ScanCom là một tập đoàn đa quốc gia, trụ sở chính đặt tại Kosor Đan Mạch, bắt đầu hoạt động vào tháng 4 năm 1995, chuyên cung cấp hàng ngoại thất cao cấp. Với 8 công ty con đƣợc đặt tại 8 nƣớc trên thế giới, chức năng của mỗi công ty con là một phần trong dây chuyền trong hoạt động của tổng công ty.
Nguồn: [2]
Chức năng hoạt động của các công ty con
ScanCom Đan Mạch: có chức năng quản trị tài chính, kế toán và bán hàng cho các khách hàng tại Bắc Âu.
ScanCom HongKong: cung cấp dich vụ vận chuyển hàng hóa cho các công ty con.
ScanCom Indonexia: đặt tại Semerang trung tâm Java, chuyên sản xuất các sản phẩm làm từ gỗ Teak.
ScanCom Brasil: là nơi cung cấp nguồn nguyên liệu gỗ cho hoạt động sản xuất của ScanCom Việt Nam.
ScanCom Việt Nam: có văn phòng đại diện và nhà máy sản xuất đặt tại khu công nghiệp Sóng Thần tỉnh ình Dƣơng. Đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất, thiết kế, phát triển sản phẩm.
2.1.1.2 ScanCom Việt Nam
ScanCom Việt Nam bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 2000 theo giấy phép đầu tƣ số 118/GP – HCM, do UBNN TP HCM cấp ngày 14/12/99.
Nguồn: [2]
Tên đầy đủ là công ty TNHH ScanCom (ScanCom VietNam Co.,LTD) Tổng giám đốc: Tô Văn Ngọc
Vị trí: lô 10, đƣờng 8, khu công nghiệp Sóng Thần 1, huyện Dĩ An, tỉnh ình Dƣơng
Diện tích: khoảng 133.500 m2 với 4 xƣởng đặt tại 4 vị trí khác nhau - Xƣởng 1: lô 10, đƣờng số 8
- Xƣởng 2: lô 22, đƣờng số 6 - Xƣởng 3: lô 11, đƣờng số 6 - Xƣởng 4: lô 11, đƣờng số 7
Số lƣợng nhân viên khoảng 4.200 ngƣời
Giấy chứng nhận: ISO 9001:2000; BRC; C.O.C; BSCI Website: www.scancom.net
Điện thoại: (84-650) 379 1056 Fax: (84-650) 373 2910
2.1.2 Cơ cấu công ty ScanCom Việt Nam 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: [4]
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty ScanCom Việt Nam Để vận hành công ty có quy mô sản xuất lớn nhƣ ScanCom ta thấy công ty áp dụng mô hình quản lý theo mô hình trực tuyến, với sự giám sát trực tiếp của tổng giám đốc.
2.1.2.1 Chức năng một số phòng ban
Phòng tài chính
Tham mƣu, hỗ trợ Tổng Giám Đốc công ty trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực tài chính, kế toán – kiểm toán, thu hồi công nợ, thống kê,…
Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính trong công ty, lập báo cáo tài chính, đảm bảo thực hiện đúng chính sách về quản lý tài chính.
Kiểm tra và giám sát các hoạt động liên quan đến các khoản thu – chi phát sinh trong hoạt động của công ty.
Đề xuất và quản lý các biện pháp nhằm phát huy việc sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Tổ chức lƣu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán,… Phòng nhân sự
Tuyển dụng lao động theo nhu cầu của các phòng ban dƣới sự phê duyệt của ban lãnh đạo công ty, đảm bảo cung cấp nguồn lao động kịp thời cho hoạt động của công ty.
Xây dựng và điều chỉnh các quy định về tiền lƣơng nhƣ: tính lƣơng, phát lƣơng, bảo hiểm xã hội, các quy định thƣởng phạt, các khoản trợ cấp khác.
Đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực, tay nghề cho nhân viên
Thiết lập các quy định về an toàn vệ sinh môi trƣờng, điều kiện làm việc, chăm lo sức khỏe cho ngƣời lao động và giám sát việc thi hành các quy định đó.
Phòng supply chain
Chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho tất cả bộ phận sản xuất nhằm đáp ứng đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Tìm hiểu thị trƣờng, tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng. Kết hợp với phòng chất lƣợng trong việc đánh giá nhà cung cấp hiện tại.
Theo dõi nhận các đơn đặt hàng tại các phòng ban, đặt hàng nhà cung cấp, theo dõi thời gian nhận hàng, kết hợp với các bộ phận có liên quan trong việc giải quyết các sự cố trong quá trình giao hàng.
Phòng kỹ thuật
Quản lý hồ sơ, bản vẽ kỹ thuật và các sản phẩm mẫu đã ban hành.
