Quy trình quản lý sinh viên được mô hình hóa theo chuẩn BPMN, các tác vụ trong quy trình được liệt kê theo trình tự thực hiện thực tế.
Hình 3.1. Biểu đồ nghiệp vụ BPMN của nghiệp vụ quản lý sinh viên Các thành phần tham gia vào quản lý sinh viên
- Sinh viên: Là những người có nhu cầu xem kết quả kết quả học tập và xem kết quả rèn luyên của mình đang học.
- Giáo viên: Là những người có nhiệm vụ nộp điểm các học phần của sinh viên và kết quả rèn luyện của sinh viên lớp mà mình làm cố vấn học tập.
- Cán bộ phòng khảo thí: Có nhiệm vụ quản lý điểm và lập các mẫu biểu.
- Cán bộ phòng đào tạo: Có nhiệm vụ quản lý điểm, quản lý sinh viên, quản lý lớp, quản lý môn học.
- Giáo vụ khoa: Có nhiệm vụ tính điểm trung bình học kỳ, điểm trung bình tích lũy, lập các mẫu biểu.
- Cán bộ phòng công tác học sinh – sinh viên: Có nhiệm vụ quản lý học sinh sinh viên, quản lý tài sản, quản lý phòng, quản lý kết quả rèn luyện, lập các báo cáo.
Để bắt đầu quy trình quản lý sinh viên, cán bộ phòng quản lý học sinh sinh viên có nhiệm vụ quản lý thông tin của sinh viên khi sinh viên bắt đầu đến nhập học khi đó xuất hiện tác vụ quản lý thông tin sinh viên. Sau đó hệ thống phát sinh tác vụ quản lý lớp để phân chia lớp và quản lý sinh viên theo lớp. Cán bộ phòng đào tạo có nhiệm vụ quản lý danh sách các môn học. Do đó xuất hiện tác vụ quản lý môn học. Khi đã có thông tin về sinh viên, thông tin về môn học thì mới xuất hiện tác vụ quản lý điểm. Tác vụ quản lý điểm có giáo viên, cán bộ phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng, cán bộ phòng đào tạo, giáo vụ khoa, cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên tham gia thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn riêng biệt. Cán bộ phòng quản lý học sinh sinh viên có nhiệm vụ quản lý tài sản ở kí túc xá. Do đó hệ thống xuất hiện tác vụ quản lý tài sản. Khi có thông tin về tài sản, thông tin về sinh viên theo lớp thì xuất hiện tác vụ quản lý phòng. Khi đã phân chia các thí sinh vào các phòng và bàn giao tài sản thì xuất hiện tác vụ in ấn để thực hiện nghiệp vụ quản lý kí túc xá trong từng tháng. Quy trình quản lý sinh viên kết thúc khi các tác vụ của quy trình quản lý điểm và quản lý kí túc xá kết thúc.