thiện công tác kế toán, nâng cao năng lực quản lý của công ty
2.1. Những hạn chế trong công tác hạch toán
Thứ nhất, việc tổ chức mô hình kế toán theo kiểu tập trung công ty - xí
nghiệp dẫn tới các chứng từ đều phát sinh ở các Xí nghiệp nên tính chính xác, hợp lệ của chứng từ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, phẩm chất của cán bộ Xí nghiệp. Các chứng từ thường bị ghi khống số liệu hoặc không phản ánh đúng chất lượng vật tư, hàng hóa nhập về, nguyên nhân là do có sự cấu kết giữa người bán, nhân viên thu mua và kế toán Xí nghiệp. Điều này không những gây ra lãng phí thất thoát cho công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công trình.
Thứ hai là khó khăn trong việc luân chuyển chứng từ, việc chuyển chứng từ
từ Xí nghiệp lên phòng kế toán trung tâm còn chậm, nguyên nhân chủ yếu là các công trình đều ở xa Xí nghiệp, công ty nên việc tập hợp chứng từ về phòng kế toán không đáp ứng được tính kịp thời. Thêm vào đó, ý thức của nhiều cán bộ kế toán Xí nghiệp còn kém, trông chờ ỷ lại vào cấp trên, trong khi công ty lại không chủ động kiểm tra công tác thu thập và tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Ngoài ra, do các công trình xây dựng đều được tiến hành thi công trong thời gian dài, các chứng từ được lập theo tháng, tuy nhiên công ty chưa có quy định cụ thể ngày bàn giao chứng từ với từng Xí nghiệp, điều này gây ra thiếu hụt thông tin với những báo cáo quản trị phải lập theo yêu cầu của Ban giám đốc, đồng thời việc dồn chứng từ tới cuối tháng xử lý làm chậm quyết toán công trình, ứ đọng công việc, làm khối lượng công việc phải xử lý cuối tháng lớn, rất hạn chế với phòng kế toán mà nhân lực có hạn.
Thứ ba, số lượng và năng lực của cán bộ phòng kế toán chưa theo kịp tiến
độ phát triển của công ty, nguyên nhân là do công ty có xu hướng ngày càng mở rộng các lĩnh vực hoạt động, thêm vào đó quy mô nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều, địa bàn hoạt động rộng khắp, vì vậy, với bộ máy kế toán chỉ có 7 người ở phòng kế toán trung tâm và 9 kế toán viên ở các xí nghiệp, chi nhánh sẽ có rất nhiều khó khăn trong việc phân công phân nhiệm cho từng người, một người có thể phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, điều này làm giảm tính chuyên môn hóa trong công việc, gây áp lực lớn cho kế toán.
Thứ tư, tài khoản chi phí được hạch toán theo công trình mà không hạch
toán theo từng Xí nghiệp cụ thể, điều này làm công tác hạch toán không được rõ ràng chi tiết, khó theo dõi vì công ty đang thực hiện chế độ khoán công việc với từng Xí nghiệp. Tài khoản tiền gửi ngân hàng chỉ được chi tiết theo ngân hang gửi mà không được chi tiêt theo loại tiền, rất kho quản lý nếu phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Thứ năm, phương thức khoán gọn công trình cho các Xí nghiệp có nhiều bất
cập. Tuy việc khoán gọn giúp nâng cao tính chủ động của Xí nghiệp trong việc tổ chức và quản lý thi công, nhưng việc đảm bảo chất lượng và kỹ thuật thi công công trình còn nhiều hạn chế. Hơn nữa việc thuê nhân công lao động ngoài do các Xí nghiệp tự quản lý và gửi các báo cáo, biên bản về phòng Kế toán tài chính để thanh toán tiền công lao động, nên công ty không thể quản lý được số lượng cũng như chất lượng nguồn lao động này. Chi phí tiền công phát sinh có thể không phản ánh đúng thực tế do báo cáo chi phí không phù hợp.
2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và nâng caonăng lực quản lý năng lực quản lý
Trong xu thế phát triển kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp đều phấn đấu nỗ lực để nâng cao năng lực cạnh tranh, tìm chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Trong khi đó, với điển hình là một công ty xây lắp mà giá thành sản phẩm được hình thành ngay trong hợp đồng, thì việc tối đa hóa lợi nhuận phụ thuộc rất nhiều vào công tác hạch toán kế toán và các biện pháp quản lý hữu hiệu của cấp trên. Như vậy, vai trò của bộ máy kế toán trong việc ghi chép, tính toán, phản ánh và giám đốc là rất quan trọng. Thông qua số liệu do kế toán cung cấp, nhà quản trị có thể phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình sử dụng các nguồn lực về lao động, vốn, khoa học kỹ thuật để từ đó đưa ra những quyết định phù hợp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.2.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
• Về phân công lao động kế toán
Để đảm bảo yêu cầu ngày càng cao của công việc, nâng cao tính chuyên môn hóa và đảm bảo tính phân công phân nhiệm rõ ràng, phòng kế toán nên tuyển thêm 1 hoặc 2 kế toán viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, phụ trách
các phần hành riêng, tránh để cùng một lúc, một người phụ trách quá nhiều lĩnh vực gây áp lực công việc cao, dễ nhầm lẫn sai sót. Các phần hành được hạch toán riêng sẽ giúp kế toán có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình, tự nâng cao trình độ và hoàn thiện khả năng, hiệu quả công việc tăng nhanh.
