- Thụng tin khụng chớnh thức: là cỏc bỏo cỏo thường kỳ của doanh nghiệp Những thụng tin khụng chớnh thức tuy khụng cú văn bản đảm bảo nhưng nú cũng khụng
1. Hoàn thiện cụng tỏc thụng ti n:
Văn phũng tồn tại và phỏt triển luụn gắn liền với hoạt động thụng tin . Trong đú , muốn tổ chức tốt hoạt động này thỡ phải khụng ngừng củng cố bộ mỏy văn phũng , đõy là 1 việc làm thiết thực nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ của văn phũng. Vỡ văn phũng là đầu mối thu nhận và chuyển phỏt thụng tin phục vụ lónh đạo giỳp lónh đạo ra những quyết định chớnh xỏc , kịp thời..Trong đú cần qui định thống nhất về :
* Hỡnh thức văn bản : Đối với văn phũng khi lónh đạo muốn ban hành một văn bản thỡ đũi hỏi trước tiờn là văn bản đú phải cú đầy đủ cỏc yếu tố thể thức văn bản ; nội dung, hỡnh thức phải cụ thể mạch lạc , văn bản đú phải cú thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền kớ để thể hiện tớnh phỏp lớ cho văn bản , sau khi kớ nhất thiết phải đúng dấu cơ quan để đảm bảo tớnh phỏp lớ tớnh chớnh xỏc cho văn bản . Khi đúng dấu vào văn bản phải rừ ràng , ngay ngấn và phải sử dụng mực dấu đỳng theo qui định của nhà nước .
Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý
* Kỡ hạn bỏo cỏo: phải cú qui định rừ ràng về chương trỡnh giao ban , bỏo cỏo định kỡ ,theo thời gian ,bỏo cỏo tổng kết. Phải đảm bảo tớnh khẩn trương , nghiờm tỳc , chớnh xỏo cỏc bỏo cỏo và thời gian bỏo cỏo .Nội dung bỏo cỏo phải đỳng với từng cấp, từng nghành theo đỳng qui định .
* Chất lượng thụng tin bỏo cỏo : Nội dung bỏo cỏo phải phản ỏnh đỳng tỡnh trạng thực tế một cỏch chớnh xỏc đầy đủ hệ thống và hợp phỏp. Trỏnh tỡnh trạng mặt tốt được đề cao , cũn mặt chưa tốt thỡ bị nộ trỏnh làm cho lónh đạo cú nhận thức khụng đầy đủ , chớnh xỏc về hoạt động của cơ quan. Vỡ bỏo cỏo là cơ sở để cỏc nhà lónh đạo phõn tớch đỏnh giỏ tỡnh hỡnh, từ đú xõy dựng cỏc phương ỏn kinh doanh trong thời gian tiếp theo. Bờn cạnh đú , lónh đạo phải thường xuyờn kiểm tra, đụn đốc cỏc hoạt động thụng tin ở ơ sở. Việc kiểm tra cú thể được thực hiện dưới nhiều hỡnh thức như: kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra cú thụng bỏo, kiểm tra trực tiộp hay kiểm tra giỏn tiếp…tuỳ theo yờu cầu về thời gian, phương phỏp kiểm tra, đối tượng tỏc động của cụng tỏc điều tra.