Chịu trách nhiệm ban hành các mẫu và tài liệu, bản vẽ kỹ thuật cho bộ phận sản xuất.
Tính định mức nguyên liệu đầu vào. Phòng chất lƣợng
Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lƣợng của những nguyên vật liệu đầu vào cũng nhƣ sản phẩm đầu ra đạt yêu cầu theo những tiêu chuẩn của công ty hay khách hàng.
Chịu trách nhiệm thiết lập quy trình kiểm tra, triển khai thực hiện theo dõi quản lý chất lƣợng.
Phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để kịp thời giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lƣợng hóa, đƣa ra các hành động khắc phục – phòng ngừa.
Gồm 2 bộ phận: OM (Own Manufacturing) và CM (Contract Manufacturing) OM: Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lƣợng cho những xƣởng, bộ phận sản xuất của công ty ScanCom.
- InC: Chịu trách nhiệm kiểm tra, thẩm định chất lƣợng của tất cả nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, đánh giá chất lƣợng sản phẩm của nhà cung cấp trong giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp và trong cả trong quá trình hợp tác.
- FC: Chịu trách nhiệm chất lƣợng của sản phẩm đã hoàn chỉnh. Sản phẩm trƣớc khi đƣợc bán ra cho ngƣời tiêu dùng sẽ đƣợc nhân viên bộ phận FC kiểm tra tất cả các tiêu chuẩn kỹ thuật, màu sắc, kích thƣớc, mẫu mã,…
CM: Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lƣợng cho sản phẩm đƣợc sản xuất từ các nhà thầu phụ.
Nhà máy sản xuất đan lát
Các sản phẩm từ đan lát là một trong những nguyên liệu chính cấu thành nên các sản phẩm của công ty. Hiện tại công ty đã xây dựng đƣợc nhà máy đan lát để tự làm ra nguyên liệu dùng để sản xuất ra hàng hóa.
Nhà máy sản xuất sẽ làm ra nguyên liệu theo đúng tiêu chuẩn, yêu cầu của phòng kỹ thuật và sản phẩm làm ra đƣợc nhân viên phòng chất lƣợng thẩm định, đánh giá.
Nhà máy kim loại
Chịu trách nhiệm sản xuất nguyên liệu bằng sắt, sắt - gỗ, sắt - dây đan, sắt - bàn đá. Nguyên liệu thô là các phôi thép, phôi nhôm đƣợc mua từ các nhà cung cấp về sẽ đƣợc đƣa vào nhà máy kim loại để cắt, chế biến thành các nguyên liệu phù hợp cho việc sản xuất. Ngoài ra còn làm ra các bán thành phần cho nhà máy gỗ.
Chịu trách sản xuất các nguyên liệu bằng gỗ. Gỗ sau khi đƣợc nhập về từ các công ty ScanCom ở nƣớc ngoài sẽ đƣợc đƣa vào nhà máy gỗ cắt ra từng phần nhỏ sau đó đƣợc đƣa vào từng bộ phận sản xuất.
2.1.3 Tình hình kinh doanh
Nguồn: [4]
Biểu đồ 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm
Nhìn vào biểu đồ 2.1 ta thấy doanh thu tăng đều hàng năm. Tuy nhiên do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới vào năm 2008 đã làm ảnh hƣởng tới hoạt động kinh doanh của công ty làm cho doanh thu giảm và ảnh hƣởng của hậu cuộc khủng tiếp tục đến 2010, và cho đến 2011 doanh thu bắt đầu tăng trở lại. Điều đó cho thấy đƣợc sự nổ lực cố gắng của ban lãnh đạo công ty trong việc phục hồi lại hoạt động kinh doanh.
2.1.3.1 Giới thiệu sản phẩm
Các sản phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng phù hợp với nhiều loại không gian ngoài trời.
Bàn ghế làm từ gỗ sơn Bàn ghế làm từ chất liệu Petan
Bàn ghế làm từ gỗ Teak Bàn ghế làm từ chất liệu nhôm
Bàn ghế làm từ gỗ Bàn ghế làm từ chất liệu sắt
Nguồn:[4]
Hình 2.2: Một số sản phẩm bàn ghế ngoài trời của công ty
Sản phẩm đƣợc làm từ các chất liệu nhƣ: gỗ, nhôm, sắt, nhựa, nhựa kết hợp gỗ, đá kết hợp nhựa, nhựa kết hợp sắt, Durawood, Duranite, Petan…
Chất lƣợng sản phẩm luôn đƣợc đảm bảo với quy trình kiểm soát chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc tế, đƣợc giám sát trong từng giai đoạn, an toàn cho ngƣời sử dụng và bảo vệ môi trƣờng.
