- Chi phí bán hàng: liên quan đến việc đo lường bằng tiền, chúng gắn liền giá trị bằng tiền với đơn vị các khoản chi phí khác Xác định các tiêu chuẩn về chi phí của
3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
TNHH thương mại công nghệ HDC
3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty TNHH thương mại công nghệ HDC thương mại công nghệ HDC
Giải pháp 1: Phát triển công tác kiểm soát thị trường
- Kiểm soát hoạt động nghiên cứu: Nghiên cứu thị trường là việc tìm hiểu về các khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh, đồng thời cũng tìm hiểu xem hai nhân tố này kết hợp với nhau như thế nào. Nghiên cứu thị trường chất lượng cao sẽ cho phép đưa ra các quyết định về bán cái gì, tập trung vào ai, khuyến mãi và định giá sản phẩm như thế nào, sử dụng nhà cung cấp nào, có khó khăn gì về thủ tục hành chính có thể gặp và làm thế nào để xác định được những cơ hội mới hoặc những lỗ hổng trên thị trường.
Có thể nói tại công TNHH thương mại công nghệ HDC chưa có tiến hành hoạt động nghiên cứu này, có chăng chỉ là phân tích dựa trên những thông tin trên báo đài, đây là cách hoạt động không chuyên nghiệp, để tăng cường hiệu quả công tác bán hàng và kiểm soát hoạt động bán hàng và những lợi ích to lớn từ nghiên cứu thị trường thì công ty cần đầu tư nhân lực, tiền của vào nghiên cứu thị trường nhằm có được những thông tin chính xác, nhanh chóng. Công ty cần xác định thị trường là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp, vì vậy mà công ty phải luôn chú trọng để giữ vững thị trường cũ đồng thời không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường mới. Ngoài việc nghiên cứu thị trường thông qua việc tìm hiểu thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên các tài liệu của các tổ chức kinh tế bắt đầu thâm nhập thị trường, công ty có thể nghiên cứu bằng cách tiến hành các cuộc khảo sát sử dụng bảng câu hỏi hoặc những buổi phỏng vấn ngắn với những đối tượng cần khảo sát như khách hàng. Việc cải thiện và phát triển công tác nghiên cứu thị trường tạo cơ sở vững chắc cho việc hoạch định công tác xây dựng chiến lược thị trường.
- Kiểm soát công tác chiến lược thị trường: Chiến lược thị trường là mục tiêu phát triển của công ty, bao gồm mục tiêu kinh doanh, mục tiêu phát triển thị trường, mục tiêu phát triển sản phẩm, khách hàng... Công ty muốn tìm kiếm, khai thác và tận dụng cơ hội trên thị trường thì cần phải xây dựng chiến lược thị trường hợp lý, lâu dài, theo đó xác định được mục tiêu cụ thể, cụ thể hóa thành những hành động cho cả công ty. Việc xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở của quá trình đánh giá thực trạng và triển vọng của công ty trên thị trường hiện tại và tiềm năng.
Giải pháp 2: Phát triển công tác kiểm soát phục vụ cho quá trình bán hàng
- Phát triển công tác kiểm soát kho hàng: Kiểm soát kho hàng là kiểm soát lượng còn hay hết của hàng hóa, việc kiểm soát này thông qua chế độ ghi chép nhập xuất hàng hóa chuẩn, đảm bảo theo dõi được hồ sơ về hàng hóa. Nhờ kết quả hoạt động kiểm soát kho hàng, công ty có thể nắm bắt nhanh chóng lượng hàng tiêu thụ.
Thực hiện công tác quy hoạch, quản lý, sắp xếp bảo quản hàng hoá một cách khoa học, thường xuyên nhằm đảm bảo chất lượng và độ an toàn của hàng hoá, từ đó nâng cao hiệu quả kho hàng.
Kiểm kê định kỳ, đột xuất theo quy định để đối chiếu số liệu kho hàng giữa sổ sách và thực tế nhằm đánh giá đầy đủ, chính xác chất lượng quản lý hàng hoá
- Phát triển công tác giao nhận hàng: Quản lý tốt công tác nhập xuất hàng, luôn đảm bảo: đúng thủ tục, nhanh chóng, tổ chức đóng gói và vận chuyển giao nhận kịp thời cho khách. Kiểm soát hoạt động giao hàng cho khách theo ngày, tuần để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng. Tránh những sự cố trong quá trình giao nhận.
