III. Quy trình và kỹ năng môi giới bất đống sản
3.4.2.4 Kết thúc thương vụ
- Tham gia vào quá trình giao nhận bất động sản
- Kết thúc thương vụ, nhận hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ môi giới
- Giải quyết các vấn đề sau thương vụ 3.5. Kỹ năng môi giới bất động sản 3.5.1 Kỹ năng soạn thảo hợp đồng 3.5.1.1 Hợp đồng dịch vụ môi giới
Hợp đồng dịch vụ môi giới là bản quy định phạm vi những trách nhiệm của nhà môi giới. Vì vậy có thể tự do thiết lập các điều khoản, xác định xem công việc của nhà môi giới chỉ hạn chế với những chức năng bình thường hay có thêm trách nhiệm đặc biệt nào khác. Hợp đồng phải được thiết lập dưới dạng văn bản và xác định những tình huống làm hợp đồng trở nên vô hiệu. Mỗi một nhà môi giới có thể, thậm chí là cần phải tự soạn thảo cho mình mẫu hợp đồng về môi giới. Trong khi soạn thảo cần cân nhắc cẩn thận các quy định mà nhà môi giới cho rằng chúng quan trọng nhất và hợp lí nhất. Vì vậy mà ở đây chúng ta không nên đưa ra một mẫu hợp đồng sẵn có, hay một hướng giải quyết mẫu nào.
Một bản hợp đồng căn bản trong thực tế thông thường được soạn thảo với tập hợp những điều khoản nhất định. Vì vậy cũng có thể hình dung phần lớn những điều khoản cần thiết trong hợp đồng dịch vụ môi giới với khách hàng. Vậy trong hợp đồng này cần thêm những điều khoản nào là điều chúng ta phải cân nhắc.
Một khi quy định chứng chỉ hành nghề được ban hành thì trong hợp đồng phải ghi rõ số thẻ hành nghề của nhà môi giới. Ở một mức độ phát triển cao hơn, cần phải nghĩ đến việc bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với những thiệt hại liên quan đến những hoạt động nghề nghiệp cho nhà môi
giới. Một khi chúng ta quy định dịch vụ bảo hiểm này vào như một tiêu chuẩn để hành nghề môi giới, thì chứng nhận về bảo hiểm nghề nghiệp cũng cần được nêu trong hợp đồng môi giới.
Các dạng hợp đồng môi giới
- Tự soạn thảo
- Dạng tình huống. Gồm 4 tình huống cơ bản: mua, bán, thuê, cho thuê
- Dạng độc quyền: - Độc quyền tương đối: là dạng độc quyền bán nhưng chủ sở hữu cũng có quyền tự bán mà không phải trả hoa hồng cho nhà môi giới, tuy nhiên các văn phòng môi giới khác không được phép bán. Cũng có văn phòng môi giới lại quy định ngược lại là dù đã kí hợp đồng độc quyền thì văn phòng môi giới khác vẫn có quyền bán nhưng chủ sở hữu lại không được tự bán (Ví dụ như tự đăng quảng cáo trên báo). Một dạng khác là văn phòng môi giới trước đây chủ sở hữu đã đăng kí bán vẫn có quyền bán tiếp BĐS, cho dù sau đó chủ sở hữu có kí hợp đồng độc quyền với nhà môi giới hiện tại. - Độc quyền tuyệt đối: là dạng độc quyền bán và được nhận hoa hồng cho dù thực tế việc bán do chính chủ sở hữu tìm được khách, hay do văn phòng môi giới khác bán.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà các bên tham gia giao dịch sẽ cung thỏa thuận và thống nhất về hợp đồng môi giới. Tuy nhiên hợp đồng môi giới cần có đủ các nội dung quy định tại chương V điều 74 của luật kinh doanh BĐS. Các nội dung chính cần có: Tên, địa chỉ của bên môi giới và bên được môi giới; đối tượng và nội dung môi giới; yêu cầu và kết quả dịch vu môi giới; thời hạn thực hiện môi giới; thù lao môi giới, hoa hồng môi giới; phương thức, thời hạn thanh toán; quyền và nghĩa vụ của các bên; giải
quyết tranh chấp; các nội dung khác do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định.
