- Thụng tin khụng chớnh thức: là cỏc bỏo cỏo thường kỳ của doanh nghiệp Những thụng tin khụng chớnh thức tuy khụng cú văn bản đảm bảo nhưng nú cũng khụng
4. Quản lý con dấu và lập hồ sơ
5.1 Tổ chức cỏc buổi họp, hội nghị.
* Cụng tỏc chuẩn bị trước cuộc họp:
Trong cỏc cuộc họp đều cần đến cỏc văn bản như bỏo cỏo, đề ỏn, dự thảo văn bản, quy phạm phỏp luật, tài liệu tham khảo...văn phũng cú trỏch nhiệm đề xuất với lónh đạo, cơ quan phõn cụng cho cỏc đơn vị chuẩn bị cỏc văn bản đú. Khi cỏc văn bản đó được đơn vị dự thảo xong, văn phũng kiểm tra lai quy trỡnh biờn soạn, đảm
Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý
bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đỳng, văn phũng trỡnh thủ trưởng xột duyệt. Sau khi được duyệt, văn phũng thực hiện việc đỏnh mỏy, nhõn bản, ghộp bộ tài liệu. Cụng việc sắp xếp chỗ ngồi cũng là phần quan trọng trong cuộc họp. Vỡ thế đõy là cụng việc cần được chuẩn bị kĩ càng để phục vụ cỏc đại biểu đến dự.
* Cỏc cụng việc trong khi họp:
Trong khi họp văn phũng luụn sẵn sàng cung cấp kịp thời tỡnh hỡnh đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thụng bỏo kết quả hội nghị, theo dừi diễn biến của hội nghị, đụn đốc, nhắc nhở cỏc đơn vị và cỏn biij cơ quan phục vụ kịp thời cỏc nhu cầu để hội nghị diễn ra đỳng chương trỡnh đó định.
* Cỏc cụng việc khi bế mạc:
Sau khi hội nghị kết thỳc, văn phũng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hỡnh thức thụng bỏo kết quả của hội nghị, bào cỏo với cấp trờn về kết quả hội nghị, cú trỏch nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ họi nghị. Căn cứ vào kết quả hội nghị, nhà quản trị văn phũng tổ chức việc bổ sung những việc mà hội nghị đề ra vào chương trỡnh cụng tỏc của cơ quan. Cuối cựng văn phũng tổ chức việc kết toỏn kinh phớ hội nghị.