Sau khi hoạch định nhu cầu nhân sự, phòng Tổ chức hành chính sẽ phối hợp với các bộ phận có nhu cầu sẽ tiến hành tuyển dụng lao động. Mục tiêu là nâng cao chất lượng toàn diện lực lượng lao động của Chi nhánh Công ty với số lượng hợp lý.
- Nguyên tắc tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng Chi nhánh Công ty là đơn vị chủ trì và có quyền chỉ định các phòng ban khác phối hợp thực hiện với mình.
Tuyển dụng theo nguyên tắc công khai, công bằng, tất cả xuất phát từ lợi ích chung của Chi nhánh Công ty là tuyển dụng được những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với các yêu cầu cần tuyển, có năng lực và phẩm chất đạo đức, sẵn sàng gắn bó lâu dài với Chi nhánh Công ty….. Các cán bộ tuyển dụng dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá đã được lập và thông qua trước đó để cho điểm các ứng viên. Các ứng viên được tuyển sẽ được lựa chọn cho đến khi hết chỉ tiêu về số lượng theo thứ tự điểm từ cao đến thấp. Khi có kết quả, các đơn vị làm bản Tổng kết nộp cho phòng Tổ chức hành chính trình Giám đốc phê duyệt trước khi thông báo cho các ứng viên.
- Phƣơng pháp tuyển dụng
* Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong Chi nhánh Công ty:
Đây là nguồn được ưu tiên đầu tiên khi Chi nhánh Công ty có nhu cầu tuyển dụng. Đối với nguồn này, Chi nhánh Công ty sử dụng các phương pháp tuyển dụng sau đây:
- Thông qua sự giới thiệu của các CBCNV làm việc tại Chi nhánh Công ty. Qua kênh này có thể phát hiện được các cá nhân có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc. Hơn nữa, phương pháp này sẽ tạo thêm sự gắn bó lâu dài của người lao động khi những người được tuyển là con em họ.
- Căn cứ vào các thông tin trong “Danh mục các kỹ năng”. Tại các đơn vị của Chi nhánh Công ty thường lưu trữ các phần mềm tổng kết về kỹ năng của từng nhân
viên trong bộ phận mình như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan đến phẩm chất cá nhân… Từ đó các cán bộ tuyển dụng sẽ thu thập và tìm ra những người có đủ khả năng thích hợp nhất với các công việc cần tuyển.
* Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài
Phương pháp tuyển dụng đối với nguồn này chủ yếu áp dụng với các đợt tuyển dụng lớn mà nguồn từ bên trong Chi nhánh Công ty không thể đáp ứng được. Đối với nguồn này, Chi nhánh Công ty tiến hành các phương pháp tuyển dụng sau:
- Thông qua sự giới thiệu của các CBCNV trong Chi nhánh Công ty (như trên).
- Qua các phương tiện thông tin đại chúng.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng
Với đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao, đều được thuyên chuyển đề bạt từ các đơn vị thành viên (trưởng, phó các phòng ban….), Giám đốc sẽ xem xét đánh giá hồ sơ và quá trình làm việc, năng lực của mỗi người để ra quyết định lựa chọn. Sau đó, Giám đốc sẽ gửi văn bản xuống cho các phòng ban yêu cầu được tiếp nhận lao động. Sau khi khi được sự đồng ý của các phòng ban quản lý lao động, phòng Tổ chức hành chính sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục để tiếp nhận lao động.
Với những lao động được tuyển dụng dưới hình thức hợp đồng ngắn hạn và dài hạn, để người lao động thực hiện tốt công việc, phòng TC HC sẽ tiến hành xây dựng các bản mô tả cho từng công việc với các yêu cầu chung như sau:
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần thiết, có năng lực có thể làm việc với năng suất cao, hiệu suất công tác tốt.
- Có sức khoẻ, đảm bảo cho công tác, có khả năng làm việc lâu dài cho Chi nhánh Công ty;
- Tuổi đời lao động mới tuyển dụng phù hợp với quy định của từng công việc cụ thể cần người.
Nguồn tuyển dụng chính là các cử nhân, kỹ sư tốt nghiệp Đại học loại khá, giỏi ở các trường Đại học, cao đẳng. Thứ tự ưu tiên cụ thể như sau:
- Người có ngành nghề đào tạo phù hợp với yêu cầu tuyển dụng lao động và có kết quả học tập tại trường từ khá trở lên, có phẩm chất đạo đức tốt.
