Để quản lý kí túc xá (KTX), người ta tổ chức ra thành một số các nghiệp vụ sau:
- Quản lý hồ sơ sinh viên ở KTX: Trong thời gian tạm trú ở ký túc xá bộ phận quản lý sinh viên sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên. Xử lý nghiệp vụ quản lý sinh viên ký túc xá bao gồm:
+ Tiếp nhận hồ sơ sinh viên xin ở ký túc xá: đơn xin ở KTX, các giấy tờ chứng nhận ưu tiên, giấy báo trúng tuyển (nếu là học sinh sinh viên năm thứ nhất) hoặc thẻ học sinh sinh viên photo (nếu là học sinh sinh viên từ năm thứ 2 trở lên), chứng minh thư nhân dân (bản photo không cần công chứng), 03 ảnh 3x4. Cán bộ chuyên trách tiếp nhận hồ sơ và chậm nhất sau 1 tuần trả lời kết quả xét duyệt. Trong trường hợp số lượng chỗ ở trong KTX còn ít hơn so với số lượng HSSV đăng ký thì phòng Quản lý học sinh sinh viên xét trên cơ sở đối tượng ưu tiên chế độ chính sách, học sinh sinh viên ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa... Cán bộ phụ trách ký túc xá viết phiếu giới thiệu học sinh sinh viên lên phòng KTTV nộp tiền. Cán bộ phòng KTTV nhận tiền (thu theo năm học, theo qui định chung đã được Hiệu trưởng phê duyệt), sau đó viết phiếu thu. Học sinh sinh viên photo phiếu thu nộp xuống phòng Quản lý
học sinh sinh viên. Cán bộ phụ trách KTX tiếp nhận học sinh sinh viên và bàn giao phòng.
+ Giải quyết trường hợp xin ra ở ngoại trú. Sinh viên muốn ra ở ngoại trú sẽ phải làm đơn xin ra khỏi KTX (theo mẫu), sau khi HSSV hoàn tất các yêu cầu trong đơn thì nộp tại phòng Quản lý HSSV và làm thủ tục ngoại trú.
+ Giải quyết trường hợp những học sinh sinh viên rơi vào trường hợp bị buộc ra khỏi KTX bao gồm:
Vi phạm quy chế KTX ở mức “buộc ra khỏi KTX”.
Đã hết thời gian theo học tại nhà trường.
Trong quá trình học tập bị kỷ luật của nhà trường.
Không có hồ sơ KTX.
Không đóng tiền KTX (bao gồm tiền ở, tiền điện nước phụ trội). Phòng Quản lý học sinh sinh viên sẽ căn cứ vào vi phạm của HSSV để lập biên bản và buộc học sinh sinh viên ra khỏi KTX. Nếu đã có yêu cầu buộc ra khỏi KTX mà học sinh sinh viên không thi hành thì phòng Quản lý học sinh sinh viên sẽ gửi hồ sơ lên Ban giám hiệu yêu cầu kỷ luật học tập.
- Quản lý phòng KTX sẽ bao gồm xử lý các nghiệp vụ sau:
+ Hàng năm, Phòng công tác học sinh sinh viên luôn cập nhật thêm phòng mới nếu có.
+ Sau khi nộp đơn nếu đơn được chấp nhận thì sinh viên sẽ được xếp vào một phòng phù hợp và thông tin sinh viên và phòng ở sẽ được lưu trữ trong sổ theo dõi.
+ Xếp lại phòng: Vào cuối mỗi kỳ học, những sinh viên đã ở KTX phải trả lại phòng. Nếu có nhu cầu ở tiếp thì phải có giấy đăng kí. Ngoài ra do nhu cầu đặc biệt của trường các sinh viên đã ở KTX có thể được xếp lại phòng.
+ Huỷ xếp phòng: Những sinh viên đã ở KTX nếu không có nhu cầu ở tiếp có thể đề xuất hoặc không đăng kí ở tiếp hoặc vi phạm nội quy có thể được xoá khỏi sổ theo dõi và không được bố trí ở lại kí túc xá.
+ Cuối mỗi tháng phòng công tác học sinh sinh viên tiến hành ghi chỉ số công tơ điện, nước của từng phòng trong tháng; Tính tiền phòng ở, tiền điện, tiền nước của từng phòng; Thu tiền và viết biên lai thu tiền cho các phòng.
- Quản lý tài sản
+ Đầu mỗi học kỳ, sau khi xếp phòng, phòng công tác học sinh sinh viên tiến hành bàn giao tài sản cho từng phòng.
+ Cuối mỗi học kỳ, khi trả phòng, phòng công tác học sinh sinh viên tiến hành nhận bàn giao lại tài sản của từng phòng. Nếu có hỏng hóc, mất mát thì yêu cầu phòng đó thuê người sửa chữa hoặc mua đền.
- In ấn thống kê: Trong mỗi học kỳ, cần thực hiện in ấn thống kê: danh sách sinh viên ở ký túc xá, thống kê tình trạng các phòng, báo cáo doanh thu, tài sản…