Rủi ro liên quan đến các sai sót trong tác nghiệp của cán bộ là loại rủi ro lớn nhất và có nguy cơ tổn thất cao nhất trong các loại rủi ro mà CN đã phải gánh chịu. Các sai sót tác nghiệp của cán bộ bao gồm:
Sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn.
Các sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn bao gồm: mở tài khoản khi hồ sơ của khách hàng chưa đủ thông tin; chưa thực hiện quét hình ảnh, mẫu dấu, chữ ký của khách hàng lên mạng; sai sót trong việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của khách hàng trên các chứng từ giao dịch; sai sót của giao dịch viên trong quá trình nhập dữ liệu vào chương trình như chọn sai màn hình, sai sản phẩm, hạch toán nhầm tài khoản và tính phí nhầm; không phát hiện được tiền giả khi thực hiện thu ngân (năm 2008 là có 60 trường hợp cán bộ thu ngân không phát hiện tiền giả, con số này năm 2009 là 54 và năm 2010 là 40 trường hợp. Tất cả các trường hợp này nhân viên thu ngân đều đã phải bồi thường thiệt hại cho NH)…
Có thể thấy rằng nghiệp vụ huy động vốn là nghiệp vụ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro do những sai sót của cán bộ trong quá trình tác nghiệp. Những sai sót này mặc dù đã giảm được qua các năm, nhưng lại là những sai sót có nguy cơ rủi ro cao, mà nguyên nhân cơ bản nhất của những sai sót này chủ yếu là do ý thức chấp hành quy trình nghiệp vụ của cán bộ chưa được nghiêm, do sự cẩu thả của giao dịch viên
trong quá trình thao tác nghiệp vụ hoặc do sự sai sót của các nhân viên có liên quan khi nhập dữ liệu vào hệ thông máy tính.
Sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền bao gồm:
Sai sót trong việc tính và thu các loại phí không đúng theo quy định của ngân hàng (tính cả năm 2009 có 48 trường hợp tính nhầm phí, tăng 150% so với năm 2008); sai sót trong hồ sơ của khách hàng như số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên lệnh chuyển tiền không khớp nhau ( năm 2009 xảy ra 23 trường hợp, năm 2010 xảy ra 17 trường hợp); lập nhiều lệnh chuyển tiền đi có cùng một nội dung (năm 2009 ghi nhận 8 trường hợp, năm 2010 là 3 trường hợp); ghi sai tên đơn vị thụ hưởng….
Những sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền chủ yếu do nguyên nhan chủ quan của cán bộ. Những sai sót trong nghiệp vụ này rất dễ xảy ra tổn thất cho ngân hàng, đặc biệt là hiện tượng chuyển nhầm nhiều lần một món tiền đến người thụ hưởng nếu không được kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện kịp thời có thể dẫn dến tình trạng ngân hàng bị chiếm dụng vốn hoặc thậm chí mất tiền.
Sai sót trong nghiệp vụ thẻ và máy ATM.
Các sai sót trong nghiệp vụ thẻ liên quan đến tác nghiệp của cán bộ đã xảy ra tại CN như việc cán bộ không thực hiện chấm báo cáo máy ATM hàng ngày; hiện tượng nhập tiền vào máy không đủ cơ cấu loại tiền vẫn xảy ra tại một số trạm ATM, với tổng số 7 lần trong năm 2009, giảm 30% so với năm 2008 và trong năm 2010 không xảy ra trường hợp nào. Cá biệt có trường hợp cán bộ nhầm lẫn khi tiếp quỹ máy ATM, đặt nhầm tham số cơ cấu các loại tiền dẫn đến tới thiệt hại cho CN.
Sai sót trong nghiệp vụ kho quỹ.
Các sai sót xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này là vấn đề thu chi, vấn đề chuyển tiền và quản lý sử dụng ấn chi và nhầm lẫn trong việc thu chi tiền. Hiện tượng ấn chỉ quan trọng hỏng do viết sai, in sai xảy ra thường xuyên tại CN và phòng giao dịch (năm 2011 có 58 ấn chỉ quan trọng viết sai, in sai, giảm so với năm 2010); Những dấu hiệu rủi ro liên quan đến việc thu chi tiền của cán bộ quỹ cũng như không phát hiện được tiền giả, nhầm lẫn trong việc phân loại tiền và tiền mặt không được đóng gói niêm phong và sắp xếp đúng quy định; Chi trả tiền thừa hoặc
thiếu so với đề nghị của khách hàng, không kiểm tra lượng tiền mặt cuối ngày để các nhân viên lợi dụng sơ hở này đánh cắp tiền của ngân hàng.
Sai sót trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán. Sai sót thường gặp trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán là thiếu chữ ký, dấu của khách hàng; thiếu chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ giao dịch; Năm 2009 xảy ra 76 trường hợp, giảm 51% so năm 2008).