3.5.1.2. Hợp đồng khởi điểm
Hợp đồng khởi điểm là yếu tố cần thiết trước khi đi đến kí kết hợp đồng chính thức. Dưới góc độ an toàn cho các bên cũng như bảo đảm cho lợi ích của mình, nếu có thể nhà môi giới nên khuyến cáo các bên kí kết hợp đồng khởi điểm. Việc kí hợp đồng khởi điểm, cho dù ở dưới hình thức nào, cũng là sự chứng nhận kết thúc một giai đoạn quan trọng của nhà môi giới. Việc đặt cọc tiền cũng là thêm một yếu tố bảo đảm không cho các bên thay đổi, tránh những ý nghĩ thay đổi nhất thời. Tại thời điểm kí kết hợp đồng khởi điểm cũng là lúc nhà môi giới có thể nhận được một phần, cho dù nhỏ, tiền hoa hồng môi giới. Thông thường nếu không có vấn đề gì phức tạp thì ngay trong hợp đồng về dịch vụ môi giới có thể đưa vào điều khoản: trả cho nhà môi giới 50% tiền hoa hồng khi kí kết xong hợp đồng khởi điểm.
Trong hợp đồng khởi điểm cần cân nhắc cẩn thận các mốc giao nhận tiền, giao nhận BĐS. Trong vấn đề này thì kinh nghiệm và khả năng tiên liệu của nhà môi giới trở nên vô cùng quý giá. Hợp đồng khởi điểm cần xác định rõ hai vấn đề:
Những điều khoản cơ bản của hợp đồng chính thức
Thời hạn kí kết hợp đồng chính thức.
Bản thân hợp đồng khởi điểm không đòi hỏi phải tuân theo một mẫu nhất định nào. Tuy vậy sau khi kí hợp đồng khởi điểm mà một bên không chịu kí tiếp hợp đồng chính thức thì bên còn lại có thể đòi bồi thường do họ đã trông đợi vào thương vụ này. Trong hợp đồng khởi điểm cần ghi rõ những thông tin: họ và tên, họ và tên bố mẹ, nơi đăng kí thường trú và tạm
trú, số chứng minh thư và ngày cấp, nơi cấp (nếu là hộ chiếu thì ghi cả hạn sử dụng), tình trạng hôn nhân.
Cũng cần miêu tả rõ về BĐS bán, loại BĐS, các quyền liên quan đến BĐS, mục đích sử dụng. Cũng cần xác định chủ sở hữu có được BĐS bằng cách nào, vào thời điểm đó chủ sở hữu đang ở trong tình trạng hôn nhân nào, BĐS có nằm trong hợp đồng tài sản vợ chồng không, BĐS bán đi có phải là viêc phân chia tài sản không. Nếu BĐS là tài sản thừa kế thì quyền về BĐS phải được làm rõ.
Nếu BĐS có đường điện thoại cần thỏa thuận xem chủ sở hữu sẽ để lại hay không. Vấn đề này có những cách giải quyết sau:
Chủ sở hữu có thể làm đơn lên bưu điện đề nghị chuyển số điện thoại cho người mua.
Vẫn giữ tên chủ sở hữu cũ nhưng người thuê phải trả tiền cho việc sử dụng.
Nếu BĐS chưa nối đường dây điện thoại thì cần hỏi xem hồ sơ xin nối đã gửi đi chưa.
Trong hợp đồng khởi điểm cũng cần ghi rõ những loại giấy tờ nào còn thiếu cần bổ xung, trong đó có thể có những loại giấy tờ cần thiết khi kí hợp đồng chính thức. Nếu không thực hiện việc này thì có thể khách hàng sẽ quên, không biết hoặc vin vào cớ không ai nhắc nhở gì đến giấy tờ đó cả. Các loại phí phải trả cũng cần quy định cho các bên. Trong hợp đồng khởi điểm cần xác định 4 mốc thời gian liên quan đến việc hoàn thành thương vụ sau:
Thời gian cắt hộ khẩu khỏi địa chỉ bán
Thời gian kí kết hợp đồng chính thức
Thời gian các khoản thanh toán.
Việc giao trả BĐS cho người mua có thể thực hiện vào ngày kí hợp đồng công chứng hoặc sau khi kí hợp đồng công chứng. Nhà môi giới cần nhắc nhở, quy kết cho người bán trách nhiệm chi trả những khoản chi phí họ sử dụng như điện thoại, nước, điện cho đến ngày họ rời khỏi BĐS. Quan trọng nhất là làm sao soạn thảo một bản hợp đồng tốt, nghĩa là bảo đảm lợi ích của tất cả các bên. Cần nhớ một nguyên tắc cơ bản là: điều gì không có trong hợp đồng thì nó không tồn tại. Nếu vấn đề phải giải quyết tại tòa vì người bán (hay mua) không thực hiện điều gì đó đã hứa, khi Tòa hỏi: ông có ghi điều này trong hợp đồng không? nếu bạn không có thì bạn sẽ thua.
