Tổ chức văn phũng khoa học:

- Thụng tin khụng chớnh thức: là cỏc bỏo cỏo thường kỳ của doanh nghiệp Những thụng tin khụng chớnh thức tuy khụng cú văn bản đảm bảo nhưng nú cũng khụng

4.Tổ chức văn phũng khoa học:

Trong mỗi cơ quan đơn vị văn phũng là một bộ phận hoạt động nhằm giỳp đỡ lónh đạo và đơn vị thụng qua cỏc nhiệm vụ trợ giỳp tham mưu, vừa gắn với cỏc bộ phận khỏc bằng cỏc nhiệm vụ kiểm tra, đụn đốc, lại vừa tự tổ chức quản lý lấy cỏc hoạt động của chớnh mỡnh cho phự hợp với cỏc hoạt động trờn. Vỡ thế , để văn phũng hoạt động đem lại hiệu quả, chất lượng cao thỡ cơ quan đơn vị phải tổ chức được cụng tỏc văn phũng 1 cỏch khoa học. Việc tổ chức văn phũng khoa học sẽ tạo tiền đề phỏt triển cho mỗi cơ quan đơn vị . Sự ra của 1 tổ chức phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như quuy mụ, lĩnh vực hoạt động…để cú căn cứ xõy dựng tổ chức đú.

- Trước hết phải bố trớ cỏn bộ nhõn viờn sao cho phự hợp với những yờu cầu đặt ra của 1 văn phũng , họ phải là những người cú trỡnh độ, coỏ khả năng .Do vậy, yờu cầu đặt ra là lónh đạo văn phũng cụng ty cần phải bố trớ cụng việc một cỏch hợp lý, khoa học. Cú như vậy mới phỏt huy hết khả năng của cỏn bộ nhõn viờn văn phũng .

- Một vấn đề nữa đặt ra là phải bố trớ được nơi làm việc 1cỏch khoa học. Điều này sẽ giỳp cho cụng việc văn phũng được thực hiện một cỏch linh hoạt. Văn phũng với những hoạt động của mỡnh cũng phải được trang bị những thiết bị phục vụ cho cụng việc phải được bố trớ một cỏch hợp lý. Thực tế thỡ văn phũng cũn được sắp

Nguyễn Thị Bớch Diệp MSV:08D00871

xếp chưa hoàn toàn hợp lý ,văn phũng được chia làm 2 phũng và cỏc bàn làm việc được xắp xếp quỏ gần tạo sự khú khăn khi đi lại, mỏy điện thoại phục vụ văn phũng chưa đầy đủ nờn vấn đề liờn lạc phổ biến thụng tin với cỏc phũng ban cũn mất nhiều thời gian.

Nếu bố trớ được 1 văn phũng khoa học thỡ sẽ mang lại rất nhiều lợi ớch như: giảm được thời gian cần thiết để thực hiện cụng việc, duy trỡ chất lượng cụng việc, tiết kiệm khi tiến hành cụng việc, tăng cường tinh thần làm việc vỡ một sơ đồ bố trớ hợp lý cú thể giỳp thiết lập những nhúm làm việc gần gũi, phỏt triển khả năng làm việc cựng nhau tốt, tạo ra khụng khớ làm việc vui vẻ mang lại hiệu quả cao cho cụng việc.

- Điều kiện làm việc: trong cơ quan hiệu quả cụng việc cũng bị ảnh hưởng bởi cỏc yếu tố về mụi trường tự nhiờn như khụng khớ, màu sắc cảnh quan, tiếng động, ỏnh sỏng,…

Như vậy, việc tổ chức văn phũng khoa học là vấn đề rất quan trọng, nú quyết định phần nào đến kết quả hoạt động của cơ quan . Nú sẽ tạo cho con người trong văn phũng một cảm giỏc thoải mỏi, tiện nghi, hưng phấn, sỏng tạo hơn trong cụng việc, làm cho cụng việc được thực hiện theo một tuần tự nhất định, thuận lợi trong việc kiểm tra, giỏm sỏt, đụn đốc của người lónh đạo.

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

Đối với một doanh nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu khụng cụng nhận quản lý văn phũng là một chuyờn mụn cú tớnh chất chức năng, thỡ điều đú chẳng khỏc gỡ khước đi một quy trỡnh cụng nghệ mới. Bất kỡ một bộ phận, phũng ban nào cũng đều cú cỏc cụng việc hành chớnh văn phũng. Vỡ thế cỏc nhà quản lý cần quản lý văn phũng sao cho cú hiệu quả. Nhưng đõy cũng là bài toỏn khú với cỏc doanh nghiệp núi chung và cụng ty núi riờng. Song những gỡ cụng ty đó làm được thỡ cụng ty đủ khả năng để giải quyết vấn đề này.

Từ việc nghiờn cứu cơ sở lý luận và thực trạng cụng tỏc quản lý hành chớnh văn phũng ở cụng ty, em đó mạnh dạn đưa ra một số ý kiến qua đú để cụng ty cú thể hoàn thiện hơn cụng tỏc quản lý văn phũng. Điều này đũi hỏi cụng ty phải cú sự phối hợp giữa cỏc phũng ban và sự chỉ đạo kịp thời của lónh đạo cụng ty.

Qua thời gian thực tập và nghiờn cứu tại cụng ty, được sự giỳp đỡ của ban lónh đạo, cỏc cụ chỳ trong cụng ty cựng với sự hướng dẫn của cụ giỏo Hà Thị Hậu , em đó hoàn thành bài luận văn của mỡnh, đồng thời đó học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn củng cố cho những kiến thức đó được học ở trường. Nhưng do trỡnh độ nhận thức cũn hạn chế nờn bài viết khụng trỏnh khỏi những thiếu sút. Em rất mong được sự chỉ bảo của thầy cụ!

Em xin chõn thành cỏm ơn cụ giỏo Hà Thị Hậu cựng tập thể cỏn bộ cụng ty đó giỳp em hoàn thành bài viết này!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.

Nguyễn Thị Bớch Diệp MSV:08D00871

1. Tài liệu phũng hành chớnh quản trị - cụng ty cổ phần may Đức Giang 2. Giỏo trỡnh ‘‘ Hành chớnh doanh nghiờp“ – Đại học Kinh doanh &Cụng

nghệ Hà Nội

3. Giỏo trỡnh ‘‘Nghiệp vụ văn phũng“ – Nhà xuất bản Thống kờ.

4. Giỏo trỡnh ‘‘ Kỹ năng và nghiệp vụ văn phũng“- Nhà xuất bản Trẻ.

5. Wedsite: mayducgiang.com.vn & hanhchinhvn.com

6. Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh cụng ty cổ phần may Đức Giang.

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

MỤC LỤC

1. Hoàn thi n cụng tỏc thụng tin :ệ 402. Hi n đ i hoỏ cụng tỏc ban hành , l u tr v n b nệ ạ ư ữ ă ả 41