3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
2.2.1.1.Phương thức bán
- Công ty TNHH máy tính Thanh Bình duy trì 2 phương thức bán hàng chủ yếu đó là bán buôn và bản lẻ
a. Phương thức bán buôn
Khi nhận được đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc qua điện thoại đặt hàng, nếu số hàng đủ với yêu cầu của khách hàng phòng kinh doanh tiến hành thảo hợp đồng trình lên ban giám đốc. Sau đó phòng kinh doanh lập “Giấy báo hàng” gửi cho khách hàng để họ tham khảo. Tiếp theo nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra về số lượng, chủng loại hàng với thẻ kho, nếu thấy đáp ứng cho khách hàng thì lập “yêu cầu xuất hàng” và gửi cho thủ kho. Thủ kho nhận yêu cầu xuất kho và giấy báo hàng tiến hành đối chiếu số lượng hàng hoá cần xuất với thẻ kho, nếu thấy lượng hàng thực có trong kho đáp ứng đủ lượng hàng cần xuất thì lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng. Đồng thời phòng kế toán nhận phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT
Khi bên mua nhận được hàng, chứng từ và chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận doanh thu.
b. Phương thức bán lẻ
Đây là hình thức khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng. Khi khách hàng đến công ty khách hàng được nhân viên bán hàng tư vấn sản phẩm và thỏa thuận giá cả. Nhân viên bán hàng viết phiếu yêu cầu chuyển cho bộ phận thanh toán, bộ phận thanh toán viết phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu và phiếu yêu cầu kế toán viết PXK và hóa đơn GTGT. Khi khách hàng cầm phiếu yêu cầu và hóa đơn GTGT có đầy đủ dấu và chữ ký của doanh nghiệp thì mới được nhận hàng
2.2.1.2. Phương thức thanh toán.
Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức chủ yếu của công ty. Thanh toán trực tiếp chủ yếu là tiền mặt, khi khách hàng nhận được hàng hóa thì đồng thời cũng thanh toán tiền cho công ty luôn. Phương thức này được sử dụng trong cả bán buôn và bán lẻ.
+ Phương thức thanh toán trả chậm: Tức là sau khi mua hàng một khoảng thời gian thì khách hàng mới thanh toán tiền, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Công ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán. Hình thức này được công ty sử dụng trong bán buôn.
2.2.2.3. Quy trình hạch toán
a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, theo dõi số lượng hàng hoá giao cho khách hàng và là căn cứ để lập hóa đơn GTGT cho khách. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
- Hoá đơn GTGT: Khi bán hàng, phòng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
+ Liên 1(Màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT. + Liên 2(Màu đỏ): Giao cho khách hàng.
+ Liên 3(Màu xanh): Được đùng để hạch toán.
- Hóa đơn bán hàng kiêm bảo hành: được lưu trên phần mềm, khi bán hàng kế toán in đưa cho khách hàng 1 bản
- Phiếu thu: phiếu thu được nhập nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên
+ Liên 3: lưu ở nơi lập phiếu.
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
- Giấy báo nợ của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ ngân hàng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng, và công ty chuyển tiền gửi trả khách hàng
- Phiếu Nhập kho: Được lập để làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi phải nhập lại hàng bán do khách trả lại.
- Phiếu chi: Dùng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng, và công ty chi tiền mặt để trả lại cho khách hàng. Hoặc chi tiền liên quan tới quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng và các chi phí khác liên quan.
b. Trình tự luân chuyển chứng từ
Nhân viên phòng kinh doanh thông báo cho bộ phận kế toán thông tin về đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra số liệu, nhân viên kế toán viết phiếu xuất kho sau đó chuyển đến bộ phận kho. Thủ kho xuất hàng và ghi vào cột thực xuất, sau đó thủ kho cùng người nhận hàng (là người mua hàng hoặc nhân viên vận chuyển) ký nhận trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển đến kế toán. Kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa xuất bán và lấy số liệu trên phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT chuyển cho người mua hàng.
c. Tài khoản sử dụng
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho DN ban hành theo QĐ số 15- TC/BTC, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN. Công ty đã sử dụng chủ yếu các tài khoản sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các TK cấp 2 thì Công ty sử dụng đúng như quy định của chuẩn mực.
- TK 521: Chiết khấu thương mại. - TK 531: Hàng bán bị trả lại. - TK 532: Giảm giá hàng bán. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 156: hàng hóa
Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số TK khác: TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 641 “Chi phí bán hàng”,…
- Vận dụng tài khoản:
+ Đối với phương thức bán lẻ: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán bán hàng ghi tăng doanh thu theo giá bán hàng hóa chưa có thuế GTGT đầu ra, ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng tổng số tiền khách hàng thanh toán. Đồng thời kế toán ghi tăng chi phí giá vốn số hàng đã tiêu thụ được và ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho.
+ Đối với phương thức bán buôn: Khi hàng hóa xác định là được tiêu thụ kế toán ghi tăng doanh thu theo giá bán hàng hóa chưa có thuế GTGT, ghi tăng thuế GTGT đầu ra , ghi tăng công nợ phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán. Đồng thời ghi tăng chi phí giá vốn hàng bán và ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho.
d. Hệ thống sổ kế toán và trình tự ghi chép
- Hệ thống sổ kế toán: Kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Vinh Thanh sử dụng các loại sổ sau để ghi chép nghiệp vụ bán hàng phát sinh: Sổ nhật ký chung ( mẫu sổ S03a- DNN ), sổ cái ( mẫu sổ S03b-DNN ), sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán ( mẫu sổ S13- DNN ), ...
- Trình tự ghi chép:
+ Bán lẻ: Từ hóa đơn GTGT kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 1111hoặc 112, 5111, 3331,156,632, sổ quỹ tiền mặt ( nếu bán hàng thu bằng tiền mặt ) hoặc sổ tiền gửi ngân hàng ( nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ). Từ PXK kế toán vào sổ chi tiết hàng hóa, từ hóa đơn GTGT kế toán vảo sổ theo dõi thuế GTGT.
+ Bán buôn: Từ hóa đơn GTGT kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, 1111, 112, 5111, 3331, 156, 632, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán ( nếu khách hàng trả chậm ), sổ quỹ tiền mặt ( nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt ) hoặc sổ tiền gửi ngân hàng ( nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản). Từ PXK kế toán vào sổ chi tiết hàng hóa, từ hóa đơn GTGT kế toán vào sổ theo dõi thuế GTGT.