thực hiện công việc kiểm toán, đối chiếu sổ sách chứng từ, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng xem có khớp với các hóa đơn chứng từ không, kiểm tra phần mềm dữ liệu xem có bị lỗi không.
2.2.3. Sự cần thiết quản lý vốn bằng tiền
- Tiền là loại tài sản có tính linh hoạt cao, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi thành các loại tài sản khác hoặc để trả nợ. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải có một lƣợng tiền nhất định.
- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Vốn bằng tiền là yếu tố trực tiếp quyết định khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, tƣơng ứng với một quy mô kinh doanh nhất định đòi hỏi thƣờng xuyên phải có một lƣợng tiền tƣơng ứng mới đảm bảo cho tình hình tài chính của doanh nghiệp ở trạng thái bình thƣờng.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 59
- Vốn bằng tiền là một loại tài sản có tính linh hoạt cao và cũng dễ là đối tƣợng của hành vi tham ô, gian lận, lợi dụng. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý tài chính doanh nghiệp là phải làm cho đồng vốn đầu tƣ vào kinh doanh không ngừng vận động và sinh lời. Chính vì thế việc quản lý vốn bằng tiền là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.
2.2.4. Mục tiêu của quản lý vốn bằng tiền
- Tiền mặt bản thân nó là tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hóa lƣợng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất.
- Đáp ứng nhu cầu giao dịch nhƣ chi trả tiền mua hàng, tiền lƣơng, thuế…trong quá trình hoạy động của Doanh nghiệp .
- Dự phòng chi tiêu nhằm duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu chi tiêu khi có những biến cố bất ngờ xảy ra ảnh hƣởng đến hoạt động thu chi bình thƣờng của Doanh nghiệp chẳng hạn nhƣ do ảnh hƣởng của yếu tố thời vụ khiến Doanh nghiệp phải chi tiêu nhiều cho việc mua hàng dự trữ trong khi tiền thu bán hàng chƣa thu hồi kịp.
- Nắm bắt các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trƣờng có sự thay đổi đột ngột nhƣ mua nguyên vật liệu khi giá thị trƣờng giảm…
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 60
CHƢƠNG 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI