a./ Chứng từ sử dụng :
Công ty sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau đây trong phần kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Hóa đơn bán hàng của người bán (hóa đơn giá trị gia tăng) - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Báo cáo sử dụng vật tư, phụ tùng.
- Biên bản kiểm kê vật tư. - Bảng tổng hợp thừa, thiếu
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyể nội bộ - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Hạn mức nguyên vật liệu sử dụng. b./ Sổ sách kế toán :
- Sổ chi tiết nguyên nguyên vật liệu
- Bảng tổng hợp Nhập -Xuất -Tồn nguyên nguyên vật liệu 2/ Phương pháp Kế toán chi tiết NVL:
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nội dung cụ thể như sau:
a./ Nội dung :
Tại kho : thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng nguyên vật liệu vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho
Tại phòng kế toán : sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho.
SƠ ĐỒ KẾ TOÁNChứng từ nhập Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng Hợp nhập Xuất, tồn
b. Trình tự xử lý ,ghi chép và luân chuyển chứng từ :
Tóm tắt sơ đồ quá trình luân chuyển chứng từ :
Sổ kế toán tổng hợp
Phòng kế hoạch vật tư Phòng Tài chính Kế toán
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu kiểm tra chất lượng
PHIẾU NHẬP KHO
Các phân xưởng Kế toán thanh toán
Chứng từ ghi sổ (PXK) (PNK) Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu PHIẾU XUẤT KHO Phiếu đề xuất
vật tư tiết nguyên vật Sổ kế toán chi liệu
Các phân xưởng
Thẻ kho Biên bản kiểm
kê vật tư
Bảng tổng hợp thừa, thiếu vật tư
Chú thích
Định kỳ Cuối tháng Đối chiếu
Trình tự ghi chép , xử lý và luân chuyển chứng từ :
Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng do nhà cung cấp gởi tới và phiếu kiểm tra chất lượng sau khi thực hiện việc kiểm tra chất lượng, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1 ( liên gốc) : được giữ lại tại bộ phận kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và lập chứng từ ghi sổ.
- Liên 2 : Sẽ được chuyển qua Phòng kế hoạch vật tư để kiểm tra đối chiếu, sau đó lưu tại kho.
- Liên 3: Chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp.
Phiếu đề xuất vật tư được phòng kế hoạch duyệt sẽ là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1 (liên gốc) : sẽ được lưu giữ tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và lập chứng từ ghi sổ.
- Liên 2 : chuyển qua cho phòng kế hoạch vật tư để đối chiếu, kiểm tra (nếu có) và được lưu giữ tại thủ kho
- Liên 3: Chuyển cho các phân xưởng nơi xin cấp vật tư.
Hàng ngày, ccăn cứ phiếu nhập kho , xuất kho kế toán nguyên vật liệu lập chứng từ ghi sổ và được lưu trên máy vi tính, đồng thời chứng từ ghi sổ cò được in và đóng thành cuốn theo thứ tự và kèm theo chứng từ gốc.
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản nguyên liệu, nguyên vật liệu để lập Bảng kê tổng hợp Nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. sau đó sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu tổng cộng trên Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu với số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết tài khoản nguyên liệu, nguyên vật liệu.
Cuối tháng, ở các phân xưởng gửi thẻ kho và chuyển về Phòng Kế toán của Công ty mà cụ thể là cho kế toán nguyên nguyên vật liệu để đối chiếu số liệu (số lượng nhập, xuất) với sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Đồng thời dựa vào Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tại kho Công ty để đối chiếu số liệu (số lượng tồn) với sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó, lập Bảng tổng hợp thừa, thiếu kiểm kê và có những biện pháp xử lý thích hợp.
Ví dụ về việc ghi sổ chi tiết kế toán Nguyên nguyên vật liệu :
Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 1969, ngày 15/08/2004, Công ty nhập kho Soda, số lượng 2.000 kg, đơn giá 3.220 đ /kg, thành tiền là 6.440.000đồng.
Trên phiếu xuất kho số 2064, ngày 27/08/2004, xuất kho 1.000 kg Soda, đơn giá xuất 2.725 đ /kg, giá vốn hàng xuất là 2.725.000 đ để sản xuất kem giặt.
Trên sổ chi tiết Soda(1521), tại trang có tên nguyên nguyên vật liệu “Soda”, kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ như sau:
SL Tồn ngày 01/08/2004 : 1000 kg
Tiền tồn đầu ngày 01/08/2004 : 2.680.000 đ SL Tồn cuối ngày 31/08/2004 : 500 kg Tiền tồn cuối ngày 31/08/2004 : 1.362.500 đ
Chứng từ Diễn giải Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ngày Số SL Đ G T.Tiền SL Đ G G.V hàng xuất SL Tiền tồn 15/08/2004 1969N Nhậ p kho 2000 3.22 0 6.440.00 0 27/08/200 4 2064X 1.000 2.725 2.725.000 31/08/2004 500 1.362.500
Ví dụ : Dựa vào số liệu của Soda như ví dụ trên trong sổ chi tiết nguyên nguyên vật liệu “SODA” để ghi vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên nguyên vật liệu như sau :
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆUTHÁNG 08/2004 THÁNG 08/2004
Mã số Tên
vật tư ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL ST SL ST SL ST SL ST
0101S004 SODA Kg 1.000 2.680.000 2000 6.440.000 1.000 2.725.000 500 1.362.500
Tổng cộng