3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi nhận đƣợc yêu cầu nguồn nguyên liệu từ bộ phận nghiên cứu và phát triển của phòng kỹ thuật trong công ty. Phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng để cung cấp vật tƣ phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.
Trƣớc khi tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp thì nhân viên phòng mua hàng cần phải nghiên cứu thị trƣờng về nguyên vật liệu, nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, giá cả để có sự lựa chọn tốt nhất.
Đối với từng loại nguyên liệu khác nhau thì các bƣớc lựa chọn nhà cung cấp sẽ khác nhau:
- Đối với loại nguyên liệu thƣờng xuyên hoặc đã từng sử dụng thì phòng mua hàng sẽ tiến hành đánh giá, xem xét lại hồ sơ nhà cung cấp hiện tại của công ty. Nếu nhà cung cấp hiện tại có đủ năng lực và đáp ứng tốt các yêu cầu của công ty thì sẽ tiếp tục hợp tác còn ngƣợc thì phòng mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới tốt hơn.
- Đối với nguyên liệu mới, chƣa đƣợc sử dụng trƣớc đây thì nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp loại nguyên liệu mới trên các phƣơng tiện thông tin, báo đài, tạp chí, công cụ tìm kiếm,…
3.2.2 Khảo sát nhà cung cấp
Khi đã có đƣợc danh sách nhà cung cấp ban đầu, thì nhân viên phòng mua hàng sẽ kết hợp với nhân viên phòng chất lƣợng đi thăm nhà cung cấp và tiến hành khảo sát nhà cung cấp bằng bảng câu hỏi (phụ lục 3) về các chỉ tiêu:
- Quản lý của lãnh đạo công ty - Quản lý chất lƣợng
- Khả năng sản xuất/kỹ thuật - Thời hạn giao hàng
- Vệ sinh nhà xƣởng
Sau khi đã tiến hành khảo sát nhà cung cấp, nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành cho điểm, tổng kết và dựa vào đó đánh giá về năng lực, mức độ đáp ứng so với tiêu chuẩn của công ty.
Việc trực tiếp tới thăm tại nhà cung cấp sẽ cho sự đánh giá, nhận định ban đầu đối với nhà cung cấp và kết hợp với kết quả khảo sát để chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp để đƣa vào danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
Kết quả cũng nhƣ thông tin tổng quan ban đầu về nhà cung cấp sẽ đƣợc nhân viên phòng mua hàng thông báo cho trƣởng phòng chất lƣợng và kỹ thuật bằng thƣ điện tử.
3.2.3 Đánh giá tại nhà cung cấp
Để kiểm tra lại kết quả đánh giá nhà cung cấp từ phòng mua hàng gửi tới. Trƣởng bộ phận InC sẽ đến thẩm định tại nhà cung cấp để kiểm tra các yếu tố về: nhà máy, công suất, máy móc, vệ sinh,…
Bên cạnh đó trƣởng bộ phận InC cũng sẽ kiểm tra tiêu chuẩn REACH của nhà cung cấp.
REACH là quy định của EU về đăng ký, đánh giá và cấp phép sử dụng hóa chất với yêu cầu cao hơn, ảnh hƣởng đến mọi thành phần doanh nghiệp. Theo quy định này, mọi hóa chất đƣợc dùng với khối lƣợng lớn hoặc đƣợc cho là có khả năng ảnh hƣởng xấu đến sức khỏe con ngƣời và môi trƣờng đều phải đăng ký với cơ quan quản lý hóa chất châu Âu.[7]
Khi đánh giá tại nhà cung cấp nếu phát hiện nhà cung cấp có vấn đề gì sai, không đạt yêu cầu nhƣng có thể khắc phục đƣợc thì trƣởng bộ phận InC sẽ phát phiếu khắc phục – phòng ngừa để yêu cầu nhà cung cấp trả lời. Nếu nhà cung cấp trả lời phiếu khắc phục – phòng ngừa đúng thời gian yêu cầu, đƣa ra đƣợc nguyên nhân sai phạm và hành động khắc phục hợp lí thì công ty ScanCom sẽ mua hàng từ nhà cung cấp này. Phiếu khắc phục phòng ngừa chỉ đƣợc phát ra khi phát hiện nhà cung cấp nào có sai phạm.
Sau đó trƣởng bộ InC sẽ tổng hợp kết quả đánh giá. Nếu nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tiêu chuẩn của công ty cũng nhƣ các chứng nhận chất lƣợng thì sẽ chọn làm nhà cung cấp chính thức và tiến hành các bƣớc để kí kết hợp đồng và trƣởng bộ phận InC sẽ gửi thông tin về nhà cung cấp cho các phòng kỹ thuật, chất lƣợng, mua hàng bằng thƣ điện tử.
