III. Quy trình và kỹ năng môi giới bất đống sản
3.5.3. Kỹ năng xử lí và quản lí thông tin
Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thông tin “thô” chưa qua xử lý. Các dữ liệu này cũng có thể đúng và cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, để có được một thông tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải được trải qua một quá trình phân tích, kiểm tra, đánh giá. Quá trình đó được gọi là “chu kỳ xử lý dữ liệu”. Chu kỳ này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Chu kỳ xử lý dữ liệu
Thông tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường BĐS thì có những thông tin ngày hôm nay còn “mới” nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên “lỗi thời”. Việc sàng lọc những dữ kiện mà ta thu được về một BĐS để đưa vào xử lý nhiều khi đòi hỏi rất nhiều thời gian công sức và thậm chí là cả tiền bạc.
Có rất nhiều dạng thông tin khác nhau về BĐS, về khách hàng hay về thị trường BĐS. Đối với BĐS có thể phân loại chúng theo các dự án, theo vùng, theo dạng BĐS, theo công năng sử dụng, theo mức giá hay giá trị, theo đơn vị thời gian như: các giao dịch đã thực hiện trong quá khứ, giao dịch hiện tại và những dự án trong tương lai. Có thể sắp xếp theo thời gian gồm khách hàng trong quá khứ, hiện tại và khách hàng tiềm năng. Trong đó cần chia nhỏ ra theo năng lực tài chính của khách hàng. Đối với những nhà
Dữ liệu “thô” (Raw data) Phân tích (Analyis) Dữ liệu đã đc xử lý (Processed data)
Sự lý giải, suy luận (Interpretation)
Thông tin (Information)
môi giới chuyên phục vụ cho thị trường người nước ngoài thì cần phân loại khách hàng theo quốc tịch. Trong đó cần ghi rõ những đặc điểm, sở thích mang tính dân tộc.
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và đặc biệt với nghề môi giới thì thông tin là yếu tố mang tính quyết định, là lợi thế của nhà môi giới vì vậy quản lý và bảo vệ thông tin là vấn đề sống còn. Thông thường, trong các văn phòng môi giới, chỉ có nhà môi giới mới có quyền tiếp cận và xử dụng thông tin của mình. Không ai có quyền phô tô, mang thông tin, tài liệu ra khỏi văn phòng. Mọi file thông tin đều phải được đặt password, giấy tờ cần thiết phải được cất giữ cẩn thận, văn phòng môi giới cũng cần trang bị máy hủy tài liệu để bảo đảm tính bảo mật.
Các nhân viên trong văn phòng môi giới thường được giao những mảng công việc riêng, ít liên quan đến nhau. Nhân viên cần được khuyến cáo và thường xuyên nhận được sự nhắc nhở của nhà môi giới về tính bảo mật của công việc.
Ngay từ khi bắt đầu có ý định hành nghề môi giới, chúng ta đã bắt đầu phải xây dựng cho mình một cơ sở dữ liệu đa dạng về BĐS và thị trường BĐS. Những thông tin dữ liệu này sẽ rất có ích cho nhà môi giới trong suốt quá trình hoạt động sau này. Trước tiên, để xây dựng cơ sở dữ liệu cho mình, nhà môi giới từ rất sớm đã phải có ý thức thu thập thông tin qua báo chí, internet. Có thể cắt những bài báo, mẩu tin hữu ích trên báo, tạp chí… rồi sắp xếp theo từng danh mục cụ thể như: đất - dự án - biệt thự - chung cư - thị trường trong nước - thị trường nước ngoài … Nếu có thể thì nên đánh máy lại những bài báo này để lưu vào máy tính cá nhân, trong thực tế điều này khó thực hiện do hạn chế về thời gian. Đối với những thông tin trên internet thì cũng sắp xếp theo những danh mục tương tự như với bài báo.
Cuối ngày, nhà môi giới cũng cần ghi chép bất kì thông tin nào mà họ cho là có ích trong các cuộc tiếp xúc hay tình cờ nghe thấy trên đài, ti vi…
Nhà môi giới cũng có thể mua số liệu của các tổ chức khác nhau. Tuy nhiên tại các nước phát triển, số liệu này là khá đắt. Nhà môi giới cần tự cân nhắc trong việc được - mất khi quyết định mua số liệu. Giá cả số liệu phụ thuộc vào chất lượng cũng như số lượng thông tin. Chỉ nên mua những số liệu nào thực sự có ích, phục vụ cụ thể cho thương vụ.
Việc tham gia các Hội thảo về BĐS, về thị trường BĐS cũng giúp cho nhà môi giới xây dựng hoàn chỉnh hơn cơ sở dữ liệu của mình. Các Hội thảo thường đề cập về những vấn đề chuyên sâu, và qua đó nhà môi giới có cơ Hội tự đào tạo, học hỏi thêm rất nhiều kiến thức, thông tin. Đây cũng là cơ hội gặp gỡ các nhà chuyên môn.