5. Nội dung và kết quả đạt đƣợc (Theo mục tiêu nghiên cứu)
4.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát và đánh giá lại rủi ro kiểm soát
4.2.1.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Việc tìm hiểu HTKSNB thì chƣa đủ căn cứ để đánh giá rủi ro kiểm soát nên KTV thiết kế các thử nghiệm kiểm soát nhằm gia tăng bằng chứng kiểm toán để có cách nhìn đúng đắn hơn HTKSNB.
* Thử nghiệp kiểm soát 1: Kiểm tra sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ
Công việc: Quan sát sự phân chia trách nhiệm của kế toán trƣởng, kế toán thanh toán, kế toán tiền lƣơng, kế toán kho.
Kết luận: Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trên
Nhận xét: Các bộ phận có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng là điều cần thiết để đánh giá HTKSNB của đơn vị là khá tốt vì hạn chế đƣợc sai sót trong quá trình hạch toán, xử lý nghiệp vụ kế toán. Nếu không có sự phân chia trách nhiệm, các bộ phận trong phòng kế toán thông đồng với nhau thì dễ dàng xảy ra gian lận. Thử nghiệm này còn có hạn chế là chỉ đánh giá ngay thời điểm mà KTV thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV không thể đảm bảo ở các thời điểm khác sự phân chia trách nhiệm diễn ra nhƣ KTV quan sát hay không?
* Thử nghiệp kiểm soát 2: Kiểm tra chứng từ, việc ghi nhận các nghiệp vụ
mua hàng phát sinh trong kỳ.
Công việc: KTV yêu cầu cung cấp các hoá đơn nhập kho, phiếu nhập, các chứng từ liên quan phát sinh trong năm tài chính 2012 của đơn vị.
KTV tiến hành chọn mẫu 20 nghiệp vụ, sau đó kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh nghiệp vụ đó. Đối chiếu giá trị, quy cách, số lƣợng trên phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng và phiếu nhập với hoá đơn bán lẻ (hay hoá đơn giá trị gia tăng), phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán hàng xem có khớp nhau không? Nếu không, KTV yêu cầu giải thích chênh lệch. Bên cạnh, KTV đối chiếu với các chứng từ thanh toán nhƣ phiếu chi, hay chứng từ giao dịch của Ngân hàng (nếu chi bằng tiền gửi).
Tính toán lại các khoản chiết khấu đƣợc hƣởng cũng nhƣ giá trị trên hoá đơn.
KTV cũng thực hiện luôn việc kiểm tra chữ ký, duyệt chi của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. Kiểm tra tính chính xác việc ghi chép từ hoá đơn trên sổ sách kế toán.
Kết luận: Các đơn đặt hàng, hay phiếu yêu cầu,…đƣợc lƣu giữ đầy đủ cùng nhau và có đầy đủ chữ ký và đƣợc sự phê duyệt của Giám đốc trên đơn đặt hàng.
Các đơn đặt hàng đƣợc lập dựa trên phiếu yêu cầu của trƣởng các bộ phận. Việc tính toán đƣợc thực hiện chính xác và khớp với sổ chi tiết.
Nhận xét: KTV thu thập chứng từ 20 nghiệp vụ xảy ra nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng mình nghiệp vụ thực sự phát sinh, đƣợc tính giá chính
xác. Các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng nhập kho đƣợc tiến hành khá hiệu quả, chứng tỏ HTKSNB của đơn vị khá vững mạnh.
Việc thu thập chứng từ 20 nghiệp vụ phát sinh còn có hạn chế là các nghiệp vụ còn lại không đƣợc KTV lựa chọn có thể không đầy đủ các chứng từ kèm theo, hay sai sót khác.
* Thử nghiệp kiểm soát 3: Kiểm tra sự phê duyệt các khoản chi.
Công việc: KTV tiến hành chọn mẫu 25 nghiệp vụ chi đối ứng với TK 641 và TK 642 trên sổ chi tiết để kiểm tra chứng từ gốc.
Kết luận: 25 nghiệp vụ chi đều có kèm theo Giấy đề nghị thanh toán cùng với chứng từ gốc là hoá đơn của nhà cung cấp.
Giấy đề nghị thanh toán đều đƣợc xét duyệt của Trƣởng bộ phận quản lý và Giám đốc trƣớc khi chi.
