- Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
4.2 Các đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH khai thá và chế biến khoáng
xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH khai thá và chế biến khoáng sản Nhạ Lộc
Để hoàn thiện việc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH khai thác chế biến khoáng sản NhạLộc, theo tôi thì cần phải thực hiện những công việc sau:
Thứ nhất: Trang bị thêm một số máy vi tính, máy in cho phòng kế toán để đáp ứng cho việc nhập số liệu cũng như việc in chứng từ, sổ sách khi cần thiết để tránh việc trì trệ công tác kế toán. Do đặc điểm là kinh doanh mua – bán các loại hàng hoá, do đó các nghiệp vụ mua-bán hàng là phát sinh thường xuyên hằng ngày, khối lượng công việc cần thực hiện nhiều. Phòng làm việc của công ty chưa đáp ứng được tính bảo mật của công tác kế toán, chưa có phòng làm việc riêng cho đội ngũ nhân viên kế toán, các phòng ban còn sử dụng chung máy
in nên kế toán thường bị ảnh hưởng bởi môi trường làm việc xung quanh, làm giảm hiệu quả và năng suất làm việc. Do vậy, công ty nên có phòng làm việc riêng cho phòng kế toán cũng như các phòng ban khác và mỗi phòng nên có một máy in để tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho các nhân viên. Cơ sở vật chất tốt và đầy đủ sẽ là động lực để các nhân viên hăng say làm việc và hiệu quả làm việc sẽ cao.
Thứ 2: Theo dõi chi tiết giá mua của hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ.
Việc công ty không theo dõi riêng giá mua của hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá (không sử dụng TK 1562) sẽ không phản ánh chính xác chi phí cấu thành nên giá trị thực tế của hàng hoá nhập kho, và sẽ không phản ánh đúng giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Do vậy, nên mở thêm TK 1562 để theo dõi.
Cách hạch toán chi phí thu mua hàng hoá:
(1). Khi phát sinh chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ - 1562). Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111; 112; 331;….
(2). Cuối kỳ, phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng bán ra:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Tổng chi phí mua hàng phân bổ trong kỳ) Có TK 156 – Hàng hoá(Tổng chi phí mua hàng phân bổ trong kỳ-1562). * Để thực hiện cập nhật chi phí thu mua hàng hoá, kế toán thực hiện các thao tác:
- Vào menu nghiệp vụ/ chọn mua hàng/ chọn hoá đơn mua hàng.
- Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trong hóa đơn mua hàng thì nhấn vào nút giá thành để cập nhật chi phí thu mua; điền đầy đủ các thông tin và chọn cách phân bổ, nhấn nút cất để hoàn tất.
Thứ 3: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
được thanh toán sau. Do đó dư Nợ trên TK 131 là rất lớn. Mặc dù công ty không có nợ khó đòi, song về nguyên tắc thận trọng công ty cũng nên lập dự phòng khoản này do vẫn có khách hàng chưa thanh toán theo đúng hợp đồng đã ký. TK sử dụng là TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi
Theo thông tư 89/TT- BTC ngày 9/10/2002 thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi được tiến hành như sau:
+ Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được ( Nợ phải thu khó đòi ), kế toán xác định số dự phòng cần trích lập như sau:
Nợ TK 6422 ( Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Có TK 1592 ( Dự phòng phải thu khó đòi)
+ Ví dụ: Cuối niên độ kế toán, công ty xác định được khoản nợ phải thu chắc chắn không thu được ( có bằng chứng đáng tin cậy ) là 20.150.500đ. Khi đó kế toán lập dự phòng phải thu khó đòi như sau:
Nợ TK 6422:20.150.500đ
Có TK 1592: 20.150.500đ
Như vậy lúc này chi phí quản lý kinh doanh được kết chuyển sang TK 911 làm cho kết quả kinh doanh của công ty khi chưa trích lập dự phòng giảm đi một khoản là 20.150.500đ. Theo chế độ hiện hành, số dự phòng phải thu khó đòi được trích lập vào chi phí quản lý doanh nghiệp không được quá 20% tổng số nợ phải thu của DN và DN không bị lỗ khi trích lập dự phòng.
