BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN PHƢƠNG NAM
4.1.1. Đánh giá khái quát về công tác kế toán vốn bằng tiền tại DNTN Phƣơng Nam
Mặc dù là một Doanh nghiệp tƣ nhân nhƣng ban lãnh đạo DNTN Phƣơng Nam cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên đã từng bƣớc tháo gỡ những khó khăn, vƣợt qua thử thách để dần khẳng định đƣợc vị thế của mình. Đó là kết quả phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn Doanh nghiệp. Kết quả đó không chỉ đơn thuần là sự tăng trƣởng về mặt vật chất mà còn là sự lớn mạnh toàn diện về trình độ quản lý của đội ngũ lãnh đạo Doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh, Doanh nghiệp đã thực hiện tốt những kế hoạch, nhiệm vụ đề ra. Đóng góp vào thành công chung đó không thể không kể đến sự cố gắng nỗ lực của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng góp phần quản lý hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo Doanh nghiệp luôn quan tâm và động viên cán bộ trong Doanh nghiệp rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng nhƣ kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên.
4.1.1.1. Những mặt đạt đƣợc - Về tổ chức bộ máy kế toán:
+ Bộ máy kế toán của Doanh nghiệp đƣợc tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Trong phòng kế toán, các nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình trong công tác cũng nhƣ nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng về phần hành của mình, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Điều này giúp cho công tác quản lý của Doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán nói riêng không ngừng củng cố và lớn mạnh.
+ Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế, làm việc nghiêm túc, năng động nhạy bén trong công việc từ khâu đầu cho đến khi lập báo cáo tài chính. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày nào đều đƣợc kế toán cập
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 122
nhật nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, vì vậy công việc ít ùn tắc, đáp ứng kịp thời các báo cáo khi ban lãnh đạo Doanh nghiệp cũng nhƣ các cơ quan chức năng yêu cầu.
+ Doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán kết hợp với việc bố trí nhân sự với khả năng chuyên môn vì thế đã giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, lƣu trữ đƣợc gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí.
+ Phần mềm kế toán liên kết các máy tính trong phòng kế toán rất tiện lợi ở chỗ: tại một thời điểm chỉ cho phép một nhân viên nhập vào, nếu nhân viên này đang vào phần mềm thì nhân viên khác không đƣợc nhập số liệu vào, điều này tránh đƣợc trƣờng hợp nhập trùng chứng từ, số liệu nhập đi nhập lại nhiều lần.
- Về hạch toán kế toán:
+ Chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu của kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Những thông tin về nghiệp vụ kế toán đƣợc ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý.Việc lƣu trữ chứng từ tƣơng đối khoa học và đƣợc giám sát chặt chẽ, kế toán ở phần hành nào thì lƣu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó.
+ Sổ sách kế toán: Kế toán thanh toánđã mở các sổ sách cần thiết để theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhƣ: Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng, các số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao.
+ Hệ thống tài khoản sử dụng:Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ báo cáo tài chính Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
- Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền:
+ Các chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi,... đều đƣợc ký duyệt rồi mới tiến hành chi tiền. Trƣờng hợp Giám đốc, kế toán trƣởng đi công tác thì đều viết giấy ủy quyền lại để công việc không bị gián đoạn, không gây khó chịu và phản ứng không tốt với đối tác. Chứng từ sau khi ghi sổ đều đƣợc lƣu trữ cẩn thận.
+ Đối với hệ thống sổ sách kế toán của Doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán xử lý theo hình thức nhật ký chung. Theo thiết kế của phần mềm thì Doanh nghiệp có
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 123
thể theo dõi chi tiết từng đối tƣợng. Đối với tiền gửi thì theo dõi riêng từng ngân hàng. Đối với công nợ thì đã mở chi tiết cho từng đối tƣợng, đồng thời mở sổ theo dõi tổng hợp tất cả các đối tƣợng. Mặt khác, hệ thống sổ sách đƣợc thực hiện theo phần mềm nên rất tiện theo dõi.
+ Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán máy cho nên một nghiệp vụ thu chi xảy ra chỉ có kế toán thanh toán nhập nghiệp vụ vào máy rồi máy tự động cập nhập số liệu vào sổ quỹ, Doanh nghiệp không bắt buộc nhƣng thủ quỹ đã rất cẩn thận trong việc quản lý tài sản bằng tiền thể hiện rõ ở việc thủ quỹ đã lập thêm một số quỹ bằng tay trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu với kế toán thanh toán hàng ngày cũng nhƣ cuối tháng.