• Về hệ thống chứng từ
Để giải quyết vấn đề chậm thời gian trong việc luân chuyển chứng từ từ các Xí nghiệp nên phòng Kế toán tài chính của công ty, kế toán có thể áp dụng một hoặc đồng thời các biện pháp sau:
Thứ nhất, nên quy định ngày chuyển chứng từ với từng Xí nghiệp, có thể 2 hoăc 3 lần một tháng thay cho một lần một tháng vào ngày cuối tháng như bây giờ. Với những công trình ở gần, thời gian nộp chứng từ có thể ngắn hơn, hàng tuần, còn với những công trình ở xa, do hạn chế về không gian, có thể kéo dài thời gian nộp chứng từ, nhưng tối đa là 2 tuần một lần để đảm bảo tính kịp thời, chính xác của thông tin, phục vụ yêu cầu quản trị
Thứ hai, tăng cường công tác kiểm tra với công việc của kế toán viên tại Xí nghiệp, kế toán có thể cử cán bộ trực tiếp xuống giám sát, theo dõi tình hình thực tế tại Xí nghiệp. Do những hạn chế về nhân lực, thời gian, việc kiểm tra có thể tiến hành không thường xuyên nhưng phải được thực hiện một cách đột xuất, bất ngờ để đánh giá khách quan tình hình thu thập, xử lý sơ bộ chứng từ của kế toán viên Xí nghiệp
Thứ ba, nên đưa ra các hình thức phạt đối với việc trì trệ, ỷ lại trong công tác luân chuyển chứng từ. Hình thức này giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của các Xí nghiệp hơn
• Về hệ thống tài khoản
Công ty nên chi tiết các tài khoản chi phí, giá thành theo cả công trình, hạng mục công trình và Xí nghiệp được giao khoán. Việc này giúp quản lý tốt hơn công tác giao khoán tới từng Xí nghiệp, vì nó gắn thực tế trách nhiệm và hiệu quả hoạt động với từng Xí nghiệp cụ thể. Đồng thời tiến hành chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng theo loại tiền giúp công tác hạch toán tiền gửi được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Thứ nhất, quản lý chặt chẽ công tác thuê lao động ngoài của các Xí nghiệp, các Hợp đồng thuê nhân công nên do công ty trực tiếp tiến hành. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và phòng Tổ chức hành chính xác định số lượng, chất lượng công nhân lao động trực tiếp cần thiết cho từng công trình, sau đó gửi báo cáo về phòng Kế toán tài chính cho kế toán tiền lương xem xét. Báo cáo này sẽ được đối chiếu với Bảng thanh toán tiền thuê ngoài và các định mức sử dụng lao động, định mức tiền công. Việc làm này không những đảm bảo số lượng lao động thuê ngoài không bị khai khống, hạn chế các khoản chi phí phát sinh không đúng thực tế mà còn nâng cao chất lượng lao động qua đó đảm bảo chất lượng và kỹ thuật thi công công trình.
Thứ hai, quản lý chặt hơn nữa công tác thu mua vật tư, yêu cầu Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật lên dự toán chính xác về khối lượng và giá trị vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình theo từng danh điểm vật tư cụ thể. Tiến hành phân tích và so sánh giữa tình hình sử dụng thực tế và mức dự toán vật tư để phát hiện kịp thời mức tiết kiệm hoặc vượt chi, có biện pháp xử lý kịp thời. Phải quản lý vật tư trong tất cả các khâu : Phát sinh nhu cầu, thu mua giao nhận, giá cả, bảo quản, sử dụng vật tư, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát và lãng phí vật tư, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, công ty cổ phần Kinh doanh vật tư và xây dựng đã trở thành một trong những doanh nghiệp đi đầu về cung ứng bê tông thương phẩm và thi công các công trình xây dựng, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của nền kinh tế thị trường nước ta. Với một đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn và trình độ nghiệp vụ, công ty đang ngày càng trở nên vững mạnh trên thị trường Việt Nam và tương lai sẽ phát triển rộng ra các nước khác.
Phòng Kế toán tài chính của công ty đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ của mình, đã giúp cho hoạt động quản lý trở nên chính xác hơn, hoàn thiện hơn, các khâu đều được vận hành tốt hơn, phục vụ và cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty để có thể dưa ra những quyết định đúng đắn.
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Kinh doanh vật tư và xây dựng, em đã có cơ hội tiếp xúc với thực tế tại công ty đồng thời vận dụng những kiến thức tiếp thu được trong quá trình đào tạo tại trường để hiểu hơn về công tác hạch toán kế toán tại công ty. Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn và còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm nên những nhận xét hay đề xuất em đưa ra chỉ mang tính cá nhân và theo đánh giá chủ quan, vì thế khó tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót, kính mong nhận được sự giúp đỡ của cô giáo và các cô chú tại cơ sở thực tập để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Minh Phương cùng các cô chú trong phòng Kế toán tài chính của công ty đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo thực tập này!
MỤC LỤC