- Thụng tin khụng chớnh thức: là cỏc bỏo cỏo thường kỳ của doanh nghiệp Những thụng tin khụng chớnh thức tuy khụng cú văn bản đảm bảo nhưng nú cũng khụng
3. Xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc, và lập kế hoạch cụng tỏc.
Để chủ động cỏc chuyến đi cụng tỏc cũng cần được nhà quản lý văn phũng hoạch định, cõn đối, đưa vào chương trỡnh kế hoạch cả năm và được cụ thể húa trong chương trỡnh cụng tỏc toàn quý, thỏng. Văn phũng cú trỏch nhiệm theo dừi và chủ động việc thực hiện cỏc chuyến đi cụng tỏc đú.
Hiện nay, ở cụng ty cú cỏc chương trỡnh cụng tỏc sau: chương trỡnh cụng tỏc cả năm, chương trỡnh cụng tỏc một quý, chương trỡnh cụng tỏc một thỏng, lịch cụng tỏc một tuần, lịch làm việc hàng ngày.
Trước mỗi chuyến đi , cụng ty luụn phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi
Lịch cụng tỏc của lónh đạo cụng ty 29/2/2012 đến 4/3/2012
Ngày Thời gian Nội dung Tham dư Địa điểm
Thứ 2 8h30 Họp giao ban Thành viờn
HĐQT Phũng họp (29/2) 14h Làm việc với phũng thiết kế Trưởng phũng Phũng họp Thứ 3 8h30 Đi cụng tỏc TP HCM PGĐ Cụng ty may nhà Bố (1/3) 15h Tham dự hội nghị ngành may mặc GĐ Tổng cụng ty may 10
Thứ 4 9h Làm việc với bỏo
Hà Nội Mới
Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý
(2/3) 14h30 Tham dự khúa bồi
dưỡng tài chớnh TP TC_KT Học viện tài chớnh Thứ 5 9h Làm việc với phũng marketing GĐ Phũng họp (3/3) 14h Đi cụng tỏc singapore PGĐ Singapore
Thứ 6 Cả ngày Dự hội thảo GĐ, TP
XNK
Ks Melia
Nhỡn vào bảng trờn ta thấy cụng ty sử dụng chương trỡnh cụng tỏc 1 tuần. Cỏc cụng việc được trỡnh bày theo từng thời gian và địa điểm cụ thể. Từ đú lónh đạo cú thể nắm được hoạt động của mỡnh trong tuần nay.
* Căn cứ để xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc của cụng ty là:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cụng ty.
- Căn cứ vào chương trỡnh cụng tỏc và ý kiến chỉ đạo của cấp trờn
- Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng cụng việc sẽ đề ra( kinh phớ, phương tiện làm việc...)
Tổ chức thực hiện: trong phạm vi cả cụng ty, văn phũng cú trỏch nhiệm quản lý theo dừi, đụn đốc tất cả cỏc đơn vị thực hiện chương trỡnh cụng tỏc của cụng ty. Quản lý thực hiện chương trỡnh cụng tỏc là một việc cực kỡ quan trọng và khú khăn đối với Văn phũng. Hiện tượng thường xảy ra trong cụng ty là cú những cụng việc khi thực hiện đó khụng tuõn thủ theo chương trỡnh, khụng bỏm sỏt chương trỡnh, thay đổi chương trỡnh. Việc đú làm cho cỏc phũng bị bị động. Nguyờn nhõn làm việc khụng theo chương trỡnh là do chương trỡnh khụng sỏt thực tế, khụng dự kiến hết tỡnh hỡnh...
Để chương trỡnh cụng tỏc của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, văn phũng cụng ty đưa ra một số biện phỏp:
Nguyễn Thị Bớch Diệp MSV:08D00871
- Bỏm sỏt chương trỡnh, quỏ trỡnh tổ chức thực hiện, nếu cú khú khăn, vướng mắc, văn phũng phối hợp với đơn vị cú việc bỏo cỏo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời.
- Hàng thỏng, hàng quớ, nửa năm văn phũng tổng hợp tỡnh hỡnh và đỏnh giỏ việc thực hiện chương trỡnh. Thường xuyờn bỏo cỏo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trỡnh. Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trỡnh cho phự hợp.
- Cuối năm cỏc đơn vị bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chương trỡnh của đơn vị mỡnh, bỏo cỏo phải rừ việc đó làm, việc mới bổ sung. Bỏo cỏo phải đảm bảo tớnh tổng hợp, đỏnh gia tỡnh hỡnh chung, song phải cú những số liệu cụ thể ở những cụng tỏc trọng tõm, cụng tỏc chớnh.
- Trờn cơ sở bỏo cỏo của cỏc đơn vị, kết hợp với quỏ trỡnh theo dừi , văn phũng cú trỏch nhiệm tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện chương trỡnh cụng tỏc chung của cả cơ quan. Biờn tập thành biờn bản trỡnh thủ trưởng cơ quan ban hành.