3.2.4 Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lƣợng, kĩ thuật của công ty cho nhà cung cấp
Khi đã lựa chọn đƣợc nhà cung cấp cung cho nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty ScanCom thì nhân viên phòng mua hàng thông tin cho nhà cung cấp về tất cả các yêu cầu của công ty:
- Tiêu chuẩn về hóa chất của ScanCom - Mẫu đơn mua hàng
- Yêu cầu của phòng mua hàng
- Tiêu chuẩn kỹ thuật: đối với mỗi loại vật tƣ khác nhau công ty sẽ gửi các bảng tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau.
Đây là các tiêu chuẩn cần thiết để một nhà cung cấp đƣợc phép bán hàng hóa cho ScanCom, nếu thiếu bất kỳ loại giấy tờ nào sẽ không đƣợc phép bán.
3.2.5 Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp
Trƣớc khi thực hiện việc đặt hàng cho nhà cung cấp công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu sản phẩm thử nghiệm để đánh giá.
Đối với sản phẩm mới: yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu và giấy tờ chất lƣợng. Đối với một số loại sản phẩm đặc biệt phải có giấy chứng nhận kiểm tra của cơ quan kiểm định.
Đối với sản phẩm cũ: yêu cầu nhà cung cấp mỗi lần giao hàng đều phải có giấy kiểm tra chất lƣợng của chính nhà cung cấp sau đó công ty sẽ kiểm tra dựa trên báo cáo của nhà cung cấp và kiểm tra lại trên hàng hóa.
Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu sẽ do nhân viên bộ phận InC đảm nhận. Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hƣởng tới toàn bộ chất lƣợng của nguyên liệu từ nhà cung cấp nên cần đƣợc kiểm tra kĩ lƣỡng để kịp thời phát hiện những lỗi sai cũng nhƣ sản phẩm chƣa đạt để yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh cho phù hợp.
3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp
Để sản phẩm làm ra đúng theo tiêu chuẩn về màu sắc, kích thƣớc, trọng lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật. Phòng kỹ thuật sẽ gửi mẫu đến nhà cung cấp để đối chiếu với mẫu làm ra của nhà cung cấp. Có 2 trƣờng hợp sau:
- Trƣờng hợp 1: đối với một số loại nguyên vật liệu công ty có sẵn sản phẩm mẫu thì công ty sẽ gửi mẫu này tới nhà cung cấp để nhà cung đối chiếu với sản phẩm đƣợc sản xuất ra từ nhà xƣởng của nhà cung cấp.
- Trƣờng hợp 2: với loại nguyên liệu mới, công ty chƣa có mẫu sẵn thì công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp sản xuất sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng mà công ty đã gửi sau đó nhà cung cấp sẽ gửi sản phẩm mẫu đã sản xuất sang để công ty tiến hành kiểm tra.
3.2.7 Kiểm tra vật tƣ đầu vào cho sản xuất hàng loạt
Nhân viên bộ phận InC kiểm tra hàng hóa sau khi đƣợc mua từ nhà cung cấp. Việc kiểm tra đƣợc thực hiện bằng cách rút mẫu ngẫu nhiên theo tiêu chuẩn AQL 105E (ANSI / ASQC Z1.4, 1993). Kiểm tra vật tƣ đầu vào là bƣớc quan trọng để kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, nếu chất lƣợng hàng hóa không đạt yêu cầu thì báo ngay cho nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa nếu là lỗi nhỏ còn nếu lỗi lớn thì phải yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng mới.
3.2.8 Theo dõi quá trình
Sau khi phòng chất lƣợng kiểm tra và đồng ý nhận hàng từ nhà cung cấp, hàng hóa sẽ đƣợc nhập vào kho. Tùy vào nhu cầu của mỗi bộ phận cán bộ quản lý kho sẽ cung ứng cho các bộ phận sản xuất.
Để quản lý đƣợc chất lƣợng của hàng hóa sau khi đƣợc nhập vào kho thì trƣớc khi hàng hóa đƣợc đƣa vào kho sẽ đƣợc cập nhật trên hệ thống của công ty ngày thời hạn sử dụng của nguyên liệu. Trƣớc khi nguyên liệu hết hạn sử dụng 2 tháng hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến những ngƣời có trách nhiệm. Đối với nguyên
liệu đã hết hạn sử dụng thì trƣởng bộ phận InC sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và thanh lý nguyên liệu.
Ngoài ra để có thể dễ dàng nhận biết đƣợc thời gian sử dụng của nguyên liệu thì nên tiến hành dán nhãn màu lên từng bao bì nguyên liệu để trong quá trình xuất hàng từ kho sẽ dễ dàng nhận biết đƣợc nguyên liệu cũ mới để có thể lấy đƣợc nguyên liệu đƣợc nhập trƣớc để đem tới các bộ phận sản xuất.