3.5.1.3 Hợp đồng chính thức
Để đi đến kí kết hợp đồng chính thức (hợp đồng được công chứng) đòi hỏi những sự chuẩn bị nhất định. Nhiệm vụ của nhà môi giới là thu thập đầy đủ tất cả các giấy tờ cần thiết để kí kết. Những giấy tờ này có thể là bản copy, nhưng bản gốc phải được cung cấp để đối chiếu. Việc chuẩn bị này không nên để đến gần lúc kí kết trước công chứng viên mới thực hiện. Việc chuẩn bị sớm các giấy tờ cần thiết cũng như các điều khoản hợp đồng không chỉ giúp việc soạn thảo hợp đồng công chứng, mà còn có thể giải quyết sớm những vấn đề chưa rõ ràng.
Cần phải nhắc nhở các bên (nếu có thể thì cung cấp cho các bên bản danh sách cụ thể) những giấy tờ gì là cần thiết, trước tiên là phải có giấy tờ tùy thân. Một vấn đề quan trọng khác là cần thông báo mức phí (thường là bên mua) phải trả cho công chứng, và nhắc nhở về khoản hoa hồng cho môi giới.
Một vấn đề quan trọng khác là thống nhất phương thức trả tiền. Thông thường trong các giao dịch nhỏ người mua trả bằng tiền mặt. Hiện nay khi các dịch vụ ngân hàng ngày càng thuận tiện, việc sử dụng các dịch vụ này ngày càng rộng rãi thì có thể trả tiền vào tài khoản hay thực hiện việc chuyển khoản. Để khách hàng không cảm thấy quá lo lắng, cần giải thích rõ quá trình kí hợp đồng công chứng và thời điểm thanh toán tiền.
3.5.2 Kỹ năng thu thập thông tin
3.5.2.1 Thu thập thông tin về bất động sản
Khi khách hàng tìm đến văn phòng, họ luôn hy vọng rằng nhà môi giới giúp họ không chỉ nhanh chóng và hiệu quả đạt được mục đích, mà còn thay thế họ hoàn toàn để họ không bị mất công sức, thời gian cho việc bán BĐS. Trong thực tế không phải lúc nào cũng làm được như vậy. Tập hợp những giấy tờ và thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhà môi giới nhiều khi còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, chính xác. Có rất nhiều dạng thiếu sót về mặt giấy tờ do nhiều nguyên nhân khác nhau liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS. Vấn đề này xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, nhận thức không phù hợp thực tế, hay đơn giản là chủ sở hữu chưa hoặc không muốn làm. Vì vậy nhà môi giới cần tư vấn, nhiều khi là giúp đỡ chủ sở hữu hoàn thiện hồ sơ của BĐS.
Để thu thập những thông tin về tình trạng pháp lí của BĐS, chúng ta đôi khi phải nhờ sự trợ giúp của luật sư, nhà địa chất hay kiến trúc sư. Bằng con đường này chúng ta mới có thể hiểu rõ hơn về BĐS. Để có được những thông tin chính xác mỗi nhà môi giới đều phải xây dựng cho mình một phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng. Vấn đề này dựa trên nền tảng kiến thức về tâm lí, năng lực ứng xử, giao tiếp. "Nhất thân, nhì quen" vấn đề này đặc biệt đúng với thị trường Việt Nam. Đây cũng là câu nói nằm lòng của
các nhà môi giới. Vấn đề này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ với các cấp chính quyền, các ngành như: xây dựng, quy hoạch, kiến trúc, giao thông, địa chính, ngân hàng, tòa án; các văn phòng luật sư, công chứng, và các văn phòng môi giới khác. Thực tế cho thấy có những nhà môi giới năng lực chưa phải là giỏi nhưng với sự quen biết rộng và sâu của mình, họ đạt được những thành công lớn mà các nhà môi giới giỏi nghiệp vụ khác phải mơ ước.