Một dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán đó là việc gửi chậm chứng từ giao dịch từ các Phòng giao dịch, quầy tiết kiệm về hội sở các Chi nhánh so với thời gian quy định. Năm 2010 xảy ra gần 200 lần, giảm 25% so với năm 2009, việc nộp chậm chứng từ về bộ phận kế toán tiềm ẩn nhiều rủi ro, gây khó khăn cho công tác hậu kiểm của bộ phận kế toán, không phát hiện kịp thời những sai sót tác nghiệp để khắc phục.
Đặc biệt, trường hợp sai sót xảy ra phổ biến nhất, chiếm đến 90% sai sót trong RRTN đó là nhân viên kế toán hoạch toán nhầm số tài khoản. Lỗi này xảy ra thường xuyên và lặp đi lặp lại, hầu như chưa có cải thiện đáng kể.
Sai sót trong nghiệp vụ Tín dụng
Sai sót trong nghiệp vụ tín dụng chủ yếu là các sai sót trong vấn đề tuân thủ quy chế điều hành của Hội sở chính tại CN và sai sót trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ như thẩm định hồ sơ và ra quyết định cho vay, giải ngân, thu nợ, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của khách hàng, tiếp nhận và định giá tài sản đảm bảo, phân loại nợ…
-Về thẩm định khách hàng : Không thực hiện vấn tin CIC khi thẩm định cho vay, chưa đảm bảo tính độc lập giữa người thẩm định và người quyết định cho vay, tờ trình thẩm định chưa đánh giá vốn tự có tham gia vào phương án, chưa có căn cứ chứng minh nguồn thu nhập.
-Về thẩm định TSBĐ : Tờ trình thiếu biện pháp quản lý TSBĐ/đánh giá tính thanh toán TSBĐ, không yêu cầu mua bảo hiểm TSBĐ, thẩm định TSBĐ thiếu nội dung/sai qui định, nhập hồ sơ TSBĐ chưa kịp thời…
-Về thẩm định rủi ro tín dụng độc lập: Chưa chuyển PQLRR để thẩm định rủi ro tín dụng độc lập, chưa lập dự thảo hợp đồng tín dụng chuyển QLRR, thiếu bằng chứng về tham gia ý kiến của tổ QLRR đối với dự thảo hợp đồng tín dụng, báo cáo kết quả thẩm định chưa nhất quán/sơ sài, chưa đầy đủ nội dung, chưa kiểm tra việc thực hiện kiến nghị, đề xuất của phòng khách hàng, phòng giao dịch trong tờ trình thẩm định rủi ro độc lập.
-Về hồ sơ khách hàng và hồ sơ TSBĐ: Hồ sơ pháp lý của khách hàng chưa đầy đủ/CMND sai ngày tháng, không đối chiếu với bản gốc. Hồ sơ TSBĐ chưa đủ thông tin/thiếu chữ ký trên chứng từ làm hồ sơ bảo đảm/Chưa lưu Phiếu nhập kho TSBĐ/Bảng kê nhập, xuất kho TSBĐ chưa đầy đủ yếu tố/thiếu chữ ký. Phiếu luân chuyển hồ sơ chưa đủ thông tin/luân chuyển chậm.
-Về kiểm tra giám sát khoản vay: Chưa tuân thủ đúng quy định kiểm tra giám sát sau khoản vay. Biên bản kiểm tra vốn vay chưa đầy đủ theo quy định/chưa đủ chử ký kiểm soát của lãnh đạo.
-Về định giá TSBĐ: Chưa định giá lại tài sản đảm bảo theo quy định. -Về xử lý nợ : Xử lý nợ chưa đúng quy định.
Sai sót trong nghiệp vụ điện toán.
Sai sót trong nghiệp vụ điện toán tiềm ẩn rủi ro cao nhất là sai sót trong quá trình quản lý User, password. Những sai sót này trên thực tế xảy ra không nhiều tại CN. Hiện tượng sử dụng User, passwword chung giữa các giao dịch viên, kiểm soát và cán bộ điện toán đã giảm được đáng kể. Năm 2008 ra 3 trường hợp. Năm 2009, 2010 các sai sót liên quan đến nghiệp vụ điện toán đã được CN khắc phục triệt để.
Ngoài các sai sót liên quan đến quản lý User, Password, các dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến nghiệp vụ này cũng vẫn còn xảy ra tại CN như: việc bảo trì, bảo dưỡng máy tính vẫn chưa được thực hiện một cách thường xuyên, năm 2009 có trên 50 máy tính cá nhân chưa được bảo trì, bảo dưỡng đúng thời gian quy định, giảm 7% so với năm 2008; cũng trong năm 2009 xuất hiện 17 trường hợp máy tính cá nhân cài đặt các chương trình không phải do bộ phận điện toán thực hiện.