III. Quy trình và kỹ năng môi giới bất đống sản
3.4 Thời hạn và những bước thực hiện thương vụ môi giới
3.4.1 Thời hạn thực hiện thương vụ môi giới
Một vấn đề rất quan trọng trong mọi thương vụ trên thị trường BĐS là phải thoả thuận về thời hạn thực hiện các bước của thương vụ. Việc xác định các giai đoạn thực hiện thoả thuận đòi hỏi nhà môi giới phải có không chỉ kiến thức mà cả khả năng hình dung, tiên liệu sự việc. Thông thường việc thực hiện thương vụ có thể chia ra làm ba giai đoạn:
1) Kí kết hợp đồng khởi điểm - bao gồm cả việc đặt cọc trước (khoảng 10%), đồng thời thỏa thuận những điều khoản để chứng tỏ ý chí của các bên sẽ kí kết hợp đồng công chứng cuối cùng. Kết thúc quá trình xem xét, kiểm tra và đàm phán. Đồng thời trong hợp đồng khởi điểm chỉ sẽ rõ những tránh nhiệm của người mua, chỉ rõ sự cần thiết phải gom góp, chuẩn bị tiền hay phải tiến hành thế chấp. Đối với người bán hợp đồng chỉ rõ việc cần thực hiện các bước liên quan đến tình trạng pháp lí và kĩ thuật của BĐS để bán. 2) Kí kết hợp đồng công chứng - đây là thời điểm chuyển quyền sở hữu, sử dụng sang người mua và việc chi trả phần lớn lượng tiền theo giá cả ghi trong hợp đồng (+/- 80%).
3) Giao nhận BĐS - những đồ vật cuối cùng của chủ sở hữu được chở đi khỏi BĐS, giao trả BĐS cùng với những trang thiết bị, ghi chép số công tơ điện, nước, người mua chỉ trả các khoản còn lại trong đó có lượng tiền nhà còn lại theo giá cả thỏa thuận.
Quy trình trên đây chỉ là một ví dụ điển hình, không phải là quy trình chuẩn. Tính phổ thông của ví dụ trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Thứ nhất phần lớn các căn nhà, BĐS được bán bởi chính chủ sở hữu, những người đang sống trong BĐS đó. Vì vậy không thể thực hiện hai việc bán, chi trả toàn bộ tiền theo giá thỏa thuận với việc giao trả BĐS cùng một lúc (vấn đề này không bao gồm việc bán mảnh đất trống, quyền mua căn hộ đang trong quá trình xây dựng hay các công trình tự do khác).
Thứ hai, rất nhiều thương vụ là những "hợp đồng phụ thuộc" khi mà sự bán phụ thuộc sự mua và việc mua có thể thực hiện khi BĐS có thể bán. Vì vậy cần phải liên tục xác định các bước thực hiện, trong đó ngoài việc khởi động các nguồn vốn, theo dõi các thời điểm chuyển tiền thì vấn đề thu xếp các chuyến chuyển đồ đạc, các công việc sửa chữa cũng có ý nghĩa quan trọng.
Thứ ba, thời điểm thực hiện các bước thương vụ phụ thuộc vào khả năng tài chính của người mua (lượng tiền sẵn có, đi vay hay thời hạn giải ngân của ngân hàng cho vay thế chấp).
3.4.2 Các bước hoạt động điển hình của nhà môi giới3.4.2.1 Tìm kiếm thông tin 3.4.2.1 Tìm kiếm thông tin
- Tìm kiếm bất động sản cần bán, cho thuê. - Xem xét bất động sản một cách tỷ mỷ.
- Điều tra, phân tích môi trường xung quanh, hạ tầng kỹ thuật, tình trạng kỹ thuật của bất động sản.
- Kiểm tra về tình trạng pháp lý.
- Cung cấp các thông tin cần thiết về thương vụ cho chủ sở hữu. - Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu thuê, mua BĐS.
- Xác định giá BĐS được bán
- Ghi chép miêu tả bất động sản. Chú ý tới những điểm khác biệt của BĐS với các BĐS khác.
- Soạn thảo những quảng cáo báo chí và tài liệu cung cấp thông tin về BĐS - Thiết lập cơ sở dữ liệu riêng về những BĐS muốn bán.
-Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về khách hàng mua
-Tìm hiểu, phân tích cụ thể, chính xác về nhu cầu của những khách hàng mua và các điều kiện liên quan đến thương vụ
- Tận dụng những thông tin phản hồi từ những người không mua các BĐS đã giới thiệu
- Chia sẻ, cung cấp cho các bên tham gia những thông tin cần thiết về khía cạnh pháp lý, thuế và phí liên quan đến thương vụ
3.4.2.3 Giao dịch với khách hàng
- Thỏa thuận với chủ sở hữu những điều khoản dịch vụ môi giới - Lên kế hoạch hành động phục vụ cho việc bán
- Giới thiệu cho khách hàng mua BĐS phù hợp với nhu cầu - Kí kết hợp đồng dịch vụ môi giới
- Giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá trình đàm phán giữa các bên tham gia - Dẫn dắt đến việc kí kết hợp đồng khởi điểm và soạn thảo hợp đồng này - Hỗ trợ trong việc hoàn chỉnh hồ sơ và chuẩn bị cho việc kí kết hợp đồng công chứng
- Tham gia thực hiện các thoả thuận theo hợp đồng khởi điểm - Thực hiện các công việc liên quan đến thương vụ
- Tham gia vào quá trình thanh toán, tổ chức các lần chi trả
- Hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề tại cơ quan Nhà nước, chính quyền liên quan đến thương vụ
- Tham gia vào quá trình giao nhận bất động sản
- Kết thúc thương vụ, nhận hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ môi giới
- Giải quyết các vấn đề sau thương vụ 3.5. Kỹ năng môi giới bất động sản 3.5.1 Kỹ năng soạn thảo hợp đồng 3.5.1.1 Hợp đồng dịch vụ môi giới
Hợp đồng dịch vụ môi giới là bản quy định phạm vi những trách nhiệm của nhà môi giới. Vì vậy có thể tự do thiết lập các điều khoản, xác định xem công việc của nhà môi giới chỉ hạn chế với những chức năng bình thường hay có thêm trách nhiệm đặc biệt nào khác. Hợp đồng phải được thiết lập dưới dạng văn bản và xác định những tình huống làm hợp đồng trở nên vô hiệu. Mỗi một nhà môi giới có thể, thậm chí là cần phải tự soạn thảo cho mình mẫu hợp đồng về môi giới. Trong khi soạn thảo cần cân nhắc cẩn thận các quy định mà nhà môi giới cho rằng chúng quan trọng nhất và hợp lí nhất. Vì vậy mà ở đây chúng ta không nên đưa ra một mẫu hợp đồng sẵn có, hay một hướng giải quyết mẫu nào.
Một bản hợp đồng căn bản trong thực tế thông thường được soạn thảo với tập hợp những điều khoản nhất định. Vì vậy cũng có thể hình dung phần lớn những điều khoản cần thiết trong hợp đồng dịch vụ môi giới với khách hàng. Vậy trong hợp đồng này cần thêm những điều khoản nào là điều chúng ta phải cân nhắc.
Một khi quy định chứng chỉ hành nghề được ban hành thì trong hợp đồng phải ghi rõ số thẻ hành nghề của nhà môi giới. Ở một mức độ phát triển cao hơn, cần phải nghĩ đến việc bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với những thiệt hại liên quan đến những hoạt động nghề nghiệp cho nhà môi
giới. Một khi chúng ta quy định dịch vụ bảo hiểm này vào như một tiêu chuẩn để hành nghề môi giới, thì chứng nhận về bảo hiểm nghề nghiệp cũng cần được nêu trong hợp đồng môi giới.
Các dạng hợp đồng môi giới
- Tự soạn thảo
- Dạng tình huống. Gồm 4 tình huống cơ bản: mua, bán, thuê, cho thuê
- Dạng độc quyền: - Độc quyền tương đối: là dạng độc quyền bán nhưng chủ sở hữu cũng có quyền tự bán mà không phải trả hoa hồng cho nhà môi giới, tuy nhiên các văn phòng môi giới khác không được phép bán. Cũng có văn phòng môi giới lại quy định ngược lại là dù đã kí hợp đồng độc quyền thì văn phòng môi giới khác vẫn có quyền bán nhưng chủ sở hữu lại không được tự bán (Ví dụ như tự đăng quảng cáo trên báo). Một dạng khác là văn phòng môi giới trước đây chủ sở hữu đã đăng kí bán vẫn có quyền bán tiếp BĐS, cho dù sau đó chủ sở hữu có kí hợp đồng độc quyền với nhà môi giới hiện tại. - Độc quyền tuyệt đối: là dạng độc quyền bán và được nhận hoa hồng cho dù thực tế việc bán do chính chủ sở hữu tìm được khách, hay do văn phòng môi giới khác bán.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà các bên tham gia giao dịch sẽ cung thỏa thuận và thống nhất về hợp đồng môi giới. Tuy nhiên hợp đồng môi giới cần có đủ các nội dung quy định tại chương V điều 74 của luật kinh doanh BĐS. Các nội dung chính cần có: Tên, địa chỉ của bên môi giới và bên được môi giới; đối tượng và nội dung môi giới; yêu cầu và kết quả dịch vu môi giới; thời hạn thực hiện môi giới; thù lao môi giới, hoa hồng môi giới; phương thức, thời hạn thanh toán; quyền và nghĩa vụ của các bên; giải
quyết tranh chấp; các nội dung khác do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định.