Nhận xét: Sự duyệt chi rất quan trọng, nó ảnh hƣởng rất đến tầm kiểm soát chi phí của đơn vị. Xét duyệt trƣớc khi chi có thể làm hạn chế, phát hiện các sai sót, gian lận trong trƣờng hợp các cá nhân, bộ phận chiếm dụng tiền công ty, hay chi sai mục đích.
Thử nghiệm kiểm soát 4: Kiểm tra tính liên tục, hợp lý, hợp lệ của các
chứng từ sử dụng. Đồng thời kiểm tra việc ghi chép khoản chi lên sổ sách có đúng thời điểm.
Công việc: KTV chọn chứng từ kiểm tra có đánh số liên tục hay không. Bảo đảm nội dung, diễn giải các nghiệp vụ chi tiền là hợp lý và hợp lệ.
KTV quan sát việc thực hiện đối chiếu chứng từ của kế toán. Sau đó chọn mẫu chứng từ đối chiếu với sổ sách kế toán. Và KTV quan sát kế toán ghi chép chi phí ngay khi có chứng từ hay không? Trƣờng hợp huỷ chứng từ hay sửa nội dung do không cố ý ghi sai nội dung, số tiền đều có xét duyệt đóng dấu và chữ ký của Giám đốc.
Kết luận: Các chứng từ theo dõi chi phí, đề đƣợc đánh số liên tục.
Các nghiệp vụ liên quan đến chi phí đều đƣợc ghi nhận đúng thời điểm. Nội dung chi tiền là hợp lý và chứng từ hợp lệ.
Nhận xét: Kiểm tra chi tiết việc đánh số chứng từ liên tục là thủ tục quan trọng mà đòi hỏi KTV phải thực hiện, mục đích phát hiện kịp thời những trƣờng hợp mua bán hoá đơn lẫn nhau và gian lận của nhân viên trong đơn vị.
Kiểm tra việc ghi nhận chi phí đúng thời điểm để đảm bảo các khoản chi phí đƣợc xác định, ghi nhận, đánh giá đúng chi phí trong tháng, quý hay cả năm.
Nhận xét:
AA sử dụng chọn mẫu phi thống kê, phần lớn là dựa trên xét đoán của KTV. Các mẫu đƣợc chọn thì đƣợc KTV ƣu tiên số phát sinh có giá trị lớn hoặc các mẫu có giá trị lớn bất thƣờng và chiếm tỷ lệ cao so với tổng thể. Nếu KTV phát hiện sai sót sẽ tiến hành mở rộng phạm vi chọn mẫu.
Việc chọn mẫu thực hiện các thử nghiệm kiểm soát giúp cho KTV có cách nhìn tổng thể số liệu, và dễ phát hiện các dấu hiệu bất thƣờng của các nghiệp vụ. Bên cạnh, chính vì chọn mẫu ít hơn nhiều so với tổng thể nên cũng có khả năng rủi ro bỏ qua nhiều nghiệp vụ có thể sai sót.
AA rất quan tâm việc tìm hiểu HTKSNB và đƣợc tiến hành bởi KTV có kinh nghiệm thêm vào đó có cả KTV đã kiểm toán lần trƣớc nên phần nào KTV đã hiểu sơ bộ HTKSNB. Vì vậy, việc tìm hiểu HTKSNB tƣơng đối chính xác.
Để ngƣời đọc có cách nhìn về thử nghiệm kiểm soát mà KTV thực hiện, ngƣời viết tách ra cho rõ ràng và dễ theo dõi. Trong thực tế, việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đƣợc KTV tiến hành cùng lúc với thử nghiệm cơ bản. Nhƣ vậy để tiết kiệm thời gian, chi phí.
4.2.1.2. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá tính đáng tin cậy của bảng câu hỏi, KTV nhận thấy phía đơn vị có quy định rõ ràng và thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát. Điều này cho thấy HTKSNB của công ty khách hàng khá hữu hiệu, chính vì thế KTV quyết định giữ nguyên mức rủi ro ban đầu.
Rủi ro kiểm soát (CR) là 30%, mức rủi ro tiềm tàng (IR) là 75% và mức rủi ro kiểm toán vẫn là 5%. Mức rủi ro phát hiện có thể chấp nhận đƣợc là 22,22%.
DR= AR
CR IR =
5%
30% 75%=22,22%