- Công ty có chính sách trả chậm cho những khách hàng quen thuộc nên có danh mục chi tiết cho
2.2.3.2. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ
Ví dụ 2: Ngày 25/02/2013, Công ty máy tính TNHH máy tình Thanh Bình xuất
bán 1 bộ linh kiện máy vi tính cho Công ty TNHH TMDV điện lạnh Ngọc Khanh. Giá xuất kho 3.736.695 đồng, đơn giá 4.931.491 đồng chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
-Thủ quỹ nhận được hoá đơn GTGT lập phiếu thu và thu tiền trực tiếp cho khách hàng
Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 3.736.695 Có TK 156: 3.736.695 - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 5.424.640 Có TK 511: 4.931.491 Có TK 3331: 493.149
Trường hợp này khách hàng mua hàng của công ty sẽ không được nợ tieeefn hàng.Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra ở tại văn phòng công ty. Khách hàng đến xem hàng nếu đồng ý về giá cả, chất lượng, mẫu mã sẽ mua hàng, nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng.
Căn cứ vào báo cáo bán hàng của nhân viên bán lẻ gửi lên, kế toán công ty tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và tiến hành ghi sổ nhật ký chung theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó ghi vào sổ cái TK 5111,632) …..và các sổ liên quan khác.
Kế toán thực hiện trên phần mềm kế toán như sau:
- Kế toán đăng nhập vào phần mềm kế toán Fast Acoungting. Chọn Phân Mục “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” . Kích đúp chuột vào mục “ Phiếu thu tiền mặt”. - Chọn thời gian làm việc từ 01/02/2013 đến ngày 31/02/2013.
- Kế toán sẽ thực hiện điền các thông số trên phiếu thu tiền mặt. Sau khi xong, kế toán chọn “Lưu”. Tiếp theo là “ In chứng từ”. Trong mục mẫu báo cáo, kế toán chọn “ Phiếu thu (QĐ15)” và chọn “ In”. Khi hoàn thành ta sẽ có phiếu thu theo mẫu.
Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm, chưa thực hiện chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng mua với số lượng lớn nên ở đây em chỉ trình bày nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Doanh nghiệp ít phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu trong tháng, thường có các trường hợp như sau:
- Giảm giá hàng bán: khi hàng bán ra gần hết hạn sử dụng huặc ngày lễ công ty đưa ra chương trình khuyến mãi giảm giá cho khách hàng nhằm nâng cao doanh số bán ra.
- Hàng bán bị trả lại: khi hàng bán ra bị lỗi do nhà sản xuất hoặc do hàng kém chất lượng khi bảo quản, vận chuyển công ty nhận lại và nhập kho hàng hoá đó.
Ví dụ 3: Ngày 27 tháng 01 năm 2013 anh Nguyễn Trung Hiếu địa chỉ: 127 Sơn
Tây – Hà Nội trả lại MO Sam Sung S19A10N mua ngày 20/01/2013 Theo HĐ số 0000701, giá xuất kho 314.405 đồng , đơn giá bán chưa thuế GTGT 361.000 đồng, Thuế GTGT 10%
Lý do trả lại là hàng bị lỗi do nhà sản xuất
Khi kế toán bán hàng nhận được hóa đơn khách trả lại hàng cùng với hàng hóa sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 531: 361.000 Nợ TK 3331: 36.100
Có TK 111: 396.100
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng trả lại nhập kho: Nợ TK 156: 314.405
Có TK 632: 314.405
Kế toán lập phiếu nhập kho để tiến hành nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ NKC phản ánh giảm giá vốn và tăng hàng trong kho, sau đó ghi sổ cái TK 632, TK 156; căn cứ phiếu nhập kho ghi sổ chi tiết TK 1561, TK 6321 Kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm kế toán máy. Kế toán chọn Phân mục “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”. Chọn “ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”, chọn thời gian làm việc từ 01/02/2013 đến 31/02/2013, tạo “ Mới”. Kế toán sẽ thực hiện việc ghi nhận chứng từ, sau khi ghi nhận xong, kế toán chọn “ Lưu”,
chọn “In chứng từ”, chọn “ In”. Máy sẽ in ra phiếu nhập kho số hàng bán bị trả lại Đồng thời phần mềm kế toán cũng sẽ tự động chuyển sang sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các TK có liên quan.
- Thủ quỹ nhận được hoá đơn GTGT lập phiếu thu và thu tiền trực tiếp cho khách hàng.
