4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
4.3.3Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty: *) Đặc điểm lao động tại công ty:
Chứng từ TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 214 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết. TSCĐ Báo cáo tổng hợp TSCĐ Phần mềm kế toán Sổ quỹ
Tổng số lao động hiện tại của công ty là 120 người theo cơ cấu như sau: Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1, Tổng số lao động 73 107 120 - LĐ trực tiếp 50 78 87 - LĐ gián tiếp 23 29 32 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Với đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, trong đó công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông là chủ yếu do quy trình công nghệ sản xuất không quá phức tạp. Là một công ty mới thành lập và đang trong quá trình phát triển nên hàng năm công ty đều tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên mới. Công việc tuyển dụng được giao cho phòng tổ chức-hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT… Theo đó, thời gian làm việc của nhân viên hành chính được tính theo ngày, còn đối với công nhân sản xuất theo ca.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi sổ lượng nhân viên hiện có thông qua hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty, đồng thời theo dõi thời gian lao động của nhân viên hành chính ở trụ sở văn phòng công ty. Thời gian lao động của công nhân sản xuất được giao cho quản đốc phân xưởng theo dõi thông qua Bảng chấm công.
Hiện nay, công ty áp dụng song song 2 phương pháp tính lương: Tính lương theo thời gian đối với nhân viên quản lý và lương theo sản phẩm đối với lao động trực tiếp. Theo đó:
- = x
- Lương công nhân trực tiếp sản xuất: Tổng lương CNSX = x Đơn giá 1 sản phẩm
Đơn giá 1 ngày công =
Tiền lương 1 công nhân = x
Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty. Người lao động sẽ tự đáng giá kết quả làm việc của mính, sau đó là người quản lý lao động đó và cuối cùng giám đốc công ty. Tổng cộng số điểm đánh giá là cơ sở xếp loại kết quả và tính lương: Tồng điểm 201-250 161-200 151-160 136-150 dưới 136 Xếp loại A B C D E h 1.3 1.1 1 0.9 0.8 Lương tháng Hàng tháng, phòng tổ chức-hành chính trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định: 15% BHXH, 2% BHYT để trích lập vào chi phí và khấu trừ lương công nhân viên. Do quy mô nhỏ nên công ty không có tổ chức Công đoàn nên không trích lập KPCĐ.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ để hạch toán cơ cấu lao động là các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng.
Chứng từ nguồn để hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan: Giấy nghỉ phép, Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ… do bộ phận sử dụng lao động lập.
Dựa trên các chứng từ này, phòng tổ chức-hành chính.kiểm tra lại và tính lương cho công nhân viên, lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng trích lập các khoản phải trích theo lương. Các bảng này được chuyển lên Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương kiểm tra lại chứng từ, lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty và tiến hành nhập số liệu vào sổ.
Sau đó kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán, Thũ quỹ tiến hành thanh toán lương cho công nhân viên
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ.
Cuối kỳ, dựa trên Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng va Bảng kê trích lập các khoản phải trích theo lương, kế toán lập Bảng thanh toán lương và các khoản khác cho toàn công ty bằng phần mềm Excell và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển vào phần mềm kế toán có liên quan.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp phần hành tiền lương và các khoản phải trích theo lương sử dụng các tài khoản:
TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 338: Phải trả, phải nộp khác, trong đó có 2 Tài khoản chi tiết được sử dụng trong phần hành này là:
TK 3383: BHXH
TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành này được khái quát như sau:
Chứng từ lao động- tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Sổ chi tiết TK 334, 338 -Bảng tính lương Phần mềm kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});