3.2.8.1 Duyệt mẫu
Đây là công việc của bộ phận InC, duyệt mẫu sản xuất thử, tất cả các chi tiết của hàng mẫu nhƣ: màu sắc, kích thƣớc, độ bền, kết cấu,… để xem có chổ nào không ổn, vật tƣ không đạt yêu cầu chỗ nào, còn vấn đề nào trục trặc sẽ tiến hành sữa chữa, khắc phục. Nếu nguyên nhân đó xuất phát từ nguồn nguyên liệu thì phải yêu cầu nhà cung cấp khắc phục ngay để khi sản xuất hàng loạt đạt yêu cầu tránh gây lãng phí, tốn thời gian.
3.2.8.2 Kiểm tra
Quy trình kiểm tra chất lƣợng hàng hóa sẽ đƣợc diễn ra xuyết suốt trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn chỉnh để đảm bảo chất lƣợng hàng hóa làm ra đạt chất lƣợng tốt nhất. Sau khi sản phẩm đã hoàn chỉnh thì nhân viên bộ phận FC sẽ kiểm tra chất lƣợng của từng sản phẩm để đảm bảo sản phẩm khi tới tay ngƣời tiêu dùng đạt chất lƣợng tốt nhất.
3.2.9 Kiểm tra hàng năm và khắc phục phòng ngừa
Việc kiểm tra tổng kết chất lƣợng hàng hóa của nhà cung cấp hàng năm rất quan trọng để tổng kết đánh giá chất lƣợng hàng hóa của nhà cung cấp giao cho công ty trong năm. Nếu nhà cung cấp nào chƣa đạt, còn nhiều lỗi thì phòng chất lƣợng sẽ gửi yêu cầu trả lời hành động khắc phục phòng ngừa.
Để tránh tình trạng nhà cung cấp chậm trả lời nhƣ hiện nay thì công ty cần có những quy định cụ thể để ràng buộc nếu nhà cung cấp chậm trả lời thì sẽ phạt để khắc phục đƣợc tình trạng quá hạn trả lời. Vì bảng khắc phục phòng ngừa đóng vai
trò rất quan trọng giúp công ty đánh giá thái độ của nhà cung cấp từ đó xem xét việc có tiếp tục quan hệ hợp tác với nhà cung cấp nữa không.
3.2.10 Cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp
Cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp đóng vai trò rất quan trọng giúp xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa công ty và nhà cung cấp, giúp xây dựng nguồn nguyên liệu ổn định, chất lƣợng tốt cho công ty. Mục tiêu của công ty là cần nâng cao mức chất lƣợng của các nhà cung cấp hiện tại từ Quality Inspection (QI) lên mức Quality Control (QC).
QI QC QA QM TQM
QI: Quality Inspection (kiểm tra chất lƣợng) QC: Quality Control (kiểm soát chất lƣợng) QA: Quality Assurance (đảm bảo chất lƣợng) QM: Quality Management (quản lý chất lƣợng)
TQM: Total Quality Management (quản lý chất lƣợng toàn diện)
3.2.10.1 Nội dung cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp bao gồm:
Hƣớng dẫn nhà cung cấp xây dựng tài liệu - Tiêu chuẩn kiểm tra vật tƣ đầu vào
- Quy trình kiểm tra công đoạn - Tiêu chuẩn kiểm tra xuất hàng - Tiêu chuẩn công việc
- Hƣớng dẫn công việc - Quản lý thiết bị đo lƣờng - Quản lý khiếu nại khách hàng - Quản lý bản vẽ
Đào tạo
- Hƣớng dẫn lập kế hoạch đào tạo - Tài liệu đào tạo
Thực hiện
- Áp dụng vào thực tế các hƣớng dẫn xây dựng tài liệu - Lƣu hồ sơ
- Lập báo cáo
- Thống kê, phân tích
- Cải tiến dựa vào bảng phân tích
3.2.10.2 Các bƣớc thực hiện
- ƣớc 1: Phòng chất lƣợng lập kế hoạch thực hiện cải tiến chất lƣợng nhà cung cấp sau đó gởi đến phòng mua hàng
- ƣớc 2: Phòng mua hàng gởi tài liệu và thông báo đến nhà cung cấp
- ƣớc 3: Phòng chất lƣợng hƣớng dẫn nhà cung cấp xây dựng, quản lý hệ thống kiểm tra chất lƣợng, các tài liệu biểu mẫu liên quan
- ƣớc 4: Nhà cung cấp thực hiện cải tiến và gửi đến công ty ScanCom - ƣớc 5: Phòng chất lƣợng tiến hành kiểm tra lại hiệu quả việc cải tiến nhà cung cấp, nếu chƣa đạt tiếp tục hƣớng dẫn nhà cung cấp cải tiến
- ƣớc 6: Nếu nhà cung cấp hoàn thành việc cải tiến đạt yêu cầu của ScanCom, phòng chất lƣợng sẽ lƣu hồ sơ hoàn tất
3.3 Quản lý nhà cung cấp
3.3.1 Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp
Hằng năm nhân viên phòng mua hàng và chất lƣợng sẽ tiến hành tổng kết đánh giá các nhà cung cấp trong danh sách cung cấp hàng hóa cho công ty thông qua bảng đánh giá. Việc đánh giá này rất quan trọng, thông qua kết quả đánh giá ban lãnh đạo công ty sẽ nhận xét đƣợc nguồn cung cấp trong thời gian qua có những vấn đề nào tồn tại để tìm phƣơng pháp khắc phục, nhà cung cấp nào tốt thì xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Để kết quả đánh giá đƣợc chính xác, khách quan hơn thì giữa 2 bộ phận mua hàng và chất lƣợng cần có sự liên kết chặt chẽ, thống nhất về các chỉ tiêu đánh giá để tránh tình trạng trùng lặp chỉ tiêu nhƣ hiện nay.
