Sau thời gian thực tập và tỡm hiểu thực tế về tổ chức kế toỏn doanh thu chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty TNHH may Thiờn Nam, dưới gúc độ là một sinh viờn em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm gúp phần hoàn thiện hơn tổ chức cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty.
Kiến nghị 1: Hoàn thiện về nhõn sự ở cỏc phũng ban núi chung và phũng kế toỏn núi riờng
Cụng ty cần bổ sung nhõn sự cho phũng kế toỏn. Số lượng nhõn viờn kế toỏn của cụng ty hiện nay cũn thiếu sút so với quy mụ và khối lượng cụng việc thực tế
cú trỡnh độ chuyờn mụn, luụn hoàn thiện nhiệm vụ của mỡnh gúp phần khụng nhỏ vào sự nghiệp phỏt triển của cụng ty.Mặt khỏc, hỡnh thức ghi sổ kế toỏn là hỡnh thức nhật ký chung nờn cụng việc thường dồn vào cuối kỳ mà khối lượng cụng việc lại hoàn toàn do kế toỏn trưởng đảm nhiệm, việc cung cấp thụng tin cần thiết cho ban giỏm đốc sẽ khụng đảm bảo về mặt thời gian cũng như độ chớnh xỏc. Do đú,yờu cầu cấp thiết đặt ra cho cụng ty là phải tuyển thờm nhõn viờn kế toỏn. Bởi vỡ khi số lượng nhõn viờn kế toỏn được bổ sung, khối lượng cụng việc của kế toỏn sẽ được san sẻ bớt. Sẽ khụng cũn tỡnh trạng nhõn viờn phải mang cụng việc về nhà để làm, sẽ đảm bảo được cho chất lượng cũng như tiến bộ của cụng việc theo yờu cầu.Cú thể bổ sung nhõn sự cho phũng kế toỏn bằng cỏch tuyển thờm nhõn viờn mới, thuyờn chuyển và đào tạo, bồi dưỡng nhõn viờn trong phũng, từ phũng khỏc cho phự hợp với khối lượng cụng việc. Hoặc cú thể thuờ thờm người cú trỡnh độ chuyờn mụn ở ngoài làm một lượng cụng việc nhất định vào cuối kỳ kế toỏn để giảm ỏp lực cho kế toỏn trưởng. điều đú sẽ dẫn đến cụng việc đạt hiệu quả cao hơn và chớnh xỏc kịp thời hơn.
Kiến nghị 2:Cụng ty nờn ỏp dụng phần mềm vi tớnh vào trong cụng tỏc kế toỏn.
Kinh tế thị trường ngày càng phỏt triển thỡ quy mụ hoạt động của doanh nghiệp càng phỏt triển, mối quan hệ kinh tế mở rộng, tớnh chất hoạt động ngày càng cao làm cho nhu cầu thu nhập xử lý, cung cấp thụng tin ngày càng khú khăn và phức tập. Vỡ vậy việc ứng dụng tin học trong cụng tỏc quản lý núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng cú ý nghĩa rất lớn.
Việc ứng dụng phần mềm kế toỏn cú những lợi ớch như sau: - Giảm bớt khối lượng cụng việc ghi chộp một cỏch đỏng kể.
- Tiết kiệm lao dộng và thời gian: Phần mền kế toỏn được thiết kế phự hợp giỳp doanh nghiệp giải quyết được tất cả cỏc phộp tớnh phức tạp mà chỉ cần đưa số liệu vào và tao tỏc.
- Chớnh xỏc: cỏc cụng thức kế toỏn cú độ chớnh xỏc cao và hiếm khi gõy ra lỗi. Tạo niềm tin vào cỏc bỏo cỏo tài chớnh mà cụng ty cung cấp cho đối tượng bờn ngoài.
- Dễ sử dụng: Doanh nghiệp chỉ cần thời gian cài đặt chương trỡnh và nhập dữ liệu vào hệ thống. Mỗi phần mềm đều cú hường dẫn cài đặt và sử dụng nờn kế toỏn cú thể sử dụng một cỏch dễ dàng.