3.5.1.2. Hợp đồng khởi điểm
Hợp đồng khởi điểm là yếu tố cần thiết trước khi đi đến kí kết hợp đồng chính thức. Dưới góc độ an toàn cho các bên cũng như bảo đảm cho lợi ích của mình, nếu có thể nhà môi giới nên khuyến cáo các bên kí kết hợp đồng khởi điểm. Việc kí hợp đồng khởi điểm, cho dù ở dưới hình thức nào, cũng là sự chứng nhận kết thúc một giai đoạn quan trọng của nhà môi giới. Việc đặt cọc tiền cũng là thêm một yếu tố bảo đảm không cho các bên thay đổi, tránh những ý nghĩ thay đổi nhất thời. Tại thời điểm kí kết hợp đồng khởi điểm cũng là lúc nhà môi giới có thể nhận được một phần, cho dù nhỏ, tiền hoa hồng môi giới. Thông thường nếu không có vấn đề gì phức tạp thì ngay trong hợp đồng về dịch vụ môi giới có thể đưa vào điều khoản: trả cho nhà môi giới 50% tiền hoa hồng khi kí kết xong hợp đồng khởi điểm.
Trong hợp đồng khởi điểm cần cân nhắc cẩn thận các mốc giao nhận tiền, giao nhận BĐS. Trong vấn đề này thì kinh nghiệm và khả năng tiên liệu của nhà môi giới trở nên vô cùng quý giá. Hợp đồng khởi điểm cần xác định rõ hai vấn đề:
Những điều khoản cơ bản của hợp đồng chính thức
Thời hạn kí kết hợp đồng chính thức.
Bản thân hợp đồng khởi điểm không đòi hỏi phải tuân theo một mẫu nhất định nào. Tuy vậy sau khi kí hợp đồng khởi điểm mà một bên không chịu kí tiếp hợp đồng chính thức thì bên còn lại có thể đòi bồi thường do họ đã trông đợi vào thương vụ này. Trong hợp đồng khởi điểm cần ghi rõ những thông tin: họ và tên, họ và tên bố mẹ, nơi đăng kí thường trú và tạm
trú, số chứng minh thư và ngày cấp, nơi cấp (nếu là hộ chiếu thì ghi cả hạn sử dụng), tình trạng hôn nhân.
Cũng cần miêu tả rõ về BĐS bán, loại BĐS, các quyền liên quan đến BĐS, mục đích sử dụng. Cũng cần xác định chủ sở hữu có được BĐS bằng cách nào, vào thời điểm đó chủ sở hữu đang ở trong tình trạng hôn nhân nào, BĐS có nằm trong hợp đồng tài sản vợ chồng không, BĐS bán đi có phải là viêc phân chia tài sản không. Nếu BĐS là tài sản thừa kế thì quyền về BĐS phải được làm rõ.
Nếu BĐS có đường điện thoại cần thỏa thuận xem chủ sở hữu sẽ để lại hay không. Vấn đề này có những cách giải quyết sau:
Chủ sở hữu có thể làm đơn lên bưu điện đề nghị chuyển số điện thoại cho người mua.
Vẫn giữ tên chủ sở hữu cũ nhưng người thuê phải trả tiền cho việc sử dụng.
Nếu BĐS chưa nối đường dây điện thoại thì cần hỏi xem hồ sơ xin nối đã gửi đi chưa.