- Phát triển công tác kiểm soát hàng hoá dự trữ: Công ty phải tính toán sao cho khối lượng dự trữ là tối ưu nhất. Việc dự trữ đúng mức sẽ góp phần làm cho hoạt động bán hàng được tiến hành liên tục, nhịp nhàng.
- Phát triển kiểm soát hoạt động đầu tư: Đầu tư cho đào tao nguồn lực: công ty có thể đào tạo nhân viên bằng cách cử nhân viên đi học thêm, đào tạo tại công ty. Thông qua các tổ chức công đoàn, công ty có thể phát động phong trào thu đua truyền thống giáo dục nhân viên chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ.
Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát:
Các tiêu chuẩn mà công ty đang sử dụng là khá tốt, tuy nhiên do mô hình công ty đang có xu hướng mở rộng do đó các tiêu chuẩn cũng phải có sự thay đổi cho phù hợp.
- Công ty phải xây dựng được các tiêu chuẩn trong kiểm soát bán hàng như: năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức tác phong làm việc của nhân viên. Việc lựa chọn các tiêu chuẩn kiểm soát phải hợp lý, có cơ sở khoa học, tuỳ thuộc vào những mục tiêu đã định: doanh thu, lợi nhuận, chi phí…. Nhà quản trị không nên chú trọng đến một tiêu chuẩn nào đó mà phải kết hợp nhiều tiêu chuẩn đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu được thuận lợi. Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát không chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm soát được dễ dàng mà còn liên quan đến các bộ phận khác: kiểm soát kho hàng, dự trữ và bán ra.
- Công ty nên kết hợp các tiêu chuẩn định tính và định lượng, trong kiểm soát thông thường các công ty khi đánh giá hoạt đông kinh doanh của mình thường bỏ qua các yếu tố định tính vì yếu tố này khó đánh giá. Các tiêu chuẩn như mức đọ thoả mãn khách hàng, các dịch vụ bổ sung thực hiện trước, trong và sau khi bán, trình độ văn minh thương mại. tuy nhiên các yếu tố định tính lại mang nhiều thông tin quan trọng, bất ngờ và có ý nghĩa với doanh nghiệp nhất là trong công tác kiểm soát. Việc kết hợp các yếu tố định tính và định lượng sẽ giúp cho công ty có được cái nhìn tổng quan hơn trong cách đánh giá kết quả đạt được và giúp cho doanh nghiệp biết được những thông tin chính xác, tạo thuận lợi cho quá trình ra quyết định các hoạt động tiếp theo.
Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng:
Nhà quản trị dựa vào việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, theo quý hoặc cuối mỗi tuần để đánh giá kết quả bán hàng. Có như vậy nhà quản trị sẽ nắm được tình hình kinh doanh mới, tình hìn tiêu thụ hàng hoá trong từng thời kỳ và từng khu vực thị trường nhanh chóng đảm bảo cho việc điều chỉnh hiệu quả. Công ty nên xây dựng cho mình môt quy trình kiểm soát kết quả hoạt động bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá kết quả bán hàng được chính xác nhất.
- Thu thập, sưu tầm, nghiên cứu các thông tin về hàng hoá, chất lượng của hàng hóa cùng loại nhằm cung cấp những thông tin cho việc chống cạnh tranh trên thị trường mà công ty đang hoạt động.
- Đánh giá mức độ cạnh tranh cảu đối thủ và xu hướng của thị trường về số lượng, chất lượng, chủng loại, để nâng cao khả năng phát triển sản phẩm và đưa ra các chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cáo uy tín hình ảnh và thương hiệu của công ty.
- Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng bá sản phẩm tới các khu vực thị trường trọng điểm.
Ví dụ căn cứ vào thời gian kiểm soát:
- Kiểm soát định kỳ: kiểm soát này giúp cho nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng chính xác công việc của cấp dưới thực hiện. Với cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ như hiện nay, nhà quản trị nên tiến hành kiểm soát 3 tháng/ 1 lần để công việc đánh giá kết quả bán hàng được thuân lợi và chính xác nhất.
- Kiểm soát đột xuất: Nhà quản trị có thể tiến hành các buổi kiểm soát đột xuất và liên tục các gian hàng trưng bày sản phẩm để nắm bắt chính xác tình hình bán hàng và thấy được trực tiếp thái độ phục vụ của nhân viên.
