- Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn
1. Đánh giá chung về công tác kế toán vật liệu tại Công ty.
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Trần Tam từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Doanh nghiệp đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay với đội ngũ cán bộ trình độ cao,
giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất kỹ thuật có giá trị. Sản phẩm đơn vị tạo ra đạt chất lượng cao đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. Công ty cũng đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định. Công ty đang ngày càng khẳng định vị trí và uy tín của mình đối với chủ đầu tư và trên thị trường. Đạt được hiệu quả đó là một phần nhờ đơn vị đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm. Việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán là một trong những biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Trần Tam đây là một vấn đề đang được lãnh đạo quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại đơn vị, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, em thấy có những điểm nổi bật mà đơn vị cần phát huy song vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục cụ thể.
1.1. Ưu điểm của Công ty.
* Bộ máy kế toán và công tác kế toán chung:
- Công ty có bộ máy kế toán gọn nhẹ, phối hợp chặt chẽ, có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc. Việc tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với công ty tạo điều kiện theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của Công ty.
- Công tác kế toán của đơn vị thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Đội ngũ kế toán thường xuyên theo dõi và bồi dưỡng nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước. Do vậy không những đã vận dụng được một cách linh hoạt chế độ kế toán mà còn xây dựng được một hệ thống sổ sách phù hợp với các báo cáo kế toán giúp cho nhà quản lý có thể biết được tình hình hoạt động cũng như đưa ra các quyết định chính xác.
* Về phần hành kế toán vật liệu:
Đối với phần hành kế toán vật liệu của đơn vị. Nhìn chung được thực hiện tương đối vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành vừa phù hợp với điều kiện của đơn vị. Tình hình biến động của vật liệu được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, rõ ràng, cung cấp kịp thời thông tin và phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Về quản lý vật liệu:
+ Khâu thu mua: Doanh nghiệp thường thu mua vật liệu được lên kế hoạch trước cho từng công trình mà đơn vị thi công. Căn cứ vào hạn mức vật tư cho từng công trình, đơn vị sẽ tiến hành đàm phán ký hợp đồng cung cấp vật tư với các đối tác. Trong hợp đồng này có kèm theo danh mục vật liệu được xác định chi tiết về chủng loại, số lượng và đơn giá của từng vật liệu. Sau khi hợp đồng được ký kết thì căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiến độ của công trình. Vật liệu sẽ được mua một cách nhanh chóng, đầy đủ về chủng loại và số lượng. Chính vì vậy mà việc cung cấp vật liệu luôn đáp ứng kịp thời và các đơn vị cung cấp được ký kết, nếu trên thị trường có biến động làm cho giá cả của vật liệu tăng lên cũng không làm ảnh hưởng đến việc thu mua vật liệu. Chi phí cho vật liệu trong tổng giá thành của công trình vẫn không bị tăng lên và lợi nhuận đơn vị vẫn đảm bảo.
+ Khâu sử dụng: Với mỗi công trình xây lắp, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập một hạn mức vật tư xác định một cách chi tiết về chủng loại, số lượng của từng vật liệu. Hạn mức vật tư này được lập kết sức chặt chẽ việc sử dụng vật liệu hoàn toàn dựa trên hạn mức vật tư này và phải thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật nên không bị lãng phí mà còn tiết kiệm và hiệu quả.
+ Khâu dự trữ và bảo quản: Do việc hạn mức vật tư được lập thực tế nên việc thu mua, sử dụng đều được lập kế hoạch chi tiết nên việc tồn động vật tư là rất ít. Do vậy đơn vị không bị ứ đọng vốn ở khâu vật liệu và công tác bảo quản vật liệu ở đơn vị không gặp nhiều khó khăn.
- Tính giá vật liệu:
Mặc dù vật liệu tại đơn vị là rất đa dạng nhưng sau khi mua thì được sử dụng ngay và vật liệu tồn kho rất ít nên việc đơn vị tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước là rất hợp lý, phản ánh kịp thời, chính xác chi phí vật liệu thực tế dùng cho sản xuất, theo dõi được thường xuyên liên tục chi phí vật liệu thực tế phát sinh. Điều đó giúp cho việc hạch toán vật liệu được thuận lợi hơn.
- Thủ tục nhập kho và xuất kho vật liệu:
Phần lớn vật liệu mua xong là đi thẳng đến công trình mà không qua kho. Người mua vật liệu chỉ cần mang chứng từ về để lập phiếu nhập và phiếu xuất kho. Cho nên thủ tục nhập kho được thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản. Phòng kế hoạch kỹ thuật và thủ kho chỉ cần ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phiếu nhập kho và xuất kho là đã hoàn thành thủ tục nhập hay xuất kho.