Trong hợp đồng khởi điểm cũng cần ghi rõ những loại giấy tờ nào còn thiếu cần bổ xung, trong đó có thể có những loại giấy tờ cần thiết khi kí hợp đồng chính thức. Nếu không thực hiện việc này thì có thể khách hàng sẽ quên, không biết hoặc vin vào cớ không ai nhắc nhở gì đến giấy tờ đó cả. Các loại phí phải trả cũng cần quy định cho các bên. Trong hợp đồng khởi điểm cần xác định 4 mốc thời gian liên quan đến việc hoàn thành thương vụ sau:
Thời gian cắt hộ khẩu khỏi địa chỉ bán
Thời gian kí kết hợp đồng chính thức
Thời gian các khoản thanh toán.
Việc giao trả BĐS cho người mua có thể thực hiện vào ngày kí hợp đồng công chứng hoặc sau khi kí hợp đồng công chứng. Nhà môi giới cần nhắc nhở, quy kết cho người bán trách nhiệm chi trả những khoản chi phí họ sử dụng như điện thoại, nước, điện cho đến ngày họ rời khỏi BĐS. Quan trọng nhất là làm sao soạn thảo một bản hợp đồng tốt, nghĩa là bảo đảm lợi ích của tất cả các bên. Cần nhớ một nguyên tắc cơ bản là: điều gì không có trong hợp đồng thì nó không tồn tại. Nếu vấn đề phải giải quyết tại tòa vì người bán (hay mua) không thực hiện điều gì đó đã hứa, khi Tòa hỏi: ông có ghi điều này trong hợp đồng không? nếu bạn không có thì bạn sẽ thua.
3.5.1.3 Hợp đồng chính thức
Để đi đến kí kết hợp đồng chính thức (hợp đồng được công chứng) đòi hỏi những sự chuẩn bị nhất định. Nhiệm vụ của nhà môi giới là thu thập đầy đủ tất cả các giấy tờ cần thiết để kí kết. Những giấy tờ này có thể là bản copy, nhưng bản gốc phải được cung cấp để đối chiếu. Việc chuẩn bị này không nên để đến gần lúc kí kết trước công chứng viên mới thực hiện. Việc chuẩn bị sớm các giấy tờ cần thiết cũng như các điều khoản hợp đồng không chỉ giúp việc soạn thảo hợp đồng công chứng, mà còn có thể giải quyết sớm những vấn đề chưa rõ ràng.
Cần phải nhắc nhở các bên (nếu có thể thì cung cấp cho các bên bản danh sách cụ thể) những giấy tờ gì là cần thiết, trước tiên là phải có giấy tờ tùy thân. Một vấn đề quan trọng khác là cần thông báo mức phí (thường là bên mua) phải trả cho công chứng, và nhắc nhở về khoản hoa hồng cho môi giới.
Một vấn đề quan trọng khác là thống nhất phương thức trả tiền. Thông thường trong các giao dịch nhỏ người mua trả bằng tiền mặt. Hiện nay khi các dịch vụ ngân hàng ngày càng thuận tiện, việc sử dụng các dịch vụ này ngày càng rộng rãi thì có thể trả tiền vào tài khoản hay thực hiện việc chuyển khoản. Để khách hàng không cảm thấy quá lo lắng, cần giải thích rõ quá trình kí hợp đồng công chứng và thời điểm thanh toán tiền.
3.5.2 Kỹ năng thu thập thông tin
3.5.2.1 Thu thập thông tin về bất động sản
Khi khách hàng tìm đến văn phòng, họ luôn hy vọng rằng nhà môi giới giúp họ không chỉ nhanh chóng và hiệu quả đạt được mục đích, mà còn thay thế họ hoàn toàn để họ không bị mất công sức, thời gian cho việc bán BĐS. Trong thực tế không phải lúc nào cũng làm được như vậy. Tập hợp những giấy tờ và thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhà môi giới nhiều khi còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, chính xác. Có rất nhiều dạng thiếu sót về mặt giấy tờ do nhiều nguyên nhân khác nhau liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS. Vấn đề này xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, nhận thức không phù hợp thực tế, hay đơn giản là chủ sở hữu chưa hoặc không muốn làm. Vì vậy nhà môi giới cần tư vấn, nhiều khi là giúp đỡ chủ sở hữu hoàn thiện hồ sơ của BĐS.
Để thu thập những thông tin về tình trạng pháp lí của BĐS, chúng ta đôi khi phải nhờ sự trợ giúp của luật sư, nhà địa chất hay kiến trúc sư. Bằng con đường này chúng ta mới có thể hiểu rõ hơn về BĐS. Để có được những thông tin chính xác mỗi nhà môi giới đều phải xây dựng cho mình một phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng. Vấn đề này dựa trên nền tảng kiến