Điều chỉnh hoạt động bán hàng
Các hoạt động điều chỉnh bán hàng của công ty hầu hết dựa vào các kết quả đã có không dựa trên các báo cáo trước do đó thường là các hoạt động khắc phục điều chỉnh những chuyện đã rồi, hiệu quả thấp, công ty cần tăng cường công tác dự báo trước để tiến hành các hoạt động điều chỉnh có hiệu quả. Đôi khi cần kiểm soát ngoài định kỳ để nhận định nhanh chóng các vấn đề và khắc phục sớm, yêu cầu chế độ báo cáo thường xuyên từ nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, Công ty cần phải tiến hành nhanh các hoạt động điều chỉnh khi đã phát hiện ra có sai lệch với các tiêu chuẩn đề ra. Như vậy mới đem lại hiệu quả cao và định hướng đúng cho hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. Để giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đem lại hiệu quả như mong muốn, công ty phải có biện pháp điều chỉnh đúng đắn nhanh chóng, kịp thời, đúng lúc phù hợp với xu hướng phát triển của công ty. Việc thực hiện các hoạt động điều chỉnh này giúp cho công ty tránh được những tổn thất nặng nề trong kinh doanh, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh được với đối thủ trên thị trường. Tuỳ từng mức độ sai lệch mà các nhà quản trị phải đưa ra các biện pháp phù hợp.
Rà soát chặt chẽ quy trình kiểm soát bán hàng: Công ty cần kiểm soát chặc chẽ các hạn chế, phải tìm ra đúng nguyên nhân dẫn đến sai sót và các vấn đề liên quan. Nguyên nhân có được xác định đúng mới có thể tìm ra giải pháp đúng để áp dụng. Khi xác định được nguyên nhân chính thì cẩn phải tìm hiểu các vấn đề liên quan đến nguyên nhân đó để đưa ra được giải pháp giải quyết được triệt để vấn đề. Sau khi đã xác định đúng nguyên nhân thì cần phải điều chỉnh nhanh chóng kịp thời, đúng lúc.
Giải pháp 4: Các giải pháp về quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng công ty TNHH thương mại công nghệ HDC
- Bổ sung tiêu chuẩn đánh giá nhân viên: Công ty sử dụng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên chủ yếu thông qua kết quả doanh số bán hàng, , thái độ và mối quan hệ nhân viên với khách hàng. Đây là những tiêu chuẩn khá phổ biến. Tuy nhiên để kiểm soát đánh giá một cách toàn diện công ty nên bổ sung một số tiêu chuẩn như đánh giá kết quả giải quyết vấn đề, các ý kiến đóng gốp; đánh giá mức độ chấp hành nội quy, quy định của công ty. Đánh giá kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, khả năng sáng tạo trong công việc. Ngoài ra công ty nên lập phiếu cho nhân viên tự đánh giá bản thân như vậy sẽ có thông tin đánh giá tốt hơn.
- Đổi mới biện pháp kiểm soát nhân viên bán hàng: Trong quá trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, công ty gặp một số khó khăn như tìm kiếm và thành lập hội đồng đánh giá hay chuyên gia đánh giá, sau khi đánh gia thì kết quả đôi khi không được khách quan do số lượng thành viên hội đồng đánh giá ít. Do đó công ty cần tìm kiếm riêng cho mình tiêu chuẩn về các chuyên viên đánh giá. - Gia tăng các cuộc họp trao đổi và lấy ý kiến nhân viên: theo kết quả điều tra thì các cuộc thảo luận với nhân viên tuy đã được tổ chức nhưng không thường xuyên, hơn nữa ý kiến nhân viên đóng góp cũng ít được ứng dụng. Điều này gây tâm lý không tốt trong nhân viên. Công ty cần quan tâm và lắng nghe hơn nữa ý kiến của các nhân viên, thường xuyên tiến hành trao đổi, thảo luận với nhân viên qua đó lăng nghe ý kiến và nắm bắt được tình hình thực tế công tác bán hàng tại doanh nghiệp.
khuyến khích nhân viên đóng góp nhiều hơn. Bên cạnh đó cũng giúp công ty tìm ra các hướng giải quyết vấn đề phù hợp nhất vì nhân viên bán hàng chính là người trực tiếp thực hiện công việc và tiếp xúc với khách hàng nên họ am hiểu về vấn đề nhiều nhất.
- Xác định mức thưởng phạt phân minh: Các nhân viên trong công ty TNHH thương mại công nghệ HDC không chắc mình được thưởng vì vượt chỉ tiêu, một số một số cho rằng thưởng vì lý do khác. Như vậy chế độ thưởng ở công ty TNHH thương mại công nghệ HDC là không rõ ràng. Công ty cần có định mức rõ ràng về việc thưởng phạt để nhân viên có được mục tiêu phấn đấu vì công ty và cũng vì chính bản thân nhân viên