2.2.3.4. Bảo hành sản phẩm, dự phòng
- Công ty có phòng bảo hành sản phẩm, nhưng chủ yếu các nghiệp vụ phát sinh bảo hành là máy vi tính, trong đề tài này em tìm hiểu về kế toán bán mặt hàng linh kiện máy vi tính nên chi phí bảo hành hầu như không phát sinh nên em không đề cập đến.
BÁN HÀNG LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH THANH BÌNH
3.1. Những kết luận và phát hiện về kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng tại Côngty TNHH máy tính Thanh Bình. ty TNHH máy tính Thanh Bình.
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. Về bộ máy kế toán
Công ty TNHH máy tính Thanh Bình là một công ty có bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại công ty. Là một đơn vị kinh doanh do đó công việc kế toán phát sinh hàng ngày rất nhiều, với số lượng cán bộ kế toán tuy ít nhưng phòng kế toán vẫn đáp ứng nhu cầu kịp thời của công việc. Do sự phân công và bố trí rõ ràng nên công việc được thực hiện nhanh gọn, tránh được sai sót và giúp cho mọi người có điều kiện kiểm tra chéo nhau giúp phát hiện những nhầm lẫn trong công tác nghiệp vụ.
3.1.1.2. Chứng từ sử dụng
Công ty chấp hành nghiêm chỉnh mọi hóa đơn, chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào hóa đơn, chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ.
3.1.1.3. Về tài khoản kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng chế độ hiện hành và có mở thêm một số tài khoản chi tiết để hạch toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.
3.1.1.4. Về phương pháp hạch toán.
- Đối với việc xác định giá vốn hàng bán: Công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước rất thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá hàng hoá, giúp công ty giảm được rủi ro trên thị trường.
- Về việc ghi nhận doanh thu được kế toán phản ánh đúng nguyên tắc, việc phản ánh chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng cụ thể giúp cho công ty xác định được kết quả tiêu thụ một cách chính xác (mặt hàng nào bán nhanh và thu được lợi nhuận cao nhất) từ đó có những phương án kinh doanh đạt hiệu quả nhất tránh ứ đọng hàng hay thiếu hàng
- Về việc theo dõi công nợ khách hàng: Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng cụ thể giúp cho Công ty nắm bắt được tình hình thanh toán của từng khách hàng nhanh hay chậm từ đó đưa ra các chính sách về giá cả hợp lý thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và kịp thời thu hồi vốn nhanh nhất tránh bị chiếm dụng vốn.
3.1.1.5. Về hệ thống sổ sách.
Hình thức nhật ký chung phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá theo nội dung kinh tế do đó làm giảm khốil lượng công việc ghi chép hàng ngày, thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính và nâng cao trình độ chuyên môn hoá trong việc hạch toán kế toán. Hệ thống sổ sách của công ty tương đối đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu hiện hành và sổ sách được đối chiếu thường xuyên nên xác định được chính xác kết quả kinh doanh. Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh một cách trung thực. Mọi hoạt động nhập xuất đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán theo quy định.
Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho toàn Công ty. Mọi công việc đều do máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng thông tin cao, giảm bớt được chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài Chính, số lượng báo cáo và biểu mẫu báo cáo của Công ty là đầy đủ, số lượng phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính của đơn vị.
Nhân viên kế toán được phân Công quản lý phần hành kế toán nào thì có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán phát sinh liên quan đến phần hành đó. Và phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc công ty, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu giữ do chủ quan mình gây
Là một công ty thương mại, chuyên bán hàng nhưng bộ máy kế toán lại không có kế toán thanh toán như vậy sẽ có nhiều hạn chế.Trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán không được đồng đều, hiện nay một số nhân viên kế toán đang học lên đại học nên thường xuyên xin nghỉ trước giờ làm ảnh hưởng đến công tác kế toán. Mặt khác nhân viên phòng kế toán ngoài đảm nhận công tác kế toán còn phải đảm nhận cả công tác phân tích của công ty nên khối lượng công việc nhiều gây áp lực cho nhân viên.
3.1.2.2. Về sổ sách kế toán
Hiện nay, kế toán doanh nghiệp đang sử dụng các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Tuy nhiên, một số sổ như Sổ chi tiết bán hàng đã được thiết kế lại sao cho đơn giản nhưng thiết nghĩ việc thu gọn sổ này làm cho việc theo dõi cụ thể hàng hóa xuất bán của doanh nghiệp trở nên không rõ ràng. Kế toán lập sổ Nhật ký chung không có cột “đã ghi sổ cái” và sổ Cái không có cột “trang Nhật ký chung” như vậy sẽ khó khăn khi kiểm tra đối chiếu số liệu.