- Con em CBCNV có thời gian làm việc lâu năm, có nhiều thành tích đóng góp cho Công ty. Chính sách ưu tiên này tạo nên mối quan hệ gắn bó giữa CBCNV với toàn Công ty, tạo động lực cho họ làm việc và đóng góp cho sự phát triển của Chi nhánh Công ty. Tuy nhiên áp dụng chính sách này trong nhiều trường hợp sẽ gây sức ép tuyển dụng, dễ mắc sai lầm do người được tuyển không có đủ các điều kiện yêu cầu.
- Quy trình tuyển dụng
* Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lượng và chất lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng.
- Hội đồng tuyển dụng của Chi nhánh Công ty thường bao gồm: Bí thư Đảng Uỷ, Ban giám đốc Chi nhánh Công ty, cán bộ phòng Tổ chức hành chính và đại diện các phòng ban liên quan tới vị trí tuyển dụng, thậm chí có thể bao gồm cả các cán bộ quản lý lành nghề có kinh nghiệm để tuyển chọn được nhân viên có năng lực, đảm nhận được công việc.
- Nghiên cứu các loại văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan tới tuyển dụng như: Bộ luật lao động, pháp lệnh hợp đồng lao động,…. để đảm bảo cho công tác tuyển dụng lao động được thực hiện theo đúng pháp luật.
* Thông báo tuyển dụng
Do đặc điểm là ngành có lợi thế về vị trí kinh tế và thu nhập nên trước mỗi đợt tuyển dụng, các nguồn thu thập đến với Chi nhánh Công ty rất nhiều như: giới
thiệu của các cán bộ làm việc trong Chi nhánh Công ty hoặc các CBCNV từ bộ phận khác thi tuyển sang, đối tượng chính sách xã hội đặc biệt, đối tượng đối ngoại của đơn vị…. Do đó, với những đợt tuyển dụng có quy mô nhỏ cần tuyển không quá 10 lao động, Chi nhánh Công ty không cần thông báo rộng rãi đến các nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Với những đợt tuyển dụng lớn, yêu cầu công việc cao, khi cần tuyển dụng, tuỳ theo nhu cầu và tính chất đặc thù của công việc cần bổ sung lao động Chi nhánh Công ty sẽ có thông báo tuyển dụng qua các kênh thông tin sau:
- Quảng cáo trên báo. - Quảng cáo trên Internet.
- Thông báo trên đài, ti vi và các phương tiện thông tin đại chúng khác.
* Nghiên cứu hồ sơ
Sau khi đăng ký tuyển dụng, hồ sơ tuyển dụng sẽ được gửi về Chi nhánh Công ty, phòng Tổ chức hành chính sẽ xem xét và nghiên cứu chi tiết. Hồ sơ gồm:
- Đơn xin tuyển dụng (theo mẫu của Chi nhánh Công ty)
- Bản sơ yếu lý lịch có chứng nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi ứng cử viên có hộ khẩu thường trú.
- Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. - Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ của ứng viên.
Phòng Tổ chức hành chính chủ trì việc thẩm định hồ sơ; Tổng hợp hồ sơ đủ điều kiện theo yêu cầu cụ thể của từng đợt tuyển dụng trình Giám đốc phê duyệt. Khi thẩm định, từng hồ sơ cá nhân được xác nhận theo phiếu kiểm tra hồ sơ tham gia tuyển dụng. Nếu hồ sơ không hợp lệ, ứng viên sẽ bị loại.
* Phỏng vấn sơ bộ
Là cuộc tiếp xúc ngắn giữa cán bộ phòng Tổ chức hành chính với các ứng viên, thường khoảng 5- 10 phút. Qua cuộc phỏng vấn này, các cán bộ tuyển dụng sẽ có được những đánh giá, nhận xét ban đầu về các ứng viên. Từ đó làm căn cứ loại
bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hay yếu kém mà vòng hồ sơ chưa phát hiện ra.
* Kiểm tra, trắc nghiệm.