+ Hiện tại Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều biện pháp thu hồi nợ, tùy vào từng đối tƣợng khách hàng để áp dụng biện pháp phù hợp nhƣ: gọi điện thoại, gửi văn bản đề nghị hay gặp mặt trực tiếp.
4.1.1.2. Những mặt còn tồn tại
Bên cạnh những mặt đạt đƣợc nêu trên, Doanh nghiệp còn một số mặt hạn chế cần khắc phục nhƣ sau:
- Do nhân viên kế toán ít nên khối lƣợng công việc mà một nhân viên kế toán phải giải quyết là rất lớn mặc dù đã có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Việc một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán có thể dẫn đến sự lỏng lẻo trong vấn đề kiểm soát nội bộ, mặt khác công việc nhiều vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối quý thƣờng bị dồn lại.
- Tình hình thu nợ khách hàng chƣa hiệu quả, còn rất chậm trong khi đó Doanh nghiệp phải đi vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức kinh tế để trang trải cho các khoản chi phí. Doanh nghiệp đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn.
- Hiện nay Doanh nghiệp không hạch toán TK 113 – Tiền đang chuyển. Đôi khi thủ tục thanh toán đã đƣợc thực hiện nhƣng Doanh nghiệp vẫn chƣa nhận đƣợc lệnh chuyển có hay GBC của ngân hàng. Điều này không phản ánh đúng trách nhiệm quản lý vốn.
- Cuối tháng hoặc định kỳ Doanh nghiệp chƣa tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và lập bảng kiểm kê quỹ. Nhƣ vậy việc theo dõi đối chiếu số tiền thực tế có tại quỹ với sổ quỹ Doanh nghiệp sẽ không phát hiện đƣợc những sai sót và kịp thời sửa chữa.
4.1.2. Đánh giá khái quát về công tác quản lý vốn bằng tiền tại DNTN Phƣơng Nam
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 124
DNTN Phƣơng Nam đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý cũng nhƣ bộ phận kinh doanh dịch vụ, trong đó bộ phận kế toán vốn bằng tiền của phòng kế toán có những đóng góp không nhỏ trong quá trình hình thành và phát triển Doanh nghiệp.
4.1.2.1. Ƣu điểm của công tác quản lý vốn bằng tiền tại DNTN Phƣơng Nam
- Công tác kiểm tra các chứng từ kinh tế phát sinh trƣớc khi nó trở thành chứng từ kế toán đƣợc thực hiện rất nghiêm ngặt. Do đó các chứng từ kế toán của Doanh nghiệp đều là những chứng từ hợp pháp, hợp lý và rất trung thực.
- Việc giữ gìn bảo quản tiền mặt trong két sắt đƣợc đảm bảo tính an toàn cao nhất. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc cập nhật hàng ngày vào các sổ chi tiết theo đúng nguyên tắc nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp đƣợc đơn giản hóa tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tƣợng kinh tế liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền.
- Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định của chế độ và đã đƣợc chi tiết tới mức tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó cho phép ban lãnh đạo sớm nắm bắt đƣợc những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể ra quyết định một cách chính xác và hợp lý để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ sách kế toán đƣợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lƣu trữ thông tin và lập sổ sách kế toán đều đƣợc thực hiện trên máy vi tính.
- Đã xây dựng và đƣa vào hoạt động một hệ thống phần mềm trong quản lý tiền mặt nhằm đảm bảo tính chính xác cao, nhanh chóng thuận tiện giảm bớt gánh nặng cho lao động con ngƣời.
4.1.2.2. Nhƣợc điểm của công tác quản lý vốn bằng tiền tại DNTN Phƣơng Nam
- Với mảng kinh doanh vật liệu xây dựng, có những khách hàng nợ lâu dài, dòng tiền vào chậm tạo nên sức ép về tiến độ thanh toán nên việc cân đối dòng tiền vào và dòng tiền ra của Doanh nghiệp đôi khi không đƣợc linh hoạt và chính xác.
- Về quản lý lƣu thông tiền tệ, đơn vị chƣa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng nhƣ một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn tới tình trạng số tiền mặt tại quỹ của Doanh nghiệp không ổn định lúc nhiều lúc ít. Điều này đôi khi có thể gây ra các khó khăn cho Doanh nghiệp trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ cho nhu cầu kinh doanh hoặc có thể gây ứ đọng nhiều tiền mặt làm cho vòng quay của đồng vốn bị chậm lại.
SVTH: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 125
- Vẫn còn một số nhầm lẫn số liệu khi phản ánh nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên tất cả những nhầm lẫn đó đều đƣợc phát hiện và chỉnh sửa kịp thời.