Hiện tại, ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, thẻ kho, sổ chi tiết bán hàng và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa. Sổ chi tiết bán hàng và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn mặc dù được lập theo từng loại mặt hàng nhưng nó lại được lập vào cuối tháng và chỉ có thể kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ vào cuối tháng do vậy nếu DN muốn theo dõi chi tiết các nghiệp vụ hàng ngày thì sẽ gặp khó khăn.
3.1.2.3. Chứng từ sử dụng
Tuy công ty đã thực hiện tốt quy định của chế độ kế toán về chứng, tuy nhiên vẫn chưa linh hoạt, kế toán vẫn chưa sử dụng nhiều các chứng từ tự lập để làm căn cứ cho ghi sổ kế toán. Mặt khác việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban vẫn đang còn chậm chạp, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng của ban giám đốc. Việc chứng từ luân chuyển chậm là do kế toán chưa đôn đốc các bộ phận khác trong DN thực hiện chuyển chứng từ tới kịp thời khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dịch vụ, thương mại nên công tác kế toán bán hàng gặp nhiều phức tạp. Tuy vậy kế toán của công ty vẫn không tổ chức thêm các tài khoản chi tiết hơn cho từng lĩnh vực kinh doanh để việc bán hàng được thuận lợi hơn và chi tiết hơn. Kế toán chỉ theo dõi trên các tài khoản tổng hợp như TK511, TK 632, TK...vì vậy khi ban giám đốc muốn chi tiết các thông tin về doanh thu, chi phí để lập kế hoạch kinh doanh cho kỳ tiếp theo thì kế toán vẫn chưa đáp ứng được nhanh chóng. Việc không theo dõi chi tiết các khoản doanh thu và chi phí là do số lượng nhân viên trong bộ phận kế toán còn hạn chế, kế toán cho rằng nếu theo dõi chi tiết thì khối lượng công việc sẽ rất nhiều.
3.2 Các đề xuất về kế toán nghiệp vụ bán hàng máy vi tính và linh kiện máy vitính tại Công ty TNHH máy tính Thanh Bình tính tại Công ty TNHH máy tính Thanh Bình
* Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Lượng hàng tồn kho ở mỗi niên độ kế toán tại Công ty là không nhỏ. Do đó cuối niên độ, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết đối với Công ty.
Dự phòng giảm giá được lập đối với những hàng hoá mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá gốc ghi sổ kế toán. Những loại hàng hoá này thuộc sở hữu của Công ty và có chứng minh hàng hoá tồn kho.
Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng tồn kho được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán (Không lấy phần tăng giá của mặt hàng mày để bù đắp phần giảm giá cho mặt hàng kia).
Số dự phòng cần trích lập được xác định như sau: Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N X Mức giảm giá hàng hoá
Mức giảm giá hàng tồn kho = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường.
Trình tự hạch toán:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lơn hơn được lập thêm. Kế toán ghi:
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được lập thêm. Kế toán ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết giảm giá hàng tồn kho).
* Về chính sách chiết khấu.
- Chiết khấu thanh toán: Thực chất số tiền chiết khấu này là chi phí để công ty sớm thu hồi được vốn bị khách hàng trả chậm hoặc chiếm dụng.Biện pháp này nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán, thúc đẩy vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy Công ty nên chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm. Công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán và hình thức thanh toán để đưa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp. Tỷ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng thanh toán và cũng không nên quá cao để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận.
- Chiết khấu thương mại: Thực chất của khoản chiết khấu này là khoản tiền mà Công ty thưởng cho khách hàng do khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Đây cũng là biện pháp kích thích tiêu thụ hàng hoá đạt hiệu quả cao Công ty nên áp dụng.
* Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.
Tăng cường các biện pháp quảng bá sản phẩm, nâng cao các chương trình cung cấp sản phẩm để mở rộng thị trường tiêu thu.
Không ngừng nâng cao trình độ và hiệu quả làm việc của nhân viên trong Công ty.
3.3 Điều kiện thực hiện
Để đạt được những kết quả như mong muốn, công ty cần phải đầu tư trang bị cho đội ngũ nhân viên kiến thức về công nghệ thông tin, marketing bằng cách tham gia