V. Các biện pháp giải quyết những tốn tại
1. Mô tả công việc đối với chức danh nhân viên QLCTV tại chi nhánh kinh doanh
tỉnh/thành phố:
1.1. Các nhiệm vụ chính của nhân viên QL CTV :
• Lấy báo cáo giao khách hàng: phục vụ thống kê số KH giao cho CTV , bao gồm báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp, phục vụ cho việc giao KH và giao lại KH
• Giao mới: Giao khách hàng mới cho nhân viên, điều chuyển KH cũ cho nhõn viên
• Cập nhật khách hàng đặc biệt: chọn lọai KH đặc biệt để đưa vào các tổ thu đặc thù (tổ Vinacienco, tổ quân đội)
• Thay đổi thông tin khách hàng: cập nhật các thông tin của KH mà CTV trả về
• Giao lại KH cho nhân viên: điều chỉnh lại số phải thu của tháng hiện tại của CTV
• Giao phiếu xác minh khách hàng: Bàn giao phiếu xác minh cho CTV
• Lấy báo cáo xác minh trên hệ thống: Lấy báo cáo xác minh để phục vụ việc đôn đốc tiến độ xác minh.
• Đôn đốc tiến độ xác minh: Gọi điện cho từng CTV còn phải xác minh để nhắc nhở và đốc thúc. Kiểm tra và đôn đốc CTV xác minh đối tượng KH phải xác minh lại
• Tiếp nhận hồ sơ XMKH: nhận các phiếu xác minh đã xác minh, kiểm tra và lưu trữ
• Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan đến thu cước từ khách hàng và từ các đơn vị khác
• Tiếp nhận GNT của CTV, CH, đại lý: tiếp nhận giấy nộp tiền của CTV và kiểm tra
• Quản lý phát TBC cho KH: đôn đốc công việc phát thông báo cước cho KH
• Theo dõi, đôn đốc thu cước khách hàng lạc hướng
• Phối hợp với các đơn vị ngành dọc thực hiện công việc
• Rút kinh nghiệm thu cước: tổ chức họp rút kinh nghiệm khi kết thúc kỳ thu cước
• Phân lọai khách hàng: Phân lọai khách hàng để có biện pháp thu cước phù hợp và hiệu quả.
• Mở hạn mức gạch nợ cho CTV: Xóa hạn mức cho CTV khi CTV về nộp giấy nộp tiền
• Chặn mở khách hàng đơn lẻ: Hỗ trợ thu cước, mở cho khách hàng khi chưa gạch nợ được
• Báo sự cố: theo dõi và báo cáo sự cố có liên quan đến hệ thống để kịp thời xử lý.
• Hỗ trợ khắc phục lỗi gạch nợ điện thọai di động: hỗ trợ CTV trong việc gạch nợ bằng điện thọai di động
• Hàng ngày hỗ trợ CTV đi phát tờ rơ theo sơ đồ họp cáp, bán hàng lưu động theo tổ đội, theo nhúm đỳng địa bàn
• Hướng về cách tiếp xúc, tư vấn bán hàng và ký họp đồng cho CTV
• Truyền thông và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ các chương trình khuyến mại cho CTV nắm rõ hơn để công tấc bán hàng đạt hiệu quả.
• Hàng ngày tiếp xúc các đầu mối thông qua cỏc kờnh 1.1.2 Công việc hàng tuần:
• Hỗ trợ CTV trong họat động thu cước: trực tiếp đi thu khi có yêu cầu
1.1.3 Công việc hàng tháng:
• Đề nghị chia tách tổ thu, phân lại địa bàn thu cước: Lập đề nghị tách tổ thu hoặc phân lại địa bàn thu cước cho phù hợp với việc tổ chức thu hiện tại.
• Phối hợp với chi nhánh kinh doanh xử lý khách hàng ma
• Lập biên bản bàn giao số liệu đầu tháng cho CTV: lấy biên bản bàn giao đầu kỳ tự động trên hệ thống và chuyển cho CTV ký
• Lập biên bản bàn giao số liệu bổ sung cho CTV: làm biên bản bàn giao bổ sung thủ công và chuyển cho CTV ký
• Đề nghị cấp và trực tiếp quản lý các user của CTV, cửa hàng, đại lý và nhân viên truy nhập hệ thống quản lý thanh túan cước phí: làm phiếu yêu cầu và chuyển công ty cước.
• Đề nghị ký hợp đồng ủy quyền thu cước đối với các cửa hàng, đại lý: tập hợp hợp đồng của các đơn vị xin làm đại lý thu cước
• Đề nghị và trực tiếp tham gia tuyển dụng, gia hạn, chấm dứt công việc đối với CTV thu cước trong đơn vị
• Đào tạo tũan bộ nghiệp vụ cho CTV, của hàng, đại lý sau tuyển dụng (đối với CTV), cửa hàng, đại lý sau khi ký hợp đồng ủy quyền thu cước.
• Họp CTV hàng tháng: họp định kỳ để tổng kết kết quả thu cước và đào tạo nghiệp vụ cho CTV.
• Lập kế họach phát triển điểm thu cước: lập kế họach mở rộng các điểm thu cước trên địa bàn quản lý.
• Thanh lý hợp đồng đại lý UQTC: làm các thủ tục để thanh lý hợp đồng thu cước.
• Phát lại thông báo cước cho CTV (khách hàng lạc hướng): điều chuyển thông báo cước lạc tuyến cho cộng tác viên.
• Tính thù lao cộng tác viên, hoa hồng cho các đại lý thu cước theo quy định sau đó chuyển cho phòng tài chính chi nhánh, trung tâm
• Tập hợp bộ chứng từ thanh túan thù lao chuyển cho phòng tài chính của chi nhánh, trung tâm
• Tập hợp các chứng từ thanh túan cỏc khỏan chi phí phục vụ thu cước ngũai thù lao
• Lập hừan chặn: cập nhật lên hệ thống các khách hàng hừan chặn
• Khai báo, thay đổi, hủy sim gạch nợ: lập phiếu chuyển công ty cước khai báo, thay đổi, hủy sim gạch nợ.
• Lập kế họach xin cấp công cụ làm việc của CTV (điện thọai, tỳi, ỏo): thống kê, kiểm tra theo quy định chuyển cho phòng KH cấp sim, thẻ, công cụ làm việc cho CTV.
• Cấp phát, quản lý, thu hồi các công cụ, tài liệu cho CTV: nhận công cụ của công ty cước cấp và phát cho CTV
• Học nghiệp vụ: Học nghiệp vụ mới có liên quan đến công tác thu cước
• Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác
1.2. Trách nhiệm của nhân viên QL CTV:
- Chịu trách nhiệm tũan bộ về tiến độ và chất lượng thu cước trên địa bàn được giao. - Chịu trách nhiệm về tính chính xác của những con số báo cáo.
1.3. Quyền hạn của nhân viên chăm sóc khách hàng:
- Được quyền yêu cầu CTV thuộc quyền quản lý thực hiện công việc được giao đúng quy định.
- Được cấp những vật dụng cần thiết để thực hiện công việc
1.4. Mối quan hệ :
- Chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của phòng QL CTV.
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan công ty dọc, cơ quan Tổng công ty. - Được quan hệ với các đơn vị trong và ngũai CNKD để giải quyết công việc.