Ngoài các dạng thông tin đã nói đến ở những phần trên, có một dạng thông tin thường là không có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tính quyết định đối với thương vụ, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho khách hàng là người Việt Nam. Đó là những thông tin mang tính tâm linh, hay mê tín. Một ngôi nhà mà chủ sở hữu sống trong đó làm ăn thất bát liên tục, hoặc hay bị ốm đau, cho dù chưa rõ nguyên nhân thì căn nhà cũng sẽ khó bán. Ngày nay khoa học cũng chứng minh được có trường hợp từ trường, tia đất hay thậm chí là chất phóng xạ gây ảnh hưởng đến BĐS. Để có được những thông tin dạng này có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người quen của chủ sở hữu. Sẽ rất khó khăn khi khai thác từ chủ sở hữu nếu nhà môi giới không có kỹ năng.
3.5.2.2 Thu thập thông tin từ khách hàng
Ngay từ buổi nói chuyện đầu tiên nhà môi giới đã phải nắm bắt được từ khách hàng những thông tin cơ bản sau đây: Những thông tin ban đầu về BĐS, khả năng tài chính, thương vụ liên quan, giới hạn thời gian, liên lạc với khách hàng, xem xét BĐS, những vấn đề về thủ tục, ghi chép những thông tin thu lượm được, môt số chú ý chính mà nhà môi giới nắm được, kiểm tra, cập nhật thông tin về BĐS
Các thông tin phản hồi từ khách hàng rất quan trọng. Nhà môi giới cần dành nhiều thời gian, sự chú ý vào những thông tin phản hồi nhận được từ khách hàng liên quan đến BĐS mà họ cung cấp. Bằng cách này nhà môi giới thu thập thêm được những thông tin cụ thể về nhu cầu của khách hàng, đồng thời cũng có thêm được những thông tin về BĐS. Việc này cũng được thực hiện cả trong khi nhà môi giới cùng khách hàng xem xét BĐS.
Trong quá trình xem xét BĐS cùng khách hàng, nếu khách hàng thay đổi ý (yêu cầu, điều kiện …), nhà môi giới cần ghi chép sửa đổi những điểm đó vào trong sổ. Điều này cũng cần được thực hiện khi cùng khách hàng xem BĐS, nếu nhà môi giới phát hiện, chú ý thấy những sự thiếu sót, bất hợp lí của BĐS. Những chú ý riêng đó của nhà môi giới cũng cần ghi cẩn thận vào sổ tay.
Nếu nhà môi giới nhận được thông tin rằng khách hàng thích BĐS đó, họ cần bắt tay ngay vào việc thực hiện tất cả những động tác có thể, không để khách hàng phải tự mình suy tính, giúp khách hàng đưa ra những quyết định đúng đắn. Trong trường hợp cần thiết thì tham gia cùng khách hàng đàm phán và khéo léo dẫn dắt đến việc kí kết hợp đồng khởi điểm. Rất nhiều khi bản thân khách hàng không tự nhận thức được nhu cầu thực sự của họ về nhà ở. Chính vì vậy mà một trong những kỹ năng quan trọng của nhà môi giới là khả năng gợi mở nhu cầu dịch vụ cho khách hàng. Một nhà môi giới ít kinh nghiệm sẽ căn theo yêu cầu của khách hàng và bắt đầu tìm trong các mối khách hàng của mình, trên báo chí… để tìm ra đối tượng phù hợp cho khách hàng. Ở đây nhà môi giới này đã đi không đúng hướng. Nhà môi giới trước tiên cần tìm hiểu về đầy đủ về khách hàng của mình và xem xét tại sao họ lại cần đúng loại nhà này mà không phải là loại nhà khác.
Để tiến hành thương vụ thì khách hàng phải chuẩn bị lần lượt nhiều bước, trong khi nhiều người không chịu thực hiện nhiệm vụ này. Vì vậy nhà môi giới phải giúp họ trong những việc như:
Chuẩn bị về mặt tinh thần cho khách hàng thực hiện thương vụ
Thuyết phục, chứng minh cho khách hàng rằng tại sao họ lại cần sự giúp đỡ của một nhà môi giới BĐS có trình độ
Giúp đỡ khách hàng chuẩn bị về mặt tài chính
Giúp khách hàng xác định cho mình những mốc thời gian thực hiện
Giúp khách hàng quyết định, nói chung nên sống ở vùng nào, điều kiện ra sao
Phát triển những ý tưởng của khách hàng về nơi mà họ muốn sinh sống.
Bằng cách này nhà môi giới sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mất đi một cách vô ích khi phải giới thiệu cho khách hàng những ngôi nhà mà rồi cuối cùng khách hàng cũng sẽ không mua. Thực tế thì buổi nói chuyên đầu tiên thường khá dài, nhưng những buổi nói chuyện sau đó sẽ ngắn và dễ