Phiếu khắc phục phòng ngừa là văn bản của công ty yêu cầu nhà cung cấp thực hiện hành động khắc phục sự cố trên sản phẩm. Nhà cung cấp phải trả lời nguyên nhân gây ra sự cố cách khắc phục tức thời và cả cách giải quyết triệt để và phòng ngừa tránh tình trạng lỗi xảy ra sau này. (phụ lục 1)
Đây là một trong những hành động chiến lƣợc của công ty nhằm cải tiến chất lƣợng hàng hóa, hỗ trợ nhà cung cấp trong việc tìm ra nguyên nhân làm giảm chất lƣợng và cách khắc phục. Việc tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự cố lỗi, hƣ hỏng trên nguyên liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho ScanCom. Bên cạnh đó thông qua việc trả lời hành động khắc phục phòng ngừa công ty sẽ đánh giá đƣợc thái độ của nhà cung cấp trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm.
Nguồn: [1]
Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2009-2010
Nhìn vào biểu đồ 2.4 ta thấy tỉ lệ nhà cung cấp trả lời hành động khắc phục phòng ngừa đúng thời gian quy định chỉ đạt 41%, trong khi đó số lƣợng nhà cung chậm trả lời chiếm tới 59%.
Nguồn [1]
Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện thời gian trả lời phiếu khắc phục phòng ngừa 2010 -2011
Dựa vào 2 biểu đồ trên ta thấy tỉ lệ nhà cung cấp trả lời cho công ty ScanCom về hành động khắc phục – phòng ngừa chậm hơn so với thời gian quy định ngày càng tăng. Cụ thể tỉ lệ nhà cung cấp trả lời hành động khắc phục- phòng ngừa năm 2009-20010 chiếm 59% nhƣng đến năm 2010-2011 đã tăng lên 68%. Tình trạng nhà cung cấp trả lời trễ gây ảnh hƣởng lớn đến quy trình đánh giá nhà cung cấp của phòng chất lƣợng.