Thứ4: Về xây dựng hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá.
Xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá cho thống nhất trong toàn công ty để phục vụ cho việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu được rõ ràng thuận tiện và dễ phát hiện ra sai sót giữa kho và phòng kế toán. Công ty cần sử dụng một mẫu danh điểm hàng hoá gắn liền với chủng loại, quy cách, kích cỡ của hàng hoá, đặc biệt là phải dễ nhớ để khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hoá nào đó có thể nêu được tên cũng như đặc điểm của loại hàng hoá đó.
Để cập nhật danh điểm hàng hoá, kế toán thực hiện các thao tác sau: - Mở phần mềm.
- Chọn menu soạn thảo. Chọn vật tư hàng hoá dịch vụ. - Khai báo các thông tin như:
+ Mã (mã quy định cho hàng hoá). + Tên (tên của hàng hoá).
+ Loại; nhóm của hàng hoá.
+ Đơn vị (đơn vị tính của hàng hoá).
+ Loại tiền (loại tiền dùng để hạch toán cho hàng hoá). + Loại thuế suất (loại thuế suất áp dụng cho hàng hoá đó).
+ Diễn giải khi mua (diễn giải khi nhập kho hàng hoá, phần này nếu được khại báo sẽ được hiển thị tại dòng diễn giải khi lập hoá đơn mua hàng liên quan đến hàng hoá này).
+ Giá mua hiện tại (giá mua hàng hoá hiện tại; phần này nếu được khai báo sẽ được hiển thị tại cột đơn giá khi lập hoá đơn mua hàng liên quan đến hàng hoá đó).
+ Tài khoản giá vốn/chi phí (số hiệu tài khoản phản ánh giá vốn/chi phí khi xuất hàng hoá).
+ Nhà cung cấp (nhà cung cấp hàng hoá).
+ Diễn giải khi bán (diễn giải khi xuất bán hàng hoá; phần này nếu được khai báo sẽ được hiển thị tại dòng diễn giải khi lập hoá đơn bán hàng liên quan đến hàng hoá đó).
+ Giá bán hiện tại (giá bán hàng hoá hiện tại; phần này nếu được khai báo làm căn cứ xây dựng giá bán trong phần tính giá bán).
+ TK doanh thu (số hiệu tài khoản phản ánh doanh thu).
+ Cách tính giá (phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất bán).
+ SL tối thiểu (số lượng tối thiểu phải dự trữ của hàng hoá). + SL tồn (số lượng tồn kho của hàng hoá hiện tại).
+ Ngừng theo dõi (xác định việc theo dõi hoặc ngừng theo dõi hàng hóa đang hiển thị).
+ Đồng ý (cất giữ thông tin đã nhập).
+ Huỷ bỏ (không cất giữ thông tin đã nhập).
- Ngoài ra còn có các thao tác như: sửa; xoá; in; …
Thứ 5: Đa dạng hoá các phương thức bán hàng.
Để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hoá, công ty nên xem xét thêm các phương thức bán hàng mới như: Bán buôn trực tiếp không qua kho (công ty có thể mua hàng hoá từ nhà cung cấp rồi sau đó căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng sẽ vận chuyển hàng đến ngay cho khách hàng mà không cần phải nhập kho). Thực hiện bán hàng qua mạng (công ty nên mở trang web trên mạng để mở rộng tìm kiếm các khách hàng mới);…Đặc biệt, công ty nên tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ bán hàng cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty, để họ có những hiểu biết thông thường về các hàng hoá mà công ty kinh doanh để có thể giới thiệu, hướng dẫn cho khách hàng những đặc điểm trong quá trình mua bán cũng như sử dụng. Đặc biệt giúp cho họ có được những cách chào hàng đặc biệt để thu hút thêm nhiều khách hàng. Thay đổi chính sách bán hàng cho phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, và cũng là để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Thứ 6: Hoàn thiện sổ sách kế toán.
Do lập trình sẵn của phần mềm nên công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, do đó công ty nên mở thêm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Mở sổ tổng hợp doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hoá. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh. Việc mở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cần thiết, vì sẽ giúp cho
kế toán theo dõi, đối chiếu số liệu sổ sách nhằm phát hiện kịp thời những sai sót, và sửa chữa các sai sót được nhanh chóng.