Sau đây là bảng đánh giá nhà cung cấp mới đƣợc xây dựng dựa trên hai bảng đánh giá cũ tại công ty.
Bảng 3.1: Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp S T T TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ Điểm Trọng số ộ phận phụ trách 0 - 1 1.5 - 2 2.5 -3 1 Chất lƣợng sản phẩm
Có sai sót ngoài quy định, có thể khắc phục đƣợc
Sai sót nhỏ trong phạm vi cho phép
Đúng với yêu cầu
của công ty 40%
Phòng chất lƣợng:50% 2 Quản lý hệ thống QI (Quality Inspection) QC (Quality
Control) QA (Quality Assurance) 30%
3 5S Nhà xƣởng bẩn, bụi,
lộn xộn Nhà xƣởng sạch sẽ Tuân thủ 5S đầy đủ 10%
4 Chất lƣợng hàng
mẫu Không có mẫu
Có mẫu nhƣng không có chứng nhận kiểm tra liên quan
Có mẫu và có chứng nhận
kiểm tra đầy đủ 10%
5
Thời gian trả lời khắcphục - phòng ngừa
Không hồi đáp khắc
phục Hồi đáp nhƣng trễ thời gian quy định Hồi đáp đúng thời gian 10% 6 Thời gian
giao hàng Chậm từ 2 ngày trở lên Chậm 1 ngày Đúng thời gian thỏa thuận 30%
Phòng mua hàng: 50%
7 Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sỉ Chiết khấu theo số lƣợng 20%
8 Phƣơng thức giao hàng
Giao tại kho nhà cung
cấp Giao tại công ty 10%
9 Phƣơng thức
thanh toán Tiền mặt (trả ngay) Chuyển khoản (dƣới 30 ngày)
Chuyển khoản
(trên 30 ngày) 10%
10
Thời gian phản hồi đối với những
sự cố có phát sinh Trên 8 tiếng Từ 4 đến 8 tiếng Dƣới 4 tiếng 5%
11 Thời gian đã hợp
tác với công ty Dƣới 1 năm Từ 1 đến 3 năm Trên 3 năm 5%
12 Quy mô sản xuất Nhà nhập khẩu Nhà phân phối Nhà sản xuất 10%
13
Số lƣợng hàng hóa tối đa đáp ứng nhu
cầu của công ty Đáp ứng dƣới 50 %
Đáp ứng từ 50% đến < 100%
Đáp ứng đƣợc mọi yêu
cầu 10%
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp tháng 4/2012 ảng đánh giá mới có thang điểm đƣợc quy về chung một thang điểm chung cho cả hai phòng ban với các tiêu thức đánh giá chi tiết giúp kết quả đánh giá chính xác, khách quan hơn.
3.3.2 Theo dõi, kiểm soát
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, để tránh tình trạng nhà cung cấp giao hàng không đạt chất lƣợng nhƣ thỏa thuận trong hợp đồng thì cần phải có những quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp nào thực hiện tốt sẽ tiếp tục hợp tác và đƣợc hƣởng các ƣu đãi, hỗ trợ của công ty. Còn ngƣợc lại thì sẽ loại ra khỏi danh sách của công ty.
Trong quá trình nhận hàng từ nhà cung cấp, nhân viên phòng chất lƣợng phải luôn theo dõi kiểm soát hàng hóa chặt chẽ để kịp thời phát hiện những vấn đề phát