Để ỏp dụng phần mềm vi tớnh vào trong cụng tỏc quản lý núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng thỡ trước hết doanh nghiệp phải chuẩn bị:
- Chuẩn bị về vốn để mua mỏy tớnh, mua phần mềm kế toỏn
- Chuẩn bị về vốn để đào tạo nhõn viờn tuưcj tiếp sử dụng và nhõn viờn quản lý, điều hành.
- Nõng cao trỡnh độ tin học cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty - Cú người quản lý, sửa chữa cỏc thiết bị tin học.
Đặc trưng cơ bản của kế toỏn mỏy là cụng việc kếtoansđược thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Cụng ty phải lựa chọn phần mềm được thiết kế phự hợp theo nguyờn tắc ghi sổ tại cụng ty. Hiện nay trờn thị trường cú rất nhiều phần mềm kế toỏn, em xin giới thiệu một số phần mềm phổ biến hiện nay, cụng ty cú thể lựa chọn phần mềm phự hợp:
- Phần mềm kế toỏn Fast Accounting. Fast Accounting là phần mềm kế toỏn dành cho cỏc doanh nghiệp cú quy mụ vừa và nhỏ
- Phần mềm kế toỏn ACMAN: ACMAN được thiết kế và lập trỡnh trờn cụng nghệ hiện đại theoquy định chuẩn của bộ tài chớnh. Với phần mềm này người sử dụng chỉ cần cập nhật số liệu đầu vào phỏt sinh theo hệ thống chứng từ. Mỏy tớnh sẽ tự động tớnh toỏn và đưa vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị và cỏc thụng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phần mềm kế toỏn MISA: Đõy là phần mềm được phỏt triển trờn cơ sở phõn tớch tỉ mỉ, bao chựm hết cỏc phần hành kế toỏn của nhiều loại hỡnh doanh nghiệp.Với tiờu trớ đơn giản húa,dễ sử dụng, đỏp ứng tối đa nhu cầu quản lý kế toỏn của doanh nghiệp. MISA được đỏnh giỏ là phần mềm cú hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn quản trị kinh doanh.
- Với sự thay đổi này, ban lónh đạo hoàn toàn chủ động với số liệu kế toỏn tài chớnh,nắm được cơ chế hoạt động và khả năng đỏp ứng, từ đú cú thể yờu cầu cỏc bộ phận cú liờn quan bỏo cỏo cỏc thụng tin cần thiết một cỏch chớnh xỏc.
- Đối với bộ phận kế toỏn tài chớnh: Cú được giải phỏp chuẩn, quy trỡnh chuẩn và kế toỏn tài chớnh tuõn thủ hoàn toàn theo quy định của BTC và phỏp luật VN.
Hỗ trợ tối đa cụng tỏc hạch toỏn, làm sổ sỏch thao quy định.
Khả năng trả lời nhanh cỏc cõu hỏi của ban lónh đạo liờn quan đến cỏc con số doanh thu, chi phớ, lói/lỗ, tiền lại quỹ và ngõn hàng, cụng nợ, kho hàng húa,...
Luụn chủ động trong cụng việc hàng ngày, hàng thỏng.
- Đối với cỏc bộ phận khỏc: Quan hệ giữa cỏc phũng ban trở lờn thuận tiện hơn, cú thụng tin nhanh,phối kết hợp thụng tin giữa cỏc phũng ban, trỏnh cỏc cụng việc trựng lặp.
Kiến nghị 3:Cụng ty nờn sử dụng chớnh sỏch thu hỳt khỏch hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn, giảm giỏ hàng bỏn,
Việc sử dụng hỡnh thức chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn và giảm giỏ hàng bỏn sẽ làm tăng hiệu quả của cụng tỏc bỏn hàng, tăng lượng hàng bỏn ra, thu hỳt khỏch hàng, tăng sức cạnh tranh trờn thị trường, việc thu hồi vốn nhanh dẫn đến đẩy nhanh vũng quay vốn, giảm lói vay ngõn hàng.
Để ỏp dụng chiết khõu thương mại và giảm giỏ hàng bỏn cụng ty cần xõy dựng chớnh sỏch chiết khấu phự hợp. Cú thể quy định mức chiết khấu như sau:
- Nếu khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng trước thời hạn 15 ngày thỡ được hưởng chiết khấu 1% tớnh trờn tổng giỏ thanh toỏn.
- Nếu khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng trước thời hạn 1 thỏng thỡ được hưởng chiết khấu 1% tớnh trờn tổng giỏ thanh toỏn.
