3.2.1 Công tác thu hút nhân sự
- Hoàn thiện công tác hoạch định
Trước sự thiếu hụt của lao động có trình độ trên thị trường lao động, để có được một đội ngũ lao động đạt cả số lượng và chất lượng, đáp ứng được các mục tiêu sản xuất kinh doanh đặt ra, công tác hoạch định nhu cầu nhân sự cần được hoàn thiện trước tiên. Trên cơ sở xác định nhu cầu về nhân sự và đánh giá nguồn cung nhân lực bên trong, Chi nhánh công ty đề ra các biện pháp và chính sách về tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đề bạt thuyên chuyển cán bộ …. một cách phù hợp nhất nhằm chủ động đáp ứng nhu cầu về nhân lực và thực hiện các mục tiêu đặt ra với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất.
Trên thực tế, công tác hoạch định nhu cầu nhân sự tại Chi nhánh Công ty mới chỉ được xây dựng để thực hiện mục tiêu ngắn hạn. Đây chính là một điểm yếu của Chi nhánh Công ty hiện nay. Trong quá trình xây dựng các kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoá nguồn nhân sự của Chi nhánh Công ty phải gắn với các chiến lược kế hoạch khác, gắn với sự thay đổi thường xuyên của môi trường.
Ví dụ: hoạch định nhu cầu về nhân sự cho công tác quản lý các khối nhà sắp nhận bàn giao từ tổng công ty, Chi nhánh Công ty cần căn cứ vào thiết kế, công năng sử dụng của khu nhà để đưa ra chương trình hoạch định phù hợp nhất:
- Cơ cấu lao động hiện tại của Chi nhánh Công ty: Hiện nay, cơ cấu của Chi nhánh Công ty đang có sự mất cân bằng về giới tính. Vì thế, trong quá trình lập kế hoạch, các cán bộ Quản trị nhân sự cần hoạch định một cách chi tiết về số lượng và giới tính của lao động để đạt tới một cơ cấu lao động phù hợp.
Từ những kế hoạch sản xuất kinh doanh, trên cơ sở các tiêu hao về chi phí, tiền lương, nhân lực…. để xây dựng các chương trình hoạch định của Chi nhánh Công ty cho phù hợp. Từ bản kế hoạch này sẽ cho biết mức độ tăng giảm lao động, số lao động sẽ được tuyển dụng, số người phải nghỉ việc, trình độ yêu cầu của từng phòng ban, đội cụ thể.
Để thực hiện tốt các yêu cầu trên, Giám đốc và ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty cần quy định rõ với các phòng ban, đội cần đánh giá lại năng lực thực tế của người lao động cả về số lượng và chất lượng, cân đối khối lượng công việc được giao và khả năng đầu tư để xác định kế hoạch nhân sự. Các chỉ tiêu đánh giá phải cụ thể, không chủ quan, cảm tính. Tránh việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của người lao động dựa trên tình cảm cá nhân, cán bộ đánh giá đưa ra những đánh giá không đúng với năng lực thực hiện công việc thật sự của họ. Điều này sẽ làm triệt tiêu động lực của người lao động và gây mất công bằng trong đánh giá. Công tác đánh giá thực hiện công việc của các đơn vị phải theo trình tự đã quy định rõ, có ý kiến nhận xét của các nhân viên khác trong cùng đơn vị và có phê duyệt của Giám đốc. Thông qua kế hoạch hoạt động của từng phòng ban, đội để xây dựng nên kế hoạch nhân sự cho các đơn vị và tổ hợp lại cho toàn Chi nhánh Công ty.