Là giai đoạn Hội đồng tuyển dụng áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng cử viên để kiểm tra kiến thức, khả năng phản ứng trước các tình huống công việc nhằm chọn ra những người xuất sắc nhất, có phẩm chất trình độ chuyên môn phù hợp với công việc. Nội dung kiểm tra cụ thể như sau:
- Kiểm tra Anh ngữ (nếu cần thiết): Tiểu ban kiểm tra Anh ngữ chủ trì, phòng TCHC phối hợp tổ chức thực hiện.
- Kiểm tra chuyên môn (nếu cần thiết): Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng chủ trì, phòng TCHC tổ chức thực hiện.
- Kiểm tra về giao tiếp, ứng xử (nếu cần thiết): Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng chủ trì, phòng TCHC tổ chức thực hiện.
* Phỏng vấn chuyên sâu
Hội đồng tuyển dụng tiến hành phỏng vấn lần hai để tìm hiểu, đánh giá các ứng viên về các phương diện như trình độ, các đặc điểm cá nhân như: tính cách, khả năng làm việc theo nhóm, … của các ứng viên.
* Xác minh, điều tra
Đây là quá trình xác thực lại các thông tin đã thu thập được từ ứng viên và qua đó làm sáng tỏ thêm những điểm chưa rõ. Để biết thêm những thông tin về tính cách, sở trường, năng lực của ứng viên có thể thu thập , xác minh thông tin qua các đồng nghiệp, lãnh đạo tại nơi mà các ứng viên đã từng làm việc, thông qua thầy cô bạn bè nơi mà ứng viên đã từng học tập…..
* Kiểm tra sức khoẻ
Để đảm bảo chất lượng lao động, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc, 100% lao động trước khi ký hợp đồng làm việc đều phải đạt yêu cầu tiêu chuẩn sức khoẻ do Trung tâm y tế Công ty kiểm tra. Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng chủ trì, phòng TCHC phối hợp thực hiện.
* Thử việc
Trước khi trở thành nhân viên chính thức, các ứng viên được chọn trong quá trình tuyển dụng cần phải trải qua thời gian thử việc là tối đa là 02 tháng và được hưởng lương thử việc tối đa là 75% mức lương cấp bậc, chức vụ đó so với nhân viên chính thức. Trong thời gian này nhân viên thử việc phải chứng tỏ được trình độ chuyên môn, năng lực, sở trường, khả năng thực hiện công việc của mình. Đồng thời các cán bộ quản trị sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá đối với nhân viên đó về khả năng thực hiện công việc trong tương lai.
* Quyết định tuyển dụng
Sau thời gian thử việc, căn cứ vào bản đánh giá của cán bộ quản trị trực tiếp theo dõi quá trình làm việc của nhân viên thử việc, nếu nhân viên đạt được các yêu cầu đặt ra, đảm nhận được vị trí công việc thì phòng TCHC sẽ trình văn bản quyết định tuyển dụng cho Giám đốc xem xét phê duyệt. Sau đó tiến hành triển khai kí hợp đồng lao động theo phân cấp, bố trí sắp xếp công việc cho các nhân viên. Những văn bản phòng TCHC cần trình Giám đốc:
- Báo cáo kết quả thử việc của người lao động (do người lao động tự viết, có ý kiến nhận xét của cán bộ phụ trách).
- Bản cam kết của người lao động về việc chấp hành luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của Chi nhánh Công ty.
- Đề nghị của đơn vị về việc kí hợp đồng với người lao động.
Bảng 2.2: Tình hình tuyển dụng nhân sự của Chi nhánh Công ty qua các năm
(Đơn vị tính: Người)
STT Tên phòng ban Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
1 Phòng TCKT 6 2 2
2 Phòng TCHC 6 2 2
3 Đội xấy dựng 25 10 1
5 Đội QL nhà 60 30 40
6 Đội bảo vệ 25 5 5
7 Đội CXMT 30 20 15
Tổng số 158 73 67
(Nguồn: Chi nhánh công ty, Báo cáo tuyển dụng lao động)
- Cơ cấu nhân sự
* Cơ cấu nhân sự theo trình độ
Chất lượng lao động là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Trình độ của người lao động trong môi trường lao động phù hợp sẽ tạo động lực cho người lao động làm việc và đóng góp cho tổ chức. Cơ cấu nhân sự theo trình độ một phần phản ánh chất lượng lao động trong tổ chức. Để đánh giá chất lượng lao động tại Chi nhánh Công ty ta xem xét bảng cơ cấu lao động theo trình độ sau:
Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo trình độ tại Chi nhánh Công ty qua các năm
Năm Chỉ tiêu
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
SL (người) % SL (người) % SL (người) %
- Trên ĐH 2 1,2 2 0,8 2 0,5 - ĐH 40 25 45 19 50 13 -Trung cấp 15 10 35 14 50 13 - CN KT 40 26 70 28 130 34 -Sơ cấp LĐPT 60 38,8 90 37,2 153 49,5 Tổng 157 100 242 100 385 100
(Nguồn: Chi nhánh công ty, Báo cáo giải trình lao động)
Nhìn vào bảng trên ta thấy, lao động có trình độ tại Công ty có xu hướng tăng lên thể hiện trình độ của lao động đang được cải thiện.