- Phương pháp hạch toán vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu phù hợp với tình hình thực tế sử dụng vật liệu tại công ty. Để đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên chính xác về tình hình biến động nhập - xuất - tồn vật liệu.
- Công ty hạch toán chi tiết vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tếit vật liệu là rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu tại Công ty. Phương pháp này đơn giản dễ thực hiện, giúp giảm bớt khối lượng công việc của kế toán cũng như thủ kho.
- Công tác hạch toán tổng hợp vật liệu:
Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau. Phần mềm kế toán ra đời không chỉ góp phần làm giảm bớt khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc hạch toán được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho ban lãnh đạo đơn vị ra các quyết định quản trị cũng như cho các ngành chức năng liên quan. Vì vậy Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Trần Tam đang tìm hiểu và sẽ áp dụng một phần mềm kế toán thích hợp trong thời gian tới. Việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán đã giúp cho khối lượng công việc của kế toán được giảm đi đáng kể, công việc hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng được thực hiện nhanh chóng, chính xác, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty và các đối tượng quan tâm.
1.2. Một số tồn tại:
Bên cạnh kết quả đạt được của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế sau:
- Hình thức quản lý của công ty là tập trung, nhưng các công trình được thi công ở nhiều nơi khác nhau nên công việc theo dõi, giám sát của công ty chưa được chặt chẽ, cuối kỳ hạch toán các nhân viên kế toán đội chưa quyết toán nhanh được.
- Do số lượng đội nhiều nên khối lượng công việc kế toán nhiều cách ghi chép mỗi người là khác nhau nên cũng gây ra nhiều khó khăn cho nhân viên phòng kế toán. Đến kỳ hạch toán nhiều khi các đội có thể về cùng một lúc dẫn đến khối lượng công việc lớn, dồn dập thời gian quyết toán kéo dài.
- Về quản lý vật liệu: Phần lớn vật liệu được mua vào dựa vào hợp đồng mua bán hàng hóa đã ký với các đơn vị cung cấp. Do đó nếu sau khi hợp đồng được ký kết mà trên
thị trường có biến động giá cả làm cho giá vật liệu giảm xuống thì công ty cũng không thể giảm chi phí mua vật liệu và cũng có thể tìm một nguồn cung cấp khác với giá cả thấp hơn, cũng có nghĩa là bị thất thoát chi phí thực hiện công việc đi mua vật liệu là người phòng kế hoạch kỹ thuật hoặc là cán bộ cung ứng của đội xây lắp mà không tổ chức thành bộ phận cung ứng nhất định thực hiện công việc thu mua, cho nên vật liệu không phải khi nào cũng hoàn toàn đúng quy cách…
- Thủ tục nhập kho và xuất kho vật liệu: vì phần lớn sau khi mua là đưa thẳng đến công trình, người đi mua hàng chỉ mang chứng từ về để làm thủ tục nhập kho và xuất kho. Do đó thủ tục nhập, xuất kho không được đảm bảo nguyên tắc là vật liệu phải được kiểm tra chặt chẽ về quy cách, chủng loại, số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập hay xuất kho. Các chỉ tiêu về vật liệu có được đảm bảo hay không phụ thuộc vào đạo đức và trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ đi mua hàng. Như vậy thì không phải khi nào vật liệu đưa vào sử dụng cũng là những vật liệu tốt nhất. Còn đối với những vật liệu được nhập vào kho sau khi mua thì công ty cũng sẽ tổ chức một bộ phận chuyên kiểm tra vật liệu, chỉ cần căn cứ vào chứng từ mua hàng hợp lệ là nhập kho, và khi xuất kho cũng vậy, vật liệu không cần phải qua kiểm tra mà chỉ căn cứ vào hạn mức vật tư rồi xuất kho.
Khi lập phiếu nhập kho, trên phiếu người lập lại ghi cả thuế GTGT (thuế suất và số tiền thuế) ở dòng tổng cộng trên phiếu lại ghi cả tổng thanh toán trong khi công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc ghi cả thuế GTGT và Tổng giá thanh toán như vậy là không đúng nguyên tắc kế toán khi lập phiếu nhập kho. Kế toán sẽ bị nhầm lẫn khi nhập số liệu vào máy tính để hạch toán.
- Về kế công tác kế toán Nguyên vật liệu:
Về tài khoản kế toán Công ty có một số chi tiết TK 1521 để theo dõi chung cho tất cả các loại vật liệu. Hơn nữa sổ chi tiết này lại theo dõi chung cho tất cả các công trình xây lắp trong kỳ chứ không theo dõi riêng một công trình nào. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại đơn vị đều tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật mà đơn vị đạt được thì vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán vật liệu và chúng cần phải được khắc phục bằng những giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán vật liệu tại công ty. Góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó các nội dung cần hoàn thiện được trình bày dưới đây.