Công tác hoạch định nhu cầu nhân sự cần phải được xây dựng trong dài hạn có tính đến định hướng chiến lược của ngành xu thế phát triển của nền kinh tế, từ 5- 10 năm. Nội dung hoạch định nhu cầu nhân sự bao gồm: số lượng lao động, tỷ lệ lao động theo các tiêu chí: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn kỹ thuật, giới tính, độ tuổi…. Muốn hoạch định nhu cầu nhân sự có hiệu quả, Công ty cần phải thường xuyên phân tích, đánh giá sự biến động của môi trường kinh doanh, dự báo được nhu cầu của thị trường, xu thế thay đổi về nguồn nhân lực của Công ty cũng như thị trường sức lao động và tiến bộ khoa học kỹ thuật. Một bản hoạch định nhân sự có hiệu quả là bản kế hoạch phải được cân đối trên cơ sở nhu cầu thực tế của từng đơn vị trong Chi nhánh Công ty, trình độ cần yêu cầu, các giải pháp lựa chọn và sự đánh
đổi với các mối quan hệ ngoại giao hay cơ cấu lao động hướng đến sự cân bằng. Từ đó đề ra các yêu cầu cho công tác hoạch định nhu cầu nhân sự cần phải đưa ra cơ cấu lao động hợp lý, để tuyển dụng được nhiều nhân viên nữ hơn, thực hiện các công việc phù hợp với họ hơn và linh hoạt hơn cho tuyển dụng sau này. Việc tuyển một cơ cấu nhân sự cân bằng giữa nam và nữ không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong công tác Quản trị nhân sự mà còn có ý nghĩa quan trọng về ngoại giao. Vì thế, khi hoạch định, các cán bộ nhân sự cần có sự ưu tiên cho các ứng viên là nữ đặc biệt là nhân viên cho các bộ phận làm việc gián tiếp.
Để làm được tất cả những điều trên đây, Chi nhánh Công ty phải có những cán bộ quản lý có năng lực, trình độ, am hiểu về thị trường lao động và biết cách áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp nhất với cơ quan mình.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự
Điều quyết định cho sự tồn tại và phát triển của công ty là những con người mà công ty đang có. Đó phải là những con người có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo đức tốt, có văn hoá và biết cách làm việc có hiệu quả. Do đó, tuyển dụng nguồn lực là một công tác quan trọng, nó có nhiệm vụ tập hợp những con người có đủ năng lực, trình độ ấy cho tổ chức nên nó cần được quan tâm thực hiện một cách thích đáng.
Để đảm bảo quá trình tuyển dụng tuyển được những con người như thế cho Chi nhánh Công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
* Về phía cán bộ tuyển dụng
Chi nhánh Công ty cần căn cứ vào công tác hoạch định đã có sẵn để có kế hoạch rõ ràng về nhu cầu tuyển dụng và đối tượng tuyển dụng một cách hợp lý nhất. Chi nhánh Công ty nên tổ chức huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng cho các phỏng vấn viên. Nên có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Tổ chức hành chính và các phòng ban, đội có nhu cầu tuyển dụng để xây dựng các nội dung, lựa chọn kiến thức kiểm
tra, hình thức kiểm tra và trình độ yêu cầu. Thực tế là yêu cầu công việc tại mỗi phòng ban là khác nhau, Chi nhánh Công ty không nên áp dụng duy nhất một hình thức tuyển dụng cho tất cả các phòng ban, đội mà nên linh hoạt trong các bước tuyển dụng.
Ví dụ, với đội quản lý nhà, số nhân viên được tuyển dụng hàng năm là khá nhiều, trình độ nghiệp vụ yêu cầu phải thành thạo, trình độ học vấn của các ứng viên có thể không cần quá cao. Các yêu cầu cụ thể với mỗi ứng viên khi tham gia tuyển dụng như sau:
- Ngoại hình khá, chiều cao trên 159cm với ứng viên là nữ và 170cm với ứng viên là nam, tác phong nhanh nhẹn, có đủ sức khoẻ đảm bảo thực hiện công việc được giao.
- Tốt nghiệp THPT trở lên, ưu tiên các ứng viên có trình độ về các nghành điện nước, cơ khí…
* Về quy trình tuyển dụng
Trong giai đoạn nghiên cứu hồ sơ, các cán bộ tuyển dụng cần phải nghiên cứu kỹ hồ sơ đạt yêu cầu để nắm bắt một cách khái quát thông tin, hình dung ra các vấn đề muốn biết thêm về các ứng viên đó. Từ đó đưa ra các câu hỏi phù hợp để phỏng vấn các ứng viên.
