Nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB cho phép KTV xác định mức độ tin cậy đối với hệ thống này, trên cơ sở đó để xác định hợp lý nội dung, phạm vi và thời gian của công việc kiểm tra chi tiết.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, AASC xem xét, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh:
• Đánh giá về các thủ tục quản lý, cơ cấu tổ chức, các vấn đề nhân sự, hệ thống thông tin quản lý và các thủ tục, chính sách...
• Phát hiện các rủi ro trong từng khoản, từng công việc nhằm xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp để loại bỏ hoặc hạn chế các rủi ro đó. Khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, các kỹ thuật thường được AASC sử dụng là quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và được tiến hành qua các bước:
• Tìm hiểu môi trường kiểm soát
• Tìm hiểu hệ thống kế toán và chính sách kế toán
• Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát Cụ thể:
Tìm hiểu môi trường kiểm soát:
Những thông tin thu thập được về môi trường kiểm soát sẽ giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị đối với tầm quan trọng của KSNB.
Đối với khách hàng mới, để đạt được hiểu biết về môi trường kiểm soát Chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ để trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng thu thập thông tin về các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát (cơ cấu tổ chức, giám sát quản lý, cán bộ). Qua đó, Chủ nhiệm kiểm toán sẽ đưa ra nhận xét ban đầu về tác phong làm việc, tính chính trực, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo - một yếu tố cấu thành quan trọng trong môi trường kiểm soát của Công ty khách hàng. Từ đó, KTV đưa ra đánh giá về độ tin cậy của hệ thống KSNB tại công ty khách hàng.
Đối với khách hàng thường xuyên thì việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát của khách hàng đơn giản hơn nhờ dựa vào các thông tin từ hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm trước. Kiểm toán viên cũng thực hiện các
hơn. Trong trường hợp này, kiểm toán viên quan tâm hơn cả là những thay đổi diễn ra tại Công ty khách hàng trong năm tài chính 2012 và có ảnh hưởng hữu hiệu đến môi trường kiểm soát như: thay đổi cơ cấu, tổ chức, từ đó thay đổi các quy chế trong hệ thống KSNB, thay đổi người lãnh đạo làm thay đổi các cách quản lý, điều hành,…
Công ty TNHH X trên là KH mới, ta có giấy làm việc về đánh giá hệ thống KSNB như sau:
BẢNG 2.7: (Trích GLV của KTV) – TÌM HIỂU MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY X
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính – Kế toán và Kiểm toán
Khách hàng: Công ty TNHH X Niên độ kế toán: 2012
Người thực hiện: PTN Ngày thực hiện: 23/02/2013
Tìm hiểu môi trường kiểm soát:
Công ty đang áp dụng phương pháp quản lý trực tiếp trong điều hành công việc. Hàng quý, Hội đồng Quản trị Công ty sẽ họp và quyết định các vấn đề quan trọng nhất có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và thông qua các kế hoạch như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự... Trên cơ sở những vấn đề đã được Hội đồng Quản trị thông qua, Ban Giám đốc Công ty sẽ cụ thể hoá chúng bằng những quyết định kinh doanh cụ thể và chuyển các quyết định này tới cho các phòng trong Công ty. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến quyết định này cho toàn bộ nhân viên trong phòng của mình. Tuy nhiên, Ban Giám đốc và các trưởng phòng chỉ tiến hành họp để đánh giá kết quả kinh doanh hàng quý, do đó khó phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề bất thường xảy ra. Ngoài ra, việc cụ thể hóa các vấn đề đã được Hội đồng Quản trị thông qua thành các quyết định để chuyển về các phòng ban cũng mất thời gian
khá lâu (1 tháng) nên việc thực hiện các vấn đề đó khó đáp ứng đúng yêu cầu.
=> Môi trường kiểm soát của Công ty TNHH X được đánh giá là chưa đáng tin cậy.
Tìm hiểu hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán ở đơn vị là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Là mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy tại AASC việc tìm hiểu hệ thống kế toán là bước công việc không thể thiếu trong công tác lập kế hoạch kiểm toán. Bằng việc sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn, quan sát và thu thập tài liệu trong quá trình soát xét hệ thống kế toán:
•Kiểm toán viên yêu cầu kế toán trưởng cung cấp các tài liệu liên quan đến các chính sách kế toán, hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán của đơn vị (đã được thông qua Bộ tài chính)
•Phỏng vấn kế toán trưởng và kế toán viên về quy trình hạch toán, hình thức ghi chép, việc lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, sự phân công nhiệm vụ của nhân viên kế toán.
•Quan sát hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách và quá trình ghi chép, sử dụng hệ thống máy tính của nhân viên kế toán để đánh giá việc hạch toán này có tuân thủ quy định của Bộ tài chính không.
Qua tìm hiểu hệ thống kế toán, KTV đã thu thập được thông tin về hệ thống kế toán của công ty TNHH X như sau:
BẢNG 2.8: (Trích GLV của KTV) – TÌM HIỂU HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY X
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính – Kế toán và Kiểm toán
Khách hàng: Công ty TNHH X Niên độ kế toán: 2012
Người thực hiện: PTN Ngày thực hiện: 24/02/2013
Tìm hiểu hệ thống kế toán và chính sách kế toán của công ty TNHH X:
Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VND). - Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán
Công ty đang áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do nhà nước ban hành.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn không quá 03 tháng, có tính thanh
khoản cao, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành các lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền.