Chiết khấu thương mại được phản ỏnh vào TK521 như sau:
Phản ỏnh số chiết khấu thương mại thực tế phỏt sinh trong kỳ kế toỏn ghi: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu cú) Cú TK 111,112,131,...
Cuối kỳ, kết chuyển tổng số chiết khấu thương mại đó chấp thuận phỏt sinh trong kỳ sang tài khoản doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 521 – Chiết khấu thương mại
Khoản chiết khấu thương mại phải được ghi rừ trong hợp đồng giữa 2 bờn.
Chiết khấu thanh toỏn được phản ỏnh vào TK 6351:
Khoản chiết khấu thanh toỏn cho người mua hàng húa, dịch vụ được hưởng do thanh toỏn trước hạn phải thanh toỏn theo thỏa thuận khi mua, bỏn hàng, ghi:
Nợ TK 6351 – Chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng Cú TK 131, 111, 112,...
Cuối kỳ, kết chuyển số chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng sang TK 9112 Nợ TK 9112 - Kết quả từ hoạt động tài chớnh
Cú TK 6351 – Chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng
Giảm giỏ hàng bỏn được phản ỏnh vào TK 532 như sau:
Nợ TK 532 – Giảm giỏ hàng bỏn
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu cú) Cú TK 111,112,131,...
Cuối kỳ,kết chuyển tổng số giảm giỏ hàng bỏn phỏt sinh trong kỳ sang tài khoản doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 532 – Giảm giỏ hàng bỏn
Tuy nhiờn, cỏc doanh nghiệp thường đưa ra mức giảm giỏ hàng bỏn khi hàng bị khỏch hàng phản ứng do kộm phẩm chất, khụng đỳng quy cỏch, chất lượng,… như trong hợp đồng.
Kiến nghị 4: Cụng ty nờn trớch lập một số khoản dự phũng. 1. Dự phũng phải thu khú đũi
Dự phũng phải thu khú đũi: là dự phũng phần giỏ trị bị tổn thất của cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, nợ phải thu chưa quỏ hạn nhưng cú thể khụng đũi được do khỏch nợ khụng cú khả năng thanh toỏn.
Theo thụng tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn việc trớch lập dự phũng phải thu khúi đũi như sau:
Điều kiện trớch lập dự phũng phải thu khú đũi:
- Khoản nợ phải thu cú chứng từ gốc, cú đối chiếu xỏc nhận của khỏch nợ về số tiền cũn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu cụng nợ và cỏc chứng từ khỏc.
Cỏc khoản khụng đủ căn cứ xỏc định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Cú đủ căn cứ xỏc định là khoản nợ phải thu khú đũi:
+ Nợ phải thu đó quỏ hạn thanh toỏn ghi trờn hợp đồng kinh tế, cỏc khế ước vay nợ hoặc cỏc cam kết nợ khỏc.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toỏn nhưng tổ chức kinh tế (cỏc cụng ty, doanh nghiệp tư nhõn, hợp tỏc xó, tổ chức tớn dụng….) đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cỏc cơ quan phỏp luật truy tố, giam giữ, xột xử, đang thi hành ỏn hoặc đó chết.
Phương phỏp kế toỏn dự phũng phải thu khú đũi:
Cụng ty phải theo dừi riờng và thu hồi cụng nợ đỳng hạn, cú những biện phỏp tớch cực đũi nợ nhưng vẫn phải chỳ ý giữ gỡn mối quan hệ với khỏch hàng. Cụng ty nờn tiến hành trớch lập dự phũng khụng cú khả năng thanh toỏn. Mức trớch lập theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành như sau:
+ 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ trờn 6 thỏng đến dưới 1 năm.
+ 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu qỳa hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lờn.
Nguyờn tắc trớch lập dự phũng phải thu khúi đũi như sau:
+ Khi cỏc khoản nợ phải thu được xỏc định khú đũi, doanh nghiệp phải trớch lập dự phũng theo cỏc quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phũng phải trớch lập bằng số dự phong fnợ phải thu khú đũi, thỡ doanh nghiệp khụng phải trớch lập;
+ Nếu số dự phũng phải trớch lập cao hơn số dư khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi, thỡ doanh nghiệp phải trớch thờm vào chi phớ quản lý doanh nghiệp phần chờnh lệch;
Nếu số dự phũng phải trớch lập thấp hơn số dư khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi, thỡ doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chờnh lệch ghi giảm chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng: chứng từ gốc, đối chiếu xỏc nhận của khỏch nợ về số tiền cũn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu cụng nợ và cỏc chứng từ khỏc.