Trong quá trình phỏng vấn, các phỏng vấn viên cần có sự ghi chép cẩn thận các dữ liệu, thông tin thực tế thu thập được và sự đánh giá nhận xét về các ứng viên, tránh các lỗi định kiến trong phỏng vấn như về tuổi, giới tính, ngoại hình,….gây mất cân bằng trong phỏng vấn. Các phỏng vấn viên nên tạo không khí thoải mái cho các ứng viên trong quá trình phỏng vấn để họ có cơ hội bộc lộ kiến thức, khả năng của mình. Nhờ đó, người phỏng vấn sẽ thu thập được thêm nhiều thông tin hơn để lựa chọn. Để thực hiện được tất cả như trên đây, đòi hỏi các cán bộ tuyển dụng phải có khả năng quan sát, thậm chí phải thành lập các trung tâm đánh giá. Đây là phương pháp tốt giúp cho các cán bộ đánh giá có thể có các lựa chọn đúng đắn các ứng viên
phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Các cán bộ đánh giá cần có sự thành thạo về nghiệp vụ cần tuyển và có khả năng tạo không khí thoải mái cho ứng viên thể hiện hết được khả năng của họ.
- Hoàn thiện công tác bố trí sử dụng lao động
Chủ tịch hãng xe hơi nổi tiếng thế giới Henry Ford đã từng nói: “Tập hợp lực lượng mới chỉ là sự khởi đầu, tiếp tục công tác là sự tiến triển, đồng tâm hiệp lực công tác mới là thành công”. Do vậy, để Quản trị nhân sự thành công theo đúng nghĩa của nó, các cán bộ Quản trị nhân sự không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch và tuyển dụng đúng, thu hút được các cán bộ giỏi mà cần phải biết bố trí cho họ những công việc phù hợp nhất với họ, tạo ra cho họ môi trường làm việc tốt nhất để họ phát huy được tối đa năng lực thực hiện công việc của mình.
Nhìn chung, tại Chi nhánh Công ty công tác bố trí sử dụng nhân sự đã được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, các công việc được phân công bố trí tương đối phù hợp tại các phòng ban, đội và trên cơ sở năng lực chuyên môn của từng cán bộ. Tuy nhiên, để duy trì và nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác bố trí sử dụng nhân sự tại Chi nhánh Công ty xin được đưa ra một số ý kiến sau:
Sau khi tuyển chọn được những ứng viên phù hợp, cán bộ nhân sự Chi nhánh Công ty nên nghiên cứu kỹ lại hồ sơ, đánh giá lại năng lực và xem xét đến nguyện vọng của người lao động. Đồng thời cần có sự phân tích mức độ cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận công việc sẽ phân công để tiến hành lựa chọn, sắp xếp hợp lý. Sau quá trình thử việc, cán bộ nhân sự sẽ tiến hành tập hợp ý kiến của các trưởng phòng ban, đội mà nhân viên đó tập sự cùng ý kiến của cán bộ hướng dẫn để bố trí công việc một cách hợp lý nhất, khai thác được hết tiềm năng của người lao động. Ngoài ra, các cán bộ nhân sự cũng nên tham khảo ý kiến của các nhân viên trong các phòng ban để xem xét khả năng hoà đồng với tập thể của nhân viên. Môi trường làm việc hoà đồng cũng là một cách tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc.
Với các CBCNV làm việc tại các bộ phận trực tiếp, do phải làm việc theo ca nên khi bố trí công việc cho các nhân viên này, các cán bộ Quản trị nhân sự cần nghiên cứu rõ nhu cầu và điều kiện hoàn cảnh của họ để bố trí ca làm việc sao cho thuận tiện nhất với cả nhân viên và cán bộ.