Nguyên liệu chính
Nguồn: [2]
Biểu đồ 2.2: Tỉ lệ phần trăm nguyên liệu dùng trong sản xuất
Gỗ: là nguyên liệu chính để tạo ra các dòng sản phẩm của công ty, đóng vai trò rất quan trọng trong nguồn nguyên liệu tại công ty. Chính vì vai trò quan trọng của nguồn nguyên liệu này trong hoạt động sản xuất tại công ty, để tránh tình trạng khan hiếm nguyên liệu công ty đã có vùng khai thác nguyên liệu từ các nƣớc Indonexia, Brasil,…Có 3 loại gỗ chủ yếu đƣợc sử dụng tại công ty.
- Gỗ nhúng dầu: làm chủ yếu từ gỗ Bạch Đàn đƣợc nhập từ công ty ScanCom tại Brasil.
- Gỗ sơn: đƣợc nhập từ công ty ScanCom tại Brasil, sau đó đƣợc phủ lớp sơn bên ngoài với 3 màu chủ đạo là màu trắng, đen , expresso.
- Gỗ Teak: đƣợc nhập từ công ty ScanCom tại Indonexia. Là loại gỗ cao cấp không cần lớp sơn phủ bề mặt vì gỗ có khả năng chống chọi tốt với thời tiết ngoài trời.
Nhôm: phôi nhôm sau khi đƣợc mua từ nhà cung cấp sẽ đƣợc phủ lớp sơn tĩnh điện bên ngoài. Sau đó sẽ đƣợc đƣa vào máy cắt ra thành những phần nhỏ để sản xuất, nhôm đƣợc kết hợp chủ yếu với gỗ và lƣới.
Sắt: nguyên liệu sau khi đƣợc mua về sẽ qua công đoạn nhúng nhựa phủ bề mặt để sẵn sàng sản xuất.
Duranite: là loại nguyên liệu đƣợc đăng ký nhãn hiệu độc quyền của công ty. Đây là mặt bàn giả đá đƣợc làm chủ yếu từ xi măng và một số vật liệu hỗn hợp, sau khi đƣợc chà nhám, sơn sẽ đƣợc ráp vào khung nhôm hoặc khung gỗ hoặc sắt tùy vào sản phẩm.
Dây đan (Petan): do công ty tự sản xuất, hạt nhựa sau khi đƣợc mua từ nhà cung cấp sẽ đƣợc đƣa vào xƣởng qua công đoạn chế biến đùn ra thành sợi và đƣợc đan vào khung nhôm.
Durawood: là hỗn hợp bột gỗ và hạt nhựa đƣợc nung nóng chảy và đƣa vào hệ thống khuôn tạo ra các thanh dùng để thay thế cho thanh gỗ, đƣợc dùng làm chân bàn, thành bàn và các nan của mặt bàn.
2.1.3.2 Thị trƣờng tiêu thụ
Nguồn: [4]
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện thị trƣờng xuất khẩu của công ty ScanCom Sản phẩm của công ty đƣợc xuất khẩu sang các thị trƣờng nƣớc ngoài nhƣ: Đức, Đan Mạch, Anh, Bỉ, Pháp, Hà Lan, Thụy Điển, Mỹ, a Lan,… Đây là những
thị trƣờng chiến lƣợc của công ty tuy nhiên để có thể đứng vững và tồn tại thì đòi hỏi sản phẩm làm ra luôn đạt chất lƣợng tốt nhất vì đây là những thị trƣờng có yêu cầu rất cao về chất lƣợng. Ngoài việc tiếp tục duy trì việc tiêu thụ sản phẩm tại các thị trƣờng đã có thì thị trƣờng Úc và New Zealand là thị trƣờng mục tiêu của công ty trong thời gian tới để mở rộng và phát triển sản phẩm.
2.2 Thực trạng lựa chọn nhà cung cấp tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam 2.2.1 Thực trạng tại công ty 2.2.1 Thực trạng tại công ty
2.2.1.1 Chƣa có qu tr nh đánh nhà cung cấp giá cụ thể
Đối với một công ty sản xuất hàng xuất khẩu thì việc có đƣợc một nhà cung cấp phù hợp rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty, một quy trình cụ thể sẽ giúp công ty có thể lựa chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng nhƣ chi phí.
Tuy nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc lựa chọn nhà cung cấp nhƣng trong thời gian qua công ty chƣa xây dựng đƣợc một quy trình cụ thể bao gồm từng bƣớc lựa chọn nhà cung cấp và phổ biến cho các bộ phận có liên quan nên nhân viên làm theo thông lệ, đôi khi sẽ bỏ qua một số bƣớc điều này sẽ dẫn đến những đánh giá không khách quan, ảnh hƣởng tới kết quả tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của công ty.