Năm 2008 1% 19% 14% 29% 37% Năm 2009 1% 13% 13% 34% 39% 1 2 3 4 5
1. Trên ĐH 2. ĐH 3. Trung cấp 4. CN KT 5. Sơ cấp LĐPT
Hình 2.1: Biểu đồ cơ cấu lao động theo trình độ tại Chi nhánh Công ty qua các năm
Từ năm 2007- 2009 số lao động có trình độ Đại học và trên Đại học đang có xu hướng tăng lên, nhất là những người có trình độ đại học năm 2009 tăng lên thành 50 người. Điều này cho thấy trong 3 năm qua chất lượng đội ngũ lao động của Chi nhánh Công ty đã được cải thiện đáng kể về trình độ.
* Cơ cấu theo giới tính
Là một ngành kinh doanh dịch vụ, xây dựng sửa chữa công trình cơ cấu lao động theo giới tính phù hợp cũng có một vai trò không nhỏ trong việc góp phần vào kết quả hoạt động SXKD của Chi nhánh Công ty. Bên cạnh vấn đề tuyển dụng cho đúng ngành nghề, chức năng, nhiệm vụ và đảm bảo chất lượng lao động, việc đảm bảo cơ cấu lao động theo giới tính là một chiến lược. Tuy nhiên, như trên đã nói do tính chất công việc không đòi hỏi nhiều về lao động chân tay nên cơ cấu lao động nam nữ như nhau là phù hợp.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo giới tính tại Chi nhánh Công ty
Năm
Chỉ tiêu
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
SL (Người) % SL (Người) % SL (Người) %
Nam 98 62 137 57 225 58
Tổng 158 100 242 100 385 100
(Nguồn: Chi nhánh công ty, Báo cáo giải trình lao động)
Qua bảng số liệu trên có thể thấy, cơ cấu lao động theo giới tính của chi nhánh công ty ngày càng cân bằng giữa hai giới nam và nữ. Tỷ lệ lao động nữ tăng qua các năm. Nếu như chênh lệch về tỷ lệ nữ và nam trong năm 2007 là 24% thì đến năm 2009 con số này là 4%. Có thể thấy rõ điều này qua biểu đồ sau
* Cơ cấu theo tuổi
Bất cứ tổ chức nào, thời gian làm việc và thời gian cống hiến của cán bộ công nhân viên cho tổ chức cũng có những giới hạn nhất định. Do đặc thù của ngành, ngoại trừ các cán bộ quản lý, hầu hết các nhân viên trong các bộ phận lao động trực tiếp đều là lực lượng lao động trẻ.
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo tuổi tại Chi nhánh Công ty qua các năm
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Hình 2.2: Biểu đồ cơ cấu lao động theo giới tính
60 105 160 98 137 225 0 50 100 150 200 250 2007 2008 2009 Năm Số lượng Nữ Nam
SL (Ngƣời) % SL (Ngƣời) % SL (Ngƣời) % - < 26 90 57 120 50 180 47 - 26-31 30 19 60 25 100 26 - 31-40 20 13 30 12 60 16 - 41-50 10 6 20 8 33 9 - >50 8 5 12 5 12 2 Tổng số 158 100 242 100 385 100
(Nguồn: Chi nhánh công ty, Báo cáo giải trình lao động)
Nhìn vào bảng số liệu về cơ cấu lao động theo độ tuổi trên ta có thể khẳng định cơ cấu lao động tại Chi nhánh Công ty là cơ cấu lao động trẻ, chủ yếu ở độ tuổi