Tài khoản sử dụng: TK 139 - "Dự phũng phải thu khú đũi"
Kết cấu TK 139 Bờn Nợ:
+ Hoàn nhập dự phũng giảm thu khú đũi đó lập cuối năm trước + Xử lý xoỏ nợ cỏc khoản phải thu khú đũi khụng thể đũi được
Bờn Cú:
Số dự phũng nợ giảm thu khú đũi được lập tớnh vào chi phớ quản lý doanh nghiệp
Số dƣ bờn Cú: Số dự phũng nợ giảm thu khú đũi hiện cú cuối kỳ.
Trỡnh tự hạch toỏn:
- Cuối kỳ kế toỏn, căn cứ vào cỏc khoản nợ phải thu được xỏc định là khụng chắc chắn thu được, tớnh toỏn mức dự phũng nợ phải thu khú đũi cần lập lần đầu.
Nợ TK 642: Số tiền trớch lập dự phũng Cú TK 139: Số tiền trớch lập dự phũng
- Cuối kỳ kế toỏn sau, nếu khoản dự phũng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đó lập:
+ Cuối kỳ trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 139: Số tiền hoàn nhập
Cú TK 642: Số tiền hoàn nhập
Nợ TK 642: Số tiền trớch lập thờm Cú TK 139: Số tiền trớch lập thờm
- Cỏc khoản nợ phải thu khú đũi khi xỏc định thực sự khụng đũi được sẽ được phộp xoỏ nợ theo chớnh sỏch tài chớnh hiện hành:
Nợ TK 139 (Nếu đó lập dự phũng) Nợ TK 642 (nếu chưa lập dự phũng)
Cú TK 131,138
Đồng thời ghi Nợ TK 004 - "Nợ khú đũi đó xử lý"
- Đối với cỏc khoản nợ khú đũi đó xử lý xoỏ nợ, nếu sau đú lại thu hồi được: Nợ TK 111,112…. Số tiền thực tế đó thu hồi được
Cú TK 711 Số tiền thực tế đó thu hồi được Đồng thời ghi Cú TK 004 - "Nợ khú đũi đó xử lý"
Sổ kế toỏn: Sổ cỏi TK 139
2. Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Cụng ty nờn tiến hành lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho để đảm bảo hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong tương lai.
Dự phũng được lập khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ gốc và được ghi nhận vào giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ vào cuối kỳ kế toỏn năm khi lập BCTC. Cuối kỳ kế toỏn năm, căn cứ vào số lượng, giỏ gốc, giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của từng hàng hoỏ để xỏc định khoản dự phũng.
Phương phỏp kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Chứng từ sử dụng:
- Hoỏ đơn, chứng từ phản ỏnh giỏ gốc của hàng tồn kho được lập dự phũng. - Biờn bản kiểm kờ số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phũng. - Bảng tổng hợp mức lập dự phũng.
- Bằng chứng tin cậy về giỏ bỏn ước tớnh hàng tồn kho được lập dự phũng.
Tài khoản sử dụng:
TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Bờn Nợ:
Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
Bờn Cú:
Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
Số dƣ bờn Cú: Khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho hiện cú cuối kỳ
Trỡnh tự hạch toỏn:
Cuối kỳ kế toỏn năm, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giỏ của giỏ trị thuần cú thể thực hiện được so với giỏ gốc hàng tồn kho, tớnh toỏn mức dự phũng cần lập lần đầu, ghi:
Nợ TK 632: Số tiền trớch lập dự phũng Cú TK 159: Số tiền trớch lập dự phũng Cuối kỳ kế toỏn năm tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phũng phải lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phũng đó trớch lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch lớn hơn phải được trớch lập thờm:
Nợ TK 632: Số tiền trớch lập thờm Cú TK 159: Số tiền trớch lập thờm
+ Nếu khoản dự phũng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phũng đó trớch lập ở