2.2.1.2 Thiếu đồng bộ giữa các phòng ban
Trong công ty có 2 bộ phận phụ trách việc tổng kết, đánh giá nhà cung cấp là phòng mua hàng và phòng chất lƣợng:
- Phòng mua hàng phụ trách đánh giá về thời gian giao hàng, giá cả, sự linh động và tinh thần trách nhiệm.
- Phòng chất lƣợng phụ trách đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
Bảng 2.1: Bảng đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng mua hàng
Chỉ tiêu đánh giá (50%) Điểm
1.Thời gian giao hàng đúng hạn
3
- Tổng số lần giao hàng trễ hạn - Tổng số lần giao hàng trong quý
2.Hàng hóa đạt chất lƣợng
2
- Tổng số lần giao hàng lỗi
- Tổng số lần giao hàng trong quý
3.Giá cả cạnh tranh
2
- Giá bình quân
- Giá chuẩn ban đầu (giá đã duyệt)
4.Sự linh động và tinh thần trách nhiệm
2
a/ Nhà cung ứng thể hiện thái độ hợp tác tích cực trƣớc những đề nghị, yêu cầu của Scancom (0.4điểm)
b/ Nhà cung ứng đáp ứng theo tất cả các thủ tục yêu cầu (0.4điểm) c/ Nhà cung ứng cung cấp đầy đủ hồ sơ và chứng từ kịp thời (0.4điểm) d/ Nhà cung ứng thực hiện đúng những giao ƣớc (0.4 điểm)
e/ Nhà cung ứng cam kết sẳn sàng cải tiến dịch vụ của họ với Scancom (0.4 điểm)
Nguồn: [2]
Nhận xét:
Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy theo quy định của công ty phòng mua hàng sẽ đánh giá các chỉ tiêu về: giá cả, mức độ linh hoạt, thời gian giao hàng. Tuy nhiên trong bảng đánh giá hiện tại của phòng mua hàng lại có chỉ tiêu đánh giá về chất lƣợng hàng hóa. Nhƣ vậy bảng đánh giá của phòng mua hàng đã bị dƣ chỉ tiêu so với quy định của công ty.
Bảng 2.2: Bảng Cơ cấu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp – Phòng chất lƣợng Chất lƣợng (50%) Tỉ trọng Tỉ lệ hàng lỗi 40% Quản lý hệ thống 30% 5S 10% Hàng mẫu 10%
Thời gian cung cấp hồ sơ 10%
Nguồn: [1]
Nhận xét:
Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy chỉ tiêu chất lƣợng do phòng chất lƣợng phụ trách đánh giá chiếm tỉ lệ 50%, trong đó chỉ tiêu về tỉ lệ hàng lỗi chiếm tỉ trọng lớn nhất chiếm 40% trong tổng số các tiêu chuẩn đánh giá về chất lƣợng.
ảng 2.3: Thang điểm đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng
Loại Đánh giá Điểm
A Xuất sắc – Duy trì tốt mối quan hệ 4 B Tốt – Cần cải thiện một số vấn đề còn tồn tại 3
C Khá – Lập kế hoạch khắc phục 2
D Kém – Thực hiện hành động cần thiết ngay 1
F Loại – hoàn toàn cắt đứt 0
Nguồn: [1] Qua 2 bảng 2.1 và 2.2 ta thấy chỉ tiêu đánh giá chất lƣợng nhà cung cấp giữa 2 phòng ban bị trùng lặp nhau. Trong bảng đánh giá của phòng mua hàng đã đánh giá lại chỉ tiêu tỉ lệ giao hàng lỗi của phòng chất lƣợng, nhƣ vậy kết quả đánh giá thiếu chính xác. ên cạnh đó thang đo của phòng mua hàng quy về thang điểm 10 còn phòng chất lƣợng quy về thang điểm 4 nhƣng khi tổng hợp kết quả đánh giá lại không có sự điều chỉnh thang đo, điều này làm cho kết quả đánh giá nhà cung cấp không chính xác và thiếu khách quan.
2.2.1.3 Chậm trả lời hành động khắc phục phòng ngừa
Phiếu khắc phục phòng ngừa là văn bản của công ty yêu cầu nhà cung cấp thực hiện hành động khắc phục sự cố trên sản phẩm. Nhà cung cấp phải trả lời nguyên nhân gây ra sự cố cách khắc phục tức thời và cả cách giải quyết triệt để và phòng ngừa tránh tình trạng lỗi xảy ra sau này. (phụ lục 1)
Đây là một trong những hành động chiến lƣợc của công ty nhằm cải tiến chất lƣợng hàng hóa, hỗ trợ nhà cung cấp trong việc tìm ra nguyên nhân làm giảm chất