4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
4.3.1 Kế toán phần hành nguyên vật liệu
Là một đơn vị chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm Nhựa và Composite, chủ yếu là các loại hộp công tơ phục vụ cho khối Điện lực và công nghiệp, vật tư chiếm một phần lớn trong Tài sản lưu động của công ty với tổng số danh điểm vật tư lên đến gần 200 loại. Việc quản lý tốt tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nội dung công tác tổ chức hạch toán vật tư bao gồm các vấn đề sau:
a. Phân loại và tính giá vật tư:
Nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, công ty đã tiến hành phân loại vật tư theo vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đó, vật tư gồm các loại sau:
*) Đối với NVL: Sản phẩm của công ty phần lớn là các thiết bị điện (hộp công tơ…) được tạo thành từ rất nhiều các chi tiết, bộ phận. Vì thế, số lượng các loại NVL của công ty là rất lớn nhưng đa số có giá trị khá nhỏ. Để đơn giản, công ty phân thành NVL chính và NVL phụ.
NVLC: Là những NVL chủ yếu, cấu thành nên các bộ phận chính, chiếm phần lớn giá thành của sản phẩm, bao gồm 3 loại: Nhựa (nhựa Composite, PVC, PC Singapore,… trong đó nhựa Composite là NVL được sử dụng nhiều nhất), Aptomat (aptomat S232 ABB, aptomat 1P63A….), Gông treo cột (gông treo cột hộp 1 công tơ 1pha loại 1, gông treo cột 2-4 công tơ 1 pha…)
NVL phụ: Các loại bulông, ốc vít, hộp cactôn 3 lớp, mác đề can, băng dính bao gói…
Ngoài ra vật tư còn bao gồm bán thành phẩm, là NVL đã qua công đoạn ép định hình, chuyển đến các tổ lắp ráp để tiến hành lắp ráp hoàn thiện.
Trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, cán bộ kế hoạch lên kế hoạch các loại vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm và giao cho cán bộ vật tư tiến hành thu mua. Ngoại trừ Nhựa Composite phải nhập khẩu từ nước ngoài, các loại vật tư khác đều được mua trong nước. Vật tư mua về được nhập kho theo giá thực tế và xuất theo tiến độ sản xuất khi có giấy đề nghị của Tổ trưởng tổ sản xuất. Giá thực tế xuất được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ dự trữ nên mỗi lần xuất chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất dùng.
*) Đối với CCDC:
Các CCDC được sử dụng phần lớn trong giai đoạn gia công các bán thành phẩm và lắp ráp các chi tiết, bộ phận như mũi khoan, mũi Taro, dao cắt, cân, kìm… Đồng thời, trong quá trình sản xuất, lao động công ty được trang bị các dụng cụ bảo hộ công nghiệp như Khẩu trang, găng tay vải bạt, mũ bảo hộ,… Các loại CCDC này thường có giá trị nhỏ nên được phân bổ một lần khi xuất kho để sử dụng.
Cuối năm, công ty tiến hành kiểm kê kho vật tư để đối chiếu về mặt số lượng giữa kho với sổ sách kế toán.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu:
Các loại chứng từ được sử dụng trong phần hành vật tư bao gồm:
*) Đối với việc nhập vật tư: Nhập kho vật tư có thể do mua ngoài hoặc nhập trực tiếp từ quá trình sản xuất. Tuỳ từng trường hợp sẽ sử dụng các chứng từ nguồn khác nhau.
- Nếu mua ngoài: Hầu hết các loại NVL đều được mua trong nước, khi đó chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thuế GTGT do bên bán cung cấp. Trong trường hợp nhập khẩu (chủ yếu là nhựa Composite) chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại hoăc Hoá đơn thương mại, Tờ khai
hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế… Trong trường hợp giá trị vật tư nhập kho lớn, công ty tiến hành kiểm nghiệm và lập Biên bản bàn giao (05 bản) có sự ký nhận của đại diện 2 bên.
Các chứng từ nguồn là cơ sở để lập phiếu nhập kho. Do các nghiệp vụ mua vào đều được tiến hành theo kế hoạch sản xuất và phòng kế toán ở cách xa Nhà máy sản xuất nên để đơn giản, việc lập phiếu được giao cho cán bộ thu mua vật tư.
- Nếu vật tư được nhập kho thông qua quá trình gia công chế biến (bán thành phẩm) thì sau khi nhân viên KCS kiểm tra chất lưọng bán thành phẩm, cán bộ quản lý vật tư ở xưởng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để nhập kho. Phiếu nhập kho này có mẫu tương tự như phiếu nhập kho thông thường nhưng không ghi phần giá trị mà để đến cuối tháng khi tính ra giá xuất kho bình quân của lượng NVL xuất kho máy tính tự cập nhật.
Trên phiếu nhập đồng thời ghi định khoản.
Sau khi kiểm nghiệm, Thủ kho tiến hành nhập kho vật tư theo số lượng thực nhập và ghi vào thẻ kho. Thông thường, vào cuối mỗi tuần, phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán để vào sổ.
*) Đối với nghiệp vụ xuất vật tư:
Nghiệp vụ xuất vật tư cũng được tiến hành theo thủ tục như việc nhập vật tư và theo kế hoạch sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất được khái quát qua sơ đồ sau:
c) Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư: Quản đốc xưởng kế toán vật tư Ký duyệt Giấy đề nghị xuất vật tư Cán bộ vật tư Thủ kho Lập phiếu xuất kho Trưỏng phòng QLSX
xuất kho Ghi sổ và bảo quản
Để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, công ty lựa chọn tổ chức hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ kế toán chi tiết như sau:
Tại kho, thủ kho mở thẻ kho cho từng loại vật tư ở từng kho để theo dõi tình hình Nhập-xuấtp-tồn của từng loại theo số lượng. Cơ sỏ để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập, Xuất. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho. Thẻ kho là cơ sỏ để tiến hành đối chiếu với kế toán vật tư vào cuối kỳ.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho nhưng phản ánh cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết được mở theo hướng nào? Các phiếu nhập, xuất được nhập vào phần mềm kế toán, từ đó số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản có liên quan (TK 152, 153, 155..), cuối tháng tự động lên Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn để làm căn cứ đối chiếu với thẻ kho và với kế toán tổng hợp.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp:
Là một doanh nghiệp sản xuất nên số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra tương đối nhiều và thường xuyên,nhưng do quy mô sản xuât nói chung không quá lớn nên công ty tổ chức hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình vật tư.
Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp vật tư bao gồm:
Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất
- TK 152: Nguyên vật liệu: được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 TK 1522: Nguyên vật liệu chính
TK 1523: Nguyên vật liệu phụ
TK 1525: Nguyên vật liệu chính công tơ TK 1526: Nguyên vật liệu chính-Aptomat TK 1527: NGuyên vật liệu chính-Cầu đấu. - TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK 1531: Công cụ, dụng cụ cho sản xuất TK1532: Đồ dùng văn phòng
TK 1533: Bảo hộ lao động
TK 1538: Công cụ lao động khác
Quy trình ghi số kế toán tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Chứng từ nhập xuất Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153, 155 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ thẻ kế toán chi tiết. Báo cáo tổng hợp TSCĐ Phần mềm kế toán Sổ quỹ