2.1.1. Những vấn đề chung
2.1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền - Khái niệm:
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu tồn tại dƣới hình thức giá trị, thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng cần và sử dụng cho sự tồn tại và phát triển của mình.
- Phân loại vốn bằng tiền
+ Căn cứ vào tình hình tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy do ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành hay còn gọi là ngân hàng trung ƣơng và chỉ có ngân hàng trung ƣơng độc quyền phát hành. Tiền Việt Nam đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại tiền giấy không phải do ngân hàng trung ƣơng Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ đồng Đôla Mỹ, Bảng Anh, Frank, Pháp,Yên Nhật,…
Vàng bạc, đá quý, kim loại quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng nào đó chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
+ Căn cứ vào trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền đƣợc chia ra làm các loại sau:
Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu,…đang đƣợc lƣu giữ tại két bạc của doanh nghiệp để phục vụ cho chi tiêu trực tiếp hàng ngày của doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 24
Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại qúy, ngân phiếu,…mà doanh nghiệp đã mở tài khoản tại ngân hàng để phục vụ cho việc giao dịch, thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
Tiền đang chuyển: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc hoặc chuyển qua bƣu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo hoặc sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.
2.1.1.2. Đặc điểm của vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tƣợng của sự gian lận và đánh cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự đánh cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đƣợc vƣợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thƣơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho ngân hàng.
2.1.1.3. Vai trò của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh đƣợc liên tục đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
2.1.1.4. Sự cần thiết của vốn bằng tiền trong sản xuất kinh doanh
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bƣớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lƣợng vốn bằng tiền nhất định. Nhờ có vốn bằng tiền mà doanh nghiệp mới mua sắm đƣợc các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó hoạt động sản xuất kinh doanh mới đƣợc tiến hành. Do đó doanh nghiệp cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách thƣờng xuyên và chặt chẽ.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 25
Tổ chức kiểm soát nội bộ tốt sẽ hạn chế đƣợc những rủi ro, thất thoát tài sản, đảm bảo cho số liệu của báo cáo tài chính là đáng tin cậy. Với tiền, để thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ, cần phải thực hiện những điều sau:
- Trong việc sử dụng con ngƣời: Con ngƣời là yếu tố quyết định trong mọi trƣờng hợp, sử dụng con ngƣời trong việc quản lý tiền lại càng trở nên quan trọng vì tiền dễ bị gian lận, nhầm lẫn, tiếp xúc với tiền nhiều dễ bị cám dỗ. Do đó cần phải sử dụng những nhân viên có đức tính cẩn thận, thật thà, liêm chính.
- Trong việc phân công công việc: Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nếu phân công một ngƣời vừa chịu trách nhiệm ký xét duyệt các khoản thu, chi; vừa giữ tiền; lại vừa ghi sổ kế toán thì khả năng xảy ra gian lận hoặc chiếm dụng tiền là rất nhiều. Cần phân công mỗi ngƣời một việc trong chu trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nghiệp vụ thu hoặc chi tiền.
- Trong việc ghi chép sổ sách kế toán: Các chứng từ thu, chi đều đƣợc ghi chép kịp thời và đầy đủ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ. Mỗi khi thu chi tiền đều phải có chữ ký của ngƣời xét duyệt. Hạn chế các khoản chi tiêu bằng tiền mặt. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu thƣờng xuyên giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ quỹ tiền mặt và thực tồn ở quỹ, giữa sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng với ngân hàng.
- Trong việc quản lý tiền: Doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý tiền rõ ràng cụ thể, tập trung việc quản lý vào một đầu mối, nhƣ vậy hạn chế đƣợc thất thoát, hoặc nếu có thì dễ điều tra hơn. Số tiền thu đƣợc nên nộp ngay vào quỹ hoặc gửi ngay vào ngân hàng.
2.1.2. Quy định của kế toán vốn bằng tiền và của từng loại tiền 2.1.2.1. Vốn bằng tiền:
- Hạch toán vốn bằng tiền kế toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là ViệtNam Đồng (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”).
- Trƣờng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ thì phải đồng thời theo dõi chi tiêu nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Ngoại tệ đƣợc hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ để ghi sổ (phải xin phép), nhƣng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.
- Cuối niên độ kế toán, số dƣ cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng liên ngân hàng.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 26
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền, chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong các phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho nhƣ: Nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, bình quân gia quyền, thực tế đích danh.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tƣợng, chất lƣợng,... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đƣợc giá trị thực tế và chính xác.
- Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
2.1.2.2. Từng loại tiền cụ thể - Tiền mặt (TM)
+ Kế toán phản ánh vào tài khoản (TK) 111– Tiền mặt: số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, thực nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển ngay vào ngân hàng thì không ghi vào nợ TK 111 – Tiền mặt mà ghi vào TK 113–Tiền đang chuyển.
+ Các khoản tiền mặt ngoại tệ, vàng bạc, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp, đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền. +Khi tiến hành nhập, xuất quỹ phải có đầy đủ các chứng từ theo qui định.
- Tiền gửi ngân hàng
+ Gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
+ Mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì đƣợc phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả.
+ Rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122– Ngoại tệ theo một trong các phƣơng pháp tính giá xuất:Nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, bình quân gia quyền, thực tế đích danh.
+ Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 27
+ Kế toán phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc, đã làm thủ tục chuyển trả từ tài khoản của ngân hàng để chuyển trả cho các đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ, báo có hay bản sao kê của ngân hàng.
+ Tiền đang chuyển xảy ra trong các trƣờng hợp cụ thể:
Thu tiền mặt hoặc nộp thẳng vào ngân hàng;
Chuyển tiền qua ngân hàng để trả cho đơn vị khác;
Thu tiền bán hàng, nộp thuế vào kho bạc Nhà nƣớc;
2.1.3. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền
- Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó giúp cho doanh nghiệp đƣa ra các quyết định chính xác, phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
- Song song với việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền, chúng ta cũng cần phải chú trọng trong việc quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thƣờng xuyên kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trƣởng hay suy thoái của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là đối tƣợng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác.
- Việc quản lý vốn bằng tiền đƣợc sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhƣ: thống kê, phân tích hoạt động kinh tế,… Trong đó công tác kế toán là công cụ quản lý quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh, giám sát thƣờng xuyên liên tục sự thay đổi của vật tƣ, tiền vốn bằng các thƣớc đo giá trị và hiện vật. Kế toán cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 28
- Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền.
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc việc thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Phản ánh kịp thời các khoản tiền đang chuyển để tránh thất thoát.
- Thực hiện kịp thời công tác lập báo cáo lƣu chuyển tiền tệ theo yêu cầu quản lý.
2.1.5. Thủ tục quản lý và kế toán chỉ tiêu từng loại tiền 2.1.5.1. Tiền mặt
- Chứng từ
+ Phiếu thu, phiếu chi;
+ Các bảng sao kê của ngân hàng;
+ Biên lai thu tiền;
+ Bảng kê vàng bạc, đá quý;
+ Biên bảng kiểm kê quỹ;
+ Sổ chi tiết quỹ tiền mặt;
- Thủ tục
+ Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập xuất vàng bạc, đá quý có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời cho phép nhập xuất theo qui định.
+ Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 29
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế đối chiếu số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
2.1.5.2. Tiền gửi ngân hàng
- Chứng từ
+ Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là giấy báo có (GBC), giấy báo nợ (GBN) hoặc bản sao kê của ngân hàng. Kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi).
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
- Thủ tục
+ Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng chuyển đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu trên các chứng từ gốc với số liệu trên các chứng từ của ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời.
+ Cuối tháng nếu chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng nhƣ GBC, GBN hoặc là bản sao kê. Phần chênh lệch đƣợc ghi vào TK 138 – Phải thu khác hoặc bên có TK 338– Phải trả, phải nộp khác. Sang tháng sau, tiếp tục đối chiếu để tìm ra nguyên nhân, để kịp thời xử lý và điều chỉnh số liệu ghi sổ.
+ Phải thực hiện theo dõi chi tiết số tiền gửi cho từng tài khoản ngân hàng để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
2.1.5.3. Tiền đang chuyển
- Chứng từ: sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm: phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền,…
- Thủ tục: trong tháng nếu tiền đã chuyển đi nhƣng chƣa nhận GBC của ngân hàng hoặc đơn vị đƣợc thụ hƣởng, kế toán không còn ghi vào TK 113– Tiền đang chuyển, vì chƣa phải thời điểm lập báo cáo. Chi vào cuối tháng, nếu chƣa nhận đƣợc giấy báo thì bắt buộc kế toán phải ghi nhận vào TK 113, để thể hiện đầy đủ tài sản trên báo cáo.