2. Thực trạng một số phần hành cụ thể
2.4. Hạch toán tiền vay và thanh toán
Để theo dõi các khoản tiền vay, kế toán sử dụng các TK 311, 341 được chi tiết theo từng ngân hàng. Ví dụ: TK 311-BIDV: Vay ngắn hạn Ngân hàng Đầu tư và phát triển. Để theo dõi các khoản thanh toán với các đối tượng (Ngân sách Nhà nước, người mua, người bán, các bên đối tác trong liên doanh, liên kết…) kế toán sử dụng TK 131, 331, 333… Với TK 131, 331 phải mở chi tiết cho từng đối tượng là các khách hàng hoặc công trình, ví dụ: TK 131-Nội Bài: dùng để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng trong việc cung cấp bê tông thương phẩm cho sân bay T1, Nội Bài Hà Nội. TK 333 được mở chi tiết theo từng loại thuế phải nộp cho Nhà nước
Kế toán tiến hành phân loại các khoản vay, nợ theo thời hạn thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch và biện pháp huy động nguồn và trả nợ, thu hồi nợ kịp thời. Đồng thời tiến hành trích lập dự phòng với những khoản nợ khó đòi. Tỷ lệ thất thu ước tính (tính trên tổng dư nợ phải thu khó đòi) là 20%. Phần dự phòng được hạch toán thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán thực hiện trích lập dự phòng cho năm sau vào cuối năm tài chính trước khi lập báo cáo tài chính và mức trích lập được áp dụng theo công thức
Mức dự phòng phải thu khó đòi = 20% x Tổng dư nợ phải thu khó đòi
• Chứng từ sử dụng
Là các Khế ước vay, Hóa đơn bán hàng, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi…
• Trình tự hạch toán
Trong quá trình kinh doanh, khi vốn chủ sở hữu không đủ bù đắp nhu cầu về vốn, công ty có thể sử dụng nguồn vốn vay. Nhu cầu vốn vay phụ thuộc vào thời kỳ sản xuất kinh doanh, công ty thường tiến hành vay ở Ngân hàng (thường là vay của Ngân hàng Đầu tư và phát triển) hoặc các đối tượng khác. Khi tiến hành vay, công ty sẽ lập các Khế ước vay, đây là căn cứ để tiến hành hạch toán và trả lãi, trả nợ khi đến hạn. Kế toán phản ánh chi phí lãi vay vào chi phí tài chính, các khoản vay của công ty thường là vay trả lãi nhiều kỳ nên chi phí lãi vay được hạch toán thẳng vào TK 635, đến kỳ hạn trả nợ thì kế toán ghi giảm khoản vay đồng thời tiến hành thanh lý hợp đồng vay.
Với quá trình thanh toán, khi phát sinh quyền lợi hay nghĩa vụ liên quan tới các đối tượng, kế toán tập hợp đủ chứng từ cần thiết, tiến hành ghi sổ
Với cả hai phần hành trên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính, lên sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết các tài khoản, máy tính sẽ tự động vào sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết. Khi có yêu cầu lập các báo cáo quản trị, kế toán căn cứ vào số phát sinh và số dư trên các tài khoản, tính toán các chỉ tiêu kinh tế cần thiết, đưa ra tình hình thanh toán và vay nợ của công ty, kiến nghị các biện pháp cần thiết với nhà quản trị