* Sổ tổng hợp doanh thu theo nhân viên bán hàng kết hợp với mặt hàng là sổ tổng hợp dùng để theo dõi khoản doanh thu bán hàng hoá trong kỳ phát sinh theo từng nhân viên bán hàng và theo từng mặt hàng. Với loại sổ này, khi công ty thiết kế và lựa chọn trong phần mềm thì nó sẽ tự động cập nhật số liệu để vào sổ dựa vào các chứng từ gốc nhập vào ban đầu. Các nhân viên kế toán; nhà quản lý doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác xem; in sổ; …vào bất kỳ thời điểm nào. Qua đó, giúp cho nhà quản lý nắm bắt được kịp thời tình hình bán hàng của từng nhân viên, của từng mặt hàng để có các biện pháp, đề ra được phương hướng trong thời gian sắp tới.
* Để mở sổ tổng hợp doanh thu theo nhân viên bán hàng-mặt hàng, kế toán thực hiện các bước sau:
- Mở phần mềm.
- Chọn menu báo cáo. Chọn báo cáo bán hàng. Chọn sổ tổng hợp doanh thu bán hàng theo mặt hàng-khách hàng.
- Nhấn vào nút sửa trên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng theo khách hàng- mặt hàng. Tiến hành chỉnh sửa mẫu sổ cho phù hợp với yêu cầu sử dụng sổ của công ty.
Vào bất kỳ thời điểm nào khi cần, kế toán đều có thực hiện các theo tác xem; in; sửa sổ…
* Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được công ty sử dụng trong trường hợp bán lẻ hàng hoá tại kho. Tuy nhiên, mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phù hợp; không theo dõi được đầy đủ tình hình nhập xuất kho cũng như tồn kho. Chưa theo dõi được khoản thuế GTGT khi bán hàng. Do đó công ty có thể hoàn chỉnh chứng từ để có thể sử dụng chứng từ này trong các trường hợp bán hàng khác, giúp giảm bớt số lượng chứng từ cũng như giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán.
Thứ 7: Về kỹ thuật, con người và tổ chức bộ máy kế toán khi sử dụng phần mềm kế toán.
độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: Quản lý máy chủ; quản lý dữ liệu, kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và chế độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của công ty,thực hiện phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu để đảm bảo tính bảo mật của số liệu kế toán, tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Về con người và tổ chức bộ máy kế toán.
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán và tin học. lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: Lập chứng từ vào máy, kiểm tra việc nhập số liệu vào máy, thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán ... Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên, quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
Tất cả các công việc trên đều nhằm mục đích đảm bảo cho số liệu ít bị sai sót; phần mềm được vận hành và hoạt động có hiệu quả, tránh bị lỗi lập trình; tránh sự chồng chéo công việc kế toán, đảm bảo tránh mất mát, cũng như tính bảo mật số liệu kế toán.
KẾT LUẬN
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, muốn tồn tại và phát triển công ty đòi hỏi phải năng động, linh hoạt có tính tích lũy cao, nắm bắt tốt nhu cầu của thị trường. Để khẳng định sự tồn tại của mình buộc các doanh nghiệp phải tự vươn lên bằng sự nỗ lực của chính mình, không ngừng nâng cao vai trò và hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là việc tổ chức hoạt động kế toán. Công ty TNHH khai thác chế biến khoáng sản Nhạ Lộc tuy là một doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng cũng đã khẳng định được vị thế của mình và là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả; dần khẳng định được vị thế của mình trên lĩnh vực kinh doanh thương mại.
Quá trình tìm hiểu tại Công ty TNHH khai thác chế biến khoáng sản Nhạ Lộc đã giúp em có được bài học thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán “bán hàng và xác định kết quả kinh doanh” nói riêng.Tuy đã nắm bắt được cơ bản về công tác kế toán cũng như phong cách làm việc của người kế toán cùng với các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán tại công ty để em hiểu rõ vấn đề, nhưng với thời gian thực tập ngắn, trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹ Phạm Văn Cư đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.