2. Thực trạng một số phần hành cụ thể
2.3. Về hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
• Phân loại và tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm vốn bằng tiền, kế toán tiền sử dụng các TK 111,112. Trong đó TK 111 (Tiền mặt) được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113(Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý), còn TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) được chi tiết theo tên Ngân hàng mà không được chi tiết theo loại tiền, ví dụ TK 112-BIDV: Tiền gửi tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển
• Chứng từ sử dụng
Với tiền mặt, theo chế độ hiện hành, công ty giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên. Chứng từ trong
Thẻ TSCĐ hoă ̣c hủy thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ Sổ tổng hơ ̣p chi tiết TSCĐ Chứng từ tăng,
giảm TSCĐ
hạch toán tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng bạc kim khi quý đá quý, Bảng kiểm kê quỹ.
Với tiền gửi ngân hàng, chứng từ sử dụng là các Giấy báo Có, báo Nợ hoặc Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản…
• Trình tự hạch toán
Mọi khoản thu, chi tiền mặt bắt buộc phải có Phiếu thu, chi hợp lệ. Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, trong đó, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. Phiếu thu sau khi được lập chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt mới chuyển cho Thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với Phiếu chi, kế toán tiền mặt cũng lập thành 3 liên, và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, Kế toán trưởng, Giám đốc, Thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền trực tiếp ghi rõ số tiền đã nhận, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Đối với việc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập Bảng kê ngoại tệ đính kèm Phiếu thu và kế toán phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, còn nếu chi bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi rõ tỷ giá thực tế, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền ghi sổ kế toán
Với hạch toán tiền gửi ngân hàng, hàng ngày, khi có chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán tiền mặt - tiền gửi phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo
Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu, chi, Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày, Giấy báo Nợ, báo Có…kèm theo các chứng từ gốc được sử dụng để nhập dữ liệu vào máy ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 111, 112. Từ đó, máy tính tự động vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản trên đồng thời chuyển các số liệu để lên các báo cáo.