- Các khoản phải thu
Các khoản phải thu được trình bày trên Báo cáo tài chính theo giá trị ghi sổ của các khoản phải thu khách hàng và phải thu khác sau khi trừ đi các khoản dự phòng được lập cho các khoản nợ phải thu khó đòi.
Dự phòng phải thu khó đòi được trích lập cho từng khoản phải thu khó đòi căn cứ vào tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ hoặc dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra. ……
(Tương tự, tìm hiểu chính sách kế toán áp dụng cho các khoản : hàng tồn kho, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, chi phí đi vay, chi phỉ trả trước…)
……
=> Chứng từ kế toán được đánh số thứ tự và liên tiếp, được lưu trữ đầy đủ, gọn gàng, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Sổ sách kế toán được in và lưu trữ đầy đủ. Các mẫu biểu báo cáo nhìn chung phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Nhìn chung, hệ thống kế toán ở công ty TNHH X được đánh giá là khá tốt.
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Ngoài các yếu tố về môi trường kiểm soát và sự tham gia của kế toán trong quá trình kiểm soát thì các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị. Vì vậy, trong việc tìm hiểu hệ thống KSNB, AASC cũng tiến hành tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của đơn vị khách hàng
Để tìm hiểu các thủ tục kiểm soát, KTV tiến hành phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của KH. . Mỗi câu hỏi cần được trả lời bằng cách điền vào các cột, dòng tương ứng.
Có = Có áp dụng thủ tục kiểm soát.
Không = Thủ tục kiểm soát là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được áp dụng.
Không áp dụng = Thủ tục kiểm soát là không cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Nội dung các câu hỏi về hệ thống KSNB thường là: các nhân sự được phân công công việc thế nào, có sự kiểm tra, giám sát hay không, người kiểm tra có độc lập với người thực hiện công việc hay không, có quy chế nội bộ cho phần công việc đó không,...
Kết quả của việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát sẽ được tóm tắt trong “Bảng câu hỏi đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ” do AASC thiết kế.
Đối với công ty TNHH X là khách hàng mới của AASC nên phải điều tra, phỏng vấn, kiểm tra về hệ thống KSNB để trả lời hết các câu hỏi trong chương trình kiểm toán.
BẢNG 2.9: (Trích GLV của KTV) – TÌM HIỂU HỆ THỐNG KSNB CỦA CÔNG TY TNHH X
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính – Kế toán và Kiểm toán
Khách hàng: Công ty TNHH X Niên độ kế toán: 2012
Khoản mục: Tìm hiểu hệ thống KSNB
Người thực hiện: PTN Ngày thực hiện: 27/02/2013
CÁC VẤN ĐỀ TÌM HIỂU Có Không Không
áp dụng
A BỘ PHẬN KẾ TOÁN
1 Các chức danh trong bộ máy kế toán có hợp lý không? x 2 Công việc được phân công, nhiệm vụ của từng nhân viên
kế toán có được quy định bằng văn bản không?
x
3 Những thay đổi trong công việc được phân công (nếu có) có được cập nhật thường xuyên không?
x
...
B NGÂN QUỸ
1 Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt có do cùng một người đảm nhận không?
x
2 Công ty có quy định về định mức tiền mặt tồn quỹ tối đa không?
Mức quy định (nếu có) là:...
x
3 Các khoản chi tiêu có được lên kế hoạch để giám đốc phê duyệt trước không? Nếu có kế hoạch chi tiêu được lập theo tuần/ tháng/ quý (gạch chân phương án thực hiện)
x
...
C TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
2 Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác theo dõi và quản lý danh mục TSCĐ không?
x
3 Việc mua sắm TSCĐ có phải lập kế hoạch trước hàng năm không?
x
...
D BÁN HÀNG
1 Các chính sách bán hàng có được quy định thành văn bản không?
x
2 Có lập kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm không? x 3 Các hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và
sẵn sàng khi cần đến không?
x
...
E MUA HÀNG
1 Công ty có văn bản quy định về các thủ tục mua sắm không?
x
2 Công ty có quy định phân cấp trong việc quyết định/phê duyệt mua sắm không?
x
...
F ĐẦU TƯ
1 Các công trình đầu tư xây dựng có được giao cho một bộ phận/ nhân viên chuyên trách theo dõi không?
x
2 Các công trình đầu tư xây dựng có được lập dự toán trước và được phê duyệt bởi Ban giám đốc (Hội đồng quản trị) không?
x
...
G NHÂN SỰ
1 Công ty có văn bản quy định về trách nhiệm của từng bộ phận/ nhân sự chủ chốt không?
x
2 Công ty có ký thoả ước lao động, có quy chế về lao động, tiền lương không?
x
3 Công ty có một bộ phận chuyên trách về quản lý nhân sự không?
...
H VAY
1 Các khoản vay và nợ dài hạn có được lập kế hoạch trước và phê chuẩn bởi hội đồng quản trị (ban lãnh đạo) đơn vị không?
x
2 Các thoả thuận trong các hợp đồng vay và nợ dài hạn có được kiểm tra định kỳ để đánh giá việc gia hạn khoản vay hoặc thanh toán trước hạn không?
3 Các khoản nợ gốc và kế hoạch trả nợ vay có được xem xét trước hàng năm không?
x
...
I QUẢN LÝ SẢN XUẤT
1 Các hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho sản xuất, quản lý như xe cộ, máy tính, văn phòng phẩm, điện thoại có được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ được dùng do mục đích kinh doanh của đơn vị không?
x
2 Các báo cáo chi tiết chi phí phát sinh có được lập hàng tháng để theo dõi có biến động bất thường không?
x
...