Hiện nay, trong mỗi ca làm việc đều có rất nhiều những vị trí công việc phải đảm nhận. Mặt khác, do đặc thù công tác dịch vụ những nhân viên này phải làm việc quản lý theo ca, công việc diễn ra tất cả các ngày trong năm. Vì một số lý do khách quan như: thời tiết xấu, có sự cố đột xuất…. Vì thế, để tạo tâm lý thoải mái hơn cho nhân viên và tiết kiệm được thời gian nghỉ ngơi cho họ, các cán bộ Quản trị nhân sự nên bố trí cho một số nhân viên được nghỉ ngơi, chỉ một số nhân viên phải ở lại trực, ưu tiên phụ nữ và những người có gia đình.
Qua phân tích thực tế tình hình sử dụng nhân sự về mặt thời gian, cho thấy các CBCNV vẫn chưa đảm bảo được hiệu quả và yêu cầu công việc đặt ra. Việc nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao có ý nghĩa quyết định với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty. Hoàn thiện công tác bố trí sử dụng nhân sự sẽ giúp các nhà Quản trị nhân sự khai thác được triệt để tiềm năng của người lao động, góp phần đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.2.2 Công tác duy trì nhân sự
- Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá năng lực thực hiện công việc là một công tác rất quan trọng trong hệ thống Quản trị nhân sự của bất cứ tổ chức nào. Với mỗi người lao động, thành quả quá trình lao động của mình thế nào, nó được đánh giá ra sao là điều quan trọng giúp người lao động có thêm động lực làm việc. Đối với tổ chức và các cán bộ quản lý, đánh giá năng lực thực hiện công việc là cơ sở để khen thưởng động viên hay kỷ luật….và trả lương cho người lao động một cách công bằng. Nếu đánh giá năng lực
thực hiện công việc không được thực hiện một cách chu đáo, sẽ dẫn đến những kết quả không tốt trong môi trường Quản trị nhân sự.
Từ khảo sát tại Chi nhánh Công ty cho thấy, công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc của các CBCNV còn quá sơ sài, chưa chặt chẽ, hệ thống định mức không rõ ràng, cụ thể. Muốn đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên một cách chính xác và khoa học thì Chi nhánh Công ty nên xây dựng các phương pháp khoa học với các tiêu chuẩn phù hợp với các kết quả mong đợi.
Trước khi tiến hành đánh giá năng lực thực hiện công việc của các nhân viên, cán bộ đánh giá nên tiến hành phân tích công việc mà nhân viên đang thực hiện để có thể xây dựng được các chỉ tiêu đánh giá chính xác. Hoạt động cần căn cứ vào 3 loại văn bản sau: Bản phân tích mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và Bản yêu cầu đối với nhân viên thực hiện công việc đó.
Trên nền tảng chức năng nhiệm vụ phân công cho các phòng ban, đội, quyền hạn, trách nhiệm, các yêu cầu thực hiện công việc đã được phân tích. Để kết quả đánh giá thành tích công tác của các nhân viên được thực hiện chính xác và sử dụng hiệu quả cho công tác Quản trị nhân sự, Chi nhánh Công ty có thể sử dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm. Theo phương pháp này, năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ được đánh giá theo một biểu mẫu. Biểu mẫu này sẽ thống kê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên khi thực hiện công việc như chất lượng công việc, thời gian làm việc, số ngày nghỉ trong tháng, thái độ làm việc…. Các yếu tố này gồm hai loại: yếu tố liên quan đến công việc và yếu tố liên quan đến cá nhân. Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo từng yêu cầu và cán bộ đánh giá sẽ có được kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên đó.
Phương pháp này có ưu điểm là cụ thể, dễ tổng hợp, dễ trao đổi thông tin hai chiều giữa nhân viên và cán bộ đánh giá. Qua đó, người lao động sẽ biết khả năng thực hiện công việc của mình, những hạn chế cần khắc phục và cán bộ đánh giá sẽ biết được năng lực của nhân viên từ đó đề ra các biện pháp thưởng phạt kịp thời.
Khi tiến hành đánh giá cần chú ý: Mỗi lần chỉ xem xét một yếu tố. Không cho phép một yếu tố ảnh hưởng đến việc quyết định các yếu tố khác. Cần tiến hành đánh giá trong suốt quá trình làm việc, tránh tập trung vào các biến cố hiện tại hoặc các biến